建筑公司行政文员工作标准.doc

成都建筑工程管理限公司 管理制度 部门职责及岗位职责 行政文员工作标准行政文员工作标准1 范围本标准规定了成都建筑工程管理公司（以下简称公司）行政文员的岗位职责与权限、工作内容与要求、检查与考核。本标准适用于公司行政文员的工作。2 岗位资格要求2.1 教育背景具有与本企业相关的技术专业大专及以上学历。2.2 知识技能2.2.1 具备基本的行政管理知识。2.2.2 熟悉行政公文写作，熟练使用自动化办公软件及设备，具备基本的网络知识。2.2.3 熟悉掌握人力资源管理的基本流程和国家有关政策和法规。2.2.4 熟悉掌握档案管理基本知识和技能。2.2.5 熟知本企业所需的专业技术。2.3 资格证书 具有初级以上资格证书。2.4 工作经历：从事过2年以上行政文秘工作。3 工作关系3.1 所属部门：行政综合部3.2 直接上级：公司副总经理3.3 直接下级： 4 职责和权限4.1 职责4.1.1 熟悉行政综合部的职能和职责范围，协助做好公司行政综合部的日常行政、人力资源、后勤管理工作。4.1.2 负责做好外来文件及本公司各类文件及文稿的日常处理及管理工作。4.1.3 负责做好公司各类资料档案的业务建设和日常管理工作。4.1.4 负责各类会议的日常事务及管理工作。4.1.5 负责做好公司办公室的打字复印、办公用品及设备管理、考勤管理、工作餐、公务用车、环境卫生等日常事务管理，对办公室的日常事务管理负责。4.1.6 负责做好人事档案建设、员工工资绩效考核及其它人力资源管理具体事务，对公司的人力资源管理负责。4.1.7 完成领导交办的其他任务。4.2 权限4.2.1 公司管理制度修订及公司行政、生产、经营管理工作的建议权， 4.2.2 职责范围内管理制度执行的解释、检查、监督及考核权。4.2.3 职责范围内各项工作的计划、指挥、指导、协调、检查监督权力以及制度规定的工作事务的决定权。 5 工作内容及要求5.1 周期性工作： 5.1.1 具体办理每周及每月工作例会的各项工作。在副总经理的领导下，按公司会议管理制度的要求，做好会议通知、会议准备、会议考勤、会议记录，会后编写会议纪要、会议决议或决定。并将会议考勤情况汇总，拟订员工会议表现考评结果呈报副总经理。确保例会严格按会议制度要求进行。5.1.2 按照公司工作计划和总结制度的要求，在总经理、副总经理指导下，编写公司及行政部的工作计划和总结：a） 根据公司的总体工作安排，结合公司的具体情况，编写公司及行政部的年度总体工作规划、年度专项工作计划及实施要点和季、月、周工作计划安排。做到计划编写工作完成时间及时，计划的时间节点准确合理、项目齐全、内容完整、方案科学、安排妥当，并根据计划实施的具体情况，及时调整、改进和完善。b)、 结合工作计划，根据各项工作计划的具体实施情况，编写公司及行政部的周、月、季度、年度工作总结，同时做好各项管理工作专项总结。做到总结工作完成时间及时，总结项目齐全、内容完整真实，总结的经验具有推广及借鉴意义，需改进的工作要总结问题全面细致、分析问题透彻深入、拟定的改进方案科学可行、整改措施切实有力。 5.1.3 具体办理公司每日考勤工作，每周、月汇总。严格按管理制度，根据每月汇总情况，对员工的考勤表现进行考评，并将结果报副总经理审核后传递给各部门作为员工岗位绩效考核的依据。5.1.4 具体办理公司工作餐管理工作。广泛征求员工意见，合理安排员工工作餐，并将工作餐情况每周一汇总，签批后及时报销。做到员工满意、费用合理、管理有序。5.1.5 具体办理办公设备及设施的维护保养，办公用品的计划、采购、发放工作。按照公司相关规定，每月25日前统计各部门办公用品需求，并及时制订采购计划，月底前完成采购，月初及时发放，每月提交上述工作的情况汇总表。做到办公设备及实施运转良好，办公用品供应及时。确保各项工作按制度流程进行，做到计划统计及时准确、采购及发放工作高效快速、费用开支合理、工作程序标准。5.1.6 具体负责公务用车的日常管理，并进行驾驶员的岗位绩效考核，每月提交公务用车工作的情况汇总表。根据公司公务用车制度的要求，确保工作按制度流程进行，做到派车工作及时，计划统计准确、工作程序标准。5.1.7 负责外来文件的登记、传递、归档及本公司各类文件及文稿的起草、发放、传递、登记、分类、备份、保存和整理。各类文件管理工作严格按制度进行，及时、准确、高效、有序。5.1.8 负责做好公司各类资料档案的业务建设和日常管理工作，实行公司档案集中、统一管理。按公司档案管理规定，分类进行公司行政、技术档案归档及整理、保管工作，积极进行档案开发利用。做到归档及时，档案内容完整，分类规范标准，档案保存安全有序。5.1.9 协助副总经理，进行行政综合部员工岗位绩效考核。根据员工工作计划和总结情况，结合员工的各方面表现，对行政部员工该月岗位绩效考评提出意见和建议。5.1.10 协助副总经理，做好总经理日常工作的安排和准备。根据总经理对工作的总体部署和公司运营的实际情况，合理安排总经理的日常工作，组织相关部门和人员为总经理准备日常工作材料。做好总经理对日常工作的安排部署、监督检查、指导指示的记录、传达及落实情况的信息了解及反馈工作。5.1.11 具体处理员工投诉，做好公司内部沟通工作。主动了解员工思想、生活、工作动态，广泛征求员工意见和建议，及时处理员工投诉，协调解决员工工作、生活及思想上存在的困难和问题，建立内部融洽的工作生活氛围。开办员工信箱，对员工的意见和建议及时反映，并每月汇总，呈报给副总经理或发送相关部门。5.1.12 具体办理员工社保参、退工作，呈报副总经理审核。认真学习和了解国家关于员工社保工作的政策和法律法规，确保员工社保工作符合国家规定和公司制度要求。 5.1.13 在副总经理指导下，协助做好员工岗前培训及在职培训。拟订各种职系人员的发展体系，进行人员发展的日常管理工作。力争做到未经培训的员工不上岗，上岗的员工定期参加培训，确保每半年对员工培训一次的基本要求。5.2 非周期性工作5.2.1 在副总经理的领导下，协助制订或修改公司的体系标准、管理制度文件及其他规定。按副总经理要求，结合公司的实际情况，广泛征求员工意见和建议，完善公司的体系标准、管理制度文件及其他规定。5.2.2 根据总经理办公会议，拟订公司级文件，报批后下发各部门。具体办理落实公司经总经理办公会决策形成的决议、决定的贯彻执行、督促检查与信息反馈工作。5.2.3 根据工作需要，密切协助和配合副总经理，做好行政部阶段性工作和重点工作。包括但不限于公司制度建设、企业文化建设、重大工程项目的推进、重要会议的组织、重要合同的商务谈判等。要按副总经理的统一部署和要求，做到思想高度重视，态度积极主动，工作认真踏实细致，汇报及时全面准确，确保阶段性工作和重点工作的顺利推进。5.2.4 根据工作及公司需要，在其它部门的协助下，办理公司员工招聘、录用、辞退、开除及人事档案的管理、保管、用工合同的签订。充分挖掘社会人力资源，清理辞退不合格员工，吸引优质人才，完善人员的准入和退出机制。5.2.5 在副总经理指导下，根据公司的实际情况，草拟公司岗位编制方案，进行工作岗位分析，协助公司各部门有效地开发和利用人力，满足公司的经营管理需要。做到工作岗位分析透彻，岗位设置合理，人员配备齐全。5.2.6 在副总经理领导下，办理企业重要会议、重大活动的筹备组织工作及重要来访客人的接待安排工作。按公司的制度要求，组织做好公