集团合同管理制度.doc

编号：SM-XH-002 版本号：A 修改号：01 共6页第6页XX集团经济合同管理办法第一章 总则 第一条 为了规范集团及集团各单位的经济行为，预防风险，维护集团的合法权益，根据合同法，结合集团的实际情况，制定本办法。第二条 集团经济合同实行“统一管理、分级负责”的原则，坚持“事前防范、事中控制、事后总结、以事前防范为主”的方针。第三条 本制度所称的经济合同包括各类购销合同、技术合同、建设工程合同、广告合同、借款合同、租赁合同、委托加工合同等经济类合同或协议。劳动合同以及其他非经济类合同不适用本办法。第四条 集团总经理办公室负责集团经济合同的统一管理工作，集团各单位负责本单位经济合同的管理工作。第五条 本制度适用于集团各部门、各子公司、参股公司（以下称集团各单位）。第二章 一般规定第六条 集团各单位在对外经济活动中必须订立经济合同，除即时清结者外，均应采用书面形式。第七条 集团各单位应实行经济合同会签制度。各单位一般经济合同会签程序和合同履行办法由本单位制定，并报集团总经理办公室备案。重大经济合同的会签程序由本办法规定。第八条 除非重大经济合同，集团各公司的一般经济合同均由本公司相关人员进行会签，本公司总经理或负责人批准。集团各部门的一般经济合同由部门相关人员和集团总会计师会签，分管领导批准。第九条 合同会签是指按照规定由相关人员进行合同审查，并在会签单上签字批准的程序。未经会签，相关人员不得在合同书上签字，合同专用章管理人员不得盖章，财务不得结算。第十条 合同事项经办人员在签订合同前应进行合同审核、论证。包括项目可行性、履约风险、履约能力、合同主体资信、委托代理人资格、合同的合法性、与本单位服务经营和偿债能力的适应性、合同条款的完备性、合同文本的用词、合同的形式、违约责任条款等。第十一条 签订合同应做到基本条款完备。包括标的，数量，质量，包装，权利与义务，价款或酬金，履行的原则、期限、地点和方式，合同的生效、变更和解除，违约责任，争议和仲裁等。第十二条 签订经济合同，除法定代表人外，其他签订人须持有法人授权委托书，在授权范围内行使签约权。任何人未经授权不得擅自以集团公司或集团某公司名义对外签约。第十三条 合同的担保：（一）集团各单位原则上不对外提供担保，如确有对外提供担保的必要，须由集团董事会审议决定。（二）集团各单位签订的重大项目合同或标的额巨大的合同，应当要求对方当事人提供担保，担保应当采取书面形式，可协商选择定金、抵押、保证等方式。（三）采取保证形式的，应在主合同中规定保证条款或另行签订保证合同，保证人均应签名盖章。保证人提供的保证书应对所保证的事项及内容具体明确，保证人应有代偿能力。（四）集团总经理办公室有权跟踪监督各类保证合同的签订、履行情况，并要求各类保证合同的我方当事人随时提供保证合同的执行情况 第十四条 合同的变更：（一）由于合同外部条件的变化确需变更合同的，经合同主管领导审批，或者经集团董事会审议决定方可变更合同；（二）合同的变更要符合合同法或其他法律法规的有关规定，应以不损害集团利益为基本原则，由合同当事人双方平等协商的基础上变更合同； （三）对于办理登记手续的合同或者已经公证的合同，变更协议应送原登记或公证机关审查、备案；原合同如有担保条款的，应及时通知原保证人，由其决定是否继续承担保证义务。 第十五条 合同的履行： （一）履行合同要体现诚信原则，要全面执行合同条款，确保合同双方合法权益适时适地得到实现；（二）合同履行如遇障碍，履行单位应及时将情况报告总经理办公室和本单位领导，以便及时采取应对措施，确保合同顺利履行，最大限度地保证集团合法权益的实现。第十六条 合同纠纷的处理：除自身能够处理并有能力承担责任的以外，应及时口头或书面报告总经理办公室或分管领导，由法律顾问负责处理，对需提起仲裁或诉讼的，应由集团领导决定，确定代理人，法律顾问协助处理。第三章 职责与权限 第十七条 集团总经理办公室是集团经济合同管理的主管部门，全面负责集团各类经济合同的管理，主要职责有： （一）制定和修订经济合同管理制度，明确集团总部各类经济合同的会签程序； （二）管理集团公司合同专用章，审核合同文本的合法性和合规性，建立合同登记台账，负责集团重大经济合同的跟踪管理、监督和检查； （三）负责对集团各单位业务人员和合同管理人员的业务指导、培训和咨询； （四）审查集团各单位合同会签程序，监督、检查集团各单位经济合同订立、履行、管理等情况进行跟踪监督； （五）规范合同签约行为，参与集团重大合同、协议等法律文书的起草、修改和公证等工作；（六）定期填制集团经济合同统计报表，汇总经济合同管理信息，对经济合同管理提出改进意见。 第十八条 集团各公司综合管理部门是本单位合同管理的责任部门，主要职责是： （一）根据集团经济合同管理制度制订本单位合同管理实施细则，明确本单位经济合同的会签程序； （二）组织本单位开展合同法和相关国家法律法规及集团经济合同管理制度的学习、宣传和贯彻落实； （三）参与本单位经济合同的谈判、签约，起草本单位一般的经济合同，跟踪监督本单位经济合同的履行情况；（四）办理本单位合同的会签，建立合同登记台账，定期编制本单位合同统计报表并报集团总经理办公室备案。第十九条 集团各单位法定代表人的职责：（一）审查批准本单位经济合同管理细则；（二）审查批准本单位各类一般经济合同，并承担经济责任和法律责任；（三）参与与本单位相关的重大经济合同的审核论证并签署意见；第二十条 各单位经济合同专职（兼职）管理人员的职责是：（一）负责本单位的经济合同的起草工作；（二）负责本单位合同专用章的管理、经济合同的建档管理和履约跟踪；（三）负责本单位经济合同信息的收集、整理及分析报告；（四）定期填报本单位经济合同报表；（五）负责其他有关经济合同管理事项。第二十一条 集团法律顾问的职责：负责提供有关法律法规的咨询，参与重大合同的拟定，审查合同条款、内容的合法性、严密性、可行性，并提出法律意见和建议，协助解决合同纠纷。第二十二条 各类经济合同的审批权限和程序按XX集团权限审核暂行管理办法执行。第四章 重大合同第二十三条 下列合同属于重大经济合同，由单位负责人会同集团法律顾问进行审查、签字，并报集团分管领导、总会计师和总经理签署意见，由集团董事长批准：（一）标的额在1000万元以上（含1000万元）的采购、销售、广告、咨询、技术、工程建设等各类经济合同；（二）联营、合资、合作合同；（三）担保合同；（四）投融资合同；（五）涉外合同。第二十四条 重大合同会签程序：经办人起草并初步审查合同文本经办单位领导审查对方当事人的主体资格、资信情况、核实对方提供的有关文件资料填写合同会签单法律顾问审查并签署意见集团分管领导、集团总会计师和集团总经理签署意见集团董事长审批签订合同（签字、盖章）第二十五条 凡对外签订的重大经济合同，必须经法律顾问审核，未经审核，相关人员不得签字，财务不得结算。第五章 合同档案管理第二十六条 集团经济合同管理中的任何一级，都应认真做好经济合同管理的基础工作，建立合同档案，包括编号、签收记录、履行情况的记录、变更、解除合同或协议(包括信件、电邮等)必须妥善保管。第二十七条 集团各单位签订的所有经济合同皆须报集团总经理办公室备案登记。重大合同必须报原件。第二十八条 各类经济合同的保管期限以及销毁办法由集团档案管理制度规定。第六章 合同报表第二十九条 集团各单位综合管理部门必须在每月10日前将本单位上月签订的全部经济合同进行汇总统计，报集团总经理办公室。第三十条 合同报表应包括以下内容：（一）合同名称；（二）合同标的、金额；（三）签订时间；（四）履行期限；（五）我方经办单位及人员；（六）履行情况（已付款、未付款；已收款，未收款）；（七）合同纠纷（有、无及处理情况）；（八）其他事项。第七章 责任追究第三十一条 合同事项经办人和合同其他会签人员对所签订合同的有效性、合法性、完整性及履行合同条款负责，其中，合同事项经办人承担60%的责任，参与合同会签的合同事项经办人直接领导承担30%的责任，其他合同会签人员平均分摊10%的责任。经过会签的合同发生损失的，各责任人按承担责任比例承担责任，并按集团相关制度进行处罚。第三十二条 未按集团规定会签而签订的合同，所产生的民事纠纷由当事人自己处理，法律责任和损失，由当事人自己承担。 第三十三条 对由于失职、渎职或其他违法行为损害集团合法权益、造成重大损失的直接责任人员，应追究经济责任、行政责任，构成犯罪的移送司法机关依法追究刑事责任。第三十四条 集团总经理办公室定期对集团各单位的合同管理和履行情况进行监督检查，并撰写检查报告，在集团总经理办公会上予以通报。凡不符合集团合同管理制度要求的，或者在履行方面有问题的，有权要求合同管理部门或个人立即予以纠正，并视其情节轻重给予警告、记过、记大过的处分，对情节特别恶劣、造成重大经济损失的，给予罚款、降低浮动工资点数、降级、降职直至撤职等处分。第三十五条 未按照规定上报合同报表，或者遗漏未全部上报合同，或者报表数据失真的，由集团总经理办公室责令纠正并通报批评。第八章 附则