公司合同管理办法.docx

合同管理办法第一章 总 则第一条 为加强公司合同管理工作，规范合同签订、履行、变更、解除、转让等行为，维护公司合法权益，根据中华人民共和国合同法及其他有关法律、法规的规定，结合公司的实际情况，特制定本办法。第二条 本办法所指合同指以公司名义所从事的生产、销售、项目建设等一切与公司以外其他单位或个人签订的明确权利和义务的文件，包括但不限于国内买卖合同(协议)、建设工程、技术、科研开发、服务、投融资、进出口合同及代理协议、运输、仓储、保管、劳务、租赁、广告、清关协议、合同(协议)的补充和再确认等产生权利义务关系的文件。第三条 本办法适用于公司本部，各子公司比照本办法修订完善各自的合同管理办法，并报公司企业管理部备案。第四条 凡以公司名义对外发生经济活动的，除即时结清者外，均应订立书面合同，有关修改合同的文书、图表、传真件等均应视为合同的组成部分。第五条 对外签订合同实行内部合同评审制，按规定评审程序对拟签订的合同进行评审，只有通过评审的合同才能加盖公司合同专用章。第六条 按照“谁签约谁负责”的原则，合同承办单位和合同签订人对合同签订、履行的全过程负有监管责任，是合同管理的第一责任人，由于不负责任或重大过失，导致所签合同给公司造成经济损失的，应当根据经营风险法律防范控制管理办法等公司相关规定追究合同承办单位和合同签订人的责任。参加合同评审的单位或评审人员由于其所审查内容出现重大漏洞给公司造成经济损失的，应承担相应的责任。第七条 订立对外合同，必须严格遵守国家法律和行政法规，遵循平等互利、等价有偿、公平合理的原则，遵守公司的规章制度，任何人不得利用合同进行违法活动，损害公司权益。第八条 公司实行合同授权委托代理制度，被授权的委托代理人在公司授权签约范围内签订相应的合同。第九条 除法定代表人外，合同签订人员必须取得法定代表人的书面授权方可代表公司对外签订合同。其管理按照法人授权委托管理办法执行。授权委托书分长期和临时两种，合同签订人员在合同签订前，向公司法定代表人提出书面申请，由法定代表人签字同意后到法律部门办理书面授权委托。第十条 未经授权、超越代理权、代理权终止后签订合同的，由越权人承担责任；给公司造成损失的，依法赔偿损失，构成犯罪的依法追究刑事责任。第二章 管理体制及职责第十一条 公司法定代表人为合同管理总负责人，总会计师为业务分管负责人。企业管理部是合同管理的归口管理部门。公司拟签订的合同由承办的职能部门负责履行合同的评审、签订、履行等相关职责。第十二条 企业管理部主要职责:1、负责制订公司对外签订合同的评审程序，并督促各部门认真履行评审程序；2、负责使用和保管公司合同专用章，严格按合同专用章用印审批程序使用印章；3、对公司所签合同进行归档管理；4、负责委托代理人和有关人员法律培训事务；5、负责公司授权委托的管理，包括授权委托书的办理、发放及回收管理；6、负责指导公司本部和子公司合同法律风险防范工作；7、负责合同法律纠纷的调解、处理工作；8、负责公司合同签订过程中的法律审查和合同的评审工作；9、负责公司对外担保合同的签订及履行并严格履行评审程序；10、负责公司资产租赁、资产处置合同的签订及履行并严格履行评审程序；11、负责公司合资合作合同、产权转让合同的签订及履行并严格履行评审程序；12、负责授权委托书的统一印制、统一编号和登记管理。第十三条 市场开发部职责：1、负责公司采购合同的签订、履行，并严格履行评审程序；2、负责公司销售合同的签订、履行，并严格履行评审程序；第十四条 物流中心职责：1、负责公司铁路运输服务合同、仓储合同的签订、履行，并严格履行评审程序；2、负责公司铁路专用线维修合同、机车维修合同的签订、履行，并严格履行评审程序。第十五条 理化仪表中心职责负责公司仪器仪表维修合同的签订、履行，并严格履行评审程序。第十六条 财务管理部职责:1、负责公司与金融机构的借贷合同和内部借款合同的签订及履行；2、负责按照公司有关财务管理规定收付合同款项，审核监督合同承办单位按合同约定条款履行； 3、参与公司对外签订合同的评审工作。第十七条 精益生产部职责:负责公司维修合同、技术改造合同、安全改造合同、节能环保改造合同、零星设备采购合同签订及履行，并严格履行评审程序。第十八条 科技质量部职责: 1、负责公司科研技术开发合同、技术服务合同及公司固定资产投资项目文件确定的科研项目设备、仪器购置合同的签订及履行，并严格履行评审程序； 2、负责指导监督子公司有关科研技术开发合同签订、评审和履行工作。第十九条 人力资源部职责:负责公司对外劳务(派遣)合同、培训服务等合同的签订及履行和劳动合同管理工作，并严格履行评审程序。第二十条 公司办公室职责负责公司信息化建设项目、电信服务等合同的签订及履行和合同管理工作，并严格履行评审程序。第二十一条 社会事务部职责:负责公司生活区职工住宅楼的房屋维修、绿化服务合同签订、履行工作，并严格履行评审程序。第二十二条 项目部职责:1、负责公司项目合同的签订、履行和合同管理工作，并严格履行评审程序；2、负责公司工程建设合同结算条款的审核。第二十三条 合同承办单位主要履行以下职责:1、负责对合同签约对方的资质、合同的委托代理人是否具有合法代理权限等进行初审；2、负责合同的可行性审查，技术条款是否可行，双方是否有履约能力；3、负责起草合同文本，履行合同签订评审程序；4、负责对涉密合同按公司保密相关规定履行相关手续；5、负责合同的履行；6、负责合同纠纷(如违约、不能如期履行等)的说明、报告、调解等工作，并配合公司法律部门做好调解、仲裁、诉讼等相关工作；7、负责建立合同过程管理的档案资料。第三章 合同的签订第二十四条 签订书面合同以公司提供的专用合同文本格式为准。没有专用文本格式的其他合同，合同文本中应具体明确双方当事人的权利、义务，文字表达要清楚、准确，并经公司法律顾问审查后方可使用。第二十五条 订立合同应具备以下必要条款：1、当事人的名称、姓名和住所；2、合同的标的（合同标的应具有准确性，买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容；服务合同应约定详细的服务内容及要求；对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。）；3、数量、质量及包装要求（数量应采用国家标准的计量单位，无法确定数量的应约定数量的确定方式如电子邮件、传真、送货单、发票等；质量应有国家标准、部门标准或企业标准,并采用标准的代号；可以用指标描述的产品应约定主要指标要求；凭样品交付的应约定样品的产生方式并对样品进行封存。）；4、价款、酬金及结算支付办法；5、履行的期限、地点和方式(履行期限应明确具体，明确运输方式、验收方法及提出异议的期限。)；6、违约责任（要明确违约金的计算方式。）。第二十六条 以招投标或比价等形式对外签订合同，由合同承办单位负责公司招投标及比价办法相关规定执行。第二十七条 承办单位签订合同必须遵照中华人民共和国合同法的有关规定，签订涉外合同要参考联合国国际货物销售合同公约、工NCOTERMS 2000等涉外合同法，条款完备、内容具体、责任清楚、用语准确、手续齐全。第四章 合同的履行、变更、转让和终止第二十八条 合同自签订并加盖合同专用章后即具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“守合同、重信用”的原则，严格执行合同所规定的义务，确保合同的履行，维护公司权益。第二十九条 合同签订以后，合同承办人应当按照合同的约定做好合同履行的前期准备工作。第三十条 合同承办单位负责合同的具体履行，承担履行不当责任，并保管相关资料，包括:合同成立前的相关资料;合同文本及与之相关的附件、文书、传真、图表等;送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证;货款的承付、托收凭证及有关财务账目;对方违约的证据材料;能够证明向合同对方主张权利或递送文件的证据，包括证明权利主张或文件内容、权利主张或相关文件送达对方两方面;其他与可能产生纠纷有关的材料;合同履行情况的详细记录材料等。第三十一条 合同履行过程中，若合同双方不能按照合同约定履行义务或未全面履行义务的，合同承办单位应提出解决方案，并及时向上一级领导书面汇报，同时报公司法律部门进行法律风险评估，由法律部门提出风险防范、化解指导意见。第三十二条 合同履行中，承办单位若发现合同是因重大误解订立的，或者在订立合同时显失公平的，或者对方当事人以欺诈、胁迫手段或乘人之危而订立的合同，应立即通知公司法律部门，以行使撤销权。第三十三条 在合同履行过程中，承办人员若发现并有确切证据证明对方当事人出现下列情况时，应立即通知公司法律部门，以行使不安抗辩权。1、经营状况严重恶化；2、转移财产，抽逃资金，以逃避债务；3、丧失商业信誉；4、有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。第三十四条 在合同履行过程中，合同承办人员若发现并有证据证明对方当事人怠于行使或放弃其到期债权，或无偿转让财产，给公司造成损害的，应立即通知公司法律部门，以行使代位权和撤销权。第三十五条 在合同履行过程中，双方当事人协商的有关变更解除合同的文书、传真、图表、信函、对账单等，都是合同的组成部分，合同承办人员必须收集索取并保存。第三十六条 合同当事人发生兼并、合并、分立、改制或者其他重大事项时，应及时发函确认合同的效力和双方的债权债务。第三十七条 合同生效前不得实际履行。第三十八条 合同在履行过程中，双方可协商变更、转让、解除、终止合同，变更、转让、解除、终止合同应符合法律规定，并采用书面形式。发生以上情况时，合同承办单位应填写作废合同说明表，经相关部门审查同意后方可变更、解除、终止合同，同时应采取补救措施，保存好相关资料。涉及合同重要内容的变更、合同转让或终止的应重新评审。第三十九条 合同一经签订，双方当事人不得擅自转让合同权利义务，建设合同中禁止非法转包和违法分包，禁止与没有资格、资质的实际工人签订合同。若因对方违法违规行为，给公司造成经济损失和连带责任等情形时，经公司法律部门确认，将其列入黑名单，公司将解除合同并追究其相应的责任，并在公司内部通报，五年内不再与其进行业务合作。第四十条 在合同履行过程中，出现下列情形，可以解除合同。1、因不可抗力致使不能实现合同目的；2、在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要合同义务的；对方迟延履行主要合同义务，经催告后在合理期限内仍未履行的；3、对方迟延履行合同义务或有其他违约行为致使不能实现合同目的的；4、法律规定的其他情形。第五章 合同纠纷的管理第四十一条 发生特殊情况或不可抗力时，承办单位应积极与合同签订对方沟通协商，采取有效措施进行补救，确保将双方的损害减少到最小程度。第四十二条 合同发生纠纷时，承办单位应积极主动与对方协商解决。对于不能通过协商解决的合同纠纷，应及时报告公司法律部门，并协助处理。第六章 合同专用章的管理第四十三条 公司对外签订各类合同除有特殊规定外，一律使用公司合同专用章。严禁承办单位使用本单位公章代替合同专用章对外签订合同、协议，由此造成损失的，公司将追究该单位行政领导责任，保留追究刑事责任的权利。第四十四条 合同专用章由公司统一刻制，公司现有合同专用章两枚，合同专用章（1）用于公司日常合同用印，合同专用章（2）用于军品订货会等外借用印，统一由企业管理部保存，并由专人管理。加盖合同专用章前，印章管理人员需审核合同评审表及合同专用章用印审批单。第四十五条 对外订立的合同，严禁在空白文本上盖章，两页以上的合同应加盖骑缝章；合同中如有手写部分，应就各份合同手写部分进行逐一核对，核对无误后方可盖章；合同中存在手工涂改内容的，除对各份合同手工涂改内容进行逐一核对外，签约各方应在涂改处盖章确认或者重新打印合同文本。第四十六条 合同专用章除军民品订货会需携带至订货会现场使用外，其它一律不准携带合同专用章外出。携带合同专用章外出前，必须办理审批手续，用完后立即归还。携带合同专用章人员必须妥善保管印章，并做好使用记录，使用结束后及时归还合同专用章，并将使用记录交企业管理部存档备查。第七章 合同档案管理第四十七条 合同签订后，合同承办单位应将签章后的合同送公司企业管理部一份存档，企业管理部要对每一份合同进行编号、登记、建立合同档案台帐。第四十八条 合同承办单位要对订立的各类合同建立档案，对合同履行过程中的往来传真、信函、对账单、备忘录等资料必须归档保存，任何人不得私自留存、销毁。第四十九条 合同承办单位对合同的履行情况，要认真登记，并在每个季度末报送企业管理部。合同承办单位根据合同履行情况逐步建立客户信用档案。第八章 责任及追究第五十条 委托代理人在签订合同中出现违规、违法现象的，按照规定进行处罚，构成犯罪的移交司法机关处理，同时追究单位主管领导的管理责任。第五十一条 对于在管理合同中出现违规、违法现象的，将根据有关规定给予党纪政纪处分，违反法律的移交司法机关处理。第五十二条 合同承办单位在合同履行中要认真履行职责，出现违规、违法现象的将视情节严重给予相应的处分。第五十三条 如有合同专用章丢失情况发生，必须立即逐级报告，并及时采取有效措施，由保管人及单位负责人承担责任，同时写出书面检查，将视情节情况给予相应的处分。第五十四条 有下列情形之一，视情节轻重，对直接责任人和负有责任的部门领导给予通报批评、行政处分，并赔偿经济损失；情节严重的，解除劳动合同；构成犯罪的移交司法机关处理。1、不做资信调查和可行性分析，盲目签订合同，引起纠纷或被对方合同诈骗，给公司造成损失的；2、合同内容、条款不全，引起纠纷，给公司造成损失的；3、无代理权限或超越代理权限，擅自对外签订合同的；4、违反本办法规定，逃避合同审查，加盖行政章、业务章或部门印章对外签订合同的；5、在签订、履行合同中，泄露国家秘密或公司商业秘密，给国家或公司造成损失的；6、工作不负责任