邮政储金汇兑业务内部控制及稽核制度实施办法.doc

【法规名称】邮政储金汇兑业务内部控制及稽核制度实施办法【颁布部门】【颁布时间】2002-12-31【正文】邮政储金汇兑业务内部控制及稽核制度实施办法第 1 条 本办法依邮政储金汇兑法第十条规定订定之。第 2 条 中华邮政股份有限公司 (以下简称中华邮政公司) 办理邮政储金汇兑业务(以下简称储汇业务) ，应建立内部控制及稽核制度，并确保该制度得以持续有效执行，以促进公司健全发展，维护金融安定。第 3 条 内部控制之基本目的在于促进中华邮政公司健全经营，并应由其董事会、管理阶层及所有从业人员共同遵行，以达成促进公司营运效率、维护公司资产安全、确保财务及管理资讯可靠性与完整性及遵守相关法令规章之目标。第 4 条 中华邮政公司内部控制制度应包含下列各项原则：一管理阶层之监督及控制：董事会应负责核准并定期覆核整体经营策略与重大政策，董事会对于确保建立并维持适当有效之内部控制制度负有最终之责任；高阶管理阶层应负责执行董事会核定之经营策略与政策，发展足以辨识、衡量、监督及控制公司风险之程序，订定适当之内部控制政策及监督其有效性与适切性。二风险辨识与评估：有效之内部控制制度须可辨识并持续评估所有对公司目标之达成可能产生负面影响之重大风险。三控制活动与职务分工：控制活动应是公司每日整体营运之一部分，应设立完善之控制架构，及订定各层级之内控程序；有效之内部控制制度应有适当之职务分工，且员工不应担任责任相互冲突之工作。四资讯与沟通：应保有适切完整之财务、营运及遵循资讯；资讯应具备可靠性、安全性、及时性与容易取得之特性，并以一致性之格式提供，有效之内部控制制度应建立有效之沟通管道。五监督活动与更正缺失：公司内部控制整体之有效性应予以持续监督，营业单位、内部稽核或其他内控人员发现之内部控制缺失均应即时向适当层级报告，若属重大之内部控制缺失应向高阶管理阶层及董事会报告，并应立即采取改正措施。第 5 条 中华邮政公司内部控制制度应涵盖所有储汇业务营运活动，并应订定下列政策及作业程序：一组织规程或管理章则，包括订定明确之组织系统、部门职掌业务范围与明确之授权及分层负责办法。二相关制度规范及业务处理手册：包括储金、汇兑、新种业务、邮政储金运用、出纳、会计、总务、资讯、人事管理及其他业务之政策及作业流程及规范，并应分别依其业务性质及规模有适切之内部控制。中华邮政公司应配合法规、业务项目及作业流程等之变更，定期检讨修正前项各种作业及管理规章，并指派内部稽核及资讯单位之参与。第 6 条 中华邮政公司应建立内部稽核制度、遵守法令主管制度以及自行查核制度，以维持有效适当之储汇业务内部控制制度运作。内部稽核制度应由中华邮政公司稽核单位，负责查核各储汇业务单位及管理单位，并定期评估储汇营业单位办理自行查核之绩效。遵守法令主管制度应由中华邮政公司业务单位及管理单位之遵守法令主管，依总公司所拟订之遵循计划及自评事项，适切检测各业务经办人员执行业务是否切实遵循法令。自行查核制度应由中华邮政公司各营业、财务保管及资讯单位成员相互查核业务实际执行情形，并应由各单位指派副主管或相当职级以上人员负责督导执行，以便及早发现经营缺失并适时予以改正。第 7 条 内部稽核制度设置目的在于协助中华邮政公司管理阶层查核、评估内部控制制度是否有效运作，并适时提供改进建议，俾使内部控制得以持续有效实施。第 8 条 中华邮政公司应设隶属董事会之稽核单位，以超然独立之精神，执行稽核业务，并应定期向董事会及监察人报告。董事会或监察人于必要时，得随时命总稽核报告之；如有第四条第五款重大内部控制缺失之情事时，并应即时向董事会报告之。中华邮政公司应建立总稽核制，综理稽核业务。总稽核资格应符合邮政储金汇兑业务监督管理办法规定，其职位等同于副总经理，且不得兼任与稽核工作有相互冲突或牵制之职务。总稽核应由董事会遴任，非经董事会全体董事三分之二以上之同意，不得解职或调职。稽核单位之人事任用、免职、升迁、奖惩、轮调及考核等，应由总稽核签报董事长核定后办理。但涉及其他管理、营业单位人事者，应事先洽商人事单位转报总经理同意后，再行签报董事长核定。总稽核督导办理内部稽核工作有下列情形者，交通部或财政部得视情节之轻重，予以纠正、命其限期改善或命令中华邮政公司解除其总稽核职务：一滥用职权，有事实证明其与客户有不当资金往来行为及从事不正当之活动，或假借权力，以图谋本身或他人之利益，或利用职务上机会，加损害于公司者。二未经交通部或财政部同意，不法泄漏、交付或公开金融检查报告全部或其中一部分内容者。三公司因内部管理不善，发生重大舞弊案件，未通报交通部或财政部，而肇致重大损失者。四对公司财务及业务有严重缺失，将肇致重大损失，未于内部稽核报告揭露者。五办理内部稽核工作，出具不实稽核报告者。六未配合交通部或财政部指示事项办理查核工作或提供相关资料者。七其他有损害公司信誉或利益之行为者。中华邮政公司管理单位及营业单位发生重大缺失或弊端时，稽核单位应有惩处建议权，并应于内部稽核报告中充分揭露对重大缺失应负责之失职人员。第 9 条 稽核人员应注意操守，并不得有下列情形：一逾越稽核职权范围以外之行为或有其他不正当情事，对于所取得之资讯，对外泄漏或为己图利或侵害中华邮政公司之利益。二对于以前执行之业务或与自身有利害关系案件未予回避，而办理该等案件或业务之稽核工作。三收受员工或客户之不当招待或馈赠或其他不正当利益。第 10 条 中华邮政公司总经理应督导各储汇单位审慎评估及检讨内部控制制度执行情形，并与总稽核、本公司遵守法令主管联名出具声明书，于每届营业年度终了时，并同邮政储金汇兑业务监督管理办法规定应申报之营业报告书等，报交通部、财政部及中央银行备查。另稽核单位办理内部稽核时，亦应查核内部控制制度声明书所列应加强事项，并督促改善。第 11 条 中华邮政公司因内部管理不善、内部控制欠佳、内部稽核制度及遵守法令主管制度未落实或稽核单位对查核结果有隐匿未予揭露，而肇致重大弊端时，相关人员应负失职责任。另稽核人员发现重大弊端，并使公司免于重大损失，应予奖励。第 12 条 中华邮政公司应规划内部稽核之组织、编制及职掌，编制内部稽核工作手册及工作底稿；其内容应至少包括下列事项：一稽核单位之组织及人员配置。二对内部控制制度各项规定与作业流程及其执行效益之评估规定。三稽核之项目、时间、程序、法令依据、工作底稿及相关表单。四受检单位对检查意见之改进处理方式。第 13 条 稽核单位对营业、财务保管及资讯单位每年至少应办理一次一般查核及一次专案查核，对其他管理单位每年至少应办理一次专案查核。前项办理一般查核，内部稽核报告内容至少应揭露下列项目：一查核范围、财务状况、经营绩效、法令遵循、各项业务作业控制与内部管理、资讯管理及自行查核办理情形，并加以评估。二营业单位对金融检查机关、内部稽核单位与自行查核人员所提列检查意见或查核缺失，及内部控制制度执行情形声明书所列应加强办理改善事项之改善情形。内部稽核报告及其工作底稿，应至少留存五年备查。第 14 条 稽核单位对金融检查机关、会计师、内部稽核单位与营业单位所提列检查意见或查核缺失及内部控制制度执行情形声明书所列应加强办理改善事项，应持续追踪覆查，并将其追踪考核改善情形，以书面提报董事会及监察人核议作成纪录，并列为对管理单位及营业单位绩效考核之重要项目。中华邮政公司之稽核工作考核要点由交通部会同财政部定之。第 15 条 中华邮政公司应依据邮局家数之多寡及其业务量，配置充足之稽核人员，并应包括电脑稽核人员。查核储汇业务之稽核人员应为大专院校毕业、高等考试或相当于高等考试之考试及格，在邮政机构任职五年以上，最近三年内无记过以上之不良纪绿，且具备下列条件之一：一二年以上之邮政储金汇兑或金融业务经验者。二曾任邮政机构财务管理或电脑资讯专业人员二年以上，经施以三个月以上之储金汇兑业务及管理训练者。前项所称记过以上之纪录，如系因同仁违规或违法所致之连带处分，且已功过相抵者，免予计列。第 16 条 稽核单位之稽核人员、正副主管均应分别参加中华邮政公司训练所或台湾金融研训院举办之稽核人员研习班或电脑稽核研习班、稽核主管研习班一期次以上，其中新任稽核人员应经前述训练机构考试及格且取得结业证书，并应具备操作电脑之基本技能。另除正副主管外，每年至少应参加前述训练机构举办之金融相关业务专业训练二期次以上或达三十小时以上。中华邮政公司应订定自行查核训练计划，对于自行查核人员应持续施以适当查核训练。第 17 条 本办法施行后中华邮政公司责任中心局所辖邮局新派任之储汇业务主管人员，应于两年内参加中华邮政公司训练所或台湾金融研训院举办之稽核业务研习班，并应经前述训练机构考试及格且取得结业证书。前项邮局经理以外之储汇业务主管人员在本办法施行后新派任者，应于就任一年内取得中华邮政公司或台湾金融研训院举办之储汇业务内部控制基本测验考试及格证书。本办法施行前已担任者，应于三年内取得及格证书。第 18 条 中华邮政公司于每年底应将内部稽核人员之资历及受训资料造册报交通部及财政部备查。第 19 条 中华邮政公司总稽核及稽核人员不具备本办法所定资格条件或有违法失职情事，交通部或财政部得随时命令公司调整其职务。第 20 条 中华邮政公司稽核人员及遵守法令主管，对内部控制重大缺失或违法违规情事所提改进建议不为管理阶层采纳，将肇致公司重大损失者，均应立即通报交通部及财政部。第 21 条 中华邮政公司为符合法令之遵循及防杜金融犯罪与诈欺，应建立遵守法令主管制度，并得依其规模、业务性质及组织特性，指定一隶属于董事会或总经理之单位，负责该制度之规划、管理及执行。中华邮政公司应于各营业及管理单位指派人员担任遵守法令主管，负责执行法令遵循事宜。第 22 条 中华邮政公司遵循法令应建立书面之执行计划，其计划内容至少应包含下列项目：一各种良好的遵循程序，俾利各单位遵守法令事务之谘询、协调、沟通及有效执行。二制定清楚且适当之谘询、协调、沟通系统。三保持适当之谘询、协调、沟通纪录，并对平时应遵循事项办理自行评估；应遵循事项之内容至少涵盖邮政法、邮政储金汇兑法、洗钱防制法、电脑处理个人资料保护法、相关金融法规及道德规范等。四规划遵循法令之训练课程，搜集并传达金融法规，确保职员有适当合宜训练，各项作业及管理规章均配合金融法规之变更适时更新，俾利其执行业务时对相关法规保持持续之认知与遵循。第 23 条 中华邮政公司应依据遵循法令计划，设计相关遵循事项自评工作底稿据以自评，其自评频率至少每半年乙次。第 24 条 中华邮政公司应建立自行查核制度，藉以加强内部牵制防止弊端之发生。各营业、财务保管及资讯单位应每半年至少办理一次一般自行查核，每季办理一次专案自行查核。各营业、财务保管及资讯单位办理自行查核，应由该单位主管指定非原经办人员办理并事先保密。第 25 条 中华邮政公司年度财务报表于会计师办理查核签证时，应委讬会计师办理公司内部控制制度之查核，并对公司申报交通部及财政部表报资料正确性、内部控制制度及遵守法令主管制度执行情形、备抵呆帐提列政策之妥适性表示意见。会计师之查核费用由公司与会计师自行议定，并由公司负担会计师之查核费用。公司应于查核年度开始一个月内将委讬查核会计师名单送交通部及财政部备查，更换会计师时亦同。第 26 条 交通部及财政部于必要时，得邀集中华邮政公司及其委讬之会计师就前条委讬办理查核相关事宜进行讨论，若发现公司委讬之会计师有未足以胜任委讬查核工作之情事者，得令公司更换委讬查核会计师重新办理查核工作。第 27 条 会计师办理第二十五条规定之查核时，若遇下列情况应立即通报交通部及财政部：一公司于查核过程中，未提供会计师所需要之报表、凭证、帐册及会议纪录或对会计师之询问事项拒绝提出说明，或受其他客观环境限制，致使会计师无法继续办理查核工作。二公司在会计或其他纪录有