建设单位资料整合方案.doc

Xxxx项目资料整合方案XXXX项 目 工 程 档 案资料整合方案编 制： 审 核： XXXXXXXXXXXXXXXXXX公司XXX部2013年4月15日目 录第一章 总则.2第二章 工程概况.3第三章 档案资料管理.4第四章 工程文件收发及管理.7第五章 档案资料借阅制度.8第六章 建设单位归档资料.9 第一章 总则一、为确保XXXX项目工程档案资料的齐全、完整、准确、系统，确保档案案卷合格率，使工程档案管理顺利达到建设工程文件归档整理规范及城建档案馆备案的要求，特制定本方案。二、基本建设工程档案资料是指在整个建设项目,从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料,包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘察、设计、施工、调试、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表和其它载体的材料。三、基本建设工程档案资料是国家、企业的宝贵财富，是勘察、设计、施工和管理人员的劳动结晶。依据中华人民共和国档案法，各级人员做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责，各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料，认真做好立卷归档工作，并确保档案的完整性、准确性。第二章 工程概况工程名称：XXXX建设地址： XXXXXXXXXX建设单位： XXXXXXX监理单位：XXXXXXX施工单位：XXXXXXX设计单位：XXXXXXX勘察单位：XXXXXXX XXXX工程概述：可以从建筑工程许可证或建设工程规划许可证上摘录。第三章 档案资料管理制度一、XXXX项目文件的收集1、XXXX项目准备阶段文件对前期报建、设计及勘察文件进行收集、整理、归档，即对报建、勘察、设计类文件进行分类归档，并将提供给施工单位及监理单位的文件整理下发给各施工单位及监理单位，做好收发记录。2、XXXX项目施工阶段文件XXXX工程。由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总包（安徽省经工建设集团公司）单位汇总；监理单位（安徽省志成建设工程咨询有限责任公司）负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况、审核，签认竣工文件。并向我单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。 施工阶段所形成的各类文件按类型分类归档。项目部从公司接受的各类型文件应及时告知项目部各工作人员，并由资料员整理归档及下发等事宜。若需下发的文件要先请示工程部经理后再下发，并做好发文记录。由现场送至公司的各类需签字盖章的文件应由工程部经理确认方可报送。与公司办公室做好资料交接手续。3XXXX竣工阶段文件 由施工单位收集、整理、编制的文件由施工单位收集、整理、编制后报送我单位。报送的资料应符合建设工程文件归档整理规范及城建档案馆备案的要求。我单位、各施工承包单位、监理单位应在XXXX项目完成后，将经整理，编目后所形成的项目文件按合同协议规定的要求，向我司提交归档。二、XXXX项目文件质量要求1、字迹清楚，图样清晰。图表整洁、签字手续完备。2、需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。3、复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合备案的要求。4、录音、录像文件应保证载体的有效性。5、需长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。三、XXXX项目各类文件的组卷1、组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。2、项目施工文件按单项工程、单位工程工程组卷（或按阶段、结构、专业组卷，视具体情况而定）；项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。3、案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件。该卷保管期限从长。四、案卷与卷内文件的排列1、文字材料在前，图纸在后。2、文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、报告在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。3、图纸排列时，综合图在前，专业图在后；室外图在前，室内图在后；土建图在前，设备安装图在后。即：以综合、建筑、结构、给排水、电气、暖通等为序。4、竣工图应以单位工程按专业分类（建施、结施、水施、电施等）组卷，并按图纸编号依次排列。竣工图必须应有图纸目录。五、声像材料整理声像材料整理时应附文字说明。对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。六、XXXX项目文件的归档审查施工单位在项目竣工文件收集，编制和整理后，应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审，经我单位确认并办理交接手续后连同审查记录全部交我司档案管理部门（办公室）。第七条、XXXX项目文件的归档时间1、除受委托进行XXXX项目档案汇总整理外，各施工承包单位应在XXXX项目实体完成后三个月内将本项目文件向我单位归档；有尾工的应在尾工完成后及时归档。即：在项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档。2、下列文件材料应随时归档：2.1、变更、修改、补充的文件材料；2.2、本单位工程施工相关工作人员调动、离岗时留在个人手中的文件材料；2.3、其他临时活动形成的文件材料。八、XXXX项目档案的整理与移交（一）、XXXX项目档案的整理全部档案的汇总整理由我单位负责组织，对全部项目档案进行清点、编目，必要时编制项目档案案卷目录及档案整理情况说明。负责贯彻实行国家及本行业的技术规范及各种技术文件表格（二）、XXXX项目档案的移交1、XXXX项目档案验收合格后，我单位应按合同及规定的要求，在本项目正式通过竣工验收后三个月内，向其它有关单位办理档案移交2、我单位与业主单位（即购买者）、生产使用单位及其它有关单位应办理项目档案移交手续，明确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等，并有完备的清点、签字等交按手续。 3、竣工验收以后，我单位应在6个月内向城市建设档案馆报送与城市规划、建设及其管理有关的项目档案。第四章 工程文件收发及管理规定为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。一工程文件接收1.各单位提供给工程部的工程文件（工程技术文件、图纸资料等）工程部接收。2.我部或个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，按类型分类报于办公室。3.设备文件，工程部汇同有关部门对设备开箱验收后，及时将设备资料立卷归档；设备文件资料由工程部归档及发放给有关单位。4.项目部对接收的工程文件资料，进行数量和外观质量检查，发现问题及时通知寄发单位补发。5.登记完毕的工程文件，及时予以处理，在保证归档份数后，应按项工程部领导审定的工程文件及时分发给有关单位和部门。6.对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。二、工程文件资料发放1.分发施工单位和监理单位的工程文件资料由项目部办理，做好文件发放登记记录。2.呈送上级单位的工程文件由工程部领导确定发放单位和数量。参建单位（建设、设计、总包、分包、监理、单位）应按各自的职责，将负责承建、承办的项目文件材料进行收集、积累、整理，按照归档要求移交我单位。3.审计资料由工程部造价员收集、整理、归档。收发文件做好收发文记录，并做好各项资料的归档工作。资料按类型分类做好卷类目录及电子目录的更新。每月月末对各个档案盒资料进行检查整理工作。第五章 档案、资料借阅制度 1.借阅档案、资料一般只需由本人填写借阅登记即可（注明：用途、领用时间、归还时间）。归还时管理人员要对其检查之后方可归档。2.借阅档案、秘密技术档案和资料，须填写借阅单，经部门经理签字同意即可。3.绝密文书、技术档案和资料一般不借出、不复制、不摄影，如确因工作需要，应在借阅单上注明范围、内容、用途，先经部门经理同意，主管副总批准、档案人员只能按其范围、要求、内容提供利用。4.外单位人员借阅档案、资料者，凭单位介绍信，信上要注明查阅范围、内容、用途，属机密、绝密档案或资料，应由主管副总同意，总经理批准方能借阅。5.借阅的档案材料要妥善保存，不得损坏、勾划、删改、加注、拆页等。借阅人必须妥善保管，防止丢失和泄密。未经同意，不得复印、抄录和转借，不能见档案内容公开出去。如遇丢失，要及时写出丢失报告，在没有做出处理前停止借阅。6.借阅时间在两周以内，如需继续使用可办续借手续。7.凡借有档案、资料者，在工作调动、单位撤销、退职、退休、生病住院或借后暂不使用者，必须将档案或资料退还，否则不能办理调离手续。第六章 建设单位资料一、项目实施前期资料1.可研报告及可研报告批复文件；2.投资计划下达文件；3.实施方案及实施方案批复文件；4.施工图设计文件；5.施工图预算文件；6.施工招标文件；7.其他与项目相关的文件资料。二、项目实施过程资料1.施工合同 ；2.开工报告；3.工程签证；4.增加工程内容预算及补充立项文件；5.补充协议；6.其他与项目实施过程相关的文件资料。三、项目实施后期资料1.竣工验收报告（包括项目实施管理过程工作总结）；2.施工单位提供的全套竣工资料；3.监理单位提供的全套竣工资料；4.竣工结算资料；5.财务决算资料；6.财务决算审计资料。7.相关财务凭证四、分类管理（一）准备阶段文件1.立项申请报告及批复；2.可行性研究报告及批复；3.环境影响报告书或环境影响报告表或环境影响登记表；4.固定资产投资项目年度计划；5.建设用地批准书；6.国有土地使用证及附图；7.拆迁补偿安置协议；8.建设用地规划许可证及附图；9.工程地质勘察报告；10.水文地质勘察报告；11.建设工程测量记录册；12.规划设计文件；13.初步设计、技术设计图纸和说明；14.有关行政主管部门（人防、环保、消防、文物等）批准文件；15.施工图设计文件审查意见；16.勘察设计承包合同及中标通知书；17.施工承包合同及中标通知书；18.监理委托合同及中标通知书；19.建设工程规划许可证；20.建设工程报建审核书；21.建筑工程施工许可证；22.工程质量安全监督登记表；23.各责任主体及分包单位资质文件；24.电梯安装工程监督登记表（二）监理文件1.监理规划，监理实施细则；2.监理月报中的有关质量问题记录；3.监理会议纪要中的又关质量问题记录；4.进度、质量、造价控制文件；5.分包资质文件；6.监理通知及回复文件；7.合同及其他事项管理文件8.监理工作总结文件（三）施工文件1、建筑安装工程（1）土建（建筑与结构）工程 1.施工技术准备文件；2.施工现场准备；3.地基处理记录；4.工程图纸变更记录；5.施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告；6.施工试验记录；7.隐蔽工程检查记录；8.施工记录；9.工程质量事故处理记录；10.工程质量检验记录（2）安装工程文件1.一般施工记录（施工组织设计、技术交底、施工日志）；2.图纸变更记录（图纸会审、设计变更、工程洽商）；3.设备、产品质量检查、安装记录（质量合格证、设备说明书、开箱报告、设备安装记录、设备试运行记录）；4.预检记录；5.隐蔽工程检查记录；6.施工试验记录（电气照明、动力、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等系统调试、试运行记录；电梯接地电阻、绝缘电阻测试记录，空载、半载、满载、超载试运行记录，平衡、匀速、噪声调整试验报告）7.质量事故处理；8.工程质量检验记录；9.竣工图；10.竣工验收文件（3）室外工程1.室外安装；2.室外建筑环境（注）市政基础设施工程1.施工技术准备； 2.施工现场准备；3.设计变更、洽商记录设计变更通知单、洽商记录；4.原材料、成品、半成品、构配件设备出厂质量合格证及试验报告；5.施工试验记