陕西省工业企业档案分类编号试行细则.doc

陕西省工业企业档案分类编号试行细则1994年6月17日陕档发199410号 第一章 总 则 第一条 为了逐步实现我省工业企业档案管理标准化、现代化、促进工业企业档案工作的整体建设，更好地为企么生产、科研和经营管理服务，根据国家档案局工业企业档案分类试行规则的精神，结合我省工业企业档案工作实际情况，特制定本细则。 第二条 本细则规定了省内各级工业企业档案实体的分类原则、分类方法、标识符号和一、二级类目的设置及排列（架）方式。 第三条本细则适用于陕西省各类工业企业档案的分类整理、组织案卷和排架管理。交通、邮电、建筑施工、农林和商业服务等企业亦可参照执行。有国家行业档案分类编号方案的，执行其行业方案。第四条木细则的分类编号原则是：以工业企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理和综合开发利用。 第二章类目设置及设置方法 第五条我省工业企业档案分类的一红类目设置同国家档案局工业企业档案分类试行规则一致，设置十个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、财务会计类、干部职工类、特大型企业或特殊行业的企业，有些档案难以归人上述十大类目时可根据实际需要增设一级类目，如：建筑企业可增设“工程类” 煤矿企业可增进设“地质类”等等。每年形成档案少（不足50卷）的小型企业，可适当合并一级类目。 第六使我省工业企业档案分类二级及二级以下类日的设置，可结合各企业的实际情况，在国家档案局工业企业档案分类试行规则的基础上作适当调整、会并或增设、二级以下类目的设置，结合行业特点和企业实际情况自定，但分类层次不宜过多。 第七条我省工业企业档案分类二级及二级以下类目设置的方法如下： 1、党群工作作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类的二级及二级以下类目按问题分类。有些企业因内部机构职能分工的原因，公安保卫工作归口党委管理，分类时可把本属“行政管理”大类下的“公安保卫”调整至“党群工作”大类；一些规模较小的中小型企业，形成的档案数量少可将“纪检工作”并人“组织工作”，“统战工作”并入”宣传工作”，“协作工会”并入“工会工作”，“外事工作并入“行政综合”，”审计工作“并入“法纪监察工作”，“统计工作”并入“计划工作”“企业管理”并人“经营决策”，“环保工作”并入“安全工作”。一些特大型企业，由于管理职能分工较细，形成的文件材料较多，可增设二级类目。 2、产品类二级及二级以下类目，按产品的型号和系列设置。同一产品型号内，包含市场调研、产品设计、工艺工装、试制鉴定、生产制造、检验、包装、商标广告和产品评优全过程形成的各种文件材料；机械产品可按产品型号设置二级及二级以下类目；产品规模较大，生产程序繁杂，形成档案较多时，可按其产品型号设置二级类目，冶金、电子元件、纺织、石化、建材等产品结构简单、型号较多的系列产品，可按系列设置二级及二级以下类目；引进的生产技术、产品，可独立设置二级类目，单独组卷，保持其完整成套性。 3、设备仪器二级及二级以下类目，按设备仪器型号或种类设置。同一设备仪器内，包括设备仪器、安装调试、运行、维护修理和设备管理等全过程形成的文件材料。自动化流水生产线的全套设备，可先按工段或车间设置二级类目，再按单台设备型号设置三级类目，大型或特大型的设备装置，其基础土建部分归入基建档案，设备主题以及运转维护过程都属于设备仪器档案，引进生产线设备应单设一个二级类目，集中管理。 4、科学技术研究类的二级及二级以下类目。应根据本企业科研课题多少，要先按科研课题性质设置二级类目，再按课题名称设置三级类目，对科学技术研究形成文件少的企业可直接按课题性质设置二级类目。同一科研项目内，包含课题立项、研究准备、研究实验、总结鉴定、成果报奖、推广应用等研究和管理的各阶段中形成的全部文件材料。 5、基本建设类二级类目按工程使用性质设置，如：基建综合类、生产设施类、生产辅助设施类、办公设施类、生活福利类；三级类目按工程项目设置。同一工程项目内，包含工程勘探测绘、设计、施工、竣工验收和工程创优的全过程形成的文件材料。中小型企业因建筑项目少而小或单项工程文件材料数量少，可按工程项目直接设置二级类目，特大型工程可按工程的结构或专业设置三级或三以下类目。 6、财务会计类的二级类目按文件名称设置，即凭证、帐簿、报表、其他。三级类目可根据企业实际情况自行设置，如凭证类目下再设现金凭证、银行凭证、转帐凭证等；帐簿类下再设总帐类、现金日记帐类、银行日记帐类、专项存款日记帐类；报表类下再设财务年报类、月报类、其它类下再设奖励审批表类、工资表类、年终奖金表类等。对于企业中的工会会计、基建会计、科协会计、三资企业会计、第三企业会计等独立核算单位，可先按财务核算单位设置二级类目，再按会计名称设置三级类目，其三级类目根据实际形成的文件多少自定。 7、干部职工档案类二级类目设置同国家档案局工业企业档案档案分类试行规则一致，即干部档案、工人档案、离退休职工档案、死亡职工档案、人数较多的大型企业，可设三级类目，如干部档案类下设：领导干部类、行政干部类、技术干部类；工人档案类下设：正式工人类、合同制工人类、临时工人类；离退休职工类下设：离休干部类、退休干部类、退休工人类；死亡职工类下设：死亡干部类、死亡工人类。 第八条声像、照片或其他非纸质载体形式的档案，其形成、反映的内容和作用与纸质档案有着不可分割的联系，不单独设置类目，可视其内容特征同纸质档案对应分类编号（必要时，可作出参见卡或指引卡），但应与纸质档案分库保管。 案卷排列方式和编号 第九条本细则各类档案案卷排列方式，根据组成案卷的文件特征，分别规定如下： 1、党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类档案案卷排列方式有两种，即： 1）大中型企业：采用-一级类目-年代-二级类目-案卷； 2）小型企业：采用年代-一级类目-二级类目-案卷； 2、产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器类档案案卷按一级类目、二级类目、三级类目分项目依次排列，即： 1）产品-系列-型号-案卷 产品-型号-案卷 2）设备-系列-型号-案卷 设备-型号-案卷 3）科研-系列-课题-案卷 科研-课题-案卷 4）基建-综合工程-单项工程-案卷 基建-单项工程-案卷 在一个产品、一项课题或工程、一台设备仪器内形成整理有若干数量的案卷，应将前期基础性、依据性材料和鉴定验收结论性材料的案卷排列在前，一般技术材料、计算材料的案卷续接，技术图样的案卷排列在后。 3、会计档案案卷排列按二级类目流水编制案卷顺序号。案卷排列按： 一级类目-二级类目-年度-案卷 （会计）（凭证、帐簿、报表、其它） 对有专业会计的企业，案卷排列按三级类目编案卷顺序号。案卷排列： 一级类目-二级类目-三级类目-年度-案卷 （会计）（专业名称或单位名称）（凭证、帐簿、报表、其它） 4、干部职工档案按一级类目分，二级类目以姓氏笔划排架。案卷分类目录以二级类目组织建立，案卷流水号不受数字位数限制，以实有人数为准。 5、声像，照片等非纸质载体形式的档案，按载体分专题进行排架。案卷顺序号按其整理组卷归档的自然顺序流水编号。大型企业如各种载体的档案数量较多，可分别按其载体形式的不同组织建立案卷目录；中小型企业，由于非纸质载体形式的档案数量少，可以组织建立一个案卷目录。 第十条本细则对企业档案分类类目标识符号，不做统一规定，推荐采用汉语拼音双字头加阿拉伯数字。中、小型企业的一级类目采用“十进位”编号制，即阿拉伯数字从0到9顺序标识，可满足十个类目标识。大型企业的一级类目超过十位时，可采用“八分制”编号制，即阿拉伯数字从“1、2