吉林大学党群,行政类档案立卷工作规范.doc

吉林大学党群、行政类档案立卷工作规范为了提高我校党群、行政类档案（以下简称党、政档案）工作的业务建设，逐步实现我校党、政档案工作的规范化，根据高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范，结合我校实际，特制定本规范。1 党、政档案工作基本原则1.1凡是学校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属党、政档案。1.2 党、政档案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。1.3 党、政文件材料应严格实行文书处理部门立卷归档制度。1.4 党、政文件材料归档工作应实行“三纳入”，即纳入学校各部、处、室、系所、中心的计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理，布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。1.5 学校各部、处、室、系、所、中心要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的专（兼）职档案人员，认真做好本部门党、政档案的收集整理归档工作。1.6 要努力实现党、政档案工作的科学化管理，大力开发档案信息资源，最大限度地发挥党、政档案的作用。2. 归档范围的确定2.1 确定的原则2.1.1 归档的党、政文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用，凭证作用和研究价值。2.1.2 归档的党、政文件材料必须反映学校党、政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。2.1.3 归档的党、政文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。2.2 归档的主要内容和重点2.2.1 归档的主要内容包括党务、行政（教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财会管理性文件除外）、工会、团委四个系统的内容，具体归档范围见附件一、附件二。2.2.2 归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。2.3 不归档的文件材料2.3.1 上级机关普发供参阅，不办的文件材料；2.3.2 上级机关发来供工作参考的抄件；2.3.3 上级机关征求意见未定稿的文件；2.3.4 重份文件；2.3.5 无查考利用价值的事务性、临时性文件；2.3.6 未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次核对稿（学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；2.3.7 从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；2.3.8 无特殊保存价值的信封、一般性表态、询问一般性问题，提出一般性建设性意见的人民来信；2.3.9 学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；2.3.10本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；2.3.11 为参考目的从各方面收集的文件材料；2.3.12 非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。以上某些方面如果需要，也可自行作资料暂存。3. 党、政文件材料的部门立卷与预立卷制度3.1 部门立卷3.1.1 依据档案法及相关的档案法规，我校档案工作实行部门立卷制度。学校各部门的兼职档案员在平时要作好档案的整理，预立卷工作。3.1.2学校档案馆依法对党、政管理部门的文件材料的立卷工作进行业务指导、监督和检查。3.1.3 网上著录是党、政管理部门立卷工作的组成部分，可随时进行网上归档。具体见吉林大学网上著录工作规范。3.2 预立卷3.2.1 档案预立卷工作，是我校部门立卷的基础，是部门立卷制度的重要环节。规范学校档案预立卷工作，对学校立卷部门做好平时归档工作，提高立卷质量，方便归档前的查找利用具有重要的作用。3.2.2党、政管理部门可根据本部门的工作职责和当年工作任务编写预立卷类目。预立卷类目既要反映出部门基本工作和常规工作又要突出本部门的年度重点。预立卷类目的条款名称可简明概括地反映文件的内容、作者、名称。4. 党、政文件材料的归档流程4.1 形成与积累4.1.1 学校各院、部、处、室、馆、系、所、社、中心、工会、团委和直属部门均为立卷单位，分工归口立卷。4.1.2 各立卷单位根据历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生的新内容，参照附件一、附件二编制案卷类目。4.1.3每一个立卷归档单位的专、（兼）职档案员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，根据案卷类目分别归卷。4.2 立卷4.2.1 立卷原则文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。4.2.2 立卷分工4.2.2.1 中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府、教育部以及国务院有关部、委下达的文、电材料，综合性的，有党办、校办立卷归档，专业性或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。4.2.2.2 以党委、学校名义的发文，由党办、校办分别立卷归档。以部门名义的发文，由各部门立卷归档。4.2.2.3 党委和学校召开的代表大会，全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党办、校办分别立卷归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。4.2.2.4 校内各单位向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件由党办或校办立卷归档。4.2.2.5 两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档。4.2.2.6 各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学校档案馆保存，任何人不得带入其他单位。4.2.2.7 重要的人民来信来访材料，由承办单位立卷归档。4.2.3 立卷程序按照归档时间要求由专（兼）职档案员按案卷类目将文件收齐归卷，并对文件进行调整检查，依照如下程序进行：4.2.3.1 检查案卷的文件成分。文件是否收集齐全完整，同时检查案卷有无不需要立卷归档的文件材料。4.2.3.2 检查案卷文件的联系。依照案卷类目纠正案卷之间文件归卷不统一，相互混淆、重复或拆散文件联系的现象。4.2.3.3 检查案卷文件保存价值。查看各案卷中文件保存价值是否有差异，各部分之间是否大体一致。4.2.3.4 检查案卷文件数量。一般不超过200页。对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷。4.2.4 立卷分类4.2.4.1 分年度。先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，一般可归入文件内容针对的第一年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一年度；跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；法规性文件归入公布或批准年度；按学年处理的文件归入专门年度。4.2.4.2 分问题。将文件按其内容所反映的问题、事物分开。4.2.4.3 分期限。将文件按照规定的不同保管期限分开。4.2.5 立卷组合4.2.5.1 立卷组合的基本要求：立卷组合一般应以问题为主，兼顾其他特征，使之联系紧密。4.2.5.2 立卷组合形式：一般按会议文件、会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷；非诉讼案件材料，按立卷问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷；人民来信材料，可按信件作者，信件的处理形式或信件所反映的问题组合；统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷；学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合；工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；简报按名称或期号组合。4.2.6 卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列：批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；其他文件材料按时间顺序排列。4.2.7卷内文件材料一律拆掉金属物，对已破损的文件要进行修补。4.2.8 按卷内文件顺序编排页号，无论单面或双面只要有书写文字均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的正面的右上角，背面的左上角，用铅笔书写。4.2.9 拟写案卷题名并录入档案管理软件中，完成案卷级目录的著录。案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种）。除会议文件外，不得用“xxx文件材料”。中文标题控制在50个字符之内。外文标题控制在100个字符之内。4.2.10利用档案管理软件著录并打印卷内文件目录时，实体分类号与其所在案卷的实体分类号应一致。序号一栏，应填写卷内文件排列先后顺序的序号。文号一栏，应填写文件制发机关的发文字号。责任者一栏，应填写形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。题名一栏，应填写文件标题，要照实抄录不得简略。没有标题或标题不能说明文件内容的，可自拟标题，外加“ ”号。日期一栏，应填写文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”，在表示年、月数字右下角加“.”号。页号（页次）一栏，应填写卷内文件起始之页的编号。4.2.11 填写卷内备考表。本卷情况说明一栏，应填写本卷文件材料的总件数与总页数。如卷内文件材料有缺损、修改、补充、移出等情况，立卷人要如实填写并签名标注时间（必须用碳素笔或蓝黑墨水笔书写）。立卷人一栏，由组成本卷的责任者签名。检查人一栏，由对案卷质量进行审核的负责人签名或盖章。4.2.12装订。装订成卷的文件材料，应选择胶订或线订，不能用金属材料装订。线订案卷采用三孔一线法装订。边孔位置距上、下纸边为6cm,距左侧纸边1.5cm，以不装订字迹为宜。若装订线处有重要批注者，须进行贴边处理。4.3 归档验收4.3.1移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否收集齐全、完整，排列、书写、装订是否符合要求，标题是否确切。凡不符合规定者，接收人可暂不接收并要求改正补交。4.3.2移交时需备有：纸质档案，档案案卷目录一份，档案移交明细单一式两份。双方履行清点签字盖章手续，档案移交明细单按要求逐项填写，移交单位、接收单位一栏，必须加盖单位公章；移交人、接收人一栏，必须用碳素笔或蓝黑钢笔书写；时间一栏，必须填写移交档案当天的日期。档案移交明细单，档案馆与归档单位各存留一份。4.3.3党、政类档案于次年五月底以前归档。5. 党、政档案的管理5.1 分类编号5.1.1参照高等学校档案实体分类法分类标引，给出检索分类号。5.1.2 一级类目的设置与标识一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母“DQ”，即“Dang Qun”（党群）的缩写；“XZ”，即“XingZheng”（行政）的缩写。5.1.3二级类目的设置与标识二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。二级类目的标识，采用“双位制”。如：“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为12、1399，但10、20等带“0”的数字不用。5.1.4 党群类档案类目的设置与标识DQ11 党务综合党委办公室、信访办公室、机关党委、后勤党委、离退休党委、产业党委材料入此。DQ12 纪检DQ13 组织DQ14 宣传DQ15 统战DQ16 工会、妇委会DQ17 团委学生社团材料入此。其整体标识模式为：全宗号+年度号+类目号（一级类目+二级类目）+案卷号072000DQ111n案卷号党群综合代号（二级类目）党群类代号（一级类目）年度号全宗号注：案卷号按最下位类目流水，年度用自然年度。5.1.5 行政类档案类目的设置与标识XZ11 综合校长办公室、校友办公室、学科建设办公室、政策法规办公室、普教办公室、网络中心、院庆材料入此。XZ12 人事、师资、离退休XZ13 审计XZ14 武装、保卫XZ15 医院、后勤集团、国际交流中心XZ16 档案、图书、文博XZ17 白求恩医学部其整体标识模式为：全宗号+年度号+类目号（一级类目+二级类目）+案卷号072000XZ111n案卷号行政综合代号（二级类目）行政类代号（一级类目）年度号全宗号注：案卷号按最下位类目流水，年度用自然年度。附件一吉林大学党群类档案归档范围和保管期限表DQ11 党务综合序号 归档范围 保管期限 上级有关党的建设文件材料 长期（针对本校的保管期限为永久）本校党代会材料（1）计划、通知、工作报告、议程、名单、决议、总结、记录、领导讲话稿、大会发言稿；讨论通过的文件、简报；校党委会候选人登记表和情况介绍；校党代会大会选举结果和上级批复等。 永久（2）提案及办理情况、情况反映、重要贺电、贺信 长期（3）参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样。 短期校党委会、党委扩大会、党委常委会、常委扩大会书记校长碰头会、会议记录、纪要、决议及会议讨论通过的文件 永久校党委颁布的决定、条例、办法、指示、批转、重要通知、通报 永久5 以校党委名义召开的会议文件材料 永久校党委和上级党委有关调查研究形成的文件及典型材料 永久校党委领导同志在全校大会、党员大会上的重要讲话稿及参加上级召开会议的发言稿8 校党委工作大事记 永久9 党群系统启用印章的文件和印模 永久10 党群系统 停止使用的印章、印模 长期11 本校参加上级党代会的代表名单、登记表及发言材料 长期12校党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结 长期13校党委有关保密工作的文件 长期14 党务工作简报 短期15吉大信息16 信访办公室工作计划、总结、群众来信、来访、上级文件材料 长期17 党委各部及基层党委报校党委的工作总结、报告、请示及批复 短期18 其它需要归档的材料DQ12 纪检、监察序号 归档范围 保管期限1 上级关于纪检、监察工作的文件 长期2 纪委会议记录 永久3 对触犯刑律或双开除党员的处分决定及有关材料 永久4 打击经济犯罪工作文件、材料 永久5 对违纪党员的处分决定（包括免于处分）及 恢复党籍、取消处分等材料 长期6 纪委、监察工作计划、报告、总结、调查材料7 统计报表 长期8 其它需要归档的材料DQ13 组 织序号 归档范围 保管期限1 上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报 长期2 校级党员干部任免申报材料（包括报告、考核材料、任免呈报表）及上级批复文件 永久3 副处级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等（上级批准的要附任免呈报表） 永久4 党群科级干部任免申报材料及批复 长期5 党委组织机构、党员情况统计报表 永久6 各级党委关于批准入党、转正、延期、退党和取消党员资格的文件材料及名单 永久7 组织部工作计划、总结、决定、报告及重要的调查材料 长期8 校党委、基层党委、直属支部改选结果与分工的批复 长期9 表彰和奖励的先进党组织、优秀党员、优秀党务工作者（市级以上） 长期10 组织机构设置变动的报告、决定、批复、通知 永久11 落实政策的有关材料 长期12 其它需要归档的材料DQ14 宣 传序号 归档范围 保管期限1 上级关于宣传工作的文件 长期2 吉林大学校刊（合订本） 永久3 本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结 长期4 反映本校重大活动的剪报、图表 长期5 理论学习及其它活动形成的材料 短期6 其它需要归档的材料DQ15 统 战序号 归档范围 保管期限1 上级关于统战工作的文件 长期2 本校统战工作计划、决定、报告、通告和总结 长期3 港、澳、台和侨务、少数民族工作材料 长期4 各民主党派、党外人士的情况登记表、名册 长期5 统战工作情况调查、典型材料、统计报表 长期6 统战工作的重要会议记录 长期7 本校各级人大代表、政协委员名单、登记表及有关材料 长期8 其它需要归档的材料DQ16 工会、妇委会序号 归档范围 保管期限1 上级有关工会工作的文件 长期2 工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计 长期3 工代会、教代会、妇代会材料 永久4 工会常委会记录 长期5 参加上级工代会、教代会、妇代会的代表名单、登记表及发言稿 长期6 上级有关妇委会工作文件 长期7 妇委会工作计划、总结 长期8 工会、妇委会组织各项活动形成的材料 短期9 表彰先进集体（个人）的获奖材料（市级以上） 长期10 其它 需要归档的材料DQ17 团 委序号 归档范围 保管期限1 上级关于团的工作文件 长期2 本校团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件） 永久3 本校学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件） 永久4 团委工作计划、报告、总结及规章制度 长期5 团委工作典型调查材料、优秀团员的材料 长期6 表彰和奖励先进团支部、优秀团干部、优秀团员的材料 长期7 对犯错误团员的处分决定（包括免于处分）及取消处分、恢复团籍材料 长期8 团委、团常委会议记录 长期9 学生会文件、材料 长期10 本校学生组织参与各种学会、社团的有关材料 短期11 研究生会的有关材料 长期12 社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料 长期13 其它需要归档的材料附件二吉林大学行政类档案归档范围和保管期限表XZ11 行政综合序号 归档范围 保管期限1 上级有关高校行政管理的综合性文件 长期2 校务委员会会议、校务会议、校长办公会议记录、决定、纪要及会议审议、讨论通过的文件 永久3 学校工作计划、事业发展规划、总结报告、请示及上级的批复 永久4 历史沿革、概况介绍、剪报等 永久5 启用印章的文件和印模 永久6 停止使用的印章、印模 长期7 以学校名义颁发的决定、规定、通知、规章制度、通报和学校年鉴、公报、规章制度汇编（或选编） 永久8 学校大事记 永久9 本校综合统计及学年报表 永久10 校领导在上级召开的会议上的重要发言材料 永久11 校庆活动中形成的重要报告、总结 永久12 校庆贺电、贺信、会议记录 长期13 本校向上级的请示及其批复 永久14 本校各单位的请示及学校的批复（分类立卷） 长期15 有关全校性工作的调查材料和经验总结 长期16 校长办公室工作计划、总结 长期17 校内信息 长期18 上级有关普教工作的文件 长期19 附属中、小学教学计划、大纲、规章制度、毕业生名册、三好学生名单；省、市竞赛获奖名单 长期20 普教办公室工作计划、总结 长期21 上级有关学科建设工作的文件 永久22 211工程项目有关材料 永久23 985工程项目有关材料 永久24 学科建设办公室工作计划、总结等有关材料 长期25 上级有关政策法规工作的文件 长期26 政策法规办公室工作计划、总结等有关材料 长期27 校史工作材料 永久28 校友工作材料 永久29 网络中心工作材料 长期30 院庆材料 长期31 其它需要归档的材料XZ12 人事、师资、离退休序号 归档范围 保管期限1 上级机关有关人事工作的文件 长期2 关于人员编制、机构建立、撤消、合并及改变机构名称的请示报告及上级批复 永久3 关于校内机构设置、变化的文件材料 永久4 科级干部任免材料 长期5 本校人事工作的规章制度 长期6 表彰和奖励先进集体、先进教职工材料（市级以上） 长期对犯错误的教职工给予行政纪律处分、取销处分等材料（双开除存永久） 长期8 专业技术干部评定职称文件材料 长期9 教职工录用、转正、定级、调资、校内调动、退职、退休、离休、死亡、抚恤等文件材料 长期10 本校教师获奖的材料（市级以上） 长期11 人事情况统计报表、教职工名册 长期12 教职工出国进修、讲学、访问、考察、参观等政审材料 长期13 人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录 长期14 回国专家定居安排的有关材料 长期15 教职工劳保、福利、困难补助等规定、报表 长期16 教职工援外和支援边远地区材料 长期17 教职工调入、调出名册及有关材料 长期18 使用临时工有关材料 短期19 师资培养、出国、管理工作计划、规定、总结等材料 长期20 教师进修计划、安排、总结 长期21 教师工作量的规定及执行情况 长期22 教师业务考核材料 长期23 上级关于离退休工作文件 长期24 离退休规章制度、统计报表、工作计划、报告、总结 长期25 其它需要归档的材料XZ13 审计序号 归档范围 保管期限1 上级有关审计工作的文件 长期2 本校审计工作方面的规章制度 长期3 本校审计、工作方案、计划、总结 长期4 对教职工触犯刑律或双开除人员（经审计部门审理的）处理材料 永久5 对犯错误的教职工（经审计部门审理）给予行政处分（包括免于处分）、取消处分等材料 长期6 审计工作统计年报及重要报表 长期7 审计报告所列问题的证明材料8 被审计单位对审计报告的书面意见 长期9 有关审计处理的请示，审计事项的报告及上级机关的批复、批示 长期10