项目汇报基本技巧(一).ppt

生态规划与绿色设计研究中心,项目汇报基本技巧（一）,生态规划与绿色设计研究中心,一、汇报成功的关键,充分的准备 多加练习 充满活力和激情 内容逻辑清晰、条理分明、 重点突出、论据充分 良好的互动交流,生态规划与绿色设计研究中心,二、汇报前的准备,汇报准备工作： 检查汇报中会出现的所有细节 汇报内容的准备,汇报前的准备,生态规划与绿色设计研究中心,汇报的时间长度 是否考虑了提问时间 场地的大小和位置 是否具备投影和照明装置,1）检查汇报中会出现的所有细节：,汇报前的准备,是否有幻灯仪，投影仪？能正常工作否？ 摆放位置是否正确？ 提前查看一下场地、提前调试一下仪器,生态规划与绿色设计研究中心,2）汇报内容的准备,2.1 了解汇报类型、分析听众性质,决定适当的报告内容。 2.2 决定你的主要目标和重点。 2.3 准备足以支持主要重点的资料（案例、数据），选取有用的信息细节。,汇报前的准备,目的：确保听众清楚的领会重点。把信息清晰地“传达“给观众。,生态规划与绿色设计研究中心,2）汇报内容的准备,2.4 采用适当模式的组织、整理报告内容。通常应根据某一种主要模式组织细节信息。 2.5 准备一份大纲。 2.6 选择一些合适的视频辅助设备。,汇报前的准备,生态规划与绿色设计研究中心,2.1 了解汇报类型、分析听众性质,决定适当的报告内容。,可如下设问： 是初次汇报、中间交流还是最后评审？正式还是非正式？ 是领导、专家还是专业技术人员出席？谁是话语权主体？ 听众对汇报的主题有多熟悉? 已经知道什么？他们需要知道什么？他们能吸收多少信息？ 听众需要仔细、专业的报告还是汇报人简略地说明自己报告的重点? 听众的教育程度、专业背景、知识准备情况如何？,汇报前的准备,根据以上分析，主动将汇报话题限制在合适的范围之内。,生态规划与绿色设计研究中心,2.2 决定你的主要目标和重点。,你想传达的主要观点是什么？是否有一些新信息,并想和听众分享?是否有些新观念要说服听众?还是要教他们如何做某些事情? 在考虑了这些问题之后,应该选择几个主要重点,以做为整个报告的基础. 同时也需要开始考虑报告的长度。,汇报前的准备,生态规划与绿色设计研究中心,2.3 准备足以支持主要重点的资料（案例、数据），选取有用的信息细节。,汇报中必须提供相关的案例、经验、数据,以支持自己的说法.然而,在选择这些相关数据时,必须再次考虑报告的长度以及听众接受新信息的能力。 牢记听众最多只能记住三四个信息点，千万不要提供过多的详细资料,以免听众无法认出或记得报告的内容。 汇报的目的并不是要告诉听众所有的细节,而是要清楚的介绍少数重要的观念,以确保在报告结束之后,听众还会记得这些观念.因此必须选择能充分支持你的观点，并说服听众的信息。,汇报前的准备,生态规划与绿色设计研究中心,2.4 采用适当模式的组织、整理报告内容。通常应根据某一种主要模式组织细节信息。,采用的组织型式必须配合报告的内容,而且一致的遵循此组织型式。 如果需要介绍研究的结果,则我们大概可以遵循传统的组织型式,即解 释研究背景及目的,然后再描述研究的结果,最后则对结果进行讨论. 如果需要描述如何做某件事情或制造某种东西,则我们可以按照先后进行的个别步骤来组织报告的内容. 如果需要比较两种不同的方法或技术,则可以采用比较与对照的组织型式. 组织内容的目标是以最有效的方式将极少数的具体重点传达给听众, 而不是要证明自己很聪明或能在一次汇报中告诉听众一切自己所知道的事情。,汇报前的准备,生态规划与绿色设计研究中心,撰写一篇报告大纲,作为练习和报告的依据.大纲应该相当简略,清楚，只包括主要重点和支持这些重点的主要数据. 不是主要重点、不能直接支持或介绍主要重点或不能使得内容更联贯的数据,都应将以省略。 建议将大纲写在小卡片上或打印出来，并加上序号,在报告时需要参考数据时就能迅速找到内容，不会造成报告延误的情况。 最后再多加练习,以自然和口语化的方式表达内容，并在不同的重点间做转接,那我们就以很自然有效的方式汇报内容,而不是呆板的朗颂文章。,汇报前的准备,2.5 准备一份大纲。,注意：在大多数情况下，听众更喜欢与汇报人直接对话，除非内容过分专业、详尽。,生态规划与绿色设计研究中心,2.6 选择一些合适的视频辅助设备。,这些设备是必不可少的，一方面可以给你提示，另一方面可以吸引观众的注意力。对人们来说，视觉的信息要比听觉信息更容易记住。以下是根据汇报性质可供选择的视觉设备： 活动挂图（效果图、分析图 黑板 讲义 、文本 大屏幕电脑投影（如PowerPoint、图片浏览格式）,汇报前的准备,注意： 1、文字、数字数据不要过多，而且不要逐字念出。 2.图解资料强调主要观点,帮助听众记住主要信息。 3.报告中只灌输重点,至于详细数据则在汇报结束时让有兴趣人士深入了解。,生态规划与绿色设计研究中心,三、汇报内容,汇报内容包括三个主要因素：导言、主体和结论。,汇报前的准备,生态规划与绿色设计研究中心,最理想的时间分配,导言：你准备汇报什么（内容）；将如何汇报（汇报模式 ）1020 正文： 6580 结论： 1015,汇报前的准备,生态规划与绿色设计研究中心,导言,导言部分应该说明： 1 汇报的结构 2 方案汇报的目的 3 对方案中所提问题的态度,汇报前的准备,生态规划与绿色设计研究中心,汇报正文,根据汇报的类型，正文可包括实验结果或文献查阅的结果。 关于研究方法细节的介绍应减少到最小量，只需解释实验或调查数据。 实验或调查结果应以简单的形式呈现给观众。 仔细考虑主要内容的结构，尽量选择简单明了的结构 。 不要使用大量的数据，使听众一下难以接受。,汇报前的准备,生态规划与绿色设计研究中心,结论,汇报必须有个结论。 结束语和导言一样要明确、清晰、有力。 结尾部分应再次重申汇报中的重要观点，从而给听众留下深刻印象。,汇报前的准备,生态规划与绿色设计研究中心,视频材料,准备汇报中需用的视频材料时应注意几个问题： 文本 、排版、字体、图表等。,汇报前的准备,生态规划与绿色设计研究中心,视频材料,准备汇报中需用的视频材料时应注意几个问题： 文本 、排版、字体、图表等。 文本越少越好：文本中只列重要信息点即可。每张幻灯片上最好少于10行字。 字体大小：选择大号字体，不要每个字母都用大写。采用较为合适的字体。 幻灯片底部10厘米的空间不要使用。 每个新的信息点要另起一行。少用整句，不要超过2行字。,汇报前的准备,生态规划与绿色设计研究中心,视频材料,确保文本通俗易懂：汇报之前应仔细阅读并理顺文本。 图表：尽量少使用表示趋向性的曲线，不同的曲线使用不同的颜色。 避免使用太多的颜色。 尽量使用多个简单图表，而不是一张复杂的图表。 每份视频材料应作2分钟左右的陈述。这意味着如果汇报为10分钟的话，视频材料不应多于5份。 确保没有拼写错误。,汇报前的准备,生态规划与绿色设计研究中心,四、汇报前的练习,熟悉内容、掌控时间、预先演练、注意细节,汇报前的准备,生态规划与绿色设计研究中心,四、汇报前的练习,当汇报的内容准备好时,我们必须练习。主要目标在于： 熟悉汇报内容，以自然流畅的方式把报告不同的部份连接起来. 掌握整个报告的流程与时间,进而才能决定是否要删除或增加部份的内容。 让自己充满信心,以最有效最具说服力的方式来表达报告的内容。,最好的方法是向朋友或同事做预汇报, 发现并纠正不足之处。并请他们做出一些建议。,汇报前的准备,生态规划与绿色设计研究中心,汇报前的练习,同时注意以下事项： 注意自己是不是有些地方停顿太久,或在报告不同部份时有不通顺的地方. 过渡自然，避免话语中断。 注意自己是不是会常常说出一些无意义的声音或虚字,如果是的话,则应该去除这些坏习惯。 注意自己是否有些不雅的动作或扰乱听众注意的坏习惯。 使用不同的方式重申主要观点，避免单调、枯燥、乏味。 制作小卡片，记上关键词或短语。 若在汇报中需使用特别的设备,应确定自己会操作。,汇报前的准备,生态规划与绿色设计研究中心,四、汇报过程的注意事项及相关技巧,1、注意事项： 形态仪表、互动交流、脱稿演讲、严控时间 2、如何克服紧张 准备充分、学会放松、精力充沛、目光交流、语速适当、运用手势 3、其他改进建议 适当停顿、少用麦克风、做事时不要说话,汇报过程,生态规划与绿色设计研究中心,1、注意事项：形态仪表、互动交流、脱稿演讲、严控时间,着装整洁、大方得体、不奇装异服。 姿态自然、放松，不弯腰驼背，避免一些小动作出现。手不应该插在口袋里,如果手不知要摆在那里,可以拿着笔记本或卡片。 注重眼神和汇报对象进行交流、互动，避免长时间面向屏幕或讲稿。 汇报时要尽量脱稿；声音要宏亮，注意语调、语速的把握；避免用长句，尽量用简短性、口号式的语言；避免出现“大概”、“也许”等词汇。 严格控制时间。如果汇报时间较长，建议打印一份汇报大纲，分发给主要人员，方便听众知道你的重点及主题。,生态规划与绿色设计研究中心,2、如何克服紧张,需注意以下几点: 充分准备。准备好所有的笔记，视频辅助设备及材料。事先要勤加练习，如有可能的话，调试需用的设备。 学会放松。可做些放松动作，听音乐，或做其他任何有助于放松的活动。 充足的睡眠及休息。 事先应与观众进行交流，过程中多一点目光接触、交流。 说话的速度要适当放慢，放大音量。 运用手势。因为手势可以帮助我们平息紧张,掌握观众的吸引力还可以帮助传达信息。学着以手臂充当指标,不要用手指去指。,生态规划与绿色设计研究中心,3、其他改进建议,适当的停顿： 你可以在停顿时整理一下紧张的思绪. 第一次停顿是在汇报开始时,很多的汇报者一转身就开始说话.其实,一开始停顿下来更能引起听众的注意。 听众需要思考的时间,要传递的看法愈重要,汇报者在发表下一个看法前的停顿就愈重要。,生态规划与绿色设计研究中心,3、其他改进建议,尽量少用麦克风，理由有三: 1.大声的说话可以平息紧张: 坚定的声音告诉听众你坚信自己所说的话.若他们认为你充满信心,对你的报告也较容易接受. 2.大声说话手势容易自然: 3.麦克风常出毛病: 麦克风很容易失灵,特别是在重大的报告,麦克风的声音常常一下子大声一下子小声的,或是尖锐的声音往往让人很受不了,所以别让麦克风影响了报告的品质.,生态规划与绿色设计研究中心,3、其他改进建议,不要在做事时说话 不要在变换幻灯片或换下一张图表时讲话.停顿几秒,做该做的事,重新看着观众,再开始说话.这样看起来显得更专业化.,生态规划与绿色设计研究中心,五、回答问题的注意事项,事先准备 态度诚恳、耐心倾听 回答愈短愈好 遵循一般步骤,生态规划与绿色设计研究中心,五、回答问题的注意事项,在汇告前应先准备回答听众可能的问题 想一想听众可能会问哪些问题，并准备好简短的答案，让朋友或同事事先向你提出他们所能想到的各方面的刁钻问题。,生态规划与绿色设计研究中心,对待任何提问者都要态度诚恳，以礼相待。在回答提问时做到目光接触、耐心倾听，并做笔记（如果来得及）。 如遇有不同看法、意见，可用“我是这么理解的”等语句，尽量不争辩。,五、回答问题的注意事项,生态规划与绿色设计研究中心,五、回答问题的注意事项,如果不知道答案，不要害怕说不知道。可请同事或稍后作答。 当有一个让你张惶失措的问题出现时,不要试着思索,或编造答案以渡过危机.编造答案也许偶尔让你安然过关,但通常只会让自己站在听众面前不安,眼看自己的可信度愈来愈低,感到更加恐慌。,生态规划与绿色设计研究中心,回答愈短愈好： 回答时不要用太多不必要、说不到重点的字眼,最好的回答是使用几个简洁并选择过的字眼,同时让听众在问答时段中有机会说出意见。,五、回答问题的注意事项,生态规划与绿色设计研究中心,遵循一般步骤