奥苏(行政)字[2013]第002号合同管理规定.doc

江苏奥瑞金包装有限公司 奥苏(行政)字2013第002号合同管理办法1.目的:为加强公司合同管理，规范合同管理流程，防范经营风险，保护公司利益，根据中华人民共和国合同法和相关法律、法规有关规定，制定本办法。2.适用范围2.1本办法适用于一切以公司名义对外签订的各类合同、协议等。2.2本办法所称合同是指公司从事日常经营活动中，与其他自然人、法人、组织等平等民事主体之间为明确相互之间的民事权利义务关系而订立的双方或多方协议。2.3本办法适用于公司各部门。3.部门职责3.1人事行政部职责：3.1.1人事行政部负责制订、修改和完善合同管理办法，监督各部门合同管理办法的执行情况。3.1.2人事行政部参与重大和法律关系复杂的合同的谈判和条款审定；协助各部门处理合同纠纷中的法律问题，参与仲裁、诉讼等法律事务；负责本部门所盖印章合同的存档、统计。3.1.3人事行政部负责对全公司合同进行汇总管理。3.1.4公司合同原件（部分无原件的由复印件替代）由人事行政部门负责保存，保存时间为5年，各部门如需查询或复印合同文本可向存档部门部申请，原则上各部门只能查询和复印本部门的合同。3.1.5人事行政部有权对各部门执行本规定的情况进行检查，有权对合同资料进行检查，发现问题责成该部门进行整改。3.1.6人事行政部有权对合同相关人员进行询问，有权要求其提供合同相关资料或做相关说明，相关责任人员应予以配合3.2各部门职责：3.2.1各部门是本部门所订立合同的责任部门。3.2.2负责本部门对外合同的谈判、签订、履行以及统计管理等日常工作；3.2.3负责本部门授权委托书的申请和管理；3.2.4负责与公司相关部门的联络工作；3.2.5并对本部门合同的签订、履行及合同的经济后果承担责任。3.2.6各部门负责人应按照合同订立及合同履行阶段确定相应合同订立责任人、合同履行责任人，合同订立责任人与合同履行责任人为合同经办人，可以是同一人。3.2.7合同订立责任人对合同签订前的事务负责，包括市场信息收集、分析；客户及供应商（含运输商）的日常管理；商务谈判等。3.2.8合同订立责任人在签订合同之前，必须依法正确履行审查义务，认真了解对方当事人的情况，包括：对方单位是否具有法人资格、是否有经营权、是否有履约能力及其资信情况，对方签约人是否法定代表人或其委托人及其相应代理权限等。做到既要考虑本方的权益，又要考虑对方的条件和实际能力，确保所签合同有效、有利。3.2.9合同履行责任人对合同签订后至合同履行完毕的事务负责，包括合同履行与合同条款的相符，制作相关单证，合同履行跟踪（包括供应商与客户间直接发货合同的货权控制，货物的发货、到货状态跟踪、出入库审核、仓储和运输管理、质量异议、收付款状态跟踪等），合同结案及归档等。3.2.10不得将已盖公司印章之空白合同交予他人。3.2.11各部门应加强对本部门有关合同履行的动态监督，对合同履行过程中的各个环节包括签约、交货、验收到结算及时跟踪、管理，发现问题及时按照有关程序处理。否则，造成合同不能履行、不能完全履行的，应追究有关人员的责任。3.2.12合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有相关合同条款或约定不明，或没有法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。3.2.13各合同印章持有部门定期将本部门加盖印章合同统计信息报人事行政部汇总。3.3财务部职责：3.3.1财务部负责公司合同收付款、核算管理等相关管理。4.合同签订、履行的一般要求4.1签订合同，必须遵守国家法律、政策、集团公司及公司的相关规定，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿、择优签约的原则。4.2以公司名义对外签订合同，应由法定代表人或者经授权的委托代理人签订，委托代理人权限按公司授权管理办法执行。委托代理人必须在其授权范围内行使合同签订权。4.3签订合同实行洽谈、审查、批准独立制约原则，经办人、相关部门评审人、批准人各司其职，分工负责；任何合同未经相关部门评审和相关权限授权人批准不得擅自签订。4.4签订合同，除特殊情况外，签约时应力争争议选择公司所在地人民法院、仲裁机构管辖。4.5对于向交易对方提供信用的支付或收款方式，根据公司信用和风险管理的要求，一般应采取担保措施以防范资金风险。合同金额较大的应当要求对方提供担保，以定金、抵押、质押、第三人提供保证作为担保的，有关担保协议和手续应会同人事行政部及相关部门审查。4.6合同涉及公司或合同对方的技术秘密、经营秘密或其它秘密时，相关人员应当保密，违规泄秘人员按公司规定承担相应责任。5.流程管理5.1合同形式与文本内容5.1.1合同一律采用书面形式。5.1.2合同的主要内容应包括：合同各方当事人信息（包括名称或者姓名、法定代表人、住所、联系方式等）、签约时间、签约地点、合同标的、标的数量、标的质量、合同价款及支付方式、合同有效期、履约期限、履约地点、履约方式、合同各方当事人权利义务、违约责任、合同变更及解除、不可抗力、争议解决方式等；如为涉外合同还应当约定合同适用的法律。5.1.3合同内容必须规范、准确、详实；对当事人权利、义务的规定必须明确、具体；合同支付方式由合同负责人根据公司财务制度的规定在其权限内决定。6.合同审批及归档6.1合同审批及存档基本流程。6.2合同审批由合同责任部门填写合同评审表，连同合同文本提交相关部门会签。6.3会签部门对每份特定的合同应安排专门人员进行审核，并在3个工作日内将会签意见反馈至合同责任部门，对于重大或较为复杂的合同该期限可适当延长，但不得超过5个工作日。6.4各会签部门提出修改意见的，应尽力根据该修改意见与合同对方当事人协商并修改相应条款，对于未能按照修改意见修改的应做出说明。6.5合同经各相关部门评审后，由有权限授权人批准，交人事行政部加盖合同专用章。原则上合同一律加盖合同专用章，但合同对方盖公章并要求公司盖公章的，可按公司印信管理办法申请印章使用，但合同审批流程不变。6.6经双方签字盖章后的合同需交人事行政部原件一份存档，如确有原因无法提供原件可提供复印件存档，同时书面说明不能提供原件的原因；人事行政部门对本部门加盖印章的合同进行内部统一编号，该编号作为合同统计、跟踪、核对及合同管理之用。7.格式合同文本7.1因业务需要可拟定格式合同文本，也可采用合同对方的格式合同文本，格式合同文本审核时应当在合同审批表上注明“格式合同”字样，提交各相关部门审核一次后可重复使用。7.2公司原有的格式合同文本继续使用，新拟定的格式合同文本应由相关使用部门共同起草并由人事行政部审核，合同格式文本需更新时应按审批的流程重新进行审批并报备案后方可重复使用。7.3在对外签订合同时，应力争按以下顺序采用合同文本：公司的格式合同文本、双方共同拟定的合同文本、对方的格式合同文本。8.成立与生效8.1合同经各方法定代表人或者授权人签字并加盖合同章或公司公章后即成立。合同另有约定的，从其约定。8.2合同一般于成立时生效。有法定条件和其他约定生效条件的，应在合同中注明达到条件后合同方可生效，合同履行责任人应对生效条件是否达到予以跟踪，合同订立责任人应给予必要的协助。9.合同履行管理9.1合同依法成立，即具有法律约束力。与合同有关的单位、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则，严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行和全面履行。10.合同变更和解除10.1合同履行中遇不可克服的困难或因情势变更，需变更、解除合同，应在法律规定或合理期限内与对方当事人协商，达成一致。10.2对方当事人不履行或难以履行合同，应及时提出变更或解除合同。对方当事人提出变更、解除合同，应从维护公司利益出发，从严控制。10.3变更、解除合同报原合同的审批人进行合同变更、解除审批；如果变更后的金额超过原合同审批人的权限，应根据公司授权管理办法规定的权限报有权审批人进行审批。经公证的合同，在达成变更、解除协议后，须报公证机构重新公证。10.4变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，各方当事人仍应履行。10.5各方当事人应以书面形式确认合同的变更和解除。10.6因变更、解除合同而使公司利益遭受损失的，除法律允许免责的以外，各方当事人应协商确定赔偿责任，该赔偿责任应当体现在变更后的合同条款中或其它相关协议中。10.7原合同有担保条款或担保协议的，合同变更、解除时应依法征得担保人同意或通知担保人。11.业务调整和交接11.1如在合同履行过程中,发生部门间业务职责调整，该合同所属的业务范围属于另一部门时，该合同原则上交由新部门继续执行，合同负责人应安排相关人员做好交接工作，并做好交接记录，遇特殊情况根据有关具体决定执行。11.2如合同履行责任人调离原工作岗位，该合同由原部门继续执行，并由合同负责人确定新的合同履行责任人。11.3原合同履行责任人应与新合同履行责任人做好工作交接，并将完整的合同资料移交给新合同履行责任人，做好交接记录。12.合同争议处理程序12.1合同签订、履行过程中出现的争议应按合同相关争议解决条款执行。对于合同纠纷经各方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方公司公章或合同专用章。12.2合同争议方涉及集团公司下属相关单位的，以协商解决为原则，无法达成一致意见时上报集团公司协调解决。12.3如合同争议或相关赔偿事务经协商仍无法解决，各部门应填写合同纠纷处理申报表，将争议及相关资料提交人事行政部，由人事行政部根据集团公司授予的权限协调解决或上报集团公司解决。12.4有关司法机关或仲裁机关的司法文书或仲裁文书在正式生效后，合同责任部门应负责该文书执行的跟踪或履行。对方当事人逾期不履行，或拒不履行已经发生法律效力的司法文书或仲裁文书的，由人事行政部配合责任部门向人民法院申请强制执行。13.合同资料管理13.1对于合同履行中合同文本以外的相关资料（如往来传真信函、会议记录、电子邮件、收/发货单等），由各部门自行保管。14.违反上述制度的按照工作守则处理。15.由人事行