outlook设置规则.docx

管理邮件在邮箱内新建文件夹1. 在文件夹列表中选择您需要建立新文件夹的邮箱。2. 单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“新文件夹”选项。3. 在打开的“新建文件夹”对话框中，在“名称”框中键入您新文件夹的名称，在“文件夹包含”框中选择您新文件夹需包含的选项，然后在“选择放置文件夹的位置”框中选择您文件夹的位置。4. 单击“确定”按钮。使用“规则向导”管理邮件“规则向导”通过使用规则对邮件自动执行某些操作来帮助您管理邮件。创建规则后，Microsoft Outlook 将在接收或发送邮件时应用该规则。例如，可以自动完成以下工作：u 凡是 Judy 发来的邮件，只要到达您的“收件箱”，就将其转发给您的经理。u 发送邮件时，将“主题”框中含有“销售”字样的所有邮件都归入“销售”类别中。u 根据邮件内容将邮件归入某个类别。u 设置当重要邮件(如总经理的邮件)到达时的通知，如弹出消息或发出声音。u 以邮件的发件人（如电脑部成员邮件）为依据，将邮件移动到特定的文件夹（如电脑部文件夹）中。u 删除某个会话中的邮件。u 标记来自特定人员的邮件。u 根据邮件内容对所发送的邮件进行归类。u 将邮件的传递推迟指定的时间。可在规则中添加一些例外，以适应特殊情况的需要。例如，当邮件标有后续动作或重要性标记为高时。当邮件符合设置的任何一项例外时，都不会对其应用规则。可以打开或关闭创建的规则，也可以更改应用规则的顺序。也可手工运行规则。当手工运行规则时，可对“收件箱”或其他文件夹中已有的邮件运行规则。注：规则为一组处理和组织邮件的条件、动作和例外。每一规则包含三个元素，即：一项或多项条件，指定要运用规则的邮件；一个或多个动作，指定对合乎规则的邮件所进行的操作；以及一项或多项例外规则，指定不受规则影响的邮件。例如，所有来自您经理的邮件（条件）都将被自动移到一个单独的文件夹（动作），而重要性标志为高的除外（例外）。创建新规则1. 单击“收件箱”。2. 在“工具”菜单上，单击“规则和通知”。3. 单击“新建规则”。4. 按照“规则向导”中的指导操作。5. 如要对“收件箱”中已有的邮件运行新建规则，请在“规则向导”的末页上选中“立即对已在收件箱中的邮件上运行此规则”复选框。注：如果要对文件夹而非“收件箱”中的邮件运行新建的规则，请单击“工具”菜单下“规则向导”，然后单击“立即运行”。复制规则1. 单击“收件箱”。2. 在“工具”菜单上，单击“规则和通知”。3. 在列表中，单击要复制的规则。4. 单击“复制”。在邮件基础上创建规则1. 打开要作为规则基础的邮件。2. 在“动作”菜单上，单击“创建规则”。3. 按照“规则向导”中的指导操作。 手工运行规则（立即运行）1. 单击“收件箱”按钮。2. 单击“工具”菜单中的“规则和通知”。3. 单击“立即运行规则”。4. 在列表中，选中需要运行的每一规则旁的复选框。 5. 清除“选择要运行的规则”列表中相应规则旁的复选框并不会使这些规则在“规则向导”对话框的“以下列顺序应用规则”列表中失效。 6. 单击“浏览”按钮更改运行规则的文件夹。7. 选中“包括子文件夹”复选框可在子文件夹中运行规则。8. 在“规则应用于”列表中，选择需要运行规则的邮件类型，然后单击“立即运行”。 9. 规则按在“选择要运行的规则”列表中出现的顺序运行。更改规则的运行顺序，只能通过单击“规则向导”对话框的“以下列顺序应用规则”列表中的“上移”和“下移”按钮来实现。 打开或关闭规则1. 单击“收件箱”。2. 在“工具”菜单上，单击“规则和通知”。3. 要打开或关闭规则，请选中或清除规则列表框中的规则旁边的复选框。修改规则(重命名规则)1. 单击“收件箱”。2. 在“工具”菜单上，单击“规则和通知”。3. 在规则列表框中，单击要修改的规则。4. 单击“更改规则中的编辑规则设置”（“重命名”）。5. 按照“规则向导”中的指导操作。删除规则1. 单击“收件箱”。2. 在“工具”菜单上，单击“规则和通知”。3. 在规则列表框中，单击要删除的规则。4. 单击“删除”。 如何使用日历关于约会?约会是在日历中安排的一项活动，不涉及邀请其他人或预定资源。可以设置约会的提醒，也可通过将约会所用时间指定为忙、闲、暂定或外出来指定他人查看您的日历的方式。可以安排定期约会。通过单击选定该约会，然后双击左侧移动柄将其打开，然后可以按天、按周或按月查看约会。选择约会的开始和结束时间时，可以利用“自动设置日期”功能，输入象“下周二”或“中午”这样的文字，以代替准确的日期或时间。您可以在自己的日历中安排约会，还可以从其他用户那里获得足够权限，以便在他们的日历中安排或更改约会。约会也可以设置为私有。注：定期为重复出现的项目。规律性发生的约会或任务（如一周召开一次工作状态会议或一月理一次发）都可以作为定期项目。私有表明即使他人有权访问您的文件夹，也看不到已经标记为私的文件夹。安排约会1. 单击Outlook面板中“日历”按钮。2. 在“文件”菜单上，指向“新建”，然后单击“约会”。3. 在“主题”框中，键入说明。4. 在“地点”框中，键入地点。5. 输入开始和结束时间。6. 若希望在约会开始之前，能提醒您，请选中“提醒”复选框，然后输入在约会之前多长时间提醒您。7. 单击“保存并关闭”。提示：如果希望约会重复进行，可将其指定为定期约会。编辑约会1. 单击“日历”按钮。2. 单击要打开的约会。3. 指向“文件”菜单中的“打开”，然后单击“已选定的项目”。4. 如果该项目是定期项目，请单击“打开本次事件”或“打开序列”。 提示：还可以双击项目将其打开。复制约会1. 单击“日历”按钮。2. 按住 CTRL 键将项目拖到“日历”中的新时间或“日期选择区”中的新日期。 要将约会复制到其他日期和时间，请先将其复制到“日期选择区”中所需的日期，然后在“日期选择区”单击该日期，最后在“日历”中将约会拖动到所需时间。 移动约会1. 单击“日历”。2. 将项目拖动到“日历”中的新时间或“日期选择区”中的新日期。如果要同时更改约会的日期或时间，请将约会移动到“日期选择区”中所需的日期，然后在“日期选择区”中单击该日期，最后在“日历”中将约会拖动到所需时间。注：对于定期约会，则仅移动约会的所选事例。如果要移动约会的全部事例，请打开该约会，单击“动作”菜单上的“重复周期”，然后更改定期模式。也可以打开约会，并在其中更改日期或时间。将约会设置为定期约会1. 打开要设置为定期执行的约会。2. 单击“动作”菜单中的“重复周期”命令。3. 单击约会重复进行的频率（“按天”、“按周”、“按月”或“按年”），然后选定该频率的选项。4. 单击“确定”，然后单击“保存并关闭”。编辑定期约会1. 打开要更改的定期约会。2. 要更改约会的所有实例的约会时间、定期模式或定期范围，请单击“动作”菜单上的“重复周期”，然后选定所需选项。3. 如果要更改约会的所有实例的其他全部选项，如位置或主题，请在“约会”选项卡上选择要更改的选项。 注：如果只想更改定期约会的一个实例，请打开该约会，单击“打开本次事件”，然后在“约会”选项卡上进行更改。删除约会1. 选定要删除的约会。如果要删除多个“日历”约会，请按住 CTRL 键逐个单击要删除的约会。 2. 单击“删除” 。关于会议?会议是一种邀请其他人参加或预定资源的约会。可以创建和发送会议要求，并为面对面会议或联机会议预定资源。要创建联机会议，如 NetMeeting，请选中会议要求的“约会”选项卡上的“这是联机会议”复选框。创建会议时，由您来确定邀请的人员和预定的资源，并挑选会议时间。会议要求的响应显示在收件箱中。单击“会议”对话框中“与会者可行性”选项卡上的“显示与会者状态”，可跟踪响应。也可以在现有的会议中添加人员或重新安排会议。注：资源即为会议所需要的会议室、电视、计算机或任一设备。您可以查看资源的有效性，将资源的使用计划与您的计划相比较，并在资源日历中对时间进行规划。您能够按照和邀请与会者同样的方式“邀请”资源参加会议。Microsoft NetMeeting 为全球用户提供了一种通过 Internet 交谈、召开会议、工作以及共享程序的全新方式。安排会议1. 单击“日历”按钮。2. 在“动作”菜单上，单击“安排会议”。3. 单击“邀请其他人”。4. 在“键入名称或直接从列表中选择”框中，输入会议所需的与会者或资源的名称。5. 对于输入的每个名称，请单击“必选”、“可选”或“资源”。“必选”和“可选”与会者将出现在“约会”选项卡内的“收件人”框中，而“资源”则出现在“地点”框中。6. 单击“确定”，然后使用滚动条查看受邀者闲/忙时间。7. 当所有的受邀者都有空闲时间时，单击时间。可以使用“自动选取”查找所有受邀者都空闲的第一时间。8. 单击“自动选取”，然后单击所需选项。9. 单击“安排会议”。10. 在“主题”框中，键入说明。11. 如果未安排房间，请在“地点”框中键入地点。12. 选定所需的其他选项。13. 单击“发送”。提示：要发送议程或会议记录，请在会议要求中附加文件。注：闲/忙时间在日历中查看日期时，已作出计划的时间段将带有特殊的颜色或图案，以表明这段时间的用途。图案的颜色表明该段时间是空闲、占用、暂定或外出。闲/忙时间显示闲透明（无色）忙蓝色外出紫色暂定浅蓝未知斜线安排定期会议1. 单击“日历”。2. 在“动作”菜单上，单击“安排会议”。3. 邀请与会者和资源。4. 单击“自动选取”，然后单击选项。5. 单击“安排会议”。 6. 在“主题”框中，键入说明。7. 如果未安排房间，请在“地点”框中键入地点。8. 选择所需的其他选项。9. 在“动作”菜单上，单击“重复周期”或工具栏中的按钮。10. 选择所需的定期模式和定期选项范围。11. 单击“确定”，然后单击“发送”。发送邀请后更改会议信息1. 打开此会议。2. 在“约会”选项卡上，选择要更改的选项。3. 如果想定期召开此会议，请单击“动作”菜单，然后单击“重复周期”。4. 输入开始和结束时间。5. 单击定期召开会议的时间频率（按天、按周、按月或按年），然后选择用于此频率的选项。6. 单击“确定”，然后单击“发送”。 提示：可以快速更改会议的时间。可在查看天数时，单击此约会的左侧移动柄，或者在查看周或月时，单击约会的任意位置，然后将会议拖动到新时间，或拖动到“日期选择区”中的新日期。删除或添加与会者和资源1. 打开会议。 2. 单击“动作”菜单上的“添加或删除与会者”。3. 要删除与会者或资源，请选中要删除的名称，然后按下 DELETE 键。要添加与会者或资源，请在“键入名称或直接从列表中选择”框中键入要添加的名称，然后单击“必选”、“可选”或“资源”。取消会议1. 在“日历”中打开您组织的会议。 2. 在“动作”菜单上，单击“取消会议”。 提示：通过单击会议并单击“删除”按钮可删除该会议。关于事件?事件是一种持续 24 小时或更长时间的活动。事件可以是贸易展览、奥林匹克运动会、假期或研讨会等。年度事件，如生日或周年纪念，是在每年的特定日期发生的事件，而标准事件只发生一次，并可持续一天或几天。事件和年度事件不占据日历中的时间块，