办公室岗位说明书(5岗)v2.1.doc

广西创新港湾工程有限公司管理咨询项目办公室主任岗位说明书岗位名称办公室主任所在部门办公室直接上级总经理直接下级秘书、司机、后勤、信息管理员岗位定员1所辖人员4一、职责与工作任务：负责组织实施公司行政日常事务管理和领导交办事务职责一职责表述： 组织实施公司文书、档案管理工作占全部工作时间的百分比：50 %工作任务组织制定公司文书、档案管理制度和实施细则，经批准后，负责组织实施、检查、改进起草、会签公司行政管理制度、文件负责组织公司档案室的管理工作职责二职责表述： 公司法律事务的联络工作占全部工作时间的百分比：5%工作任务负责聘请公司法律顾问事宜负责联系律师处理公司法律方面的事务，协调律师和公司各部门、项目部涉计法律方面的事务安排负责协调律师处理本公司法律事务的外部安排职责三职责表述：负责组织公司会议筹备工作占全部工作时间的百分比：5%工作任务负责组织制定公司会议方案、会议通知、会议材料负责安排会务工作（会议场所、住宿、就餐、饮用水等事宜）负责会议纪要的撰写、发送、任务的督办事宜职责四职责表述：负责公司信息管理工作占全部工作时间的百分比：5%工作任务负责组织公司信息规划工作和年度、月度信息管理计划的制定实施工作负责组织公司有关软件的选型、辅助实施、维护工作负责组织公司信息办公设备的配置、维护、公司网页维护工作职责五职责表述：负责印章管理制度的实施占全部工作时间的百分比：5%工作任务负责制定公司印章管理方面的制度并贯彻实施负责组织公司及内部各部门印章的刻制、备案留存、领用手续的执行负责检查本部、项目部印章管理制度的执行情况并提出改进意见负责印章出现意外情况的处理二、权力：权限1具有对下属工作安排的决定权、监控权权限2具有部门预算内的费用使用权权限3具有对公司制度和规范执行情况的检查权权限4具有对公司各部门办公秩序的监督检查权权限5具有对各部门及时做好文件、资料的立卷、归档工作的督促权权限6具有对公司场所的使用的审批权权限7三、工作协作关系：内部协调关系公司高层管理人员、中层管理人员、各项目部管理人员外部协调关系政府机构、工商局、交通部门、物业管理部门四、任职资格：教育水平大专及以上专业管理及相关专业专业培训培训内容培训方式与时间公司主要制度培训计算机知识、法律知识、生产管理知识、质量管理知识、工商管理知识、人力资源管理知识、公共关系培训相关经验5年以上相关工作经验，3年以上管理岗位工作经验专业知识、技能具备管理知识、文字表达、工作组织协调能力和沟通能力管理知识、技能具备企业管理知识、文秘工作知识、领导能力、分析与判断能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力、综合协调能力五、其它：使用工具/设备计算机、一般办公设备、交通设备工作环境一般办公环境工作时间特性正常工作时间、偶尔加班、偶尔出差所需记录、文档备注：行政秘书岗位说明书岗位名称行政秘书所在部门办公室直接上级办公室主任直接下级岗位定员1所辖人员一、职责与工作任务：负责公司的档案管理、往来文件的收发、印章管理和其他日常事务管理职责一职责表述：负责档案的有序管理和日常借阅占全部工作时间的百分比：15%工作任务负责移交上来需归档的文件资料的汇总、整理、归档工作作好档案日常的整理和借阅的经办工作按照规定作好到期文件资料的销毁工作职责二职责表述：负责月报按时、准确的收发占全部工作时间的百分比：15%工作任务按照规定，做好月报的接收和转发工作按照规定，做好月报的存档工作负责督办月报的上报工作职责三职责表述：负责会议任务的跟踪与督办占全部工作时间的百分比：15%工作任务负责编写和发放行政任务督办单负责监督和落实下发任务的完成情况做好超期任务的督办工作参与和配合行政中心月报表的制定职责四职责表述：负责印章的日常使用和妥善管理 占全部工作时间的百分比：15%工作任务负责印章的管理和施印工作做好废弃、遗失、损坏印章的妥善处理工作职责五职责表述：负责会议的筹备和后勤工作占全部工作时间的百分比：10%工作任务负责会议文件资料的准备工作参与和配合安排会议人员的食宿参与和配合会议场所的布置工作作好会议记录工作职责六职责表述：办公室日常工作的处理占全部工作时间的百分比：25%工作任务作好公司快递、信件的签收、送达工作完成办公室日常文件的打印、复印工作作好办公室来电、传真的接收记录工作负责公司每月水费、电费、物业管理费的交纳登记工作职责七职责表述：公司临时交办的其它工作任务占全部工作时间的百分比：5%工作任务二、权力： 权限1各部门及时做好文件、资料的立卷、归档工作的督促权权限2文件资料、档案的管理权权限3各部门、各项目部月报表的索取权权限4任务承接人任务完成情况的督办权权限5公司印章（不包括财务章）的管理权权限6由办公室拟稿的文件的建议权三、工作协作关系：内部协调关系各部门、各项目部外部协调关系四、任职资格：教育水平中专及以上学历专业文秘档案、工商管理及相关专业培训培训内容培训方式与时间公司主要制度规章培训计算机知识培训人际关系培训相关经验1年以上相关业务岗位工作经验专业知识文秘知识、档案管理知识技能计算机基本应用能力、会议速记能力、具备工作协调和人际协调能力五、其它：使用工具/设备一般办公自动化设备工作环境一般工作环境工作时间特性正常工作时间，偶尔加班所需记录、文档档案使用记录表、公章使用记录表、办公用品领用登记表、会议记录备注：信息管理员岗位说明书岗位名称信息管理员所在部门办公室直接上级办公室主任直接下级岗位定员1所辖人员一、职责与工作任务：负责公司信息管理计划、信息网络的建设，计算机软硬件的维护和更新，公司网页建设和维护、以及计算机培训工作职责一职责表述： 负责公司信息发展规划和年月度计划的制定占全部工作时间的百分比：5%工作任务根据公司的发展战略制定公司长期的信息发展规划负责制定公司年月度信息系统的建设、更新、维护计划职责二职责表述：负责公司信息网络建设。占全部工作时间的百分比：30%工作任务公司内部局域网的建设与维护；公司外部网站的建立与维护；公司相关网络设备的维修职责三职责表述：公司使用的软件和硬件系统的选型、维护占全部工作时间的百分比：30%工作任务负责公司各类软件的选型，实施上线负责公司各类软件的日常维护公司计算机硬件的购置建议方案制定及硬件维修；负责验收公司的相关信息设备职责四职责表述： 负责公司信息设备使用的培训工作占全部工作时间的百分比：15工作任务负责公司人员对信息设备的使用培训工作编制信息设备使用说明文件职责五职责表述：负责公司信息的控制处理和安全管理占全部工作时间的百分比：15工作任务制定和完善公司内部信息传输的规范和改进方案，经批准后负责组织实施负责实施公司内部电子信息的收集、分送；对外发送信息的控制管理工作负责公司信息系统安全管理信息化相关档案的保存和整理职责六职责表述：完成上级指派的临时工作任务占全部工作时间的百分比：5二、权力：权限1与公司信息管理有关设备配置的建议权权限2公司采购信息设备的建议权和验收权权限3公司有关信息的采集权三、工作协作关系：内部协调关系公司各部门外部协调关系网络公司、信息设备供应商、软件供应商四、任职资格：教育水平大专以上专业计算机或信息管理培训培训内容培训方式与时间计算机知识、网络知识、公司管理制度等相关经验信息管理工作2年以上专业知识信息处理技术、系统设备、常用应用软件知识、网页制作技术、操作系统知识技能培训、文件编写方面的技能、一般的信息设备维护技能、软件维护技能、网页编制技能五、其它：使用工具/设备计算机和相应的设备工作环境一般工作环境工作时间特性正常工作时间，偶尔加班所需记录、文档信息系统维护记录、设备维修记录、网页、备注：办公室司机岗位说明书岗位名称司机所在部门办公室直接上级办公室主任直接下级岗位定员所辖人员一、职责与工作任务：安全、准确的完成驾驶出车任务，维护车辆，完成领导交办工作任务职责一职责表述： 安全、准确完成出车任务占全部工作时间的百分比：70%工作任务根据公司办公室主任以上领导的指示，安全、准确完成出车任务及时报销行车票据和代公司领导报销车辆行驶的相关票据职责二职责表述： 车辆的维护保养占全部工作时间的百分比：10%工作任务日常保养，保持车况（油、气、水、内部卫生状况）的完好，定期按保养手册进行保养，及时提出保养计划，经批准后执行对出现的故障的征候及时提出检修计划，经批准后进行检修和故障排除，杜绝事故隐患职责三职责表述： 相关证照的办理占全部工作时间的百分比：5%工作任务按时完成车辆养路费、保险费的购置、年检事宜按时完成车辆的年检事宜按时公司主要领导的驾照年检事宜职责四职责表述： 外勤事务占全部工作时间的百分比：5%工作任务根据公司领导的指令，完成外勤任务和临时指派的任务职责五职责表述： 车辆使用统计占全部工作时间的百分比：5%工作任务按月、按年度提交车辆使用情况统计单、确定各部门车辆使用情况按月、按年度汇报车辆行驶里程和安全事故情况说明职责六职责表述： 完成上级领导交付的其他任务。占全部工作时间的百分比：5%二、权力：权限1根据行车任务制定合理行车路线的计划权权限2保持一定合理现金备用权限3车辆检修时间安排的建议权权限4维修厂家的比价、选择的建议权三、工作协作关系：内部协调关系公司各部门外部协调关系车检所、交通嵇征处、汽修厂家四、任职资格：教育水平高中以上专业汽车驾驶培训培训内容培训方式与时间汽车驾驶、维护知识，礼仪知识相关经验3年以上驾驶经验专业知识汽车专业知识、汽车维修保养知识技能沟通能力、汽车驾驶能力五、其它：使用工具/设备车辆、日常保养用品工作环境一般工作环境工作时间特性无固定工作时间，随时待命所需记录、文档车辆使用调配单、车辆使用统计单备注：项目部司机的岗位说明书参照本岗位说明书。后勤岗位说明书岗位名称后勤管理所在部门办公室直接上级办公室主任直接下级岗位定员1所辖人员一、职责与工作任务：负责办公室、接待处卫生清洁工作、接待处伙食工作、接待处管理工作职责一职责表述： 负责办公室接待处卫生清洁工作占全部工作时间的百分比：10 %工作任务办公室公共部分，每周负责清洁一次，办公室垃圾每2天清理一次接待处卫生工作每天清洁，保持干净职责二职责表述： 接待处伙食工作占全部工作时间的百分比：80%工作任务负责正常工作日员工中餐、晚餐服务，做到营养卫生，合理搭配膳食保持餐具卫生，餐具每次使用后均应进行消毒认真做好每次开餐的伙食统计工作，列表按月报送人力资源部进行处理职责三职责表述： 接待处管理工作占全部工作时间的百分比：10%工作任务按办公室安排及时准备好接待工作用品保持卧具的清洁，及时进行清洗，保管及时提出损耗品添置计划，经批准后添置二、权力：权