XA020002-2009工程施工合同管理办法.doc

工程施工合同管理办法 XA020002-2009工程施工合同管理办法1 目的规范与顾客有关过程的管理，响应顾客对工程施工（产品）的要求，明确内部各相关部门的职责和管理流程，全面、适当地履行合同，实现与顾客的充分沟通。2 适用范围工程信息、工程招（投）标文件和工程施工合同的评审，工程信息联络、工程招投标活动、合同签订阶段和工程竣工后与顾客的沟通。3 术语合同：在国家法律允许范围内，明确供需双方权利和义务的文件，一经签订就具有法律效力。4 与顾客有关过程的管理4.1 工程信息评审4.1.1 收集到工程信息后，主管人员必须进行工程信息评审，信息跟踪人填写工程信息评审表，分公司经营主管领导批准，报公司市场经营部备案后，按工程信息管理办法开具介绍信。4.1.2 在工程信息联络阶段，跟踪人应确认工程名称、顾客名称、地址、邮编、联系人姓名、职务、电话、传真、电子邮箱等资料，随时了解顾客对产品（工程）的要求，及时补充评审记录单，建立顾客通讯录。并将公司的业绩、信誉等基本情况，以及联系人、电话、传真、电子邮箱等资料传递给顾客。在适当时候，可邀请业主有关人员对公司及相关工程项目进行考察。顾客违背与产品（工程）有关法律法规的要求，在购买招标文件之前必须得到解决。4.2 招标文件评审4.2.1 招标文件评审是要解决是否参与投标的问题，由分公司经营部门负责，执行XA024001-2008-招标文件评审指南。4.2.2 分公司经营部门根据招标文件列出顾客要求（包括工期、质量、安全、环保、造价、付款、竣工后服务等相关条款），其负责人组织相关部门对公司的现有资源配置能否满足要求等进行评审，并填写评审记录单，报分公司主管领导审批。4.2.3 招标文件评审:可以多种方式进行评审，由分管领导视工程量的大小、难易程度、编标时间的长短，决定招标文件的评审方式。 不论以何种方式评审，最后均应形成评审记录。一般情况下，1000万元以上的工程及特殊的工程（含锅炉、压力管道、起重设备、市政桥梁、隧道等）等应采取会议形式评审；1000万元以下的工程（不含上述特殊工程）可采取文件会签形式评审；小型工程和没有技术难度的工程（指合同额50万元以下）可只经分公司评审负责人与工程部、人力资源部评审。4.3 投标文件编制与评审4.3.1 在招标文件评审之后，分公司工程投标部门依据招标文件要求和评审意见，组织相关人员编制投标文件。投标文件编制可参照XA024002-2008-投标工作指南进行。4.3.2 投标文件评审是要解决在满足自身投标目标需要的前提下，投标文件是否完全实质响应招标要求的问题。分公司按XA024003-2008-投标文件评审指南对投标文件进行自查自审，按要求填写评审记录单上的相关内容，在封标之前将投标文件送报公司市场经营部审查，若为下列情况之一者，由公司市场经营部组织工程、人力资源、财务、司法等相关部门会审，报公司分管领导批准。工程造价大于等于1000万元的；拟投标工程为特殊工程（含锅炉、压力管道、起重设备、市政桥梁、隧道）；工程需要垫资大于等于100万元，或含主材无预付款的；工程投标报价预测为保本经营的；合同履约保函大于等于200万元的；验收标准非国内通用的，或工程质量要求创鲁班奖的。非上述情况，工程造价介于200万元至1000万元由公司市场经营部审查后报公司分管领导批准；工程造价小于200万元的，可只经公司市场经营部评审。4.3.3联营合作项目投标文件评审除上述要求之外，还应符合联营管理办法要求。4.4 投标文件封装及递交4.4.1 投标部门按招标文件要求装订标书，并准备开标需验证的资料原件。4.4.2 投标格式中包含的法人授权委托书必须在市场经营部备案并办理相关手续。4.4.3 工程造价大于等于300万元或特殊工程（含锅炉、压力管道、起重设备、市政桥梁、隧道）的投标文件，需将投标文件（报价及技术）电子版报送公司市场经营部备案，以便公司建立投标数据库。4.4.4 投标文件的签章。按招标文件要求，在投标文件的相应位置加盖公司印章以及法定代表人或其委托人签字，封装，盖骑缝章。没有评审或会审的投标文件，一律不予签章。4.4.5 经营部门将投标书按规定时间、地点送达。4.4.6 投标书递交业主前，投标负责人可根据工程最新信息变更投标报价及有关条件，以投标修正函的形式随投标书送达招标人，变更的原因、理由应完整记录，与其他相关资料一同送交分公司经营部门。4.4.7 投标负责人组织递交标书，组织并参与询标答疑。4.4.8 投标负责人应填写完整的投标结果分析评价一览表，原件留存分公司，工程造价大于200万元的，应将此表复印件报送公司市场经营部。4.5 合同评审4.5.1 收到中标通知书后，分公司经营部门就合同条款进行评审，与顾客充分沟通，达成一致意见，形成合同准签文本。4.5.2 合同准签文本由分公司经营部门组织相关部门参照XA024004-2008-施工合同评审指南进行评审。评审内容：合同签订程序是否齐备；主要合同条款是否清楚、全面，表达是否准确；顾客的要求与招标文件不一致和其他特殊要求是否得到合理解决；工程项目及合同条款的合法性、完整性，是否可能引起合同纠纷，合同准签文本评审后填写评审记录单。4.5.3 合同准签文本经评审时提出的修改意见，与顾客进一步协商，达成一致意见后签订。确实满足不了顾客要求的，经主管领导批准，可放弃签署。4.5.4 合同实施过程、合同修订评审由项目经理部和分公司经营部门负责，其评审程序根据合同条件变更的影响程度分别处理。 1 一般工程变更（含设计变更）影响工程造价或因业主原因造成工期延误的，由项目经理部对经济损失与工期延误进行分析并填写记录单，报业主或监理签字认可。项目经理部应妥善保管记录单，以备调整工程价款。2 当使用功能、结构等发生重大变化需要修改原定施工方案，并严重影响施工进度和材料、设备供应时，项目经理部应及时报合同管理部门，按哪一级签订的合同，由同级合同管理部门组织评审的原则进行合同修订评审，并将评审结果报告分管领导。与顾客协商、修订的有关合同条款或补充合同，由相关部门和项目经理部执行。4.5.5 分公司经营部门将合同准签文本及评审记录单报公司市场经营部审核，市场经营部根据下列情况，组织相关部门进行会审，会审通过后报公司分管领导批准。合同造价大于等于1000万元的；特殊工程合同（含锅炉、压力管道、起重设备、市政桥梁、隧道等）合同准签文本与招标文件有重大偏差的（如：工期提前10%的、质量要求提高等级的、改变付款方式的、增加违约索赔条款的）。4.5.6 非上述情况，施工合同造价介于200万元至1000万元由公司市场经营部评审后报公司分管领导批准；施工合同造价小于200万元，由公司市场经营部评审。4.5.7 合同委托签署人必须是公司在册在岗员工,同时必须盖上银行帐号章（银行帐号按公司财务规定填写）。4.5.8 联营合作施工合同签署按联营管理办法执行。4.6 合同签章管理4.6.1 合同专用章由公司办公室管理。4.6.2 公司办公室凭公司市场经营部及公司主管领导签署的盖章审批单，办理合同准签文本签章。4.7 合同文本的流转4.7.1 合同签订后，分公司经营部门定期将一份合同原件报公司市场经营部备案，其余移交分公司相关部门。4.7.2 合同文本属企业机密，未经经营部门主管人员同意，任何人不得借与他人。合同借用需办理借用登记手续。4.8 市场准入备案管理4.8.1 根据各地建设行政主管部门及市场管理规定要求，必须办理相关备案手续的，由有需求的分公司负责办理。4.8.2 各种备案资料原件均必须存放在公司，由公司市场经营部建立台账，协调管理，实现信息资源共享。4.8.3 已办理的备案手续需要办理年检（审）的，由原主办单位负责办理，更新或变更资料应报送公司市场经营部存档，以便信息更新。4.9 顾客沟通见顾客沟通与信息交流指南4.10 保修针对回访和投诉中存在的质量问题，由分公司经营部门与业主确定保修责任范围或有偿服务范围及价格，由分公司工程管理部门制定施工方案并指导项目部实施。4.11 过程记录4.11.1 分公司经营部门负责收集和保存工程施工合同，建立合同台帐。4.11.2 分公司经营部门每月25日前向公司市场经营部报送当月合同统计报表4.11.3 评审记录单根据谁评审谁保存的原则分类存档。公司市场经营部保存施工合同造价大于等于200万元的评审记录单。4.11.4 不论工程是否中标，经营部门应对所有工程逐个建档。内容包括：业主相关信息、联系渠道、信息评审记录单、招标与投标文件、详细报价资料、投标结果分析评价一览表、合同谈判记录、合同评审记录、中标通知书、结算资料、工程回访保修及相关记录、顾客投诉记录、与该工程相关的其他资料。归档文件应优先采用电子文本，定期刻录光盘，以便保存与检索。4.11.5 顾客满意度调查表由分公司经营部门建档保管。4.11.6 过程记录单保存期为5年。4.12 管理目标4.12.1 合同评审率100%；4.12.2 合同工作量大于等于1000万元的工程回访、顾客满意调查50%以上。5 附表5.1 工程信息评审表 XA020002表15.2 招标文件、投标文件、合同、合同修订评审记录单 XA020002表25.3 投标结果分析评价一览表 XA020002表3 附加说明：本办法起草人：王本众本办法修订人：周若冰 周洪泉本办法由市场经营部负责解释 湖南省工业设备安装有限公司 自工程信息评审表（开具介绍信、法人委托书申请表） XA020002表1评审单位评审人年 月 日项目基本情况顾客名称项目名称项目性质工程造价（估算）工程地点联营方信息初次联营伙伴 合格联营伙伴 优秀联营伙伴联营方担保推荐责任表 联营工程合作意向书联营单位联系人及电话联系地址身份证号业务性质新接工程 后续工程开具介绍信是否预交经营保证金 是（凭财务收据复印件） 否开具法人委托是否补足经营保证金是（凭财务收据复印件） 否联系人、委托人联系电话职务年龄委托内容分公司分管领导意见同意开具介绍信同意开具法人委托签字： 年 月 日公司工程管理部意见公司市场经营部意见公司分管领导意见备注：1、介绍信及授权委托书只对本公司在岗员工开具。 2、联营工程必须先由公司市场经营部备案和分管领导签字。3、土建（含土建）工程必须先在公司工程管理部备案签字。4、评审单内容应打印，所有签字必须手写。 湖南省工业设备安装有限公司 自评 审 记 录 单招标文件 投标文件 施工合同 施工合同修订 XA020002表2 评审单位 评审人电话评审日期业主名称工程地点工程名称造 价 （万元）顾客主要要求确定工程工期工程质量健康安全、环境环保： 投标保函： （万元） 履约保证金： （万元）资源配置：工程保修：合同格式：1菲迪克文本；2国家工商文本；3当地政府部门规定文本；4其他其他要求： 定价责任人签字： 会审意见： 分公司经办人：分公司参加人员意见市场经营部门 同意 不同意签字： 年 月 日工程管理部门 同意 不同意签字： 年 月 日人力资源部门 同意 不同意签字： 年 月 日财务资产部门 同意 不同意签字： 年 月 日分公司领导 同意 不同意签字： 年 月 日注：1、此表为双面打印；2、此面由分公司填写，土建(含土建)工程必须由公司工程管理部备案签字；3、定价责任人是指联营合作方相关责任人。湖南省工业设备安装有限公司评 审 记 录 单招标文件 投标文件 施工合同 施工合同修订 XA020002表2公司市场经营部经办人会审日期公司会审意见相关部门意见招标文件 投标文件 合同准签文本市场经营部工程信息已备案 经办人： 工程信息已备案 经办人： 联营备案符合程序 同意联营备案不符合程序 不同意经办人： 联营备案符合程序 同意联营备案不符合程序 不同意经办人： 同意参与投标 不同意参与投标 签字:同意签订合同 不同意签订合同 签字:工程管理部同意参与投标 不同意参与投标签字:同意签订合同 不同意签订合同 签字:工程分管领导意见同意参与投标 不同意参与投标 签字:同意签订合同 不同意签订合同 签字:人力资源部同意参与投标不同意参与投标 签字:同意签订合同 不同意签订合同 签字:财务资产部符合程序 同意不符合程序 不同意经办人： 符合程序 同意不符合程序 不同意经办人： 法制办同意参与投标 不同意参与投标签字:同意签订合同 不同意签订合同签字