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文档简介

实物档案管理规定第一章 总 则 第一条 为加强对本公司实物档案的收集、整理和有效利用，根据XXXXX股份有限公司档案管理办法，制定本规定。 第二条 本规定所称实物档案是指本公司在各个历史时期及各项业务活动中产生或获得的，具有较高保存价值和特殊史料价值的各类物品。 第三条 实物档案具有真实、直观、形象的特点，是进行保险史研究的珍贵资料，是进行爱国爱司教育的生动素材，是本公司档案的重要组成部分，各级机构应加强对实物档案的收集、保管和利用工作。 第二章 归档范围 第四条 实物档案的归档原则。凡公司在各项工作和活动中获得的荣誉性、证明性、纪念性及有永久保存价值的各种物品均应完整归档。第五条 实物档案的归档范围。 一、党和国家领导人及知名人士给本公司的题词、字画和书信；二、本公司对外交往与公务活动中受赠的有保存价值的礼品、纪念品；三、国内外各级政府或组织授予本公司的各类荣誉证书、奖状、责任状、奖杯等；四、能反映本公司电子化发展进程的、有代表性的退役电子设备；五、本公司曾使用过的、有明显时代特征且具有史料价值的各种办公用品；六、本公司各个历史时期使用过的牌匾或标志（大型的可拍照留存）；七、本公司出版的具有史料价值的各种书刊或出版物；八、其他能反映本公司历史发展足迹的实物。第三章 收集和归档 第六条 本公司各级机构和个人都有向本公司档案部门移交实物档案或提供征集线索的义务，任何单位和个人都不得私存和占有。 第七条 收集实物档案应进行必要的选择和鉴定，要保证质量，避免良莠不分、过多过滥。 第八条 接收和移交实物档案必须履行交接手续，填写实物档案接收清单（见附件）一式两份，档案部门与移交部门各保存一份。第四章 整 理 第九条 著录。对实物档案应逐件进行著录。著录项目包括：档号、档案名称、移交（捐赠）人姓名、移交时间、件数、接收人、分类号、备注等。 第十条 编号。实物档案的档号用8位阿拉伯数字标注，设置为： SW-XXXX-XX-XXX 代码-年度-分类号-序号。第十一条 分类。为便于实物档案的保管和检索，对实物档案进行分类，规定为： 01 字画、书信类； 02 礼品、纪念品类； 03 电子设备类； 04 器具、物品类； 05 书刊、出版物类； 06 证书、奖状类； 07 其他。第十二条 实物档案应编制目录，作为清点与统计实物档案的依据。实物档案目录应包括：分类号、序号、名称、责任者、内容简介、备注等。第五章 保管和利用 第十三条 实物档案一经接收即为永久保存。 第十四条 实物档案的保管要求：防腐蚀、防霉烂、防虫害。第十五条 实物档案一般只提供本公司利用。附件
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