沟通训练——礼仪信函编写规范.doc

商务信函写作规范 凡与客户、重要客人、重要供应商及其他重要合作伙伴交往，务必讲究书信的每一个细节。这不仅体现了我们业务人员的专业素养，也是彰显公司品牌价值的一种途径。1、原则：及时：事件发生当日或次日发出，延误将丧失意义，甚至引起反感。精准：内容准确、精炼。认真起草,务必符合对方个性。美观：版式美观严谨。排版、字体、签名及打印清晰，严禁草率粗糙。考究：当面呈送时，不得折纸,并双手递交。寄发则采用公司专用信封，并在信封上签名。2、信函模板中划线部分为必写内容，其余部分可根据实际情况自行撰写。除了参照范本之外，还应经常吸收他人发来的礼仪信函的精彩内容和版式。3、对重要人物来访的“邀请函”、“感谢信”，以什么名义发出，必须认真思量，不清楚及时请示。凡是以公司领导名义，尽量让领导本人签名。所有与工作有关的信函务必完整写上公司名、部门、职务、印刷体名及手写签名，以及日期、你的联络方式。也许对方与你很熟，但完整的个人资料仍不可少，它表明你对工作的严肃性和对职业的神圣感。信函格式一览表No.信函类别用途使用时间内容参考1邀请函来公司访问考察。(也可用于会议及宴会等)首次接触,也可以多次发出，但每次措词应有区别尊敬的先生/女士：贵公司/单位在铝加工行业里取得的骄人成绩，为业界所景仰；贵企业高速发展中的经验，是行业宝贵的财富。作为一家致力于“创建一流铝加工基地”的企业，我们一直珍视与业界优秀公司的合作机会，以期共赢共进。为了促进贵公司和晟通公司更进一步的沟通，更深一层的了解。我诚挚地邀请您来公司考察。如蒙赏光，请告知来访日期，届时，我将在机场专程迎候。热切期待你的光临。敬颂商祺！ 湖南晟通科技有限公司 （手写签名） 部门/职位/联系方式 年 月 日2来访日程来公司访问考察来客到达长沙机场，由迎接人递交（日程印制精美。提前告知日程安排，是礼仪的基本要求）热烈欢迎公司贵宾/12月16日18:1019:10接机北京长沙航班号HU7135/19:1020:00入住通程国际大酒店/20:0021:00晚餐/21:00娱乐/12月17日08:0008:30早茶/08:3009:00前往公司本部考察/09:0010:00公司双边业务交流/10:0012:30考察工厂（途中）/12:3014:30 中餐午休/14:3017:00考察工厂，技术交流/17:0018:30晚餐/18:3021:00回酒店（在途）/12月18日08:3009:00早茶/09:0018:00游览毛泽东故居韶山/18:00 晚餐/12月19日 08:3009:00早茶/09:0018:00游览长沙市风景名胜/18:00晚餐。/返程待定。/上述计划如有不便敬请指出，我们将依阁下吩咐予以调整。/预祝访问圆满成功！ 3往来函(用公司函头纸)公司与对方之间联络时使用收到函件的当日或者次日尊敬的先生/女士：感谢您来函邀请。/公司是非常优秀的企业，取得了令人尊敬和瞩目的辉煌业绩，能与您并通过您与贵公司合作，我倍感荣幸和骄傲。/真诚期待与您的会见。 顺颂 商祺！ 湖南晟通科技有限公司 （手写签名） 部门/职位/联系方式 年 月 日4答谢函来访之后的感情联络离开长沙第二天尊敬的先生/女士：非常感谢您能在百忙之中亲临晟通科技公司考察，您的来访，增进了我们之间的了解，加深了我们的友谊，奠定了我们彼此合作最坚实的基础。/您优雅的风度、广博的学识、睿智的语言给我们留下了深刻的印象，您及您的团队严谨务实的工作作风，与我们倡导的风气十分贴合。/热切盼望能和您早日进行真诚而又互惠互利的合作。 （落款同上）对签订合同的感激之情合同签定的第二天尊敬的先生/女士：感谢您选购系列产品，感谢您选择晟通，这是我们至高无上的荣誉，更是对我们致力于建设“世界一流铝加工基地”目标的支持。为了不辜负您的期望，我代表公司再次向您们郑重承诺：我们将通过高度的责任心，完善的服务体系，以用户至上为原则，永远真诚为贵公司服务，令您们获得超值回报。再次感谢您的支持，愿我们的友谊地久天长。 （落款同上）5请求拜见函想见而难见到的重要人物希望见面之前15天（有时可传真）尊敬的先生/女士：先生/女士风采飘逸，业界早已有传闻。我，湖南晟通科技公司的一名销售经理，与您神交已久，一直渴望能有机会当面请教。湖南晟通科技有限公司，是一家成长中的铝加工、冶炼企业，公司奉行“为社会创造财富、为企业创造价值、为员工创造机会”的宗旨，和“双赢、多赢”的经营理念，一直把“客户的合理要求就是最高指示”，在实现对客户的增殖服务的前提下，正艰辛地朝着我们的“一流铝加工基地”目标迈进。公司是业界的领军企业，您的勤奋、专业和成就，更是我们学习的榜样。热切盼望您的赐见。 （落款同上）6备忘录对会谈、考察、参观中对多方重要的内容的总结，以促进下一步谈判成功会谈、考察、参观结束时或第二天2007年11月1618日，美铝上海公司派员对湖南晟通科技有限公司进行了实地考察，并就产品的技术参数要求、商务条件、服务要求等细节进行了充分沟通，在如下方面达成共识：1：2：3：4：并初步达成产品的订货意向。7工作联络函解决商务或技术沟通中遇到的问题或障碍根据需要（保证及时送达）尊敬的先生/女士：您本月2日的来函已经收到，感谢您的垂询！/您严谨的工作作风令我获益非浅，也使我们有机会更全面地为贵公司服务，现在就您关心的问题回复如1：2：3：/如需要进一步咨询，请及时吩咐。祝您身体健康、工作顺利！ （落款同上）8资料呈送函资料项目简述或提示随同资料尊敬的先生/女士：长久以来，您给予晟通科技许多关注与支持，对此，我深表感谢，并铭记在心。现随信附上公司系列产品的使用报告和杂志2007年第5期对晟通科技的专访，敬请参阅。依我本人的看法，这些材料可以弥补我以往向您介绍晟通时存在的遗漏和偏颇，您可以对我们的公司和产品有更为深刻的了解，有助于我们今后更深入地交流沟通。耽误您宝贵的时间，还望包涵。 （落款同上）9调职联络函因调动工作而给客户发函离开岗位前尊敬的先生/女士：感谢您长久以来给予晟通和我本人的信任和帮助，对此，我将铭记在心！因工作需要，我即将调离现在工作岗位，特写信向您道别。在我从事销售一年时间内，得到您诸多指教和帮助，使我终生难忘，并令我获益不浅，再次向您表示感谢。我离任后将由销售经理王东先生接替我的工作，希望您一如既往的继续支持我们的工作。我相信，王先生能成为您忠实的朋友。如您需要我效劳，请随时吩咐。/再次感谢您对我和晟通的支持与帮助，愿您的事业更加辉煌，愿我们的友谊地久天长！/祝您身体健康、合家欢乐！ （落款同上） 12慰问信增进感情根据需要（除春节以外的所有节日前夕都可使用）尊敬的先生/女士：再过一周就是中国传统节日端午节了，我恭祝您全家幸福、合家欢乐。一年前，通过您的努力，贵公司/单位与晟通建立了真诚合作的关系，我谨代表晟通公司向您表示感谢。一年来，在我们双方的共同努力下，贵我公司之间的合作领域逐步被拓宽，合作结出的硕果，为业界所广泛称道，这首先是因为我们都是一家负责任的公司，都立志于成就中国的有色金属加工事业。我们相信，共同的理想和一致的价值观，将使我们合作的道路越发宽广。在此，我谨向您致以衷心的问候，祝您身体健康，事业顺利！ （落款同上）13健康慰问函增进感情客户、用户、重要合作伙伴、领导生病时尊敬的先生/女士：悉闻您近日身体不适，我代表晟通向您表示问候，愿您早日康复。名特作为北京最负盛名的铝型材公司，在您的英明领导下，取得了令人尊敬的辉煌业绩，成功来源于您卓越的智慧与高尚的人格，能与您有机会精诚合作，我甚感荣幸。对于您给予晟通的诸多帮助和我个人的悉心指导，我将永远铭记在心。您平日工作繁忙，要处理方方面面的诸多事情，的确需要好好保重身体。因为您的身后，不仅是名特所有员工的关注的目光，更有您家人对您无尽的牵挂。健康永远是我们事业的根本！/再次为您祈福，祝您早日康复！ （落款同上）14生日祝福增进感情生日当天(也可传真)尊敬的先生/女士：今天是您的生日，一个属于您的特殊日子。/在此，我衷心地祝愿您生日快乐、身体健康、岁岁平安、事业辉煌！祝愿您全家合家欢乐、万事如意！（落款同上）15恭贺新禧增进感情春节前后一周内尊敬的先生/女士：首先让我合掌鞠躬给您拜