公文版式及文件管理相关制度.docx

广州市XX贸易有限公司 管 理 制 度 批准生效日期：2013年 月 日文件名称：XX公文版式及文件管理相关制度颁发部门： 分发部门各板块公司、各分线、各子公司、各部门文件编码：新订 修订 复审原文件编码：无编写人审核人批准人日 期2013年8月28日日 期年 月 日日 期年 月 日第1章 总 则一、目的为进一步规范公司公文管理工作，明确公文版式、文件管理、文控部门等事宜，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于XX总部、各下辖板块公司、各子公司、各分线、各部门的公文管理。第2章 发文管理一、发文管理1、XX总部的发文管理归属于总部企业管理部文控中心。2、总部下辖各板块公司、各分线、各子公司、各部门的发文管理，由内部指定文控人员发布。3、总部下辖各板块公司、各分线、各子公司、各部门需将指定的文控人员名单向总部企业管理部报备。二、发文流程1、XX总部的发文，由发文部门拟稿、企业管理部初审、经总部副总经理级以上领导签批后，由企业管理部文控中心指定专人发布。2、总部下辖各板块公司、各分线、各子公司、各部门的发文，由发文部门拟稿、经各板块公司总经理/各分线总监/各子公司负责人/各事业部负责人签批后，由指定的文控人员发布。3、总部下辖各板块公司、各分线、各子公司、各部门内部的所有发文，均需抄报总部企业管理部文控中心存档备查。三、文件会签1、如文件内容涉及其他部门的职能和业务等，则由文件起草部门组织会签，就文件相关事宜进行讨论、协商并签署意见。2、需要会签的文稿，经拟文部门负责人审核后，由拟稿人送相关部门会签。会签部门主要负责人经仔细研阅后及时出具会签意见，并在文件会签表（见附件）上签署意见、姓名和时间，并交接给下一个需要会签的部门。3、会签应在半个工作日内完成，如遇会签部门负责人出差或其它特殊情况的，可以先以电子邮件形式出具意见，之后在文件会签表上补签。4、会签后的文件，由拟稿人根据会签后达成一致的意见进行整编，按发文流程发布。文件会签表作为文件的重要附件存档备查。四、文件发放形式与签收1、文件发放以电子邮件发送为主，邮件系统显示收件时间视为签收时间。2、电子邮件发送的文件（通知、通告、通报、决定、决议、制度等），以PDF形式发送，表格类操作性文件以原形式发送。3、以纸质形式发放的文件，由文控人员负责发放，收文人在文件签收表（见附件）上进行签收。五、文件的修订与废止1、当组织机构发生重大变化、原有规章制度不能满足现实管理需要、原有业务流程不适合新的发展形势等情况出现时，应当对文件进行修订或废止。2、文件修订由提出修订意见的部门拟修订稿，填写文件修订/废止申请表（见附件），由分管负责人签批，涉及到其他部门的需联合会签后，按发文流程发布，并报总部企业管理部文控中心备案。3、文件废止由申请废止的部门填写文件修订/废止申请表，由分管负责人签批，涉及到其他部门的需联合会签后，并报总部企业管理部文控中心备案后予以废止。六、文件保管与销毁1、XX总部的文件保管归属于企业管理部文控中心，由专人负责文件的整理、存档及借阅等工作。2、总部下辖各板块公司、各分线、各子公司、各部门的文件保管，由指定的文控人员负责。密级纸质文件需存放在带锁的文件柜或保险柜中；密级电子文件需加密保存，以防泄密。3、对多余、重复、过时和无保存价值的文件，应定期清理造册，填写文件销毁及保留申请表（见附件），报分管负责人审批和核准后，办理销毁。4、销毁密件应当实行二人以上监督销毁的制度，个人不得自销毁密件。销毁工作完毕后，应当对销毁现场进行认真清理。严格禁止将要销毁的文件作为废品出售。七、XX常用公文类型1、决定是指对重要事项或重大行动作出决策或安排，并要求公司各部门和下辖公司贯彻执行的指令性公文。决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关部门和人员，变更或者撤销下级部门不适当的决定。2、决议是指公司就重要事项，经会议讨论通过其决策，并要求进行贯彻执行的重要指导性公文。决议适用于会议讨论通过的重大决策事项。3、公告是指公司对内、对外宣布重要事项时使用的公文。适用于公司对内下辖子公司、部门以及向相关外联单位宣布重要事项或变更事项等。4、通知是指向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。通知适用于需要有关单位周知或执行的事项，以及任免人员等。5、通报是指上级把有关的人和事告知下级的公文。通报主要是表扬好人好事，批评错误和歪风邪气，通报应引以为戒的恶性事故、有警戒意义的事件，传达重要情况以及需要各单位知道的事项。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。6、制度（包括规定、条例等）是公司或职能部门为贯彻某项政策或进行某项管理工作、活动，对特定范围内的工作和事务制订相应措施，要求所属部门和下级单位贯彻执行的法规性公文，是要求公司成员共同遵守的办事规程或行动准则。八、文号管理文号指引、缩写说明、发文范围说明，详见附件：2.XX发文字号指引。九、表格附件 本章中提到的相关表格，详见附件：3.文件管理表格汇总第3章 文件版式1、公文版心公文采用A4型纸，幅面尺寸为：210mm297mm。公文用纸天头（即上页边）37mm1mm；用纸订口（左白边）28mm1mm，版心尺寸156mm225mm（不含页码）。公文的版心上边沿至发文部门标识的距离，除函为零之外，命令为20mm，请示、报告为80mm，其它为25mm，用以标注公文份数序号、秘密等级和紧急程度。红色反线与版心等宽（即156mm），与发文字号和签发人之间距离为4mm。2、发文部门标识发文部门标识又称文件名称，位于公文首页眉首中央，采用红色套印，所以正式公文俗称为“红头文件”。发文部门标识通常由发文部门全称或规范化简称加“文件”二字组成，如广州市XX贸易有限公司文件。用小初加粗宋体，字号以醒目、美观为原则，但应小于22mm15mm。3、公文标题公文标题由发文部门、发文事由、公文种类三部分组成，称为公文标题“三要素”。如：XX贸易关于发文标准的通知这一文件标题中，“XX贸易 ”是发文部门，“关于发文标准”是发文事由，“通知”是公文种类。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容。标题位于红色反线下方空2行排印，用2号加粗宋体居中排布，可一行或多行；回行时，要词意完整（不要将双音节词或固定词组拆开；也不要将“的”字排在行首）、排列对称、间距适当。如果标题行数过多，可将标题上移1至2行，即减少与红色反线之间的空行或不空行，以保证正文在首页出现。4、发文字号发文字号是一份公文特定的代号，一般以“流水号”为发文字号。它的位置在公文的开首，居于正文的上端中央，用3号仿宋体于版头下空2行红色反线之上（红色反线与发文字号的间距保持4mm）。下行文、平行文的居中排印，上行文的在左侧排印，与右侧的“签发人”对称。（即：在没有签发人标识时，居中排布；有签发人标识时，发文字号居左空1格，签发人居右空1字排布。）“签发人”三字用3号仿宋体，后标全角冒号，姓名用3号楷体签发人姓名可用铅印或打印，不必亲署。发文字号由发文部门代字、公文类别代字、年份和序号组成。部门代字应选用代表本部门名称特点的字构成，尽量简短，一般不超过五个字。可分为三个层次：第一层次是发文单位的代字，第二层次是部门代字，第三层次是文件类型或文种代字，如“森贸建材通20131”。发文年度与发文顺序号都只能用阿拉伯数字，发文年度要用六角括号“”（word中插入特殊符号）而不能用中括号“ ”或圆括号“（）”。发文年度应标全称，不能简写，例如2013不能简写为13。发文序号分年度从1号起，按公文签发时间的先后依次编号，不能跳号，不留空号，不随意编号（例如“1”不编为“01”或“001”），不加“第”字。上行文：指下级部门向所属上级领导部门的发文，如请示、报告。下行文：指上级领导部门对所属的下级部门的一种行文，如命令、指令、意见，决定、决议、布告、公告、通告、通知、通报、批复等。平行文：指平行机关或不相隶属的机关之间的发文，主要是函，也包括一些通知，通报，纪要。5、秘密等级和保密期限凡有保密要求的公文，应当在版心右上角第一行标明密级。秘密分绝密、机密、秘密三级。标识时用3号黑体字，顶格标在版心右上角第1行，两字间空1字（无保密期限情况下）。“绝密”是最重要的公司秘密，泄露会使公司的运营安全和利益遭受特别严重的损害，如公司年度经营计划、产品开发计划、投资机会分析、项目成果财务分析等；“机密”是重要的公司秘密，泄露会使公司的运营安全和利益遭受严重的损害，如预算计划、采购合同、招投标文件等；“秘密”是一般的公司秘密，泄露会使公司的运营安全和利益遭受损害，如部门培训文件、货物排期、预计装柜统计等。秘密等级视文件需要而标识。6、正文正文置于主送部门下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。正文中如遇空白处不能盖下印章时，应调整正文字距、行距，务使正文与印章同处一页，不能出现“此页无正文”字样。7、附件说明附件是用来说明正文的文件，应视为主件正文内容的组成部分，它与公文主件具有同等效力。公文如有附件，应在主件正文之后注明附件的序号和名称。写法是在正文结束后，下空一行左空2字用3号仿宋体标识，如“附件：”；附件有两份或两份以上时，应用阿拉伯数码标明序号，如“附件：1.2.”（分行排列）；附件名称不用加书名号，后面也不加句号。公文如有附件，一般与主件分页印制，但应在主件正文之后注明附件的序号和名称。附件应与公文主件一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”二字，有序号时还应标识序号。附件视文件需要而标注。制度类附件的版式，按总部现行管理制度版式套用；表格类附件的版式，暂不作规定。8、成文日期成文日期以负责人签发的日期为准；联合行文以最后部门负责人签发的日期为准；会议通过的公文，以通过日期为准。成文日期用3号仿宋，用汉字小字写“、一、二、三”。9、印章文件签发人在落款处签名，盖章。印章是表示发文单位对公文生效和确认无误的一种凭证，盖在年月日中间。公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，均应加盖印章。联合上报的公文，由主办单位盖印章；联合下发的公文，发文部门都应盖印章。印章应当端正盖在成文日期上方，做到上不压正文，下面骑年盖月，即端正、居中，下压成文日期年、月、日约4-7个字，印章一律用红色。10、附注附注是需要说明的其他事项，包括文件限定的阅读和印发传达范围、公文使用的注意事项的说明等，如“此件发至经理级”，“此件不得翻印”等等。附注位于成文时间和印章下一行，左空2字，用圆括号括入。不应把附注理解为对公文内容作出的解释或注释。附注视文件需要而标注。11、文尾部分文尾部分位于公文末页下部。（1）主题词主题词是指能准确概括该公文主题的名词或名词性词组。标注时，“主题词”用3号黑体，居左顶格，后标全角冒号；词目用3号加粗宋体，词目之间空1字，不加标点，词目一般3-5个，位于版记部分反线之上。（2）抄送抄送指除主送部门外需要执行或知晓公文的其他部门，使用全称或规范化简称。公文如有抄送，置主题词下一行；左空1字用3号仿宋标“抄送”，后标全角冒号；回行时应与冒号后的部门名对齐；部门名之间用逗号，最后一个部门名后用句号。抄送不可以是主送部门的上级部门，可以是主送部门的平行部门或下级部门。（3）发文部门和发文日期发文部门是指具体负责拟制公文部门的主管部门；发文日期指公文颁布的日期。发文部门和发文日期位于抄送