年卡信息管理系统操作说明.docx

年卡信息管理系统操作说明本软件基于Office2007的Access开发，因此运行本软件必须安装Office2007并安装Access组件。软件多处使用电脑系统日期，所以应注意调准电脑时间。一、 用户登录进入本软件即出现“用户登录”窗口，选择用户名并输入密码（初始密码为123456），点击“登录系统”按钮即可登录。用户名中的“管理员”账号专用于登录账号维护、单位简称维护和数据导入导出操作，但它不能操作“数据录入”和“数据查询”。二、 主控窗体登录系统之后即进入主控窗体，如下图所示：主控窗体分为几个功能区：“数据查询”、“系统及数据维护”、“生成报表”及用于参数输入的“参数区”。“数据录入”和“退出系统”按钮单独位于窗体左上部。主标题下显示当前登录的用户名。“参数区”用于设置数据查询和生成报表所需的参数。这些参数都有默认值：“所属年度”和“报表年”为当年年份，“终止日期”为当天日期，“起始日期”为50天前日期，报表“月”为当月的前一月（如果当月为1月份，则“报表年”、“月”为去年12月），“关键字”为“*”。三、 数据录入点击“主控窗体”的“数据录入”按钮即进入本操作：进入本操作软件自动从最后一次录入的记录中复制“年度”、“卡模编号”、“收费类型”、“金额”、“单位”数据，并自动产生（不允许用户更改）“年卡卡号”和“制卡日期”（当天日期）。每年11-12月，可以通过下拉列表选择当年或下一年的“年度”数据，“年度”数据改变时，“年卡卡号”将相应改变。“性别”通过下拉列表选择“男”或“女”。输入完整“身份证号”码（18位）时，“年龄”将自动计算产生。双击“照片”框将调出附件管理器，如图所示。点击“添加”可以添加所需照片。除“身份证号”、“联系电话”、“卡模编号”允许留空外，其它均须填入数据。本操作窗体设置“新增”、“打印”、“关闭”三个按钮，用于继续录入数据、打印年卡、关闭窗口退出操作。四、 数据查询数据查询区有“模糊查询”和“日期区间查询”两个按钮，均应在参数区设置“所属年度”参数。“模糊查询”还应输入“关键字”参数，“日期区间查询”应设置“起始日期”和“终止日期”参数。“模糊查询”用于查询所属年度中“年卡卡号”、“姓名”、“身份证号”、“单位”含有指定关键字的数据记录。默认关键字参数“*”表示查询所属年度所有记录。“日期区间查询”用于查询所属年度指定日期区间内的数据记录。除上述区别外，“模糊查询”和“日期区间查询”的其他操作完全相同。下面以“模糊查询”为例继续说明。点击“主控窗体”的“模糊查询”按钮进入“模糊查询”窗体：数据以分割窗体方式显示，上部为当前记录的详细信息，下部为符合查询条件的记录列表。可在下部记录列表直接选择所需数据记录，上部详细信息将相应改变。窗体设置“修改/只读”、“续卡”、“补卡”、“单张打印”、“连续打印”五个按钮。刚进入窗体时，数据处于不可修改的“只读”状态。如需修改数据，可点击“修改”按钮解除只读状态，此时“修改”按钮变成“只读”按钮。数据修改完成可点击“只读”按钮重新设置只读状态，防止数据被误修改，此时“只读”按钮变回“修改”按钮。点击“续卡”按钮，软件将复制当前记录生成一条新记录，“年度”数据自动改为下一年度，并自动产生相应的卡号，同时自动解除窗体数据只读状态。点击“补卡”按钮与“续卡”类似，只是年度数据不更改，“收费类型”改为“补卡”，“金额”改为5元。点击“单张打印”，用当前记录的数据打印年卡。点击“连续打印”，从当前记录至列表最后一条记录连续打印多张年卡。五、 生成报表生成报表区共有七个按钮，可生成多张报表。生成报表所需的参数也在参数区中设置。“所属年度”是所有报表的共用参数，所有报表都要设置该参数。除“所属年度”外，月报表应设置“报表年”和“月”，年报表应设置“报表年”，日期区间报表应设置“起始日期”和“终止日期”。日期区间报表的“起始日期”和“终止日期”之间不能超过50天。本软件生成的报表均为Excel 2003格式的电子报表，采取事先制作Excel报表模板，再由软件在模板中填入数据的方式产生报表。所以没有操作窗体，仅有数据生成完成或产生错误时的提示。六、 系统及数据维护共有“修改登录密码”、“更换登录账号”、“登录账号维护”、“单位简称维护”、“年卡数据导出”、“年卡数据导入”六个按钮。“修改登录密码”用于更改登录密码。“更换登录账号”用于更换登录账号，与用户登录界面相同。“登录账号维护”和“单位简称维护”必须用“管理员”账号登录方可操作，两个维护的操作基本相同，前者用于增加或删除登录账号，其中“管理员”账号禁止删除，后者用于增加或删除单位简称，其中“个人”项禁止删除。下面以“单位简称维护”为例简单说明。 如图，在单位简称后的输入框中输入要增加的单位名称，然后点击“增加单位”按钮即可增加单位。点击输入框右侧的下箭头打开下拉列表，在其中选择要删除的单位，然后点击“删除单位”按钮即可删除选定的单位。“年卡数据导出”和“年卡数据导入”分别用于导出导入年卡数据，同样必须用“管理员”账号登录方可操作。导出数据时，系统仅导出从本机录入的数据，从其他电脑导入的数据不会被重复导出。同时，每次导出数据时，软件将记下当天日期，下次导出将从记下的日期开始导出，以避免数据重复导出。数据导出后，将生成名为“导出数据”的数据库文件，将该文件拷到其他电脑并改名“导入数据”，即可将数据导入其他电脑，实现各台电脑年卡数据的合并。导入数据与导出数据过程相反，操作类似，不再重复。由于年卡数据库文件中含有存放照片的附件字段（所谓多值字段），所以无法使用通常的数据集或动作查询等方式成批处理数据导入导出。在没有找到更好办法的情况下，目前的数据导出导入采用的是最笨的办法对符合条件的记录在两个数据表之间逐条复制粘贴。因此，数据导入导出过程中，屏幕上会有两个数据表不停闪动，这是正常现象，不要以为软件发生故障。七、 文件目录结构本软件的文件均存于“年卡信息管理”目录内。为方便对文件数据的管理，防止误操作，采取下列目录结构。（注意目录结构不能更改，否则软件将找不到相应的文件。）共设置“系统文件”、“模板文件”、“导入数据”、“报表及导出数据”、“备份数据”、“说明文档”六个子目录。“系统文件”目录存放软件运行文件“年卡信息”和“年卡数据”。本软件采取程序和数据分离的方式，“年卡信息”为软件运行程序，“年卡数据”为录入的年卡数据及其他运行数据。软件更新升级时一般只需更换“年卡信息”文件，对录入和运行的数据不会有影响。“模板文件”目录用于存放报表模板文件以及导出数据模板文件。“导入数据”目录用于存放导入数据文件“导入数据”。从其他电脑导出、计划导入本电脑的数据文件，放在这个目录，文件名应为“导入数据”。“报表及导出数据”目录用于存放从本电脑导出的数据文件和生成的报表文件。“备份数据”目录用于存放备份数据文件。每天第一次使用本软