常建监理公司工程项目监理资料管理规定.doc

工程项目监理资料管理规定工程项目监理资料是一项系统工程，它涉及监理单位、建设单位、施工单位、设计单位等工程参建单位的各项工作相关内容，是工程建设过程中监理进行监督管理的详实记录，是监理工作科学化、规范化、法制化的标志。工程项目监理资料管理是监理工作的一个重要组成部分，是每个监理人员的职责，是衡量评定监理工作的重要依据，也是监理单位及监理人员自我保护的有效手段。做好工程项目监理资料管理工作能提高监理人员的监理水平和业务能力，反映公司的规范化、系统化、科学化管理模式，提高公司的市场信誉。工程项目监理资料管理包括工地现场工程监理资料管理及监理资料归档管理两方面。一、监理单位的职责1、受建设单位委托，监督、检查施工单位形成的工程文件材料（含竣工图）是否符合国家有关文件要求，确保其完整、准确、系统，并在有关文件上签字、盖章；2、负责收集、汇总施工监理过程中产生的监理文件材料，按建设单位要求整理立卷后向建设单位移交；3、协助建设单位收集汇总建设工程档案材料。二、工地现场工程监理资料管理 工地现场工程监理资料包括施工准备阶段、施工过程中、施工质量验收阶段的资料，共分五个方面十四分册，每册内须附目录台帐（见附件一）。1、施工准备阶段的监理资料管理（1）总监或总监代表必须指定监理组一名监理人员具体实施，监理资料的管理由项目总监负责；（2）总监或总监代表要组织项目监理组全体人员学习建设工程监理规范（GB503192000），建设工程文件归档整理规范（GB/T503282001），江苏省建设工程施工阶段监理现场用表（第四版）、江苏省监理单位工程文件归档范围及要求的规定等，按本规定的要求进行监理资料管理工作；（3）总监在第一次工地例会上必须将资料管理的要求向施工单位进行交底（书面）；（4）监理人员应具备责任心、细心和耐心，要熟悉资料管理和监理现场用表的正确使用，对施工单位应进行业务指导和服务工作，并主动配合建设单位做好工程资料的管理工作。2、施工过程中监理资料管理（1）监理资料必须全面、真实、客观地反映出监理工作的情况。监理资料必须做到：及时性闭合性准确性；（2）监理资料的管理要注意：资料的完整性，内容要齐全；对施工单位的技术资料要审查严格，防止有弄虚作假现象出现；文件的编写要及时，施工过程中各种资料尽量做到与工程进度同步；施工和监理的用表填写的内容要规范，对引用的数据、工程术语、用语要尽量准确；各表式的编写（数码代号）要正确、顺序、防止漏编、重复及错编。3、施工质量验收阶段监理资料的管理（1）工程施工结束后，项目监理部应及时整理各阶段的工程监理资料，做到真实完整，分类有序；（2）工程项目监理组应按本规定要求按时完成工程档案资料的收集、整理、立卷等工作，及时按建设单位要求交建设单位归档；（3）及时按常建建设监理公司有限工程监理资料归档目录的要求到公司总工办进行资料归档，不要求归档的资料，由项目监理部总监负责处理；（5）工程竣工验收后，应及时填写业务手册并到建设单位签署意见。三、监理资料归档管理1、工程竣工验收后一个月内，监理项目部资料员必须根据常建建设监理公司有限工程监理资料归档目录（见附件二）的要求将监理资料归档，交公司总工办审查、验收、归档，并按册分类装盒；2、监理归档资料应完整、准确、系统，内容必须真实，并能准确的反映工程建设活动和工程实际状况；监理归档资料且由监理签字盖章的资料均为原件；3、各类归档文件的来源应符合实际，签盖手续完备，字迹清楚，避免出现代签现象，不得弄虚作假或擅自涂改，签字采用钢笔书写，禁用圆珠笔或铅笔；4、各类归档文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等应符合国家相关规定，归档图一律按图纸大小折叠整齐，露出图标；5、归档文字材料统一使用A4纸，超大文件折叠，过小文件加宽；6、各类归档文件形成与收集应与工程建设进度同步；7、监理资料归档时按保存期限装订成册，每册均附目录。对保存期限已满的资料可及时销毁（特殊情况除外）；8、归档文件保存期间，按江苏省监理单位工程文件归档范围及要求的规定规定的年限，长期指归档文件保存期为该工程使用寿命；短期指归档文件保存期为10年；暂存期归档文件保存期为5年；9、归档文件整理规则见附件三。常州常建建设监理有限公司 总工办20118附件一 常州常建建设监理有限公司工地现场工程监理资料分类明细表序号分类分册 册目名称条款（内容摘要）及编号备注1合同管理、开工文件第一册合同管理、前期1.1.1委托监理合同、监理中标通知书或备案书、监理公司营业执照、资质证书1.1.2监理部组织机构人员名单、总监任命书、总监代表任命书、见证取样委托书、人员资格证书（复印件）、人员变更书面记录1.1.3招标文件、投标文件、施工方中标通知书、工程量清单1.1.4建设工程施工合同、分包合同1.1.5规划许可证（红线图）、施工许可证、施工图审查合格证1.1.6质量监督、安全文明监督交底书1.1.7合同变更文件1.1.8合同争议、调解文件及违约处理意见1.1.9工程费用索赔报告与报审表1.1.10工程延期报告与审批第二册施工单位资质及管理体系，开工文件1.2.1总承包单位资质报验资料及人员上岗证1.2.2施工安全生产管理体系报审表及附件1.2.3工程安全防护措施费使用计划报审表1.2.4分包单位、供货单位、检测单位资质报审表及附件1.2.5大型施工机械和专用设备报验资料（包括设备检验资料及合格证）可归入4.10.41.2.6工程定位、放线验收资料、验槽记录1.2.7开工报审表及附件2技术文件第三册设计交底、图纸会审、设计变更2.3.1审图意见书、消防审批意见2.3.2图纸会审、设计交底有关记录及会议纪要2.3.3工程设计变更文件、图纸及洽商、会签记录，设计变更台帐2.3.4工程地质、水文地质勘查资料第四册施工组织设计（方案）2.4.1施工组织设计方案申报表及审核意见2.4.2施工方案（各分部、分项、关键工序及专项施工方案、季节性、安全施工方案）2.4.3技术交底记录（或施工作业指导书）3监理管理文件第五册监理规划、细则3.5.1监理规划、旁站规划3.5.2监理实施细则含旁站细则及监理交底资料第六册监理月报、会议纪要、来文发文记录3.6.1监理月报3.6.2监理会议纪要（包括第一次工地会议纪要、监理部内部会议纪要、专题会议纪要）3.6.3来往函件及收文登记表（分类）第七册监理日志、监理通知、指令3.7.1监理日志、旁站日志3.7.2监理旁站检验记录、实测实量记录、工程照片、录像资料3.7.3监理工程师通知单、联系单及回复单3.7.4工程暂停（复）工程指令单及回复单4进度、质量、投资、安全控制第八册进度控制4.8.1工程总进度计划报审与签认4.8.2月、旬计划报审与签认第九册投资控制4.9.1工程量清单报审、零星工程签证文件4.9.2工程计量报审与签认文件4.9.3工程付款报审与支付文件4.9.4设计变更、洽商费用报审与签认第十册（专业No.）材料、构配件、设备质量控制4.10.1各类材料（包括商品砼）、构配件、设备进场使用报验单及附件4.10.2材料（构配件）进场验收平行检查记录表4.10.3材料进场批次数量台帐、见证取样检测台帐4.10.4施工起重机械设备进场使用报验单及附件、保养记录（机械多的建立台帐）两次报验4.10.5不合格项目通知和处理意见第十一册（专业No.）工序质量控制4.11.1分部工程质量验收记录（基础、主体及其他）4.11.2工序质量报验单（检验批、分项、子分部）4.11.3混凝土浇筑报审表4.11.4工序验收监理平行检查记录表4.11.5隐蔽工程验收记录（含监理检验资料）及重大变更的隐蔽工程验收记录第十二册质量控制其他资料4.12.1施工测量放线报验及监理复核记录4.12.2工程安全和功能试验记录及检验报告4.12.3质量监督站检查整改通知和整改回复4.12.4强制性条文验收记录4.12.5其他有关工程质量控制文件4.12.6其他监理抽验记录4.12.7不合格项目通知、工程质量问题和质量事故处理意见（记录）第十三册安全控制4.13.1安全监理规划、安全监理实施细则4.13.2安全文明台账4.13.3安全文明监理检查记录（阶段性）4.13.4安全监督站检查整改通知和整改回复4.13.5安全事故处理资料5竣工验收文件第十四册竣工验收5.14.1单位（子单位）工程质量竣工验收表5.14.2单位（子单位）工程质量控制资料核查记录5.14.3单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录5.14.4单位（子单位）工程观感质量检查记录5.14.5质监站竣前检查整改通知单及回复单5.14.6工程监理质量评估报告5.14.7监理工作总结（含阶段工作总结）5.14.9消防、人防、环保、卫生等验收资料5.14.10监理业务手册5.14.11工程竣工结算初审核意见书附件二 常州常建建设监理有限公司工程监理资料归档目录册保存期限归档文件备注1长期1.1监理委托合同、中标通知书或备案表1.2规划许可证、施工许可证（复印件）增1.3审图意见书，设计交底、图纸会审纪要，设计变更增1.4监理工程师通知单(B2)、回复单(A5)1.5监理工程师备忘录(B4)1.6监理月报(B5)有关质量1.7会议纪要(B6)有关质量1.8工程监理质量评估报告(B9)1.9监理工作总结(B10)1.10建设单位工程通知单(C1)1.11质监站检查整改通知单及回复单增1.12施工安全专项方案报审表（A3.9）1.13项目监理机构向有关主管部门质量安全报告单(B14)1.14质量事故报告及处理意见1.15合同争议、违约报告及处理意见1.16基础、主体工程验收记录1.17工程质量控制资料审查记录、安全和功能检查记录及观感质量检查记录增1.18幕墙工程验收记录1.19其他分部（子分部）工程质量验收记录1.20建筑节能工程验收记录1.21住宅工程质量分户验收汇总表1.22工程其余专项验收证明（消防、人防、环保、规划等）1.23单位工程质量竣工验收记录2短期2.1监理规划(B12)2.2监理实施细则(B13)2.3工程开工报审2.4工程暂停令(B1)、工程复工报审表(A6)2.5承包单位通用报审表2.6工程监理资料移交单(B15)3暂存期3.1工程进度计划报审表（A2.1）3.2延长工期报审表（A2.2）3.3施工组织设计/方案报审表(A3.1)3.4施工测量报验单(A3.7)3.5工程计量报审表(A4.1)3.6工程款支付申请表(A4.3) 、工程款支付证书(B8)3.7工程费用索赔报审表（A4.2）3.8单位/分部工程竣工报验单(A7)3.9工程变更单(A9)3.10监理工程师联系单(B3)3.11监理日记(B7)3.12旁站监理记录表(B11)3.13建设单位工程联系单(C2)附件三 归档文件整理规则1、 整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2、整理方法2.1 分类归档文件可以采用年度机构(问题)保管期限。2.1.1按年度分类将文件按其归档年度分类。2.1.2按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。2.1.3按机构(问题)分类将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。2.2编号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在档案盒盒脊填写相关内容。其中全宗号土建为1，市政为2；年度为归档年份（四位阿拉伯数字）；保管期限为长期、短期、暂存期；机构(问题)为项目部编号；起止件号中室号按该工程归档盒中文件数（