关于企业行政管理的思考.doc

关于企业行政管理的思考摘要：企业以其灵活多变的经营方式，在日益激烈的市场竞争中，不断拓展其生存空间，随着生产条件的变化，企业的管理方法也在不断地发展。企业的行政管理体系，可以说是企业的中枢神经系统。行政管理体系担负着企业的管理工作；企业中除行政管理之外的工作，都是某个方面的业务。行政管理体系推动和保证着企业的技术、生产、财务、销售、开发几大块业务的顺利、有效进行和相互之间的协调。 一个企业的行政管理体系，其本身往往就是一个具体而微的小企业。行政工作涉及到企业内部上上下下、左左右右、里里外外的沟通和协调。行政管理的广度，涉及到一个企业的全部运作过程；行政管理的深度，又涉及到许多局外人难以想象的细微末节；行政管理的重要，是因为它是领导和各部门、众员工之间的桥梁。企业的行政管理如此重要，然而却几乎没有人去研究它；这是现今企业普遍感到最头痛的是行政管理，而改进它又不知如何下手的主要原因之一。这里仅就其中的二、三问题作一探讨，期望引起讨论。 一、行政在企业中的地位和作用 企业行政的地位 一个企业的工作，通常分成以下几大块：管理（行政）、技术、生产、销售、开发、财务等；企业行政，亦即企业管理，就是其中的一块。 然而管理（行政）在企业的上述几大块工作中占有独特的地位。除管理（行政）以外的其他几大块工作，其特点是局部性、专业性，我们可统称其为业务工作；然而管理（行政）工作却具有各种业务工作所不具备的全局性、统摄性；它是企业这个有机体的中枢神经系统。它和各种业务工作并不是并列关系，正如人体的中枢神经系统与其他系统并不是并列关系一样。 然而在许多企业中，行政工作却得不到应有的重视：不要说受到特殊的重视，连与其他各块工作同等的重视都得不到。很显然，我们经常听说某某老总特别偏心于销售、技术或财务等等，却从未听说有一个特别偏心于行政的老总。许多老总都把行政人员当成打杂的、跑腿的而随意使唤，从不认为行政人员也有人才，也不认为行政工作需要人才。这样一来，往往就陷入了一种恶性循环：由于公司中由上到下对行政工作的不重视，行政人员队伍往往士气不高、人才外流，结果就造成企业行政效率低下、拖累整个企业的业务；老总们恼怒之下，不是从自身找原因，而是动辄重斥、撤换行政人员；导致行政队伍更加士气不高、人才更加外流，造成企业行政效率更加低下、更加拖累整个企业如此这般，每况愈下。试想一下：中枢神经瘫痪，这个企业还有什么希望吗？造成这种情况的原因，除了老总们的急功近利、追求短期效应、缺乏长远眼光、重经营轻管理的普遍倾向之外，对企业行政及其在企业中的地位缺乏认识也是重要原因之一。 企业行政的作用 企业行政是为推动、保证企业上述几大块业务工作顺利、有效地进行，为做好各大块工作之间的协调、使之产生有利企业发展的最大合力而提出的一系列目标、计划、要求、规范、制度、程序、做法，以及所提供的一系列资源、条件服务，如在人力资源、办公环境、办公条件、生活条件等方面提供的服务。 必须指出的是，一个企业的行政管理体系，并不局限于企业的专门行政部门（如办公室、总经理办公室、行政人事部之类），而是以总经理为最高首长、由行政副总分工负责、由专门行政部门具体实施、操作，其触角深入到企业的各个部门和分支机构内部的方方面面的一个完整的系统、网络。它的作用，就是承担着企业的全部管理（行政）工作，推动和保证着企业的技术、生产、财务、销售、开发等几大块业务的顺利、有效进行和相互之间的协调。 也就是说，企业的技术、生产、财务、销售、开发等几大块业务的有效开展都有赖于高效率、高质素的管理（行政），它们之间的协调更有赖于高效率、高质素的管理（行政）；任何有经验、有思想的企业管理者都会充分体会到，管理出效率、管理出效益、管理出精品、管理出人才，实在不是虚言。 二、企业行政管理的功能及其要求 行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。企业行政人员每天都面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务。但是，这些事务只不过是行政管理这棵大树上的枝枝叶叶而已。概括起来说，行政管理在企业中主要有管理、协调、服务三大功能；其中管理是主干，协调是核心，服务是根本。究而言之，行政管理的实质就是服务。 专门的行政管理部门（通常称为办公室、总经理办公室、行政人事部之类）担负着企业行政管理的组织实施、具体操作，是行政管理工作中的一个部分、一个环节，是整个行政管理系统中的一个小系统。 行政部门应该兢兢业业、认真细致地做好种种行政事务工作，把领导从繁重、琐碎的行政事务和生活琐事中解脱出来，可以集中精力、轻装上阵，考虑公司的发展战略，探讨公司的组织架构，任用公司的各级干部，实施公司的经营方针，解决公司所面临的重大问题等等。为了做好纷繁复杂的行政工作，行政部门的领导不能东一榔头西一棒子，茫无头绪地整天瞎忙；或是被领导一会儿支到东，一会儿支到西；结果村村起火，处处冒烟，吃力不讨好，不知道自己整天都忙了些什么。行政部门的领导应该有泰山崩于前而色不变的定性，不管风吹浪打，胜似闲庭信步，有自己的主见，能够根据事情的轻重缓急，做好安排，指挥若定。为了能达到这种境界，必须建立健全和认真执行行政部门的各项管理制度、岗位责任制度、工作程序以及一系列规范化表格、图表等，从而建立起行政部门的法治秩序。更重要的是，要培养出一支高素质、高效率的行政人员队伍；同时要搞好科学分工、管理层次和合理授权。一旦行政系统的一系列硬件(如办公设施、生活设施)、软件(如规章制度、工作程序)、人员队伍、分工协作和管理层次等等建立健全起来，整个行政管理体系在很大程度上就会象一部自动机器一样运转，只在较少的场合才需要部门领导和上级领导辅以人治。一个行政部门的的管理能够做到这种程度，可以算是有一定水平了。 然而，行政部门如果仅仅满足于这样一种管理水平，那还是不够的。行政部门还必须在管理、协调和服务三方面再上一个档次，才算是一个合格的现代企业的行政管理者。 从管理方面来说，行政部门不能满足于在日常事务的层次上做好领导的参谋和助手，还必须在公司的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化、用人政策等重大问题上有自己的思考，并且高屋建瓴地在实际工作中加以贯彻落实，成为领导不可缺少的高参和臂膀。这就要求行政部门的领导者不能满足于做一个事务主义者，而是要做一个有思想、敢创新、有冲力的领导者；换句话说，他不能仅仅满足于做好一个战术家，还要努力做好一个战略家。很显然，也只有一个有思想、懂战略、敢创新、有冲力的人，才能把行政工作做得更好，做得再上一个档次。 从协调方面来说，行政管理者不能简单地以传达领导的命令、完成领导交办的任务为满足；也不能凭借自己在企业的独特地位对各个部门颐指气使，以权压人。行政部门应主动做好上与下、左与右、里与外的沟通，在充分沟通的基础上做好协调。没有充分沟通的协调不成为真正的协调。 从服务上说，行政部门要甘当幕后英雄的角色。因为行政服务干得再出色，毕竟是服务于企业的最终目的的。行政部门的工作，特别是后勤服务工作，永远不要奢望成为企业关注的中心。不但不可能，而且不应该。行政管理的理想境界应该是润物细无声。行政部门最忌讳处处显示自己的存在，与其它部门抢镜头，争荣誉。行政部门应该象一部自动化程度很高的机器，这头原料(任务)进去，那头成品(结果)出来；其中的许许多多曲曲折折，都消化在行政体系之内，切忌为自己评功摆好，四处张扬，浪费别人的时间、精力和感情。要反对利用自己对公司资源的支配权只顾为自己谋取私利或便利的行为，特别要反对把行政部门变成门难进，脸难看，事难办的官府衙门。管理是要执行制度的；但执行制度也是一门艺术，并不一定要搞得剑拔弩张，刀光剑影。特别是在高素质人才集中的地方，更要注意对人的尊重。行政工作要做得有人情味。 三、要注重企业文化和人力资源在企业中的作用 企业文化指明企业的发展方向，把企业职工引导到企业所确定的企业目标上来。企业提倡什么，崇尚什么，职工的注意力必然转向什么，企业文化越强有力，越用不着巨细无遗的详尽的规章制度。 先进的文化理念可提高企业形象的美感度，增加品牌的附加值。被企业员工认同的企业文化，如同一面大旗，使员工自觉簇拥其周围，并吸引后者跟入，同时对企业合作伙伴和消费者产生吸引力。 崇高的文化会产生一种巨大的推力，让企业职工有盼头，有奔头，让企业外部的合作者产生合作的动力，对消费者激发其信心。 正确的文化存在着一种同化力量，对一些消极的“亚理念”起着消弱、改造的功能，从而使正确理念“一统天下”，企业处于有序状态，以利平稳而有力的运行。 企业文化研究要探讨最大地开发管理企业人力资源。现代管理实践要我们相信，对人有效管理的关键，在于人力资源体系的开发利用。产品或服务的品牌及技术是企业竞争优势中最重要的，而品牌与技术的取得、发展，要靠企业内有智慧的人力资源，在21世纪的世界经济大战中，人才竞争是决定一切的先决条件，企业文化如果担当起开发人力资源的重任，必将产生深远的意义。四、企业行政系统与其他系统的分工 企业的上述几大块工作，包括行政（管理）工作，都以不同的程度渗透到企业的各个部门（分支机构），任何一块的工作都需要各个部门（分支机构）的协同作战（这里说的并不仅仅是外在的配合，更重要的是内在的协作）。其中，管理（行政）更是渗透到每一个部门的方方面面。正如前面所说，企业行政工作是企业整个行政系统的工作，而不仅仅是行政部门的工作；正如财务工作是整个财务系统的工作，而不仅仅是财务部门的工作一样。 然而人们在这个问题上普遍有一个认识上的误区，以为行政工作就是行政部门的工作，技术工作就是技术部门的工作，销售工作就是销售部门的工作，以此类推。由此，在公司领导的分工安排上，众多中国企业就顺理成章地让行政副总分管行政部门，技术副总（或总工程师、总设计师）分管技术部门，经营副总分管经营部门，财务副总（或财务总监）分管财务部门，等等。 这样一种认识和安排在很多企业导致了一系列弊病。其结果往往是各个副总都把自己分管的部门（或分支机构）当作自己的自留地、分封国，站在个别部门（或分支机构）的立场说话和思考问题，其充当的并不是副总的角色，而是大部门经理的角色（如果分管的只有一个部门，其充当的就只不过是一个部门经理的角色，该部门名义上的经理就沦为副经理了）。其见识和工作水平只能长期停留在部门经理的层次上。这就使整个企业范围内的协调、协作变得十分困难，动辄要请总经理甚或董事长出面。国内很多企业就因此成了一个个封建割据下的诸侯国。重复劳动的增多、资源的闲置和浪费、对外口径和内部工作标准的不一致、工作效率的低下、权力与责任的过分集中、企业主要领导人的压力过大、干部及员工的无全局感、无责任感、无积极性、无创造热情，作风疲塌，得过且过，以及相互之间的隔膜、隔阂、推诿、扯皮、摩擦、冲突、不合作、难协调等等，就是理所当然的了。 为了说清楚这个问题，且让我们借用一下系统论。如果我们把整个企业视为一个大系统的话，企业的各个部门（分支机构）就可以视为一个小系统；但是在这一大一小两个系统之间，还有若干个中系统；这种中系统一般有：管理（行政）系统、经营（销售）系统、技术（设计）系统、生产（工程）系统、发展（开发）系统和财务（资金）系统，也就是我们前面所说的一个企业通常都有的几大块工作。但是，无论是用块块或条条来描述它们都不合适、不确切、不科学，因为它们其实是一个个系统、一个个网络。 这三种系统的关系是这样的：大系统包含了中系统和小系统；然而中系统却不是包含着小系统，而是将其触角深入各个小系统之中。也就是说，中系统 与小系统并不是包含关系，而是交叉关系。 按照这样的思路，在公司领导的分工问题上，应当从管理体制上（而不是仅仅从口号上或精神上）保证公司领导之间的分工不分家。分管公司行政、技术、生产、财务、经营或开发的各位副总，都应是在总经理的领导下、协助总经理，统揽涉及全公司各部门、各分支机构的大行政、大技术、大生产、大财务、大经营或大开发的；不管涉及到哪个部门或哪个分支机构，只要是行政方面的事，都由行政副总统一领导和出面协调；只要是经营方面的事，都由经营副总领导和协调，以此类推；副总不应管部门 （或分支机构），而只应管方面（即某一方面工作）。总经理则负责各位副总所代表的各大块工作（即几个中系统）之间的协调（而不是各位副总所代表的各部门、各分支机构之间的协调）。 也可以这么说：总经理统领着企业这个大系统，负责这个大系统之内各个中系统之间的协调；各位副总统领着所分管的中系统，负责的是所分管的中系统所涉及的各部门之间的协调；部门经理统领着本部门这个小系统，负责该小系统即本部门内部的协调。这样一来，副总成为真正意义上的副总，部门经理也就成为真正意义上的部门经理。 按照这样一种思路来建立企业的各个系统之间、各个公司领导之间的分工体制，可以解决目前许多企业面临的一系列问题。它将有利于打破部门分割，加强企业内部协调；有利于各个副总超脱部门意识，树立全局观念；有利于调动部门负责人的积极性，锻炼其工作能力；有利于建立科学合理的上下分权体系和左右分权体系；有利于充分、合理利用资源，减少浪费；有利于减少重复劳动，提高工作效率；有利于加强内部团结，增进团队精神；有利于对外宣传口径和内部工作标准的统一；有利于公司领导摆脱冗务烦扰，提高统揽全局水平，使工作更上台阶；有利于振奋员工精神，激发员工的积极性、主动性和创造热情；有利于拓展干部眼界，促进干部成长；有利于企业的内部管理和对外形象的提高。 按照这样一种分工体系，企业的行政系统就能克服原先的分工体制造成的部门分割、行政无力等问题，充分、有力地发挥其全局性、统摄性的管理功能，较大地提高企业的行政效率和行政质素，彻底改变行政在企业中的形象和地位，真正体现其在企业中应有的