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2019/4/19,1,忙要忙的有意义,主讲 夏世洪,2019/4/19,2,请闭目60秒思考这个问题 如果您的余生只剩下3天, 您会做哪3件事情?,XIASH,2019/4/19,3,下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”。 1.你通常工作很长时间吗？ 2.你通常把工作带回家吗？ 3.你感到很少花时间去做你想做的事吗？ 4.如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？ 5.即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？ 6.你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？ 7.你时常在做重要工作时被打断吗？,2019/4/19,4,8.你在办公室用餐吗？ 9.在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？ 10.你时常把工作拖到最后一刻，然后很努力地去做完它？ 11.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？ 12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？ 13.当你长休了一段时间，你是否有负罪感？ 14.你常无暇阅读与工作有关的书籍？ 15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的大事？ 16.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？,2019/4/19,5,总结你的时间掌控,2019/4/19,6,因为我不知道 究竟什么对我最重要， 所以每件事好像都很重要。,因为每件事好像都很重要 所以我不得不每件事都做。,有些人看到我每件事都做， 所以，他们期望我什么都做。,每件事都做让我非常忙碌， 所以我没有时间去考虑， 究竟什么对我最重要。,忙 人 的 告 白,2019/4/19,7,XIASH,时间管理不是什么?,时间本身不是问题. 因为每个人每天所拥有的时间都是一般地多； 所以时间管理的问题本身不在于时间, 而是在于自己如何善用及分配你自己的时间。,2019/4/19,8,XIASH,时间管理是什么?,时间管理就是自我管理； 自我管理即是改变习惯, 以使自己更富绩效, 更富效能； 把事情很快地做完, 叫做效率 把事情很快又很对地做完, 叫做效能 时间管理就是事前的规划或长期的计划。,2019/4/19,9,XIASH,时间管理的误区,工作缺乏计划； 组织工作不当； 时间控制不够； 整理整顿不足； 进取意识不强； 忙了就好； 时间管理能有多大用； 身不由己； 江山易改、习惯难移。,2019/4/19,10,XIASH,人, 为何安于现状?,为何你我都不满意现状, 但又想安于现状？ 1.无奈； 2.不确定改变之后会更好； 3.因为现状是你我最熟悉的。 当你开始不满于现状时, 表示会有新的事物发生在你的身上但是要用对 “新的思考方式”,2019/4/19,11,XIASH,12点连线（笔不能离纸，折笔为一笔，只能划五笔将12个点连接起来。起笔和落笔汇合一处）,思维游戏,2019/4/19,12,条件：准备一把60格长的软尺，表明你2080岁的时间，每一格是一年。 1.6080岁 20年是老年时间，剪去20格，剩下40年黄金时间； 2.睡眠每天8小时，40年睡眠13年，剩下27年； 3.早、中、晚三餐包括周六、日闲聊活动，每天平均2.5小时，40年用掉4年，剩下23年；,剪时间,XIASH,2019/4/19,13,4.用于交通时间平均每天2小时，40年用掉3年，剩下20年； 5.用于打电话、找东西每天1小时，40年用掉1年，剩下19年； 6.每天看电视的时间3小时，40年用掉5年，剩下14年；,剪时间游戏,XIASH,2019/4/19,14,7.每天用于娱乐、锻炼、听音乐，如果周六、日花在娱乐、购物上，平均每天3小时，40年用掉5年，剩下9年； 8.每天刷牙、洗脸、个人清洁、化妆、看报用1小时，40年用掉1年，剩下8年； 9.如果一年有10天休假，40年用掉1年；如果无法集中在工作上1小时，40年用掉1年，两项合计大约2年，剩下6年。,XIASH,2019/4/19,15,结论： 人的一生可能只有6年 用于工作，合计52560小时。,XIASH,2019/4/19,16,XIASH,时间价值分析,2019/4/19,17,XIASH,时间价值分析,2019/4/19,18,XIASH,时间清单分析,2019/4/19,19,XIASH,工作清单分析,2019/4/19,20,XIASH,工作紧急性分析,2019/4/19,21,XIASH,工作重要性分析,2019/4/19,22,XIASH,高效益活动分析,2019/4/19,23,XIASH,授权分析,2019/4/19,24,XIASH,会见分析,2019/4/19,25,XIASH,会议分析,2019/4/19,26,XIASH,公出分析,2019/4/19,27,时间大盗,14.缺乏个人管理。,7.工作搁置；,13.不会说“不”；,6.职责不明确；,12.拖延；,5.无效沟通；,11.想干得事太多；,4.无效授权或不授权；,10.经常救火；,3.条理不清；,9.没有计划；,2.无效会议；,8.不速之客；,1.电话干扰；,2019/4/19,28,时间管理的演进,个人管理以生活重心为导向！,第四代时间管理,行事强调优先次序，依据轻重缓急将有限的时间与精力加以合理分配，最终实现高效。,第三代时间管理,强调行事日程表，反映时间管理已开始注重规划,第二代时间管理,着重利用便条和备忘录，在忙碌中调配时间与精力,第一代时间管理,XIASH,2019/4/19,29,时间平衡模型图,时间 平衡,家人 朋友 别人的承认和赞许,事业 福利 财富,身体健康，合理饮食 适当休息，休闲娱乐,信仰，爱情 哲学思考 实现自我价值 追问未来,工作,人际 关系,健康,慎思,2019/4/19,30,一 目标法则,什么叫目标设定？ 目标即为个体所追求的东西。设定目标意味着自觉地遵循某一方针、朝着某一方向行动。 不愿为自己设定目标的原因 1.恐惧。怕万一达不到怎么办？会有失败感觉； 2.无此意愿。为何要设定目标，每天过得好好的就可以了； 3.误将行动当成就。每天忙来忙去，好像很有成就感；其实行动不等于成就，有结果才算有成就。,2019/4/19,31,2019/4/19,32,目标法则,目标刺激我们奋勇向上 制定目标的SMART原则 具体的（Specific） 可衡量的（Measurable） 可达到的（Attainable） 相关的（Relevant） 基于时间的（Time-based）,2019/4/19,33,目标法则,哈佛大学的研究,2019/4/19,34,目标法则,分解目标的方法（剥洋葱法）,终极目标 （人生的真谛）,总体目标 （人生核心轴）,长期目标 （5-10年）,中期目标 （2-3年）,短期目标 （0.5-1年）,近期目标 （月、周、日等）,2019/4/19,35,目标法则,个人目标的组成部分,个人目标,1.个人悼词,2.生活状况,3.未来5年 的梦想,4.愿望：旅行、 丰富的阅历和回忆,4a.个人愿望 一览表,4b.个人收获 展望,5.榜样,6.理想设计,7.生命计划,2019/4/19,36,目标倒金字塔,人生目标 年目标 季目标 月目标 周目标 日目标,2019/4/19,37,P,A,D,C,不 好,好,耗用时间,花时间在计划上才是 最节省时间的作法,耗用时间,2019/4/19,38,日计划的步骤,5.事后的检查,4.决定优先顺序,3.预留机动时间给意外的工作,2.估计工作需要的时间,1.列出工作任务,日计划的五个步骤,2019/4/19,39,日计划避免的倾向,第二种倾向：备忘录法,第一种倾向：流水帐法,2019/4/19,40,二 帕累托法则,花最少的力气, 获得最多的效益 你所完成的工作里, 80%的成果,来自于20%的时间,也就是说80%的努力是与成果关系不大。,2019/4/19,41,帕累托法则示意图,80% 时间,20% 时间,80% 成效,20% 成效,重要的 少数事物,琐碎的 多数事物,2019/4/19,42,三 ABC法则,不太重要、不重要 数量占65% 价值占15% 授权、删除,重要性一般 数量占20% 价值占20% 策略性规划，规定期限,极其重要 数量占15% 价值占65% 自己干，不授权,2019/4/19,43,XIASH,四 “要事第一”法则,?,?,?,?,A,B,C,D,2019/4/19,44,XIASH,时间管理矩阵图,紧 急 不 紧 急,重 要 不 重 要,I,I,I,I,I,I,I,V,* 危机 * 急迫的问题 * 有期限压力的计划,* 防患未然 * 改进产能 * 建立人际关系 * 发掘新机会 * 规划、目标管理,* 不速之客 * 某些电话 * 某些信件与报告 * 某些会议 * 必要而不重要的问题,* 繁琐的工作 * 某些信件 * 某些电话 * 浪费时间之事 * 有趣的活动,2019/4/19,45,XIASH,正确的行事顺序,2019/4/19,46,不合理的时间配置,2019/4/19,47,明智的时间配置,1.重要的事情着重在 Plan Plan着重在 Do Do着重在 Check Check着重在 Action 2.重要的事情要逐渐地交給 信任的部属 这叫 “授权”,2019/4/19,48,明智的时间配置,重 要,不 重 要,紧 急,不紧急,I,II,III,IV,一般：25-30%,理想：20-25%,一般：15%,理想：65-80%,一般：50-60%,理想：15%,一般：2-3%,理想：1%,时间管理 效率篇,2019/4/19,50,制定规则、遵守纪律,1.在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于何时截止。 2.即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的目标。 3.由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提前和相关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内。,2019/4/19,51,养成良好的工作习惯,这件事令人感到为难, 但是它非做不可, 因此我将立即做完它, 以便尽早忘掉它； 养成速战速决的习惯； 将事情切成好几块小块任务, 快速地完成每一块的任务； 完成最关键的部份, 让事情看起来像做完 80% 一般。,2019/4/19,52,缩短会议时间的规则,10.限定发言时间，不得超时,9.不打断他人的发言,8.讨论而不争论,7.与会者对会议的成功都有不可推卸的责任,6.准时开会和结束会议,5.超过1小时会议要有书面通知、日程安排表和相关资料,4.与会者将每日或者每的工作表单提交安排人，找出合适开会时间,3.会议期间不得大声喧哗、私下聊天、当众接听手机，外出办事,2.守时。无论何时必须准时参加会议,1.事先将会议的通知（目的、内容、时间）发给与会者,2019/4/19,53,缩短会见时间办法,一、约定时间； 二、约定时限； 三、事先界定目标； 四、设定“窗口”时间。,2019/4/19,54,提高 Email 的处理效率,一进信箱第一个动作就是把所有信件的主题浏览一遍, 然后做分类的动作； 养成习惯, 一天只有三个时段看 Email； 除了急件以外, 集中时段回信。,2019/4/19