办公用品管理办法细则.doc

四川省名扬建设工程监理有限公司办公用品管理制度一、宗旨为规范公司办公用品的采购与使用，使之既满足员工工作需要又杜绝铺张浪费，特制定本办法。二、适用范围公司内部所有部门及分公司办公用品的采购。三、管理部门办公用品的管理部门是企管办行政处，由企管办助理监管执行，采购由后勤保障部实施采购。四、日常管理1、办公用品分为消耗性办公用品和非消耗性办公用品。非消耗性办公用品包括桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机、复印机等，同时遵守固定资产管理制度。2、办公用品如分配为个人使用的，由个人自己负责管理，如计算机、笔类、尺类、橡皮等；如为部门业务共同使用的，由部门负责人指定专人管理，如打印机、复印机等。3、公共财产发生损坏时，使用人或责任人需负相应的责任。4、员工要爱护所有公司的公共设备，离开办公室，要检查关闭设备电源及容易发生危险的器具，保证安全。5、任何人未经领导批准，不能将专用办公设备带出办公地点，否则一切后果自负。五、采购管理1、办公室所有办公用品的采购工作，统一由后勤保障部办公室进行。2、各部门应于每月25日至30日根据工作需要编制下月的办公用品需求计划，由企管办助理填写物品采购申请单，交后勤保障部进行审核及采购，具体物品发放依据实际采购情况而定。3、办公用品采购的一般程序为：A、企管办助理定期向各个部门统计需采购物料，填写物品采购申请单（附表一）；B、后勤保障部确认库存无可用或可替代的物品后，按照规定权限办理审批，填写物品采购计划表（附表二），并报告办公室采购人员；超出办理权限（即大件物品），即由后勤保障部上报企管办审批；C、得到采购许可签字后，一般办公用品由公司制定配送公司送货上门，验收完毕后签字确认，即可在财务部核销账目；大件物品则需经过询价、议价、确定、采购、入库、发放程序，购买后凭签字签呈核销费用。D、仓库管理员将物品发放给所需部门，部门负责人在物品领用登记表（附表三）签字确认；E、相关领导按规定进行批准权限审签，后由财务部核销费用。4、各部门若需采购临时急用的办公用品，由部门主管填写物品采购申请单（附表一），并在备注栏内注明急需采购的原因，经财务部审核后报总经理批准，后由采购部实施采购任务。5、公司车辆要严格执行定点加油和定点维修制度，并接受后勤保障部的监督指导。6、对单价大于100元以上物品的采购，应先进行询价、比价、议价，并将最终议定价格呈报企管办，经同意后方可实施采购任务。六、用品入库1、办公用品入库前须进行验收，对于符合规定要求的，由企管办助理登记入库；对不符合要求的，由采购人员负责办理调换或退货手续。2、物品采购发票应由企管办助理签字确认入库后，方可报销。3、企管办助理须对办公用品做到分类存放，码放整齐，清洁有序。4、要认真做好新购物品入库前的检查、验收工作，要建立办公用品管理台帐，做到入库有手续、发放有登记。七、办公用品的领用1、一般办公用品的发放，由企管办助理依据办公用品领用标准表（附表四），在登记好办公用品领用登记表（附表三）后，直接发放给使用部门或个人。2、领取时，领取人须在办公用品领取登记表（附表三）上写明日期、领取物品名称及规格、数量、用途等项并签字。领取非库存、专门采购的办公用品时，领取人须在购物发票上签字。领取接待用品(如水果、烟、茶、纸杯等)时应由接待承办部门或接收此物的人员在购物发票或办公用品领用登记表（附表三）上签字。3、员工领用单价在100元以上的物品，须经部门主管核准同意。4、领取的非消耗性办公用品(如订书器、计算器、剪刀、台历架等)应列入移交，如重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领。5、特殊办公用品的发放，应由后勤保障部指定专人负责，经使用部门或分公司办理有关领用手续后，交使用部门或分公司具体使用和管理。6、领取的原则是：工作任务清楚，使用目的明确，一次一领，随用随领，用多少领多少，专领专用。7、办公用品管理部门及人员应恪尽职守，坚持原则，照章办事，严格控制办公用品的领取数量和次数，保证办公需要。对于消耗品，可根据历史记录和经验法则设定领取基准。明显超出常规的申领，领取人应作出解释，否则保管员有权拒付。八、办公用品的保管1、办公用品由企管办助理统一保管。2、库存办公用品的种类和数量要科学确定，合理控制。常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。要避免不必要的储存或过量积压，确保供应好、周转快、消耗低、费用省。3、批量购入的办公用品应即时入库存储，物品采购员和仓库保管员要搞好验收交接，在(办公用品入库登记本)上如实填写接收物品的名称、规格、单价和数量，并签字。4、加强对办公旧物的管理。阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管，随时待用；替换下的各类办公设备交由后勤保障部统一保管，要及时回收。登记造册，修旧利废，充分利用。5、定期进行办公用品库房盘点，确保帐物相符。随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况，适时增加库存，保障供给。九、办公用品的使用1、使用办公用品应以室为家，牢固树立节约光荣、浪费可耻的思想，在日常工作中，处处精打细算，提倡节省每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱，努力降低办公成本。2、办公用品应为办公所用，不得据为已有，挪作私用；不得用办公设备干私活，谋私利；不许将办公用品随意丢弃废置。3、精心使用办公设备，认真遵守操作规程，及时关闭电源。定期维护保养，最大限度的延长办公设备、用品使用寿命。4、办公用品使用要物有所值，物尽其用，不要大材小用，贵材贱用。复印纸应用于复印，不得用做草纸、包装纸；大头针、曲别针等要反复使用；纸张可双面利用，修改校对稿可先用废旧纸张打印等，充分发挥各种办公用品的最大使用效率。5、印制文件材料要有科学性和计划性，并力求使印制数与需用数基本相符，略有余富，避免不必要的浪费。6、对于高档耐用办公用品，科室间应尽量协调相互借用，一般不得重复购置。使用中办公设备出现故障，由原采购人员负责协调和联系退换、保修、维修、配件事宜；因使用不当，人为造成设备损坏的，直接责任人应负赔偿责任。十、用品转移1、员工离职时应依物品领用登记表（附表三）所领物品一并退回（消耗品除外），由办公人员填写办公用品移交表（附表八），离职员工签字确认。2、办公事务用品如桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机等的迁移，需经财务部办理迁移手续后，方可执行。十一、物品维修1、电脑、打印机、传真机、复印机等办公用品出现故障及需维护（加碳粉）时由使用部门向后勤保障部提出维修申请。 2、后勤保障部若发现用品为人为故障，应追究使用人或责任人的责任。3、如无法维修，可联系供应商或外部维修机构进行维修，并填写办公用品维修记录单（附表五）。4、维修经后勤保障部和使用部门验收后在维修单上签字作为报销凭证，相关费用由后勤保障部按规定报销。5、如办公用品由于损坏或超出使用年限等情况，维修费用较高，需淘汰或新品替换，则需对于该物品进行报废处理，填写办公用品报废凭证（附表七）说明情况，并说明是直接淘汰还是需要购置新设备，该表将提交企管办，由企管办决定是否需进行报废处理。十二、遗失物品管理1、公司员工应爱护和节约的办公用品，同时应承担良好保管的义务。2、如办公物品出现人为遗失，应由保管人员、使用人员及其部门负责人共同承担相应责任。3、如办公室出现被盗、抢劫等情况，导致贵重办公物品及公司机密文件被盗，遗失部门应积极配合警察侦破案件，如能追回遗失物品和遗失文件，则相关人员应被处口头警告，同时被警告人应加强防盗、防劫观念，积极建议改进防盗措施；如遗失物品及文件不能追回，则由相关人员及部门负责人对该事件负责，具体处罚措施由企管办商议决定。4、如公司出现内盗情况，一经查出，直接扭送公安局。该人员应归还被盗物品，并对公司及公司员工所受损失负责，承担相应责任，公司应视情节给予严厉处罚。附表一：物品采购申请单附表二：物品采购计划表附表三：物品领用登记表附表四：办公用品领用标准附表五：办公用品维修记录单附表六：办公用品遗失单附表七：办公用品报废凭证附表八：办公用品移交表6附表一物品采购申请单日期：序号名称规格单位所需数量所需项目（部门）备注123456789101112131415161718192021222324项目负责人： （签字批准） 办公室主任： （签字批准）公司总经理： （签字批准）附表二：办公用品入库清单采购人： 年 月 日序号名称单位单价数量合计入库数量123456789101112131415161718192021222324252627四川省名扬建设工程监理有限公司贵州分公司办公用品领用登记表2011年附表三：办公用品签领表 发放人： 日期领用项目领用物品领用数量领用人签字1234567891012131415161718192021222324252627282930附表四：办公用品配发标准编号品名单位数量岗位使用周期离职需归还备注123456789101112131415161718192021222324252627282930注：一级为一般工作人员，二级为财务人员、文职人员及管理人员；消耗类用品，需以旧换新，进行发放。附表五：办公用品维修记录单日期：_年_月_日 填表人：_编号申请部门申请人维修品名数量维修内容损坏性质维修时间是否已维修备注123456789101112131415161718备注：损坏程度主要分为人为损坏和自然损坏，人为损坏需将赔偿金额附备注。附表六：办公用品遗失单时间：_年