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采购信息管理规定1 目的加强采购信息管理，明确采购信息的保密级别、内容、范围及传存等管理要求，以更好地执行集团信息保密制度。2 范围适用于集团采购系统内所有人员及采购过程中涉及的成本、设计、项目部相关人员。此规定中所指信息包括通过任何方式储存和传播的信息，包括但不限于：电子信息、书面信息、通过口头和视觉传播的信息等。3 职责3.1 集团采购部l 负责采购信息管理规定的制定、修订、解释。l 负责采购信息管理规定执行情况的监控、指导。4 采购信息定义4.1 已对外公开披露或已经相关授权人员确定可对外公布披露的信息称为采购系统公开信息，首次披露须由公司组织进行。4.2 除公开信息外，采购系统内所有信息都称为保密信息。5 采购信息的分类保密信息按保密级别分为三类：内部公开、机密、绝密。5.1 内部公开5.1.1 内部公开信息是指采购系统内的一般信息，是可在集团范围内公开颁布、 阅知的信息。5.1.2 内部公开信息包括：以公司名义发出的制度要求、通知通报、人事任免、会议纪要、计划总结等信息。5.1.3 内部公开信息阅知范围：集团全体。 5.2 机密5.2.1 机密信息是指需要明确限定其阅知范围，且这一范围根据职能线条、地域、职员层级等通用标准划分的保密信息。5.2.2 机密信息包括：项目开工面积、项目采购计划、专项业务会议纪要、工作计划与总结、集团采购月报、区域中心采购月报、各公司每月合同台帐、采购人员名录等信息。5.2.3 机密信息阅知范围：集团管理层、集团总部负责人、地产公司负责人、采购分管领导、地产公司采购部门负责人、地产公司采购人员、集团采购部、地产公司成本负责人、集团成本部、集团审计法务部审计室。经部门负责人审批后，可根据信息内容增加相关人员的阅知权限。5.2.4 绝密5.2.5 绝密信息是指涉及到公司成败或重大利益的关键信息，其受限阅知范围一般根据信息的具体内容来确定，通常需要准确到具体的个人或职位。5.2.6 绝密信息包括：采购系统内部规章制度、操作指引、招标文件、投标文件、评定标文件、协议、合同、技术标准、价格、供方信息等。5.2.7 绝密信息阅知范围：集团分管采购系统副总经理、分公司负责人、采购分管领导、分公司采购部门负责人、分公司采购管理员、集团采购部、地产成本负责人、集团成本部。经采购部门负责人审批后，可根据信息内容增加相关人员的阅知权限。6 管理要求6.1 招标过程管理6.1.1 招标、评标、定标过程中，除各公司招标小组人员外，其他人无权查看有关标书的任何信息。6.1.2 招标过程中，经办人员不得私自向非授权人透漏有关招标文件的任何信息，更不得引导投标供应商如何中标。6.1.3 对于已开标未做评标的标书，除采购人员外其他人无权查阅投标文件，采购人员不得私自向非授权人员透漏投标信息。6.1.4 定标过程中，招标小组成员不得向他人透漏意向定标供应商等任何定标信息。6.2 价格信息管理6.2.1 价格信息包括产品价格、运输价格、安装价格，还包括产品所对应的型号、规格、数量等信息。6.2.2 各公司由采购管理员管理价格信息，价格信息除采购、成本人员外，其他人无权查看，如遇特殊情况需报部门负责人审批。6.2.3 合作伙伴有义务对协议信息保密，如发现合作方泄密的，可追究其相关责任。6.3 供方信息管理6.3.1 供方信息包括合格供方公司信息、供应产品、联系方式、合作情况等信息。6.3.2 凡有权查阅合格供方信息人员，应严守信息，确保不向外传播。6.3.3 非授权人如需查阅合格供方信息，需报公司采购部门负责人审批。6.4 采购内网权限管理6.4.1 集团采购部具有管理采购网站的最大权限，各公司采购管理员负责本公司采购网站操作员的权限管理，未经采购部门负责人批准不得私自增、减操作员。6.4.2 各公司采购人员具有采购网站招标书撰写员、查看历史合同、供应商管理员的权限，各公司采购部门负责人、采购分管领导、集团审计法务部审计室具有招标书审核员、查看历史合同的权限，各公司成本人员具有招标书审核员权限。6.4.3 各公司采购分管领导、采购部门负责人、采购管理员、集团采购部、集团成本部、集团审计法务部审计室成员属采购网站系统管理员组，具有查看集团内各地产公司招标书、签约合同的权限。6.4.4 凡具有登录采购网站权限的集团内部人员应严格保守登录口令，未经批准不得将口令告知任何人。6.4.5 个人如在公用电脑登录采购网站后，不得选择记住密码选项，以防其他人再次登录。6.4.6 总部内网采购网站由集团采购部管理操作权限，区域中心内网采购网站由区域中心采购部管理操作权限，非区域公司由采购部门直接管理本公司内网采购网站操作权限。6.4.7 区域、一线公司内网采购网站管理员应根据信息的阅知范围设置查看权限。成本档案管理办法1.目的为规范集团成本档案管理，现结合集团成本管理的实际情况，制定本管理办法。2.范围本管理办法适用于集团所属各房地产公司成本管理部。3.职责3.1 集团总部成本部责本管理办法的制订、修改、指导、解释与检查。3.2 集团所属各房地产公司成本管理部负责本管理办法的贯彻执行。4.方法与过程控制4.1 总则4.1.1 成本档案是指各房地产公司在项目开发过程中形成的与工程成本有关的且有保存价值的工程预结算、工程合同、工程变更及现场签证、招投标、相关管理制度、成本数据库、成本管理软件内容、付款台帐、图纸等应归档保存的各种纸张书面文件资料、电子文档以及其他与成本管理有关的图表、照片、录相录音、当地工程造价定额、造价信息等资料的总称；成本档案管理的工作内容包括对成本档案的收集、分类、编制、存档、查阅、保密及作废等方面的管理。4.1.2 成本档案必须具备真实性、统一性。成本档案必须真实、准确地记载公司成本管理活动过程中形成的内容；成本档案的各组成部分必须统一，不同载体（书面纸张资料、成本数据库、成本管理软件电子文档）上的同一文件资料的名称、编号、内容、数据等必须完全一致。4.1.3 成本档案（书面纸张资料）分为三类，即工程成本类、规范制度类、其他文件资料类；其中工程成本类又分为工程合同类、工程预结算类、工程变更及现场签证类、工程招投标类；工程成本类在分类时，还要按不同的竣工项目、在建项目以及不同的建设项目、开发期数进行区分。4.1.4 成本档案必须具备可复查性，对每项工程，以合同为主线进行存档。首先，对于每份工程合同文本，必须把其评定标审批表（或议标、直接委托审批表）、工程合同审批表、工程预、结算审批表直接作为其附件，并合在一起存档，同时做好相互对应的编号链接标识；而后，将隶属该合同的其他有关工程预结算类、工程变更及现场签证类、工程招投标类文件资料也依次附后存档。4.1.5 成本档案必须具备安全性及对外保密性。成本档案实行统一归档、集中存放，不得将集团、公司、部门的成本档案以个人名义保存在个人手中；严禁任何人未经公司、部门的批准，就以个人名义超出集团的范围私自外借（复印或邮件发送等方式）集团或公司的成本文件资料或泄露成本管理方法、成本数据等行为；如有关人员的换岗或离职，则必须及时做好资料的移交、回收及登记工作。4.1.6 成本数据库及成本管理软件的内容也是成本档案的重要组成部分，不断充实和完善成本数据库以及持续应用和改进成本管理软件是成本管理部日常的重要工作。4.1.7 成本管理部应设一兼职档案管理员,该人员应具备档案基础理论知识，熟练掌握自己所负责的档案管理及相关业务，对工作认真负责、细致耐心。4.2 主要成本档案的组成及其管理办法 4.2.1 工程合同资料4.2.1.1 资料组成 已竣工项目的完整的合同文本：前期合同（包括规划、设计、勘察、监理、造价咨询）、施工合同（包括建筑、安装、装饰、市政）、材料设备采购合同（包括材料采购、甲方付款乙方收货的三方合同、设备购买及安装）、 园林环境合同（包括室外环境的设计、施工）、营销包装合同（包括样板间装修、户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、印刷，成本管理部结合本公司的具体情况决定此类合同是否保管）。 正在开发项目的的合同文本。 成本管理软件、成本数据库所包括的各类合同内容。4.2.1.2 资料管理 使用专用档案盒，按不同建设项目、不同开发期的单项工程的合同进行分类存档，档案盒上须注明编号并粘贴资料目录清单，资料目录清单中的合同部分采用成本管理软件中相应的合同清单（打印即可）。 对每项工程，以合同为主线进行存档,每项工程的工程合同文本必须把其评定标审批表（或议标、直接委托审批表）、工程合同审批表、工程预、结算审批表作为附件，合在一起存档，同时作好相互对应的编号链接标识，以便快速复查。工程合同审批表统一印制成固定格式（可手写复印的），一式四联，第一联办公室存档，第二联工程管理部存档，第三联成本管理部存档，第四联项目部存档。 合同文本原件（包括合同文本、相关补充协议、合同审批表等）是由公司总办保管，成本管理部应备有合同文本等资料的原件或复印件（复印件存档，需加盖总办的专用章以示确认）。 其他有关规定，结合工程合同管理办法执行。4.2.2 工程预结算资料4.2.2.1 资料组成 已竣工项目的完整的决算书、结算书、预算书、估算书、预结算审批表、工程结算协议清单（或承包方确认书）、付款台帐、项目后评估报告等。 正在开发项目的估算书、预算书、结算资料、付款台帐等。 成本数据库及成本管理软件所包括的目标成本、动态成本、预结算等内容。4.2.2.2 资料管理 以合同为主线进行每项工程预结算资料的归类存档,即每项工程的工程合同文本须把相关的预结算资料依次附后，合在一起存档，以便快速复查。 工程预、结算审批表统一印制成固定格式（可手写复印的），一式三联，第一联办公室存档，第二联成本管理部存档，第三联工程管理部存档。 一份完整的工程预结算书应包括编制说明、分部分项工程预结算表、工料分析、工程量计算表、计价依据。 其中的计价依据又包括：材料价格（政府指导价格、市场价格、甲供材料、限价材料通知书）、施（竣）工图、图纸会审记录、工程变更签证的预算书、工程竣工验收资料、其他与工程结算相关的甲乙双方确认的协议等。 编制说明、分部分项工程预结算表、工料分析、工程量计算表合订成册；计价依据作为附件，可分职能部门、分类别进行保管，但计价依据资料也必须具备全面、快速复查的条件。 使用专用档案盒，并粘贴除合同目录清单之外的工程预结算补充资料目录备注清单。 不同载体（各书面资料、成本数据库、成本管理软件电子文档、光盘、服务器）的同一工程预结算资料的名称、编号、内容、数据等必须完全一致。 对于项目竣工结、决算书，在完成其书面纸张资料归档保存的同时，还须将其电子文档刻录成光盘，或者在成本管理软件的基础资料设置中把项目竣工结、决算书的电子文档“打包”并上传至服务器，以方便保存与使用。 其他有相关规定，结合工程预结算管理办法执行。 4.2.3 工程变更与现场签证资料4.2.3.1资料组成 已竣工项目的完整的工程变更、现场签证资料。 正在开发项目的工程变更、现场签证资料。 成本管理软件、成本数据库所包括的工程变更、现场签证内容。4.2.3.2资料管理 以合同为主线进行每项工程预结算资料的归类存档,即每项工程的工程合同文本须把相关的工程变更及现场签证的资料依次附后，合在一起存档，以便快速复查。工程变更通知单、现场签证单统一印制成固定格式（可手写复印的），一式四联，第一联项目部存档，第二联施工单位存档，第三联成本管理部存档，第四工程管理部联存档（四联皆须盖有甲方的工程变更及现场签证专用章）；工程变更通知单、现场签证单统一进行编号。 使用专用档案盒，并粘贴除合同目录清单之外的工程变更及现场签证的补充资料目录备注清单。 其他有关规定，结合企业股份有限公司工程工程变更与现场签证管理办法执行。4.2.4 工程招投标资料4.2.4.1 资料组成 已竣工项目的完整工程招标资料（评定标评审表、招标文件、答疑记录、开标评标记录等）、工程投标资料（主要是中标单位的）。 正在开发项目的工程招投标资料。 成本管理软件、成本数据库所包括的工程招标内容。4.2.4.2 资料管理 以合同为主线进行每项工程招投标资料的归类存档,即每项工程的工程合同文本须把相关的工程招投标资料依次附后，合在一起存档，以便快速复查。评定标审批表及议标、直接委托审批表统一印制成固定格式（可手写复印的），一式三联，第一联办公室存档，第二联成本管理部存档，第三联工程管理部存档。 项目招投标资料（评定标评审表、招标文件、投标文件、承包商考察结果审批表、答疑记录、开标和评标的记录、相关会议纪要等）的收集、整理、归档、保管工作由工程管理部负责。 但评定标评审表（或议标及直接委托审批表）、中标单位投标文件中报价书、招标文件等作为工程预结算必要依据的招投标资料，成本管理部则应每项皆保存其原件或复印件。 其他有关规定，结合企业股份有限公司工程招标管理办法执行。4.2.5 制度类文件4.2.5.1 文件组成 国家及当地政府工程造价管理等有关部门颁发的与成本管理有关的规章制度、管理规范、通知、决定等文件资料。 集团总部颁发的与成本管理有关的规章制度、管理办法、操作指引、操作流程通知、决定等文件资料。 本公司及本部门制订的与成本管理有关的管理办法、实施细则、通知、决定、相关会议纪要等文件资料。4.2.5.2 文件管理 成本管理制度要求在集团总部、本公司网站的相应“管理制度”栏中存放（政府有关部门颁发的法规文件可除外），以便网上查询。 主要的、常用的成本管理制度的成本管理部打印一份，装订成册（活页形式，可及时更新），以便书面查询、使用。4.2.6 其他文件资料其他文件资料包括目标成本、有关设计阶段成本控制的资料、相关会议纪要、同行成本比较资料、工程造价分析、相关往来文件、当地工程造价定额、信息月刊、图集等工程造价有关专业书籍等。这类文件资料也是实行资料管理员专人负责，分类保管。4.3 成本档案管理的其他规定4.3.1 归档与立卷 项目立项后，资料管理员即应制定该项目文件资料的收集整理工作计划，设定阶段性归档的时间，按照边工作边收集、整理、终结卷成的要求，就每个环节上形成的技术经济文件资料，随时加以收集，并存放于事先准备好档案盒中，以备整理。 对工程造价影响较大的文件资料需原件存档，复印件存档须加盖公司相应资料主管部门的印章以示确认。 在项目开发的过程中形成的与成本有关的文件资料均需统一归档、立卷，以合同为主线、以项目为单位进行立卷，一个项目的文件资料应立成一卷或数卷，一卷即装成一个档案盒。 对卷内无页号的文件资料应逐页在有文字的资料的正面右下角用阿拉伯数字顺序编写页号，并在合适处标明案卷题名、案卷号、存档人及时间等。 卷内文件资料的排列次序为：开发前期准备、主体建安工程、社区管网工程、园林环境工程、配套设施工程类。 每卷成本档案编号由部门统一拟定编号方案；各类档案必须固定存放在卷柜内，排列方法为自左至右，从上到下。 对立好的案卷，成本档案管理员应定时进行检查，对不符合要求的应及时予以完善或返工。4.3.2 编目与装订 卷内文件资料目录按卷内文件资料的排列顺序和内容并结合成本管理软件的相应内容进行编写：第一列顺序号，以文件资料排列先后顺序逐件填写；第二列字号，填写文件资料制发部门的发文字号；第三列责任者，填写对文件资料的署名者，即对文件资料负有责任的部门和个人；第四列题名，即文件资料标题，一般应照实抄录；没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“ ”以示区别；第五列日期，文件资料的形成时间；第六列页号，填写文件资料起止页号。 档案案卷装订的基本要求：在建工程的档案做活页装订，已竣工工程的档案做固定页装订。装订时，去除文件上的金属物；破损和褪色的文件材料，应进行修补或复制；文件资料应使用A4大小纸张，装订部分过窄或有字的，用纸加宽装订；纸面小的，加贴在标准的A4纸上；卷内文件资料，一般不超过二百页为宜，超过的可根据文件资料内容的阶段性分卷装订；装订要牢固、整齐、美观、装订时文件的右边和下边要取齐，不丢页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读；文件资料字迹难以辨认的，应附抄件并加以说明。4.3.3 保管与使用 归集、接收成本档案，档案管理员必需认真检验，并办理好登记、交接手续。 成本档案要求集中存放于部门档案柜，由档案管理员管理，部门各职员手中只能持有正在处理的文件资料。 成本档案保管必须做到七防，即防火、防盗、防光、防潮、防尘、防有害生物、防污染。 在现阶段，保存期在十年之内的成本档案原则上皆不能作废，须保存；保存期超过十年的成本档案如需销毁，须经公司及总部的主管部门、领导的批准。 对易褪色、易磨损的图纸、材料等，档案员要进行定期检查，档案的修补对借阅次数频繁、易损的案卷，可制作副本借阅，以加强对正本的保存。 为维护成本档案的真实性与安全性，任何人未经批准，不得擅自涂改成本档案；每天下班要锁好档案柜。 如因工作需要，公司内有关部门或人员借用成本档案时，须填写成本档案借阅登记表（见支持文件一），经部门或公司负责人（一般由成本管理部经理批准，重要档案的借阅还应得到成本管理部主管副总的批准）批准后方可借阅；档案管理员负责档案的借阅经办工作，办理档案借阅的登记手续，在借阅人归还档案时，还应负责检查档案的完好情况，借出的文件资料由档案管理人员负责及时收回并检查完整情况，如发现遗失，需在成本档案借阅登记表的“备注”栏加以注明，追究借阅者责任。 在与集团之外的公司进行学习交流时, 在维护成本档案的机密性的同时，还要注意双方应进行对等交流。 集团总部正常开展的审计、工作检查，则成本管理部须全力配合，并做好资料借阅的登记、回收工作。 应建立成本档案台帐，以记载档案收进、发出、保管、利用情况及兼职档案管理人员的变动情况,档案人员还要做好统计工作，统计数据以原始数据为准，以便输入计算机，充分利用计算机进行工程成本档案的辅助管理。 集团所属各房地产公司成本管理部务必严格执行本管理办法，在执行过程中，如与实际情况有不适合之处，各公司成本管理部可根据实际情况作修改之请示，报集团成本部核实，经总部分管领导批准后方可实施。工程报送结算资料作业指引编制日期审核日期批准日期流程要素流程目标：明确结算报审程序及注意事项,提高结算资料准确率.流程时间要求流程监控点数目流程主要责任岗位项目管理部/成本管理部流程涉及职位数目修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人1. 目的明确结算报审程序及注意事项,细化提交结算资料的要素,提高结算效率.2. 适用范围公司各项目工程结算。3. 术语和定义3.1. 合同清单：指与合作方签订的,在合同中被确定的工程细目的单价及总价.4. 职责4.1. 项目管理部4.1.1. 负责与成本部就结算计划进行沟通。4.1.2. 负责督促具备结算条件的合作方按时/准确的提交工程结算资料。4.1.3. 负责审核结算资料的完备性和准确性.4.1.4. 负责在结算计划规定的时间内按时完成结算资料的审核并移交结算资料给成本部.4.2. 成本管理部4.2.1. 负责在结算计划规定的时间内按时完成结算资料的审核并根据结算金额向公司领导进行申报.4.2.2. 负责最终结算资料的完备性和可复核性.5. 工作程序5.1. 施工单位按照结算计划及工程结算通知书要求的时间按时报送结算资料给经办主管工程师.结算资料包括:一)通用要求1) 工程竣工验收报告或分项工程验收报告;2) 加盖红章的结算申请报告,格式详见附件;3) 与结算相对应的有效合同、补充协议中相关经济条款的复印件;4) 详细的工程结算造价书(含编制说明) ,严格按照合同约定的计价方式/计价依据进行计价,具体依据如下a) 合同清单单价或合同中约定的取费标准;b)工程施工过程中形成的约谈记录/限价单等;c)一些甲、乙双方签认明确费用的函件，经审批确认费用的会议纪要;d)扣罚款单.以上资料中约谈记录/限价单/费用函件/会议纪要及扣款罚单等提供原件,无原件者或可提供经过核对后的复印件.结算造价书由施工单位签字/盖章后报送.5) 相关的结算工程量计算稿或后附结算图纸(包括签证附图)；范围及内容必须清楚明了, 具有较强的可复查性，且图纸是已经过监理及项目工程师签字确认用于施工的，或者经核对过原件的以上资料复印件。6) 符合公司ISO9000要求的经过统一编号的现场签证(后附设计变/工程指令资料)资料的原件.7) 详细填写结算对帐单中项目名称、已付款情况、收款帐号、收款银行等相关要求并盖章后经财务相关经办人确认，原件2份附至结算资料中。二) 对于以下工程,除以上通用要求外,须满足以下特别要求:1) 土方工程结算:a 、须提供经过甲方/监理/施工单位三方共同确认的交付场地标高图和完成面标高图.标高图中必须有明确的边界线/放坡/工作面等实际情况(合同中约定不计放坡/工作面的除外).b、须划分详细的方格网计算图（1010）及相关的计算书。 2)桩基工程结算桩基工程打桩原始现场记录,包括桩号/桩规格/现状土标高/桩顶设计标高/送桩长度等,须有甲方现场工程师/监理工程师及施工单位三方共同的签字确认. 3)供货类工程结算 须提供经供货方/监理（无监理的情况除外）/总包/甲方四方签字审核的的材料设备验收单和配套的材料设备价格清单原件作为结算依据. 以上单据须符合公司ISO9000要求且经过甲方统一编号方可作为结算依据。 4）园建/绿化工程类结算 结算资料在报送甲方项目部工程师之前须经过设计部园建/绿化相关工程师的确认，并由设计部的园建/绿化工程师签注结算审核意见. 5）部品工程施工单位必须做出详细的竣工图纸供甲方现场工程师核对后确认,并提交招标图纸及变更签证作为结算依据,以便对照. 6）样板房工程 a、样板房工程由设计部装饰部接管相应的结算资料交接工作； b、需提供通过验收意见的样板房现状说明书及其附表,。 c、在招标时主材价为暂定的，须由设计部经办工程师确认相应的主材价格； 7）总包工程 8）其他工程5.2. 项目工程师在接到施工单位结算资料10天内完成审核并移交资料至成本部；（3、4、7项除外，可在25天内完成） 1) 详细审核施工单位结算资料的完整性和依据是否完备；2) 相关资料审核完备后对附图及无附图计算时现场核实的工程量进行确认并签署审核意见；3) 对相关的扣款在网上进行经办； 4) 经办工程师认真填写工程结算交接单,施工期限/验收情况/签证份数/责任扣款务必正确填写。针对施工单位对于过程中的设计变更及工程指令只报增加不报减少部分,经办工程师在资料审核中须认真核查签证的完备性，发现此种情况须严肃处理.5) 工程结算交接单填写完毕后经项目总助及项目总经理审批签字后移交成本部。工程变更审批单指令单记录编号工程变更依据（后附） 监理公司、承包商、供应商来文：变更联系单； 项目经理部自行提出并草拟的工程联系单或工程指令单； 顾客要求变更； 其他（请注明）：工程变更原因简述： 补充、完善工程设计要求； 现场情况发生变化，需修改原工程设计； 其他（请注明）：必须分析项目结论项目现状阶段 土方 基础 主体 砌体抹灰 外装修 室内精装修 园建环境 其他：变更影响分析（规划及销售承诺） 无影响； 有影响（请注明）：工程量的简易说明或计算式（若属拆除重装工程须明确材料利用率和返工工程量） 主办工程师： 日期：现场工程师意见（签名、日期）： 成本管理部测算结果： 日期：项目总经理意见：日期：测算结果大于十万元增加以下审批成本管理部经理意见：日期：工程总监意见： 日期：总经理批准：日期：填写说明：1、有选择内容栏可直接在内划勾确认即可； 2、所有栏目如审核、批准人直接签字即表示同意认可；工程付款审批表项目名称： 填写日期： 年 月 日合同名称合同编号收款单位 全称开户银行 帐 号合同签约总价款元调整后的合同总价款元截止目前累计已付款元目前合同未付金额元本次承包单位申请支付金额元我方月度资金计划中所列本次计划付款额元本次我方拟付金额 （人民币元）小写： 大写： 付款理由本次付款合同条款摘要合同履行情况（进度、质量、配合等）付款金额简要计算过程会签栏项目部经办人：经理：（工程管理部）经办人：经理：成本管理部经办人：经理：财务管理部分管副总总经理工程合同管理办法1.目的为加强集团房地产项目的工程合同管理，规范工作流程，维护公司权益，制定本管理办法。2.范围本管理办法适用于集团所属各房地产公司。3.职责3.1 集团总部成本部负责对本管理办法的制订、修改、解释、指导、监督检查。3.2 集团所属各房地产公司负责签订、履行工程合同的人员（包括经办、审批、资料管理等）贯彻执行本管理办法。4.方法与过程控制（包括一般规定、合同订立的管理、合同履行的管理、合同档案的管理及其他规定）4.1 一般规定4.1.1 本管理办法适用于直接构成发包单位项目开发成本且需要承包单位通过工程施工形成实体产品（如土建、安装、装饰、园林环境等）的合同；勘测、监理、造价咨询委托类合同参照本管理办法执行；土地、材料设备采购、设计类合同则另按有关管理办法执行。4.1.2 房地产项目的工程合同管理必须遵循以下原则：4.1.2.1 合法性原则：工程合同管理必须全面符合有关法律法规及行业规定，使得公司的权益能够依法受到保护。4.1.2.2 合同书原则：工程施工必须正式签署合同书以明确双方的权利、义务和责任，但金额在一万元以下且能及时结清的零星工程及工程类合同中已经界定清楚归属的变更签证事项可另行办理。4.1.2.3 事前签订原则：工程合同应在经济事项发生前签署，禁止工程类业务未签署合同即先行施工。4.1.2.4 招标原则本原则包括以下两方面含义：采用招标方式确定合作方。除下列情况外的所有合同的合作方均应通过招标方式确定：（1）某项工程、产品业已经过集团审批确定了长期合作伙伴关系；（2）某些政府垄断工程；（3）属于集团公司工程招标管理办法规定的适用情形，经详细填写集团公司考察结果审批表（详见附件），并按规定经公司有关负责人集体会签批准后，方可采用考察对比的方法确定合作方。合同随附招标文件。拟签合同正文及其补充协议（包括设计变更与现场签证协议、工程保修协议、廉洁合作协议），应作为招标文件之附件一并发给投标单位，投标单位需对其进行确认。4.1.2.5 利益明晰原则：合同应清楚地界定、描述各方的权利和义务，以杜绝模糊、歧义、推诿、扯皮现象；合同中尤其应有明确的、可以界定清楚的合同价款、结算办法及付款方式；如果合同价款可能调整，则应明确调整依据、调整方式（如何计价、总价如何最后确定等），并就设计变更与现场签证的有效性、可控性作出明确规定。4.2 合同订立的管理4.2.1 标准示范合同：在招标（招标文件附件）及合同签署时，工程合同应尽量应用合同标准文本。4.2.1.1 总部有关部门将就房地产业务，逐步建立统一的合同标准文本，各公司应予采用。4.2.1.2 合同标准文本内容尽量采用FIDIC条款模式，内容分为协议条款、通用条款、补充条款和附件，其中协议条款根据具体业务、对象的不同而定，通用条款适用于所有的同类合同，补充条款则由经办人在具体经办合同时补充加入协议条款、通用条款中未尽事宜；4.2.1.3 如当地政府部门有强制性规定，可按当地政府部门标准合同执行，但必须通过补充条款等方式充分补充与公司合同标准文本之间存在差异的内容。4.2.1.4 如公司尚未制定合同标准文本，可以延用以往的合同，但经办部门应联系成本管理部、工程管理部、财务管理部、办公室、法律组尽快制定相应的标准合同。4.2.1.5 当客观条件发生重大变化、原有合同标准文本不再适用时，业务部门应及时提出与相关部门共同修改。4.2.2 合同的经济条款应包括但不限于以下内容：4.2.2.1 合同价款或委托酬金：采用招标方式选择合作方的，应以双方确定的最终报价作为合同金额；提倡在有标底的情况下进行招标并确定合同价款，如果是采用费率折扣方式确定合同价款，合同中应明确费用计取的依据、主材价格计取办法，并规定合同双方如何尽快核实施工图预算确定合同价款，以及就确定后的合同价款签署补充协议。4.2.2.2 为防止承包单位高估结算，应与承包单位在工程合同中约定控制办法。比如：报送的结算造价最终核减额在审核总价5以内（含5）的造价咨询酬金由发包单位支付，若结算造价最终核减额超出5，则因造价超出部分而引起的造价咨询酬金之增加部分由承包单位支付；若承包单位报送的结算金额超出最终审定结算金额10（含10）时，承包单位除造价咨询酬金外，发包单位应进一步扣款（扣款比例、金额各公司自定），直至取消今后对工程的投标资格（且应在工程结算通知单强调此内容）。4.2.2.3 计价依据：工程类合同应将施工图、预算书作为合同的组成附属部分，合同附属文件一般还包括：招标文件、投标文件、答疑文件等，并应在合同条款中明确以下问题：包干形式、定额标准、取费方法；发包单位分包工程、甲供（发包单位）材料设备、（发包单位）限价的范围和种类；人工、材料、机械台班的价格及其价差的结算办法；总分包的关系、配合的范围以及总包管理费和总包配合费的计取方法等；开办费、施工组织措施费、扰民费、文明现场施工费、赶工费等费用的取舍、计取办法及其包括的具体范围。4.2.2.4 设计变更及现场签证：合同中应规定设计变更及现场签证的认定依据、结算核价办法，对于承包单位，可依据集团公司设计变更和现场签证管理办法的规定与其另外订立关于设计变更、现场签证的协议。4.2.2.5 总价结算办法：工程类合同可在合同中明确规定按“结算=合同价（或预算造价）+材料价差+设计变更+现场签证+增加项目-减少项目+奖励-罚款”确定结算总价。4.2.2.6 结算和付款办法：合同应明确规定验收及付款办法、保修维护办法及保修金处理办法；进度款的支付一般按形象进度分阶段确定付款金额，不采用分月审核进度款的方法；各期进度款累计不应超过总造价的80%；无准确施工图预算或无准确合同总价时，应充分考虑付款风险，尤其在施工中后期更应有效地控制好进度款，以防超付。4.2.2.7 廉洁合作约定：为维护公司利益、防止黑幕、保护职员，在工程或其他高金额的合同中，应与承包单位另外签署廉洁合作协议作合同的补充协议。4.2.2.8 保修协议：对施工合同，为保证工程质量，保护公司利益，应与承包单位另外签署工程质量保修协议作合同的补充协议。4.2.3 合同起草、谈判与签署的主要职能部门：工程管理部负责工期、质量等技术部分的起草、谈判和合同签署；成本管理部负责其中的合同价款、计价方式、付款方式等经济部分工程的起草和谈判。4.2.4 合同审批流程：通过招标确定合作方后，由主办工程师填写合同审批表，在征得有关职能部门同意（会签）后上报分管副总、总经理审批；合同审批应按照合同的审批流程，工程合同审批流程如“图一”所示（图中实框为必经流程，虚框为按实际情况选择之流程；）。工程合同审批流程：工程管理部/项目部复核签字驻项目部造价工程师复核签字主办工程师填写合同审批表招标确定合作单位等主办工程师/造价工程师共同确定合同格式法律组审核非标准合同成本管理部 复核签字财务管理部复核签字分管副总复核签字总经理批示签字办公室等存档下发执行（图一）4.2.5 为提高合同审批的效率，公司领导、职能部门经理可根据实际情况需要，在自身职能范围内，对于某些类别、一定金额以下的工程合同，在不违反有关规定的前提下，可对下级部门或人员作一定的授权，但授权人仍为责任人。第一章 4.3 合同履行的管理4.3.1 合同的交底：在合同签订之后，一般要求至少就主体合同填写集团公司工程合同摘要表，发至各部门，并向工程、成本、采购等有关人员进行合同讲解交底，说明工期、质量、工程范围、付款方式、发包单位职责（即甲供材料设备、甲方限价、甲方分包等范围）、总分包的关系等，以便各岗位人员协调、配合；金额较小的合同交底，可只填写集团公司工程合同摘要表发送到相关部门的有关人员，以便执行。4.3.2 合同款支付4.3.2.1 项目部的工程管理人员负责合同款支付的经办，填写付款申请单、工程付款审批表等，经相关职能部门审核、公司领导审批后支付；合同款支付审批按其支付金额规模确定审批流程。工程进度款的支付流程如“图二”所示（图中实框为必经流程，虚框为按实际情况选择之流程）。 工程付款审批流程：现场工程师填写工程付款审批表现场工程师复核、驻项目部造价工程师复审承包单位报付款申请报告（附所需付款依据）监理审核形象进度（附质量等说明）工程管理部复核签字成本管理部 复核签字财务管理部复核签字分管副总（或总监）签字项目经理复核签字项目部（合同管理员）登记台账成本管理部登记实际完成和付款台账财务开支票并登记总经理签字 （图二）4.3.2.2 对保修金等余款的支付办法应作明确规定，除一般保修金外，可在合同中约定发包单位在工程竣工后一定时间内扣押承包单位一定数额的渗漏保证金。4.3.3 合同变更的管理合同订立后，因客观条件发生变化需要变更合同内容的，或者承包单位提出变更要求的，经办人员应及时向部门经理请示报告，部门经理同意变更的，经办人员在与对方协商一致后起草变更后的条款，再按照合同订立的有关程序办理，严禁擅自变更合同。4.3.4 合同结算4.3.4.1 当合同中约定的承包单位的责任和义务已全部完成，并且通过验收、达到了工程结算条件，由主办工程师协助合作方收集整理结算资料，填写工程结算申请表。4.3.4.2 如工程存在质量问题或履约过程中承包单位存在违约情况等，主办工程师应在结算申请表中作出详细说明及处理意见。4.3.4.3 由成本管理部负责按合同确定的结算方式办理结算，并特别注意：奖罚条款的执行（如工期奖罚、质量奖罚、安全奖罚等）、承包方承诺让利、各项费用的计取或扣除（如水电费、扣款项目、保修金等）、承包单位多报领的甲供材料、变更签证未如实实施的部分、钢材实际用量、主材价格等。4.3.4.4 工程结算的具体方法按集团公司工程预结算管理办法执行。4.3.4.5 工程结算要注意结算资料的及时整理、分类、归档、保存。4.3.5 合同执行情况的评估主体合同等金额较大的合同执行完后，应由合同主办部门对发包单位的合同管理（工期、质量、成本、配合等）、承包单位的工期、质量、成本、配合等进行总结，并填写集团公司合同执行情况评估表。第二章 4.4 合同档案的管理4.4.1 合同文本保管应遵循及时整理、分类、归档、保存，以便复查。4.4.2 合同文本原件（包括合同文本、相关补充协议、合同审批表等）应由办公室专人妥善保管；工程管理部、成本管理部、财务管理部、项目部应备有合同文本等资料的复印件。4.4.3 公司有关职能部门应全面运用成本管理软件，设立合同管理台帐，系统地填报合同的签定、履行、结算等动态情况。4.4.4 公司合同专用章由专人管理，经法人代表或其授权人签署同意后，合同文本才能加盖专用印章，并作相应的用章登记；同时要求承包单位盖有有效印章的同时，其法人代表或法人代表授权人还需签字；每份合同原件由发包单位至少盖两个以上骑缝章。4.4.5 工程合同编号4.4.5.1 合同应该由专人连续统一编号；因主合同的变更、解除等订立的补充协议，按主合同类别编号（因补充合同中可能涉及其他类别的内容）；合同有关部门皆应采用统一编号。4.4.5.2 以公司为买方，房地产项目合同按内容可分为六大类：土地合同；前期合同（包括规划、设计、勘察、监理、造价咨询）；施工合同（包括建筑、安装、装饰、市政）；材料设备采购合同（包括材料采购、甲方付款乙方收货的三方合同、设备购买及安装）；园林环境合同（包括室外环境的设计、施工）；营销包装合同（包括样板间装修、户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、印刷）。4.4.5.3 合同编号次序为：项目名称及期或区、栋 （不能确定具体期别列入“跨期待分摊）-分类-流水号（按订立日期编制流水号）。如“二期-施工-003号”、“-跨期待分摊-前期-001号”等。4.4.5.4 成本管理部、财务管理部在合同分类登记时，还应对每份合同按总部成本核算科目进行归属，以便动态反映工程成本发生情况。4.4.6 关于合同的保管期限、保密、销毁等具体规定按照集团公司合同管理规范执行。 4.5 其他规定4.5.1 本管理办法集团所属各房地产公司务必严