实验室偏差管理规程新.doc

实验室偏差管理处理规程1 目的1.1 本规程规定了实验室在样品上出现超出规定结果（OOS）和超趋势结果（OOT）时的处理及调查的过程和方法，保证检验数据可靠，并防止再次出现。2 范围2.1 本规程适用于但不限于实验室的所有化学、物理学、生物学的检验项目，如原辅材料、包装材料、原液、半成品、成品、工艺用水、环境监控、分析验证、工艺验证和其它验证项目的检验等；3 责任人：检验员、QC主管、QA部长、调查小组、质量受权人4 内容4.1职责4.1.1 检验员：4.1.1.1 接受偏差调查程序相关的培训课程。4.1.1.2 按照偏差调查程序规定的定时限上报直接主管，不得么自隐瞒偏差或对偏差进行处理。4.1.2 QC主管：在OOS/OOT出现时上报质量管理部；参与查关审核调查结果，提出并组织实施纠正及整改措施；4.1.3质量管理部长：组织OOS/OOT的调查工作，完成调查表，负责OOS/oot调查的最终批准。落实追踪整改措施。4.1.4OOS/OOT调查小组：参与全面调查并审核调查结果，提出并实施纠正及整改措施。4.1.5质量受权人：负责审阅批准主要偏差和重要偏差。4.2依据药品生产质量管理规范（2010年修订）第十章 第一节 质量控制实验室管理4.3定义4.3.1超出规定的结果（Out-of-Specification，简写为OOS）：也叫检验结果超标，指所有超出质量标准或药品注册批准、药典以及由企业制定的可接受标准的检验结果，同时适用于中间控制实验室检验超出预订标准的检验结果。4.3.2超趋势结果（Out Of Trends，简写为OOT）指随时间的变化，在质量标准限度内，但是超出历史的预期的或先前的一系列结果（比如稳定性降解产物的增加），形成一定的趋势。例如：某成分含量规定大于90.0%，历史上典型值为95.0-98.0%，但此次测定结果为90.5%，即构成一次超趋势检验结果。4.3.3原样复验（Re-test）：采用初始的样品再进行检验。4.3.4重取样复验（Re-sample）：重新取样进行检验。4.4直接判断为不合格或偏差4.4.1质量检验部人员在取样或检验过程中如果发现明显的物料外观或性状不合格，在排除取样原因后按偏差处理规程（）上报处理，对无法继续使用的物料通知质量管理部和物流部按不合格品管理规程（）操作，不执行OOS/OOT流程。通常这包括不限于以下情况：4.4.1.1中华人民共和国药典2010年版三部可见异物检查法中规定的检验，按规定重新取样检验仍不合格的；4.4.1.2样品性状、外观等有明显不符合质量标准规定的，如黑点、霉变、变色等。4.4.2经校正的仪器/设备，直接检测读取到的数据如果超标，直接按偏差处理规程处理，如温度计检测结果不合格。4.5启动OOS/OOT4.5.1质量检验部人员按照质量检验工作流程和各检验规程，完成检验和复核等操作。4.5.2当质量检验部人员确认最后得到的检验结果超出规定或异常时，按质量检验工作流程的要求通知质量管理部，启动OOS/OOT调查。4.5.2.1在发现OOS/OOT的同时，质量检验部人员应停止该批样品的其他检验，在规定的储存条件下保留剩余的样品和试剂等物料，并立刻记录设备编号和仪器参数等信息，以便调查；4.5.2.2不能由于检验所有结果的平均值（如两份平行测试样品）符合要求，变认为样品符合规定。4.5.3质量管理部在接到通知的24小时内填写实验室超出规定的结果与异常结果调查表（QM 003F01， 以下简称OOS调查表）的基本信息部分，开始调查工作。质量检验部相关人员及负责人配合相关调查，并提供真实、准确的信息。4.5.3.1质量管理部应对每一份OOS调查表按“OOS YYYY+MM+XXX”的格式进行编号，其代号表示年号+两位月号+三位流水号。4.5.3.2质量管理部将发生的OOS/OOT登记在OOS/OOT台帐中。4.6实验室调查阶段本阶段调查的目的是确认OOS/OOT是否由取样或检验过程中的差错所导致。调查采用回顾的方法，由质量检验部提供证明材料，质量管理部填写OOS调查表。4.6.1按如下顺序展开调查：4.6.1.1 规程：确认现场的SOP和检验标准文件是否正确，确认检验方法和标准经证明有效；4.6.1.2 记录：核对检验记录，译数据处理过程，如计算、折算、平均、取舍等无人为错误；4.6.1.3 供试品：核对供试品，确认供试品的来源及处理过程按检验规程要求进行；4.6.1.4 试剂、试液、标准品：核对所用试剂、试液和标准品的来源、有效期、称量和配制处理过程都按检验规程要求进行；4.6.1.5 仪器设备：对所使用的仪器、设备、用具等进行检验，都在可用状态或校正日期内；4.6.1.6 检验过程：检验人员复述该检验过程，质量管理部人员持检验规程和记录本核对检验是否按规程进行并及时完成了检验记录。检查样品进样、仪器检验过程的操作、对环境有特殊要求的检验设备的环境状况等；检验记录中所叙述的实验方法、参数等与检验操作规程中的规定是否一致；使用的试剂种类、配制方法和使用量；4.6.1.7 资质：对出现OOS/OOT的检验员的资质进行审查，是否进行过样品取样和检验规程的培训并能够上岗；4.6.1.8 取样：调查取样台帐、仓库或车间对取样过程的记录是否按规程进行；所取样品的包装标签和取样标签是否都有记录，为正确样品；取样时是否采用了正确的器具；取样时的地点及其环境条件是否满足该样品要求等。4.6.2 OOS实验室调查阶段报告若以上调查能够清楚地证明OOS/OOT是由于实验室的差错所致，则按照下列步骤进行处理，如必要，应采用风险评估的方法（如原因分析等）进行调查评估，并出具风险评估报告：4.6.2.1 质量管理部确认产生差错的原因，并判断重新检验操作；4.6.2.2 如果是由上面的6.3.1.1项原因，因为检验方法和标准造成，则追溯最初的质量标准及检验方法研究和验证相关报告，关对其制定负责人进行询问，以找到原因并在必要时做规程更新，更新后按新规程检验再发布结果；4.6.2.3 如果上由上面的6.3.1.2项原因，因为数据处理造成，则直接修改后重新发布检验结果；4.6.2.4 如果是由上面的6.3.1.36.3.1.6项原因，因为检验操作造成，则进行原样品重新检验，检验样品数和原检验方法一致，重新发布检验结果；4.6.2.5 如果是由上面的6.3.1.7项原因，如果因为检验员某项操作资质不够，则由另一位足够资质的检验员重新对原样品进行该步操作并发布检验结果，检验样品数和原检验方法一致；4.6.2.6 如果是由上面的6.3.1.8项原因，因为取样操作错误造成，则进行重新取样检验，检验样品数和原检验方法一致，重新发布检验结果。4.6.2.7 以上需要重要检验的由质量检验部负责人指定另一位至少同等资质的检验员进行。4.6.2.8 新检验结果合格的，做出此样品的检验结论；不合格的，对结果重新依此规程进行新的OOS/OOT判断是否由于另外原因造成。4.6.2.9 OOS/OOT流程结束，完成OOS调查表的最后一栏并存档。4.6.3 若以上调查不能发现产生OOS/OOT的原因，应进行下一步流程。4.7 全面调查阶段由质量管理部主导，生产等相关部门人员参与，通过展开针对生产的全面调查，复查生产记录，生产设备及相关数据，调查OOS/OOT是否由生产过程产生。并在表单中完整记录。如必要，应采用风险评估的办法（如原因分析等）进行调查评估，并出具风险评估报告。4.7.1 如果生产过程全面调查阶段找到了原因可以判断检验结果不是OOS/OOT，则由负责调查的质量管理部人员给出处理意见（如对某步工序进行处理、重新检验并发布检验结果、返工、报废等）。得出结果后，结束OOS/OOT流程。4.7.2 如果生产过程全面调查阶段未找到生产原因，可明确判断检验结果是OOS/OOT：4.7.2.1 对OOS，将不何物 原料、辅料、包装材料、中间体及成品按不合格品管理规程进行处理；对其他检测项目（包括环境检测等）按偏差管理规程制定纠正和预防措施；4.7.2.2 对OOT，对满足规定的物料和检测项目放行，结束OOT流程，制定纠正和预防措施。4.8 纠正和预防措施：4.8.1 根据调查过程的信息，由相关部门负责人制定：一、OOS本身的处理措施（受OOS影响的物料、设备、人员等）；二、纠正和预防措施。调查QA记录在实验室超出规定的结果与异常结果调查表（）中，同时确定措施实施的责任人和完成期限。4.8.2 对于需要进一步调查、进一步确定实施方案和需要长时间完成的大型纠正和预防措施，在实验室超出规定的结果与异常结果调查表列出各项后，按照纠正和预防措施管理规程开展进一步工作。实验室超出规定的结果与异常结果调查表中索引纠正和预防措施编号后存档。4.8.3 对于不需要进一步调查或确定实施方案、短时间可完成的纠正和预防措施，在实验室超出规定的结果与异常结果调查表中跟踪至完成。4.8.4 以上措施分别经各部门负责人和质量管理部负责人签字确认。4.8.4.1 在出现了OOS/OOT后，调查出来的所有原因，当不能确定其仅造成了本次OOS/OOT的，应对以前的批次进行回顾性追溯；4.8.4.2 对于检验方法调查中发现的造成OOS/OOT的原因，应对所有采用此标准、方法或记录进行检验的样品或批号进行追溯；4.8.4.3 由此次调查的结果，若质量管理部认为有必要采取其他任何措施以防止造成严重后果的，都将被采用。4.9 存档4.9.1 OOS调查表原件在质量管理部存档，相关部门将按OOS调查表的执行CAPA。5 超趋势结果（OOT）5.1 内容5.1.1 设置警戒限度：根据公司质量管理部制订的每个品种的中间品和成品内控质量标准上的数据值作为各个品种的警戒限度值。5.1.2 使用警戒限度：OOT警戒限度的内容参照公司质量管理部制订的每个品种的中间品和成品内控质量标准上的数据值，根据以往检测的数据，然后由QA人员负责将新的稳定性数据和OOT警戒限度进行对比和审核。5.1.3 调查研究：依照上述4.4-4.8执行。5.1.4 有效数字的约分：按照有效数字修约规程（）执行。5.1.5 警戒限度的周期审核：5.2 OOT警戒限度的分类5.2.1 分析警戒：当某一结果异常，但还在质量规格内时，属于分析警戒。5.2.2 流程控制警戒：当一连串的数据点显示可能由实验室或生产工艺变化引起了非典型变化，表示出现了流程控制警戒。5.2.3 符合性警戒：同一类产品的稳定性研究产生的OOT结果显示，在其有效期内产品OOS的潜在性或可能性的情况。符合性警戒调查的目的是及早发现潜在的不合格产品和确定可能引起失败的原因，以便采取预防措施。6 环境与安全生产6.1本规程不涉及环境及安全生产的操作。7 相关文件文件名称文件编码质量管理不合格品管理规程偏差处理规程纠正和预防措施管理规程有效数字修约管理规程8 附件附件附件名称附件编码附表一实验室超出规定的结果与异常结果调查表附表二OOS/OOT台帐9 变更历史变更时间文件名称文件编码变更内容生效日期实验室超出规定的结果与异常结果处理规程改文件编号，细化表格实验室超出规定的结果与异常结果处理规程新起草实验室超出规定的结果与异常结果调查表OOS/OOT 编号： 1 基本信息报告人岗位日期问题类型原辅材料 包装材料 原液 半成品成品 工艺用水 环境监控 验证其他 样品名称样品编号检验号2 启动OOS/OOT：判断是否进行实验室调查： 是 否说明原因：若选“是”则进入下一步实验室调查，“否”则结束本调查表。 QA/日期： 3 实验室调查：3.1 规程是否发现问题3.1.1 是否按规程进行检验，是否为现行版本操作规程及编号： 生效日期： 质量标准： 生效日期： 3.1.2 使用规程和标准有无翻译或打印错误3.1.3 检验方法转移是否有差错 方法转移文件： 是 否 不适用是 否 不适用是 否 不适用3.2 记录3.2.1 有效数字的取舍是否正确3.2.2 是否有数字抄写错误3.2.3 计算是否正确是 否 不适用是 否 不适用是 否 不适用原始记录编号： 3.3 供试品3.3.1 供试品来源及处理过程按检验规程要求进行供试品名称： 供试品编号： 供试品处理记录： 操作规程及编号： 是 否 不适用3.4 试剂、标准品等3.4.1对照品、标准品、试剂、培养基、缓冲液、色谱柱、滤膜、滤纸或其它试验服务器等是否正确使用（型号、规格等级）并在有效期内。检查所使用物料清单：名称、编号及有效期： 名称、编号及有效期： 名称、编号及有效期： 名称、编号及有效期： 耗材厂家及规格： 耗材厂家及规格： 3.4.2 标准或对照品溶液是否配制正确（称样量、稀释等）配制记录： 操作规程及编号： 配制记录： 操作规程及编号： 配制记录： 操作规程及编号： 是 否 不适用是 否 不适用3.5 设备3.5.1是否使用正确的仪器（型号、精度等）和玻璃仪器（容量瓶、移液管等），其是否在校验有效期内并处于正常状态。仪器名称、编号及有效期： 仪器名称、编号及有效期： 仪器名称、编号及有效期： 仪器名称、编号及有效期： 3.5.2 仪器的参数设定是否正常仪器运行记录： 操作规程要求及编号： 设备运行记录： 操作规程要求及编号： 设备运行记录： 操作规程要求及编号： 设备运行记录： 操作规程要求及编号： 是 否 不适用是 否 不适用3.6 检验过程3.6.1 检查样品进样、仪器检验过程的操作是按照规程执行数据图谱编号：操作规程及编号：3.6.2 样品转移、稀释、配制过程是否正常 样品转移、稀释、配制记录： 操作规程及编号： 3.6.3 记录叙述的实验方法、参数等检验操作规程中的规定是否一致实验方法参数记录： 操作规程及编号： 是 否 不适用是 否 不适用3.7 资质：3.7.1 取样及检验人员是否已对相关规程考核合格后上岗检验员姓名： 岗位： 入司时间： 上岗证颁发日期： 是 否 不适用3.8 取样3.8.1 样品的品名、规格、批号