应收应付帐款管理制度.doc

文件名称：版本状态: 文件编号： 第 9 页 共 9 页文件名称应收应付帐款管理制度版本状态A文件编号页 数第 1 页 共 9 页发行日期发行方式网络 纸文档 内加密外来文件名称 无外来文件编号 无引用内容 无编 制审 核批 准会签部门 品质部 研发部 行政人事部 工程部 注塑部 厂务部 财务部 MIS部 品保部 物流部 资材部 业务部 生产部修订履历版本制/修订日期修订页制/修订内容修订人 A2010-8-20 ALL 首版发行李艳红1.0目的：为了进一步规范应收帐款的日常管理和健全客户的信用管理体系加速资金周转、降低经营风险，对应收帐款在销售的事前事中事后进行有效控制特制定本管理办法。 2.0 范围： 适用于本公司的所有客户。 3.0相关文件 无4.0定义 无5.0职责与权限 5.1财务部5.1.1负责与各往来单位的款项结算与对账工作。 5.1.2负责供应商管理：合作供应商合同管理、结算、嘉奖提成、广告、装修、补贴、存货进价监控、 政策利用、与合作商品供应商、劳务供应商的往来（运费、包装费、委托加工费等）。 5.1.3负责超市管理、核算、对账，按时结算款项。 5.1.4负责存货质量、销售品种分布、滞销商品等分析。 5.1.5负责短期借款、银行贷款、职工集资款的核算与管理。 5.1.6负责保证金、押金、应收预收款的管理。 5.1.7根据工作流程，复核并执行对外汇款通知。 5.1.8负责提交相关财务报表，保证准确及时，报表包括（但不限于）：库存报表、商品销售分析表、 应付帐款表、月度完成任务表、嘉奖报表、广告报表、大额资金使用报表、应收帐款报表、其他应收报表、其他应付款报表等。3. 具体事项：3.1 事前控制3.1.1建立客户档案所有的赊销客户都必须是合法和正规注册的经营体制。销售部门在签订合同进行赊销放帐前，按下列程序办理和索取客户基本资料：(1)、 业务员填写“客户资信评估报告”（附表1）(2) 、提供合作客户以下正式文件：a)营业执照或注册登记证明（含年审记录）b)国税(地税)税务登记证c)企业法定代表人的有效证明文件d)个体工商户及个人经营者提供经营者本人身份证复印件以上资料经财务部验证后留复印件（盖公司红章）存盘。 3.1.2进行信用评估和跟踪记录(1) 、完成“客户资信评估报告”：业务员在申请客户信用额度和信用期限时应先对客户有一个直观的了解。信用额度和信用期限的授予必须考虑该客户的信用以往付款记录交易发生频率以及财力背景等等,业务员根据了解客户情况出具对该客户的 客户资信评估报告并完成审批程序。(2) 、确定信用额度和信用期限：客户首次获得信用额度和信用期限必须根据审批通过的客户资信评估报告任何客户不可能自动拥有信用额度和信用帐期。信用额度是在信用条件下授予客户的赊销限额。信用额度的确立按客户月销售平均额确定。每逢销售旺季可以申请临时额度作为临时应急处理。信用额度反映其资金能力和对客户所承担的机会成本及坏帐风险的承受能力。因此财务部及销售部门要及时做好客户信用额度的核算和控制当应收帐款超过客户的信用额度时业务员须填写超信用额度/信用期限审批单（格式见附件2）经审批同意后财务人员才能通知仓库发货否则停止发货。信用期限是为客户规定的最长的付款时间界限。信用期限一定要在客户合同或定单上明确记录。(3) 、为确保应收帐款的收回可使用一定的债权保障手段对拥有信用额度的客户建议提供担保和抵押等手续。3.1.3 签定客户销售合约业务部对赊销业务应签定相关销售合同。合同样本按公司标准合同执行签约时要对销售合同的各项条款进行逐一审查核对合同的每一项内容都有可能成为日后产生信用问题的凭证。合同是解决应收帐款追收的根本依据。 在销售合同中应明确的主要内容包括：明确交易条件如：品名、规格、数量、交货期限、价格、付款方式、付款日期、运输情况、验收标准等；明确双方的权利义务和违约责任；确定合同期限；签订时间和经办人签名加盖合同专用章或公司印章（避免个人行为的私章、单一签字或其它代用章）；签定合同的其它注意事项：(1) 、销售合同的签订必须经过销售经理审核确认才可以盖章销售合同一经盖章确立不能再修改 如果合同条款发生变更必须签定条款的补充合同；如果合同价格发生变动必须重新签定新合同。所有合同的变更要由销售部经理签字。(2) 、销售价格必须跟报价单一致所有报价必须经成本会计审核并经财务负责人签字同意。(3) 、销售合同一式三份。总经办、财务部、客户各持一份，只有双方签字盖章的合同才具有法律效率。双方签字盖章的合同原件由业务员交总办和财务部一份存档。 (4) 、外来合同即公司以外的购货方合同“版本”。销售部门业务员必须事先将购货方合同版本交公司财务负责人审核才能双方签字盖章。为避免不必要的麻烦一单买卖必须只能在一份合同上签名/盖章也就是说应该在我公司标准合同或对方标准合同的任一合同上签字/盖章（如有出入或疑问应协商修改来满足我方要求）而不是在双份合同上签字/盖章。(5) 、客户订货单可以代替合同必须包括上述合同条款内容。3.2 事中控制 3.2.1发货查询,货款跟踪3.2.1.1 、每次发货前销售部必须将送货清单与销售合同核对一致；3.2.1.2 、跟单组填制发货清单必须做到销售订单与发货清单一致，发出货物与销售定单内容相符；如一张定单分几次出货要确保累计出货数量与订单相一致。3.2.1.3、财务在确认发货时要查看客户是否超过信用额度和信用期限；3.2.1.4 、凡货物送达客户时要确保客户必须在送货单上签收；此款应分以下几种情况处理a、 直接送货司机将送货单交客户签收带回b、 快递空运发大巴业务员带货自送由业务员跟踪收回c、 客户自提应由客户指定提货人员签收仓库每周一上午9:30前将已发货未签回送货单部分统计填制已发货未收回送货单清单交业务部跟单组及财务部销售会计组各一份由跟单组跟踪收回销售会计应跟进回收情况对于逾期两周尚未收回的送货单跟单组应了解清楚原因并向销售经理汇报销售经理应安排采取必要措施确保收回同时应将此情况告知销售会计。 d 、退货作为应收帐款的一个组成部分应按正常出入库手续办理并及时将出入库单交财务入帐冲减应收帐款。3.2.1.5、公司在销售货物后就应该启动监控程序根据不同的信用等级实施不同的收账策略在货款到期的早期进行适度催收同时由销售人员和跟单组进行全程跟踪注意维持 跟客户良好的合作关系。 3.2.2回款记录,帐龄分析3.2.2.1、形成定期的对帐制度：财务与业务员要分工协调好每隔一个信用期或一个月必须同顾客核对一次帐目不能使管理脱节以免造成帐目混乱互相推诿、责任不清3.2.2.2、对帐之后要形成具有法律效应的文书3.2.2.3 、财务要详细记录每笔货款的回收情况3.2.2.4、每周一财务打印客户欠款情况清单给相关部门人员经常进行帐龄分析； 3.2.3财务记帐原则应收账款应以风险和报酬完全转移为确认原则因此财务应按合同约定的条款确认销售收入和应收帐款以货物发出客户签收后（仅由于单据在途而无其它问题之交易也应算客户已签收）作为确认应收帐款日。3.3 事后控制 3.3.1欠款到追收3.3.1.1 、落实催款责任：对拖欠帐款的追收要采用多种方法清讨催收帐款责任到位。原则上采取销售经理负责制再由销售经理落实到具体的业务员身上。对已发生的应收帐款可按其帐龄和收取难易程度逐一分类排序找出拖欠原因明确落实催讨责任。3.3.1.2、落实还款计划：对于确实由于资金周转困难的企业应采取订立还款计划限期清欠采取债务重整策略做到每次催款必须有一定成果。3.3.1.3 、应收帐款的最后期限不能超过收帐期限收帐期=信用期+结算期（包括对帐期、付款期和资金在途期）；如超过即马上采取行动追收。3.3.2总量控制,分级管理3.3.2.1、财务部负责应收帐款的额度控制和考核。3.3.2.2、销售人员是应收帐款的直接责任人将货款的回收与业务员的工资奖金挂钩如：3.3.2.2.1 只有当货款收到时才能计算月度奖金；3.3.2.2.2若货款逾期一个月并在三个月内收回该部分奖金扣20%发放；3.3.2.2.3若货款逾期三个月收回该部分奖金扣50%发放；3.3.2.2.4公司对销售部门考核的最终焦点是回款率回款率应直接与业务员收入挂钩。月回款率=（实际收回的以前月份到期本月应收回帐款+实际收回的本月到期本月应收回帐款）/（以前月份到期本月应收回帐款+本月到期本月应收回帐款）3.3.2.3、收款期限前一周业务员应电话通知或拜访负责人预知其结款日期并在结款日按时前往拜访。3.3.2.4 、应收帐款对帐单的确认： 应收帐款的对帐单必须发给所有的债务人原则上每月确认一次请确保所有对帐单必须由双方签字盖财务章或公章，同时原件必须收回存档。对帐单未能 签回可能导致贸易中断或法律诉讼信用额度将撤回相关业务人员有责任确保对帐单的确认和签回。3.3.2.5 、应收帐款的调节： 所有客户确认的应收帐款必须与公司记录完全相符如有出入要求写明不符事项由业务员进行调查将结论反馈并通知财务部并做出调节改正。3.3.2.6、日常追款三步骤：3.3.2.6.1 电话联系：电话联系沟通进行债务分析分析拖款征兆销售人员及销售会计要适时与客户保持电话联系随时了解客户的经营状况、财务状况、个人背景等信息并分析客户拖款征兆。3.3.2.6.2信函：实地考察、保持压力、确定追付方式销售人员要对客户进行全程跟进与客户接触率与成功回收率是成正比的越早与客户接触与客户开诚布公的沟通被拖欠的机会就会越低。并且给予客户一个正确的观念我们对所有欠款都是非常严肃的是不能够容忍被拖欠的。3.3.2.6.3走访：进行资信调查、寻找合适的催讨方式销售人员要定期探访客户客户到期付款应按时上门收款或电话催收。遇到客户风险时采取风险预警和时时、层层上报制在某个责任人充分了解、调查、详细记录客户信用的情况下由主管、经理等参与分析及时对下属申报的问题给予指导和协助。3.3.2.7、逾期帐款管理程序如下：3.3.2.7.1 、对于超过收帐期5天的客户相关业务员写货款逾期报告（格式见附件3）交部门经理部门经理在每周工作例会上说明原因并落实追款日程；3.3.2.7.2 、客户超过合同收帐期10天销售部门经理向财务总监附货款逾期报告说明原因（格式见附件.3.3.2.7.3、客户超过收帐期15天且经通知超期及日常沟通无明显效果财务发出限期“催款单”（格式见附件5）同时开出收款通知（格式见附件6）停止发货。业务员持“催款单”和“收款通知”拜访客户催款同时带回有客户确认的“催款回执”（格式见附件7）交财务部。(1) 、催款书上“限期时间”根据部门经理书面意见商讨协议。(2) 、 如销售部门有特殊要求或客户反馈的情况可作调整。3.3.2.7.4、客户在“限期时间”未办理付款财务部发出警告通知同时应编制风险应收帐款报告表格式见附件（8）整理相关原始凭证以备进一步解决债务纠纷使用还应与销售部门共同商议将采取的进一步工作（如上门催讨等措施）此项工作应在确定日程内进行。3.3.2.7.5 、任何应收款应在自到期之日起逾期两个月一律报告公司总经理并研究通过法律等其它手段启动催收程序。1天 10天 15天 限期 （1） （2） （3） （4） （5） (到期货款 (通知超期 (限期通知 (警告通知部门讨（总经理决定通知到期）书面确认）书面催收）论采取进一步工作）较激烈手段） 正常业务段 (停止发货) 非正常业务段3.3.2.8、对已拖欠款项的处理事项：3.3.2.8.1、文件：检查被拖欠款项的销售文件是否齐备；3.3.2.8.2 、收集资料：要求客户提供拖欠款项的事由并收集资料以证明其正确性；3.3.2.8.3 、追讨文件：建立帐款催收预案根据情况不同建立三种不同程度的追讨文件预告、警告、律师函视情况及时发出；3.3.2.8.4、最后期限：要求客户了解最后的期限以及其后果让客户明确最后期限的含义；3.3.2.8.5、要求协助：使用法律手段维护自己的利益进行仲裁或诉讼。3.4 预警管理：3.4.1 定期审查信用额度:每年必须定期对每一个有信用额度的客户进行检查。对于需要调整信用额度的客户,必须由总经理同意。审查要求：销售部根据财务部提供的每一个有信用额度的客户近半年的销售业绩并作一个资料上的分析报表供作参