基本建设项目档案管理细则.docx

企业制度-执行类制度名称中国石化沧州分公司基本建设项目档案管理细则制度编号 制度文号 制度版本 主办部门信息管理处所属业务类别决策与综合协调管理/办会业务管理/档案管理会签部门监督检查者信息管理处审核部门解释权归属信息管理处签发日期废止说明生效日期制定目的为了加强沧州分公司基本建设项目档案管理，确保公司基本建设项目档案的完整准确、系统安全。制定依据国家重大建设项目档案验收办法、石油化工建设工程项目交工技术文件规定（SH3503-2007）中国石化档案管理办法。适用范围沧州分公司各下属单位约束对象基本建设项目档案管理涉及的相关制度业务类别所属层级1 基本要求1.1 基本建设项目文件材料是指从建设项目的提出、调研、可行性研究、评价、决策、计划安排，到勘测、设计、施工、生产准备、竣工投产、交付使用过程中，有关的主管部门、建设单位、勘察设计单位、施工单位、监理单位、设备制造等单位在工作范围内形成的所有文件材料。1.2 项目建设单位（业主、项目法人）负责组织、协调和指导勘察、设计单位、施工单位和监理单位对项目竣工文件编制和项目文件整理。1.3 项目在签订设计、施工、订货及监理合同时，必须设立专门条款，明确规定有关方面提交相应项目文件的套数、费用、时间，以及对应提交文件的整理、归档的责任，同时上述要求以附件形式纳入合同。1.4 项目文件的收集、整理、归档应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。完整齐全、准确系统的项目档案是项目竣工验收的重要条件。1.5 建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位和监理单位应根据本制度的要求，完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。1.6 项目承包单位、管理单位、监理单位、各施工单位要有一位项目负责人分管建设项目文件材料工作，并明确专门机构和人员，负责文件材料的管理工作并在施工过程中要有能保证项目文件材料安全的措施。1.7 工程项目竣工验收时，要有档案管理部门人员参加验收。1.8 各项目文件形成部门要把具有保存和利用价值文件资料的收集整理归档列入本单位管理制度及工作流程。2 各级管理部门职责2.1 技术开发处职责：2.1.1 技术开发处负责建设项目前期阶段文件材料收集、整理、立卷和归档（具体归档范围见附件1），在工程项目前期工作结束并进行系统整理后，由专人负责自检并经部门领导审核签字后，向信息管理处档案室归档。2.1.2 技术开发处负责将每年投资项目和技术改造项目综合计划提供给信息管理处档案室，以便信息管理处档案室制定相应档案资料归档计划，做好文件材料的前期控制工作。2.1.3 技术开发处负责控制项目设计单位完成设计基础资料、设计文件及竣工图纸的收集整理立卷工作，并审核确认后向信息管理处档案室归档，同时移交PDF格式的竣工图电子版。2.2 工程管理部门职责：2.2.1 工程管理部门负责可行性研究报告批复后的工程文件材料、施工图纸、项目管理文件和竣工验收文件的收集、整理、立卷和归档（具体归档范围见附件1），由专人负责自检并经部门领导审核签字后，向信息管理处档案室归档。2.2.2 工程管理部门负责控制：凡项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、整理、立卷，并提交总包单位汇总；凡由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、整理、立卷；由建设单位授权的项目监理单位负责监督、检查并审核项目建设中文件收集整理，确保资料完整准确；由项目施工单位向信息管理处档案室归档。2.2.3 工程管理部门负责控制项目监理单位收集、整理、编制项目监理文件，并经审核、签字确认后向信息管理处档案室归档。2.3 物资供应处职责： 2.3.1物资供应处在项目建设初期将主要（或关键）设备和引进设备清单提供给信息管理处档案室，以便信息管理处档案室做好设备文件材料的前期控制工作。2.3.2 物资供应处负责组织设备签订技术协议部门、供应处、档案室等部门参加设备开箱验收，按合同要求审核随机资料，对不符合合同要求的要延迟付款直至资料合格。2.3.3 物资供应处负责合同范围内材料、设备质量证明文件的收集、整理，按石油化工建设工程项目交工技术文件规定（SH/T3503-2007）要求完成立卷，由部门领导审核签字后，向信息管理处档案室归档。2.4 合同管理部门负责招投标文件及合同正本的收集、整理、立卷和归档工作（具体归档范围见附件1），由专人负责自检，经部门领导审核签字后向信息管理处档案室归档。2.5 安全环保处负责与项目有关的安全环境申请、批复文件、安全评价资料、环境评价资料、试生产方案等收集、整理、立卷和归档（具体归档范围见附件1），在工程项目中间交接前，由专人负责自检后向信息管理处档案室归档。2.6 生产管理处负责生产技术准备、试生产文件、生产考核(标定)方面的资料的收集、整理、立卷和归档（具体归档范围见附件1），由专人负责自检，经部门领导审核签字后向信息管理处档案室归档。2.7 财务部门职责：2.7.1 财务处负责收集、积累承建项目器材供应及财务管理形成的文件，由专人负责自检后向信息管理处档案室归档。2.7.2 对参建项目建设单位没有按信息管理处要求移交档案资料的，财务部门不能予以结算资金。2.8 信息管理处是沧州分公司基本建设项目文件材料的主管部门，其主要职责：2.8.1 负责宣传、贯彻执行国家及上级有关法规和方针政策，建立健全各项制度并组织实施；及时做好基本建设项目文件材料的前期控制工作。2.8.2 负责对项目勘察设计、工程承包或管理、工程施工、工程监理等单位以及公司机关各有关处室的文件材料的形成、积累、归档工作进行监督、检查和指导。2.8.3 负责建设项目档案资料的审核接收工作，确保建设项目档案的完整齐全、准确系统。2.8.4 负责项目竣工验收前，组织完成项目档案专业验收。2.8.5 负责对归档的项目档案妥善保管、有序存放，同时做好档案库房定期检查，确保档案安全有效。2.8.6 负责对年久破损案卷及时修补和复制，利用档案保护技术，最大限度地延长档案的使用寿命。2.8.7 负责编制多种检索工具，便于档案查找利用，采用现代数字化管理手段，充分发挥档案信息资源的作用。2.8.8 负责为公司生产、建设等各项活动提供档案利用服务。3 管理内容与方法3.1 项目竣工文件的编制3.1.1 项目竣工文件要字迹清楚，图样清晰，图表整洁，装订牢固，签字手续完备。永久、长期保存的文件不能用易退色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。3.1.2 交工技术文件由施工单位编制，监理单位、建设单位负责审核。交工技术文件的编制内容，执行中华人民共和国行业标准石油化工建设工程项目交工技术文件规定（SH/T3503-2007）。SH/T3503-2007标准未包括的专业，经验收小组确认后可采取行业、企业标准，或双方协商解决。3.1.3 交工技术文件的编制要与工程进度同步。根据工程施工进度，施工技术人员要及时做好施工记录、检验记录、隐蔽工程记录等，系统整理施工设计变更单，确保交工技术文件的准确完整。为确保交工技术文件与工程实际相符，不允许在没有确凿依据的情况下，用写“回忆录”的方式编制交工技术文件。3.1.4 交工技术文件内容要真实、准确、完整、系统，能够反映工程建设活动的全过程。 竣工图应准确、清楚、完整、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。3.1.5 交工技术文件应为原件，其文字材料幅面尺寸规格为A4幅面（297210）；载体材料应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张。3.1.6 竣工图编制单位必须使用统一的竣工图章，图样见附件2。竣工图要逐张加盖图章，竣工图章应使用不易褪色的红印泥，盖在标题栏周围空白处。竣工图章中的各项签字要齐全，否则竣工图无效。3.1.7 工程图纸一般采用蓝晒图，竣工图应为新蓝图；计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。不同幅面的工程图纸应按技术制图复制图的折叠方法（GB/10609.389），统一折叠成A4幅面（297210），标题栏露在外面。3.1.8 归档的案卷质量要符合科学技术档案案卷构成的一般要求 GB/T 118222008。3.2 项目竣工文件的立卷3.2.1 项目竣工文件立卷应遵循项目文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件材料应按单位工程组卷。3.2.2 工程准备阶段文件按建设程序、专业、形成单位组卷；监理文件、施工文件按单位工程、单元工程组卷；竣工图按单位工程、专业组卷；竣工验收文件按单位工程、专业组卷。案卷不宜过厚，文件材料不超过50，图纸不超过60。不同载体的文件材料要分别组卷。3.2.3 卷内文件材料的排列：文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。既有文字材料又有图纸的案卷，按文字材料排前，图纸排后的顺序进行编排。3.2.4 编制卷内文件页号：按有书写内容的页面编号，以有效内容的页面为一页。每卷单独编号，页号从“1”开始，其编写位置：单面书写文件材料在右下角；双面书写的文件材料，正面在右下角，背面在左下角（页号编写位置以装订方向为准，与纸张书写方向无关）。折叠后的图纸标题栏一律在右下角。单独成册的成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号。各卷之间不连续编页号。3.2.5 成套图纸或成册的文件材料，自成一卷的原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。其它形式的文件材料原目录都按所在卷内排序编写页码。3.2.6 卷内目录的“序号”以一份文件为单位，用阿拉伯数字从“1”依次标注；“责任者”填写文件的直接形成单位，有多个来文单位时，选择两个主要单位，其它用“等”代替；“文件编号”填写工程文件原有的文号或图号；“文件题名”填写文件标题的全称；“日期”填写文件形成的日期；“页次”填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号；卷内目录排列在卷内文件之前，案卷封面之后。（见附件3）。3.2.7 案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。工程图纸可采用不装订形式，但必须折叠成标准A4幅面，并按卷内目录顺序排列。装订成册的案卷要整齐、牢固，便于保管和利用；装订时必须剔除金属物。3.3 项目竣工文件的归档要求3.3.1 建设单位各机构、勘察、设计、各施工承包单位、监理单位应在建设项目完成后将经整理、编目后所形成的项目文件，按合同协议规定的要求向信息管理处档案室归档。3.3.2 根据基本建设程序和项目特点，归档可以分阶段分期进行，也可以在单项（单位）工程完成并通过竣工验收后与竣工验收文件一并归档。3.3.3 归档时归档部门要填写详细的建设项目档案移交清单（见附件4）或建设项目档案移交清册（见附件5）信息管理处档案室要按清单（清册）内容认真清点，确认无误后双方签字办理项目档案移交手续，清单（清册）一式两份，双方各存一份作为移交凭证，档案室需将清单（清册）永久保存。3.3.4 外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文，与原文一起归档，并按中文在前外文在后的原则排列。3.3.5 施工单位在项目竣工文件收集、编制和整理后，应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审核；经建设单位确认后交信息管理处档案室。3.3.6 除受委托进行项目档案汇总整理外，各施工承包单位应在项目完成后三个月内将项目竣工文件向信息管理处档案室归档；有尾工的应在尾工完成后及时归档。3.4 项目电子档案的归档要求3.4.1 所有项目文件及竣工图在移交纸质原件一式一份的同时移交电子版一式两份（分为A、B版）。3.4.2 电子档案以PDF为通用格式，电子档案采用只读光盘存储，存储电子文件的装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、项目名称、编制单位、存入日期、版本等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。3.4.3 电子版的内容应与纸质版文件的内容保持一致。对于横向书写的页面要求旋转到位，便于提供查阅利用。3.4.4 归档电子文件必须经相关部门鉴定合格后，才能正式归档。交工技术文件和竣工图由施工承包单位、监理单位和建设单位负责人（或项目负责人）三方共同审核，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入归档电子文件移交、检验登记表（一）（见附件6）；项目综合管理文件和监理文件的鉴定由文件形成部门负责，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入归档电子文件移交、检验登记表（二）（见附件7）。归档电子文件移交、检验登记表均一式两份，交接双方各存一份。3.4.5 电子文件可采用转化或扫描两种方式，但归档资料上有盖章的页面必须通过彩色扫描方式获取，扫描可为黑白或彩色两种，要求分辩率最低为200dpi。3.4.6 电子版文件的目录排列应符合如下规定：项目名称/两位数的序号+卷名/两位数的序号+册名/文件名3.4.7 电子版文件名的命名按照卷内目录的题名命名。要求每一个文件题名对应一个电子文件。电子版竣工图按照卷内目录的原图号命名，要求每个图号对应一个电子文件。3.4.8 每一个文件夹的最下面一层要求放置卷内目录（必须采用Excel格式）。3.4.9 电子版竣工图有两种形式：一是通过扫描形成电子版，另一种是在CAD上将设计阶段标识为“竣工图”，再转换成PDF格式的电子版。3.5 项目竣工文件的利用3.5.1 本厂各部门人员利用档案时，需认真填写科技档案利用申请单（见附件8），并办理相关手续后方可利用。利用者要爱护档案，维护档案的齐全、整洁、如实向档案部门说明利用目的，反馈利用信息。3.5.2利用档案时，任何单位和个人不得涂改、损毁、丢弃档案；未经档案部门同意，利用者不准对档案进行拍照和摄像，不得擅自公布档案；凡外出工作或调离本单位的员工，离岗前必须到档案部门归还全部所借档案。3.5.3 信息管理处档案室原则上只服务本企业，非本企业员工查阅档案时，必须对口到公司有关管理部门，在对口管理部门协助下方可接待利用。3.5.4 档案一般不得借出。如有特殊需要，需利用涉密档案或借出成套图纸档案资料，须经本部门负责人及分公司主管经理批示后方可利用。3.5.5对需要网上查阅档案的用户，须按规定权限在许可浏览时间内完成查阅。4 监督、检查与考核4.1 本规定由信息管理处负责检查和考核。4.2 按照工作检查考核细则进行考核。5 附件5.1 建设项目文件归档范围和保管期限表（见附件1）。5.2 竣工图章(见附件2)5.3 卷内目录（见附件3）5.4 建设项目档案移交清单（附件4）5.5 建设项目档案移交清册（附件5）5.6 归档电子文件移交、检验登记表（一）（见附件6）；5.7 归档电子文件移交、检验登记表（二）（见附件7）；5.8 科技档案利用申请单（见附件8）附件1：建设项目文件归档范围和保管期限表建设项目文件归档范围和保管期限表 序号归档文件保管期限建设单位施工单位设计单位1可行性研究1.1项目建设书及批复永久长期1.2可行性研究报告永久长期1.3项目评估（包括借贷承诺评估）、论证永久长期1.4环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复永久长期1.5设计任务书、计划任务书、可行性研究报告的批复永久永久1.6项目地址选择永久长期2勘察资料2.1工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察纪录、化验、实验报告、重要土、岩样及说明永久永久2.2地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录永久长期2.3水文、气象、地震等其它设计基础材料永久长期3设计文件 3.1总体规划设计 永久永久3.2方案设计 永久永久3.3初步设计 永久永久3.4技术设计 永久永久3.5施工图设计 长期永久3.6技术秘密材料、专利文件 永久3.7设计计算书 长期长期3.8设计概算长期长期3.9关键技术试验 永久永久表A（续）序号归档文件保管期限建设单位施工单位设计单位3.10设计评价、鉴定及审批 永久永久3.11外委设计批复永久永久4项目管理文件4.1征地、移民、文件 4.1.1征用土地申请、批准文件，红线图、坐标图、行政区域图永久4.1.2征地移民拆迁、安置、补偿协议书永久4.1.3建设前原始地形、地貌、状况图、照片永久4.2计划、投资、统计、管理文件4.2.1有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划长期4.2.2概算、预算管理、差价管理文件长期4.2.3合同变更、索赔管理文件长期4.2.4规程、规范、标准、规划、方案、规定长期4.2.5招标文件审查、技术设计审查、技术协议长期4.2.6投资、进度、质量、安全、合同控制文件长期4.3招标投标、承发包合同协议4.3.1招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件长期长期长期4.3.2投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件、施工准入证件永久永久长期4.3.3开标议程、开标大会签字表、报价表，评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告长期4.3.4中标通知书长期长期长期4.3.5合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件长期长期长期4.4专项申请、批复文件4.4.1环境保护、劳动安全卫生、通讯、消防、规划等文件永久4.4.2水、暖、电、气等供应协议书长期表A（续）序号归档文件保管期限建设单位施工单位设计单位4.4.3原料、材料、燃料供应来源文件长期4.4.4项目法人责任书永久5施工文件5.1建筑施工文件5.1.1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期长期5.1.2施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺、施工组织设计报审表长期长期5.1.3原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单长期长期5.1.4建筑材料试验报告长期长期5.1.5设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续永久长期5.1.6施工定位测量、地质勘探永久长期5.1.7土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图永久长期5.1.8施工日记、大事记长期5.1.9隐蔽工程验收记录永久长期5.1.10工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处理报告永久长期5.1.11工程质量检查、评定永久长期5.1.12施工总结、技术总结长期5.1.13交工验收记录证明永久长期5.1.14竣工报告、竣工验收报告永久永久5.1.15竣工图永久长期5.2设备及管线安装施工文件5.2.1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期长期5.2.2施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施短期长期5.2.3设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续永久长期表A（续）序号归档文件保管期限建设单位施工单位设计单位5.2.4焊接试验记录、报告、施工检验探伤记录、永久长期5.2.5隐蔽工程检查验收记录永久长期5.2.6强度、密闭性试验报告长期长期5.2.7设备、网络调试纪录长期长期5.2.8施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告长期长期5.2.9系统调试、试验纪录长期长期5.2.10管线清洗、通水、消毒记录短期长期5.2.11管线标高、位置、坡度测量记录长期长期5.2.12中间交工验收记录证明、工程质量评定永久长期5.2.13竣工报告、竣工验收报告永久长期5.2.14竣工图永久长期5.3电气、仪表安装施工文件5.3.1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期长期5.3.2施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施短期长期5.3.3设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续永久长期5.3.4调试、整定记录长期长期5.3.5性能测试、校核长期长期5.3.6施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告永久长期5.3.7操作、联动试验短期长期5.3.8电气装置交接记录短期长期5.3.9中间交工验收记录、工程质量评定永久长期5.3.10竣工报告、竣工验收报告永久长期5.3.11竣工图永久长期表A（续）序号归档文件保管期限建设单位施工单位监理单位6监理文件6.1.监理合同协议、监理大纲、监理规划、监理细则长期长期6.2施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审长期长期6.3施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核，施工进度、延长工期、索赔、付款报审长期长期6.4开（停、复、返）工令、许可证、中间验收证明书长期长期6.5设计变更、材料、零部件、设备代用审批长期长期6.6协调会审纪要、监理工程师指令、指示，来往函件长期长期6.7工程材料监理检查、复检、实验记录、报告长期长期6.8监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录长期长期6.9各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录长期长期6.10工程质量事故、施工安全事故报告长期长期6.11工程进度计划、实施、分析统计文件长期长期6.12变更价格审查、支付审批、索赔处理文件长期长期6.13单元工程检查及开工（开仓）签证、工程分部分项质量认证、评估长期长期6.14主要材料及工程投资计划、完成报表长期长期6.15监理工作声像文件长期长期7工艺设备文件设计单位7.1工艺说明、规程、路线、试验、技术总结长期7.2产品检验、包装、工装图、检测记录长期7.3设备、材料采购合同、出厂质量合格证明长期长期7.4设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单长期7.5设备图纸、使用说明书、零部件目录长期表A（续）序号归档文件保管期限建设单位施工单位设计单位7.6设备测绘、验收记录及索赔文件长期7.7设备安装调试、测定数据、性能鉴定长期8科研项目8.1开题报告、任务书、批准书永久8.2协议书、委托书、合同永久8.3研究方案、计划、调查研究报告永久8.4试验记录、图表、照片永久8.5实验分析、计算、整理数据永久8.6实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书永久8.7实验装置操作规程、安全措施、事故分析长期8.8阶段报告、科研报告、技术鉴定永久8.9成果申报、鉴定、审批及成果推广应用材料永久8.10考察报告、重要课题研究报告永久9涉外文件9.1询价、报价、投标文件短期9.2合同、合同附件永久9.3谈判协议、议定书永久9.4谈判记录长期9.5谈判过程中外商提交的材料长期9.6出国考察及收集来的有关材料短期9.7国外各设计阶段文件永久9.8各设计阶段审查议定书永久9.9技术问题来往函电永久表A（续）序号归档文件保管期限建设单位施工单位设计单位9.10国外设备材料检验及设计联络文件永久9.11国外设备储存、运输短期9.12设备开箱检验记录、商检及索赔永久9.13国外设备、材料的防腐、保护措施短期9.14外国技术人员现场提供的文件材料长期10生产技术准备、试生产10.1技术准备计划短期10.2试生产管理、技术责任制短期10.3开停车方案短期10.4设备试车、验收、运转、维护记录长期10.5试生产产品质量鉴定报告短期10.6安全操作规程、事故分析报告长期10.7运行记录短期10.8技术培训材料短期10.9产品技术参数、性能、图纸永久10.10工业卫生、劳动保护材料、环保、消防短期11财务、器材管理11.1财务计划及执行、年度计划及执行、年度投资统计短期11.2工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明永久11.3主要材料消耗、器材管理短期11.4支付使用的固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册永久12竣工验收文件表A（续）序号归档文件保管期限建设单位施工单位设计单位12.1项目竣工验收报告永久长期长期12.2工程设计总结永久长期12.3生产准备总结永久长期12.4工程监理总结、业绩永久长期12.5项目质量评审材料永久长期12.6工程现场声像材料永久长期12.7工程审计文件、材料、决算报告永久12.8竣工验收会议决议文件，验收证书及验收委员会名册、签字永久长期长期12.9环境保护、劳动安全卫生、消防、档案等验收审批文件永久12.10项目评优报奖申报材料、批准