实用英语信的格式.ppt

Practical English Writings 实用应用文写作,The Structure and Layout of a Letter,The Structure of a Letter 英文书信通常有7个部分组成，即信头、日期、封内地址、称呼、正文、结尾敬语以及签名。除此之外。还有一些需根据实际需要而增加的部分，例如参考标号、经办人姓名、事由标题、认辨记号、附件、抄送以及附言等，这些部分可能出现在不同类型的信函中。,1）Heading or Letterhead (信头) 信头对于任何信件来说都是重要的组成部分，商业信函和官方公函尤其如此。 一般社交信函的信头包括发信人的姓名、地址、邮政编码、电话号码、电传及传真号码以及e-mail地址等，置于信笺右上角。 大多数商业信函和官方公函的信头一般采用社交信函的信头，多数是专业设计的，且是已事先印制好的信头（printed heading）,进行联系时最好使用印有本公司或单位信头的信笺，,这样做出于三个目的：美观（appearance）、高效(efficiency)、标准化(standardization)。信笺上没有印上本公司或单位信头时，则需要将上述内容打在信笺中上方或上方。 2）Reference Number (参考编号) 参考编号常用在商业信函中。一家公司在致函另一家公司时，会使用参考编号，便于归类存档。参考编号在缩行式打印的信函中常放在低于信头一至两格处，与写信日期同行；在齐头式打印的信函中常置于写信日期之上，也可置于左下角低于署名两行处。,Your ref. : 345SCB/bxc Our ref. : 532ZXY/mzs 注1. 345 为存档编号， SCB为署名人首写字母，bxc为打字员姓名首写字母。 注2. 532 为存档编号，ZXY 为署名人首写字母，mzs 为打字员姓名首写字母。 3）Date (日期) 每封信必须标明日期，日期常写在信头下方2行处，一般置于信笺的右上角，但当信函采用全齐头式时则置于左上方.,May 4 (th) , 1998 -美国式 4 (th) May, 1998 -英国式 写日期时务必注意以下各点： （1）年份必须用阿拉伯数字写全，不能用02代替2002。 （2）月份要用英文拼写，可全拼也可采用标准的简写。May, June, July 不能简写。 （3）日期可用基数词(cardinal numbers)也可用序数词(ordinal numbers)。但最好用基数词,（4）在年份前面必须用逗号隔开，但在月份和日期之间不能用逗号隔开。 May 20, 2003 （5）写信日期（Date）不能全部用数字表示，如 5/4/2003，这样写容易引起误解。 4）Inside Address (封内地址) 封内地址是收信人的姓名或商行名，与信封地址相同，一般在写信日期以下2-4行靠左书写。封内地址内容及顺序如下：,（1）收信人姓名（或商行名）； （2）收信人头衔、职务或职称； （3）公司（或所属单位、组织、学校）名称； （4）邮政地址（mailing/postal address）和街道地址（street address）, 即门牌和路名； （5）城市、邮编、省名或州名、国名。 注意: 国外的邮编一般在州之后, 国内的可以在城市之后也可以在省/州之后. 如: Mr. Floyd Griffith, Director of Customer Relations AC Electric 50,Devonshire Street London WIN IFS England,封内地址可采用齐头式（block style），也可采用缩进式（indented style）,齐头式较为普遍，但采用缩进式时，信函的其他部分也必须都采用缩进式。 缩进式 Mrs. Miriam Schwarts 1280 Coleman Avenue Omaha, Nebraska, 68014 U.S.A. 如果信函时写给公司而不是个人的话，则应先写公司名称，后写公司地址，门牌等。如：,Messrs. Vernon Gregory & Co., Ltd. 72 Flint Street SYDNEY Australia 注：Messrs. 是Mr.的复数，仅用于公司行号，而该公司行号的名称是由人的姓名所组成。如： Messrs. G.P. Glover & Co. Messrs. Brown, Clarke & Father,但 Messrs.不用于下列情况： 公司行号中没有人的姓名，即非人称行号，如 Utility Furniture Co. 以定冠词The开头的公司行号，如The United Import Co. Ltd. 公司行号中包含有礼节尊称，Sir William Dobson & Sons. 写给个人的信函。 如果不知道收信人姓名时，信函常寄给与讨论的问题有关的部门。该部门头衔一般被认为可以处理有关问题。如：,The Manager Barminster Bank Ltd London EC2 5BP England 5) Attention Line (经办人) 商务和官方信函虽然写给公司或政府机构，但常常由某个成员收阅并办理信中事务。若写上经办人姓名，可以加快信函的处理。经办人姓名一般置于封内地址和称呼之间，可左齐，缩行，也可居中。可全部大写，也可有大小写并下划线。Attention 后可用冒号或破折号，也可不用标点。例如：,ATTENTION: MR. LAWRENCE WAGNER, EXPORT MANAGER ATTENTION INTERNATIONAL DEPARTMENT Attention - Mr. Lawrence Wagner, Regional Vice President Attention of Marketing Manager For the attention of Marketing Manager Attention Mr. Lawrence Wagner,6) Salutation (称呼) 称呼的具体形式取决于写信人与收信人之间的关系： 写信人与收信人非常熟悉，在非正式信函中可直呼其名。 半公半私信函可称呼为Dear, 以示热情、友好。“Dear” 后面还加上尊称，如： Dear Mr. Dear Mrs. My dear Dear Dr. Dear Professor Dear President,(3) 官方公函常用 Dear Sir 或 Sir。商务信函的称呼通常白用的形式是 Dear Sirs, Gentlemen, Dear Madam 或Dear Mesdames。(最好写给某个部门或者部门经理:Dear Manager of Customer Relations,) 不管采用何种形式，称呼总是单独出现在一行。 若无经办人姓名，称呼紧跟在封内地址下2-4 行，左齐，后面常用逗号或冒号。 7）Subject Line or Caption (事由标题) 在商业信函中常用“事由标题”，一则让收信人尽快了解信函的主要内容，二则便于归档。下列两种情况下尤其要使用“事由标题” 项。,当对方来函已使用了事由标题项。 当信函内容比较复杂时。 “事由标题”项常介于称呼和正文之间，可全部大写，也可有大小写并下划线，可左齐，可缩行，也可居中，常用subject 或用Re引导。例如： Dear Sirs, Subject: Alternation to Warehouse,8) The Body of the Letter (信函正文) 要求：安排恰当、层次清楚、观点明确、态度诚恳。 信函正文包括引言、中心部分和结尾。引言为信函的第一句话或第一段。 一般英文书信没有固定的引言，但人们常用一些客套话作为引言，如果提及对方来函的日期、编号及主题，以便使对方一看便知道来函是回复先前哪一封信的；或对对方来表示谢意；假如是首次致函对方，也可用引言作相应的自我介绍，并标明写信的主要目的。如：,Your kind letter of November 12th arrived this afternoon. Thank you very much for your letter of May 15 and the gift you sent me on Christmas Eve. With great delight I learn from your letter of this Saturday that Im very much pleased to inform you that my visit to your company has been approved.,In reply to your letter of July 12 You were recommended to our company by the BOC, and we wish to 信函的中心部分是正文的主要内容，或提供信息，或说明情况，或请求解决问题。结尾部分用来总结信函内容，表达谢意与祝愿，请求合作与帮助，或期待回复等。注意：避免使用分词引导的结尾语，如Looking forward to your favorable reply. 常用的结尾语有：,We are awaiting your good news. We look forward to your reply at your earliest convenience. Please remember me to your family. Should there be anything else we can do for you, please let us know. We look forward to your confirmation at your earliest convenience. 如果信函的正文很长，需要续页时，则需要注意以下细节：,不能只将结尾敬语及以下各行移于续页，至少要将信的正文最后一段的最后两行移于续页，最后一个词不要使用连词符号“ - ” , 须将整词留在上页或移于续页。 续页纸张的质量、颜色、大小应与前页纸相同。 续页上部注明页码、收信人姓名及写信日期。其格式如下： Mr. Johnson, July 5, 2003 Page 2,Dr. Johnson - 2 - June 2, 2003 Page 2 International Trading Co. Ltd. May 8, 2002 International Trading Co. Ltd. July 8, 2003 Page 2,9) The Complimentary Close (结尾敬语) 结尾敬语仅仅是一种用于结束信函的礼仪方式，结尾敬语必须与称呼配套。如：,非正式结尾敬语用于彼此认识的人，或者希望消除拘谨时也可采用。正式的结尾语是作为一种标准的惯例而使用的。 结尾敬语通常置于信函正文以下2-4行处。在缩行式信函中，结尾敬语大约位于信函中间，一般与日期对齐，形成视觉对称感，但在全齐头式信函中，结尾敬语左齐。结尾敬语中，只有第一个单词首写字母大写，结尾敬语后加逗号。,10) The Signature (签名) 每一封信函都必须手写签名，为防止签名潦草，难以辨认，常在签名下打印署名人的姓名。假如称呼中使用了收信人的名字（first name), 写信人也必须使用自己的名字来签名，然后再在下面打上全名。如： Very sincerely yours, (Signature) Henry Brown,写信如果是女性，并且与收信人素不相识，一般在打印的署名前用括号注上Miss, Mrs. 或者Ms 字样，以便对方回信时选用适合的称呼。签名与结尾敬语对齐。,11) Enclosure (附件) 出信函外还有其他资料（如广告册子、影印件、发票、单据等）也封入信封内，可以签名下方二行处使用附件栏，格式左齐。表达方式如下：,Enclosures 3 Encl. 3 catalogues Enc. 1 invoice Encls: as stated,2. The layout of a letter (信函的格式) 英语中有几种不同却可以接受的信函格式。四种信函格式分别是缩进式、齐头式、混合式、及半齐头式。 Indented Style (缩进式) 传统的缩进式的特点： 信头、封内地址在换行时，下一行要比上一行往右缩进2-3个字母的位置； 每一个段落开始一行，一般都从左边空白边缘往右缩进3-8个字母的位置；也可与称呼的最后一个字母对齐，各段第一行往右缩进时应相互对齐；,(3) 两个段落之间一般不隔行，但也可隔1-2行； (4) 结尾敬语可正好居中，也可置于中间偏右，缩进式不太便于打印，因此现代英语信函中不常用。 2）Full or Extreme Block Style (全齐头式) 全齐头式的特点是信的每一行都左齐，信头、发文编号、日期、封内名称和地址、称呼、事由标题以及正文的段与