会议管理制度(参考方案).doc

文件编号： XXXX公司会 议 管 理 制 度（参考方案）提供：聚成XXXX项目组提供 日期：2014-01-15会议管理制度一、目 的： 为明确XXXX公司主要会议类型和内容、规范会议程序、提高会议的质量和效率，确保会议精神和各项决议能得到有效的贯彻和执行，特制定本制度。二、会议类型和名称：1、公司年会（总结表彰大会）；2、公司半年总结会；3、公司季度经营分析会；4、公司月度总结会；5、公司周例会（部门联席会议）；6、早会和部门早会；7、工作交接班会。 本制度所列会议不包括部门召集的内部会议或部门发起的专题会议,也不包括公司领导发起的临时会议和其他会议。会议名称时间/频次主持人会议目的参会人员主要内容公司年会每年年末到阴历春节前董事长、总经理总结、表彰、新年度目标确定、交流、娱乐身心。公司开完后各部门可以开本部门的年会公司全体人员各部门先分别提交总结和下年度计划，公司汇总编制整个公司年度经营计划书；综管部起草总经理总结报告；安排各部门评选先进，予以表彰，文艺汇演、聚餐等联谊活动公司半年总结会每年7月中旬或下旬总经理依据公司年度计划执行情况，在总结上半年工作基础上对需要调整的指标加以调整和修正中高层半年总结、目标调整、纠偏、改善、聚餐公司季度经营分析会每季度结束下个月上旬总经理在月度总结基础上收集相关信息、各部门任务完成情况、经营中存在问题、分析原因、提出对策中高层对照业绩目标要求，梳理问题所在、制订应对策略、拿出具体措施公司月度总结会每月结束后下月上旬，如在季度末的月份与季度会合并总经理月度工作总结、及时纠偏。重点是财务经营分析和管理工作中高层各部门提交月度总结，财务另外需提交当月经营分析公司周例会每周六下午2:00-5:00总经理协调部门工作、解决重要问题、落实工作责任、确认任务时限公司高管、部门经理、广州以外的项目部、大客户部、业务部等可通过视频会议参与根据各部门的周计划内容、提前确定周会议题（提案）、决定解决方案、落实执行人、检查人等早会和部门早会每日早班上班前半小时，各部门可自行决定具体时间部门在上班后10分钟内完成部门负责人/车间主任上传下达、沟通联络、工作要点、鼓舞士气、锻炼口才部门和部门全体员工公司指示传达、问候礼仪练习、工作布置、轮流主持、一分钟演讲工作交接班会两班交接前20分钟之内交接班双方 分清责任、无缝链接、秩序井然参与交接班的项目部人员和车间班组人员清点物品、工具、岗位职责交接、做好工作衔接三、对会议的一般要求： 1、会议不是解决问题的唯一方法，开会是有成本的，其计算公式：所有的参会人员的小时工资（即工资总额应出勤天数8小时）会议所消耗的时间（包括会议准备和在途时间）； 2、所有的会议都要做到：目的明确、议而有决、决而有行、行之有果； 3、重要会议会后必须下发会议纪要，综合管理部跟踪落实决议事项。四、会议相关人员的职责：（一）、会议召集人1. 确定会议主题和目的；确定会议主持人（除例会或大型会议总经理可安排会议主持人外，一般会议召集人即是会议主持人）、参加人员；2. 对各项议案所需时间做充分评估，会议时间控制在一个小时内为佳，原则上无特殊情况不得超过一个半小时。如议案过多可考虑删减分成若干会议。3. 会议时间尽量选择对与会人员工作影响较小时段开始。4. 谨慎确定参加会议人员，非必要人员不予邀请，尽量减少会议对正常工作造成的影响。（二）、会议主持人1. 确定会议通知人、记录人；2. 确定会议议程：按顺序详细列举会议需要讨论的议案（按议案的重要性、紧急性等排列；如某些议案仅需部分与会人员参与的可放置最后讨论可减少其余与会人员的会议时间）；3. 准时召开会议，控制会议节奏与时间，把握会议重点不偏离主题；4. 确保会议不受干扰，主动解决干扰会议行为；5. 平衡发言，确保与会人员充分发表意见；6. 善用群体专长，增加每位与会人员对会议结论的支持；7. 会议召开时间及议程变更的事前协调；8. 会议纪律的监督、违规行为的处理；9. 确保会议结束时所有提出之未完成事项，责任明晰、完成期限明确具体；10. 会议记录的签核；11. 会议决议或对策实施效果跟踪验证。（三）、会议通知人1. 发出会议通知（注：公司固定召开的例会，除临时变更外，不另行通知）；2. 会议通知人须在会议开始前四小时用会议通知单通知与会人员，被通知人或其授权代理人应在OA上回复确认是否能够参加；临时会议通知也可采用OA、腾讯QQ或电话形式；3. 会议开始前准备会议资料并分发到相关与会人员；4. 异常状况发生后5分钟内知会会议主持人；5. 会议因故取消或延迟，须提前30分钟通知相关人员。（四）、会议管理部门（记录人)1. 提前十分钟做好会场准备，落实好会场所需道具如投影仪、白板、水性笔、视频、音频等是否准备好。会议结束后及时整理会场；2. 组织签到（列席人员不需签到），发放并收回会议签到表，在会议正式开始前向会议主持人报告会议缺席情况；3. 现场记录会议内容，当场打印出会议决议，明确工作事项及完成标准、责任部门、责任人、完成时间、监督人。经会议召集人核准后由执行责任人当场签字确认。4. 重要会议，会议召集人可要求会议记录人在会议结束后1个工作日内整理完成会议纪要、报主持人审核签字并发至各相关部门/人；5. 会议结束时公布违规情况，并做好违规乐捐记录；6. 检查、协调和跟进会议决议执行状况并向会议召集人汇报。（五）、参会人员1. 事前准备相关会议资料和发言准备；2. 准时参加会议，临时突发事件导致不能准时参加或缺席，提前30分钟通知会议主持人并经主持人同意后，委任职务代理人参加；3. 紧急会议在会后1个工作日内向下属及时传达会议精神，非紧急会议通过部门例会或其它形式向下属传达会议精神； 4. 按会议决议规定，进行工作安排、付诸行动、落实会议决议。五、会议纪律：1. 与会人员参加会议时应带记录本、笔及会议相关资料，并提前做好发言准备；2. 与会人员应提前5分钟到达会场完成签到，做好会议准备；3. 会议期间将手机关机或调为振动；4. 会议期间禁止吸烟；5. 会议期间禁止接听电话，如遇客户、总经理等紧急来电必须接听时，应先知会主持人同意后离场接听；6. 与会人员遇突发事件急需离场处理时，应知会主持人同意；7. 会议期间，未经主持人许可，不许交头接耳、随意走动或处理与会议无关事宜；8. 需要提问时，首先征得主持人同意方可发言或在主持人的安排下发言；六、会议控制技巧：1. 会议主持人应该充分调动会场气氛，确保相关会议人员讨论互动良好，利用集体智慧解决问题。2. 会议主持人应该充分把握好会议进程，避免会议时间失控。如遇会议跑题时及时打断，注意紧扣主题。3. 对无法会上解决及争议较大无法形成决议的事项可暂时搁置，并确定下次讨论时间。4. 对会议准备不充分的与会者提出警告,必要时可剥夺其发言权。对发言不精炼，思绪不清严重影响会议进度者及时终止其发言。各与会者需对发言内容进行组织，每次发言时间不得超过5分钟。七、管理办法（建议讨论后确定）：1. 会议迟到者，按参会人数进行乐捐，以每分钟每人0.5元，以30元为最高限额。超过20分钟按旷会处理，旷会一次乐捐30元；2. 未经会议主持人同意私自早退会议的，乐捐30元/次；3. 未按期完成会议决议且未提前向主持人申请或申请未得到主持人同意的，总经理每次乐捐200元、高层每次乐捐100元、中层乐捐50元、基层乐捐30元；4. 会议记录人未在会后1个工作日内完成整理会议记录、决议并呈报主持人确认后分发至相关部门的，乐捐10元/次；5. 会议期间手机铃声响、未经主持人同意在会场接听电话的，乐捐10元/次；6. 参会人员在会后未在规定时间内向下属传达会议精神的，乐捐10元/次；7. 会议主持人不得擅自调整例会时间，否则主持人乐捐10元/次，更不得擅自取消例会，否则主持人乐捐30元/次，客观特殊情况不能召开例会的，须经总经理同意方可调整或取消；8. 在会议上有骂人、拍桌子、扔物品、中途恶意离场及其它严重扰乱会议秩序行为者，视情节轻重处以100300元乐捐/次；9. 违反其它会议规定（纪律）或未履行相关职责的，乐捐10元/次； 10. 总经理根据当月工作负荷投入一定金额的执行力基金，所有乐捐全部统一纳入公司执行力基金，对执行力积分排名前三名的责任人和检查人按照3:2:1的比例进行奖励。八、附则：1. 本制度由总经办负责制订、修改、解释；2. 本制度自颁布之日起实施生效。九、相关表单：1. 会议通知单2. 会议记录表3. 决议事项追踪表4. 附规范的早会程序会议通知书主题: 时间: 地点: 主持人： 参加人员:议题一、议题二、要求：请各相关人员准备针对议项提前做好相关准备，在会上提出有益的建议。一般会议记录 会 议 记 录时间: 地点: 主持人:参加人员:会议主旨:会议内容:核准: 审核: 记录: 决议事项追踪表序号决议事项及完成标准责任人跟踪人跟踪结果责任人签名完成时间乐捐记录主持人确认日期4.附规范的早会程序:一、相关要求：1)可以以部门、班组为单位组织召开早会；2）早会开始时间：部门为上班开始时间的10分钟；2)列队站立：根据现场空间大小,可以排列一排或两排，主持人面对队列站在中间。3)主持人：采取轮流主持方法。所有员工轮流主持。二、早会程序：1、立正： 整体状态混乱时要再说一次“立正”，然后喊“稍息”。 2、早上好！ “X月X日的早会现在开始”“请各组确认出勤情况”各组组长依次回应“某某组多少名员工全部到齐”没到的说明原因。 3、各部门出勤情况确认完毕，下面进行问候礼仪练习，请连续跟我说两遍。早上好！欢迎光临！谢谢！每个问候语说完后要鞠躬，员工回应后也要鞠躬。4、齐诵经营理念：“诚信、品质、服务、创新”（或齐颂：服务宗旨：“专业、高效、传递价值”）等5、下面是一分钟演讲，我演讲的题目是：XXXXX演讲完毕，谢谢！6、联络事项和今天的计划：（主要是部门负责人、各车间班组、后勤人员需要大家协助或知晓的事宜）7、请XXX部门负责人（经理）讲话：（主要讲昨天完成工作任务、业绩情况、周末、月末分别讲上周、上月完成情况