采购管理程序(0812).docx

标题 采购控制程序 类别 程序文件 编码 1. 目的评价和选择合格的供方，对采购过程进行监控，确保所采购物资能符合品种、规格、质量、价格、交货期和绿色环保等规定的要求。 2. 适用范围本制度适用于辽宁华塑集团有限公司物资采购的控制与管理。 3. 采购管理的原则。 3.1与集团经营目标一致原则。 3.2满足生产经营需要原则。 3.3经济合理性原则。 4. 职责 4.1采购管理总部是采购控制的归口管理部门，负责除贸易采购以外的集团各部门和生产子公司生产及运营用原料、辅材辅料及设备等各种物质的采购管理。4.2采购管理总部组织对供方（含运输服务供方）进行评价,编制合格供方名录,并对供方的业绩进行选择、评价和控制。4.3采购管理总部负责根据生产需求制定物资采购计划，并执行采购作业。4.4集团各子公司负责采购文件中技术指标的制定，以及负责对进厂原辅料及设备、备品备件等的验证和检验。4.5 生产基地各子公司负责提供生产作业计划，以及生产所需辅助物料清单，及消耗指标。4.6 生产基地各子公司负责提供物料仓储报表。4.7 财务管理中心负责提供上期或上年度物料采购单价等采购成本编制指标，并负责当期采购预算及采购费用的审核。4.8营销管理总部负责提供已预定的销售订单清单及月度、年度销售预测计划。 4.9质量管理部负责制定物料检验管理规定。4.10 产业基地设备管理部产业基地无此部门和岗位负责制定设备及备品备件质量管理规定。5. 工作程序5.1采购分类A类：直接影响最终产品质量（等）。如各类主原材料、半成品、主体生产设备等。 B类：间接影响最终产品质量（等）。如各种包装物、辅助材料等。 C类：对最终产品质量影响较小。如备品备件、劳保用品、办公用品、电子产品等。5.2供方的选择与评价5.2.1选择评价对象对A类物资进行评价供方。对B、C类原料进行不形成记录形式的评价供方。对外包服务供方需进行评价选择。5.2.2对供方选择评价方式是否具备经营该类产品的一切合法资质，是采购的首要前提。考察是否通过产品质量管理体系认证。考察同行对其评价认定的结果。进行现场质量保证能力调查、评价审核。评价多年供货的业绩。获取样品进行验证。5.2.3选择供方的具体标准凡通过第三方质量、环境、职业健康安全管理体系认证的供方，可依据其复印件直接选择为合格供方。凡同行（经第三方认证的同行）已经评价认定选择的供方，可直接列入合格供方。三年来（连续三年）供货质量达到物资进厂标准的供方，可依据质量管理中心提供的证实（如原料检验报告单）列为合格供方。采购管理总部负责提供样品，由子公司进行试用验证，根据验证结果，填写新增合格供方评审表进行评定。初选供方选用调查方式时，其调查内容应包括供方质量、环境、职业健康安全管理体系状况、工艺技术水平、产品质量标准、供货能力、产品价格、原料状况、顾客反映、行业政策影响等内容。选择评价供方的时间一般以年初为宜，并根据各供方的表现和新供方的选取随时进行。5.2.4选择评价控制由采购管理总部采购员负责收集备选供方的资料，包括合法经营手续、供货业绩、第三方认证复印件、调查报告等，并负责填写供应商调查表。采购管理总部依据5.2.3、两项直接列入合格供方。需评定的供方，由采购管理总部负责依据新增合格供方评审表评定，由总经理审核后上报分管供应链总裁审批列为合格供方。公布并随时更新合格供方名单。5.3采购控制5.3.1经审核审批的物资需求计划申请单报送采购管理总部计划员，由采购管理中心计划员编制物资采购计划。5.3.2 采购计划的编制依据主要包括以下七项内容。 销售计划。 生产计划。 各部门的物料需求计划。 物料库存统计报表。 物资供应商及市场状况。 采购计划的历史数据及上期执行状况。 资金流及采购预算。5.3.3采购合同由采购部长组织合同审批会签后，经授权签订采购合同。5.3.4采购管理总部组织进货，并办理相应手续。5.3.5营销管理总部、各子公司及制造业管理总部各产业基地应在每年 12 月初或每月的 25 日之前将下年或下月的销售计划、销售预测和生产计划、物资需求报送采购管理总部，由采购管理总部编制采购计划及采购预算。其他部门的其他需求计划按照生产需求计划的报送转交时间统一报送给采购管理总部。 5.3.6采购管理总部在收齐所有的物资需求信息后，应根据各子公司产品的行业特点、实际工作需要及目前的物资配置，认真分析物料的需求情况，并结合财务状况对物资的需求采取必要的调整措施。 5.3.7采购计划必须根据收集、整理的资料编制采购预算，采购计划的编制要严格控制在采购预算的范围内。 5.4采购预算的控制 5.4.1采购预算必须与集团整体的预算相吻合，不能独立于整体预算之外。 5.4.2编制采购预算的目标 采购部门凭采购预算进行采购和控制采购用款支出。 方便财务部门据此筹措和安排采购所需的资金，保证资金支付的准确性与及时性。 5.4.3编制采购预算的依据。 计划期间生产所需的物资数量。 预计的物资在期末的库存量。 本期计划末结转库存量。结转库存量由子公司和采购管理总部根据各种物资的安全储备量和采购周期进行确认。 物资计划价格。物资计划价格由采购管理总部根据物料的当前价格，结合可能影响该物资价格变化的因素确定。 5.4.4在编制采购预算时要充分考虑到影响采购预算的因素， 其具体内容包括以下六个方面。 采购环境； 各产品的销售计划； 用料清单； 存量统计表。 物料标准成本的设定。 各子公司的生产效率。 5.4.5采购管理总部要根据物资采购的具体内容，选择包括固定预算、弹性预算、滚动预算、增量预算、零基预算、定期预算等合适的采购预算方法。 5.4.6采购部应采用目标数据与历史数据相结合的方法确定预算数， 并据此编制采购预算草案，递交财务管理总部进行审核。 5.4.7采购管理总部与财务管理总部进行协商，在充分考虑到集团公司的现实状况、市场状况和集团公司预算整体的基础上，对采购预算草案进行综合平衡。5.5对供方的控制对A类原料，供方常年派驻业务员负责往来业务。不定期进行走访，了解供方生产情况。当供货质量发生问题时，由采购管理总部会同质量管理部或技术设备部、具体是指那些部门，请明晰产业基地、各子公司进行异地验证。5.6采购渠道控制A类物资原辅料只能从合法的合格供方订购。B、C类物资订购贯彻货比三家、比质比价的原则。生产采用新原辅料确需从其它供方订货时，由采购管理总部总经理申请，集团领导认可批准后订购，其批复意见应及时通知有关职能部门。首批大宗物资及大额采购按照公司招投标管理办法实施招标采购。5.7采购信息5.7.1采购资料包括采购合同、采购计划、合格供方名单、采购标准、安全技术说明书等。5.7.2物资采购合同等文件必须清楚、明确，应包括：采购产品的名称、规格、等级、质量、数量、验收方法、到货地点、付款方式等要求。5.7.3采购产品的技术标准和检验规程等有关资料。5.7.4对采购原材料的质量管理体系有特殊要求时，必须注明适用的质量管理体系标准名称、编号和版本。5.8采购物资验证5.8.1采购物资的验收由仓库管理员会同相关人员填写物资入库验收单， 经验收合格后验收入库。5.8.2如验收不合格，应急时通知采购管理总部，根据子公司生产实际情况，不能用的退货，能用的由采购管理中心应修改为；采购管理总部申请让步接收，并同时对供方下发物资入库验收单。5.8.3当合同规定顾客需在供方处对采购物资进行验证时，应在合同中对验证项目做出明确规定。 6. 相关文件招投标管理办法合同管理办法7. 记录7.1合格供方名录7.2物资分类表7.3物资采购计划7.4新增合格供方评审表7.5供应商调查表7.6合同审批会签单7.7物资入库验收单7.8让步接收单记录一辽宁华塑实业集团有限公司合格供应商名单 HS-CG8.0-04 编号公司名称地 址电 话联 络 人供应产品日期备注开始撤销制表：审核：审批：日期：记录二采购物资分类表编号：HS-CG8.0-01序号类别物资名称规格型号供应商备注123456789101112131415编制/日期：审批/日期：记录三 20XX年（ ）月份采购计划 （子公司） HS-CG8.0-08设备/固定资产 原材料 辅材辅料 备品备件 劳保用品 办公及电子类固定资产 电子耗材 其他物资名称规格型号数量单位单价（元） 金额（元）用途到货日期备注计划员： 综合管理部长：采购总部总经理：采购部长：记录四（新增）合格供应商评审表HS-CG8.0-05供应商名称：NO一级指标满分实际 得分二级指标满分实际 得分评分标准一企业资质 及业绩300企业注册资金 8注册资金大于300万元：8分注册资金大于150万元小于等于300万元：7分注册资金大于50万元小于等于150万元：5分注册资金小于50万元：3分企业业绩 5提供近三年内最高金额的合同和验收证明复印件及客户联系方式的3份：5分提供近三年内最高金额的合同和验收证明复印件及客户联系方式的2份：4分提供2份以下的及仅提供业绩未提供客户联系方式的不得分：0分企业代理资格 8生产型企业及中国地区总代理：8分省级总代理：5分地区级代理：3分质量体系认证 5企业通过国际质量体系认证，含有效的ISO9001及ISO14001：5分企业未通过国际质量体系认证：0分获得荣誉奖项 4获得省级荣誉1份以上的：4分获得市级荣誉1份以上的：2分二售后服务能力15在合同履行地设有专门的上门服务机构（维保中心），并提供证明文件：15分在合同履行地省内设有专门的上门服务机构（维保中心），并提供证明文件：10分在合同履行地/省内均无专门的上门服务机构（维保中心）：0分三技术能力15除厂家能进行技术支持、售后服务外，自身也能独立完成设计方案及解决技术问题：15分自身不能提供设计方案及解决技术问题、售后服务，只能依靠厂家完成：10分四产品质量25产品质量完全符合我方使用要求，性能佳：25分产品质量基本符合我方使用要求，性能一般：20分五现场考察情况15资料提供完整齐全，真实有效：15分资料提供不够齐全，无法完整表达真实性：5分合计得分：0评审结论：评审合格，准许加入合格供应商名单 评审不合格 改善后再评审 保留资料暂不列入名单评审人员综合管理部长采购总部总经理供应链总裁备注记录五供应商调查表编号：HS-CG8.0-02时间：调查人：供应商名称供应商概况法人代表注册资本地址邮编 企业性质税号开户银行账号业务联系人手机电话/传真email企业规模固定资产上期销售额员工人数主营产品原材料信息主要原材料供应厂家产品质量体系认证何种质量质量体系认证GJB9001 ISO9001 ISO14001 OHSAS18001 CE其他产品质量标准符合 国家标准 企业标准 其他其他产品质量许可 技术质量研发人员技术人员学历/职称情况品质人员学历/职称情况技术人员学历/职称情况主要生产设备设备名称产能数量制造厂商使用时间提供的证照清单：营业执照、税务登记证、质量体系认证书、其他许可证明（生产许可证、商标印刷许可证等）其他调查方式a现场考察 b传真调查填表人单位名称姓名职务联系方式日期记录六 合同会签单 HS-CG8.0-11合同名称：合同编号：对方单位：合同金额：经办部门经办人合同内容摘要：标的、数量、质量、价格、付款方式、履约期限（地点和方式）等： 会签成员会签意见栏签字栏相关部门合同承办部门风险管理中心财务总监子公司总经理/部门总监区域产业基地总经理分管副总裁总裁董事长记录七（a） 原辅料入库验收单 HS-CG8.0-12a验收日期： 使用部门： 验收单编号：ME2013-*-*-*序号需求计划单编号物资名称规格型号数量单位单价（元）金额（元）备注库存量第三联.财务管理部第二联.采购管理总部第一联.子公司仓库保管申请实到 123456采购员： 品质检验员： 采购核算员： 子公司生产管理： 子公司负责人： 仓库保管员