工程图面与文件管制作业办法.doc

深圳市华海诚信电子显示技术有限公司 工程系统文件 照明事业部第十五篇 工程图面与文件管制作业办法一. 目 的：建立全公司工程图面与文件管制作业,使工程图面与文件之制作、编号、应用、扩散、储存、变更、废止及销毁操作系统化、标准化、明文化,确保有关单位能迅速、正确地使用工程图面与文件并防止公司智能资源泄漏或外流。二. 范 围:2.1 依据工程图面与文件分类与定义操作系统内定义分类之工程数据。2.2 客户所提供之工程图面/文件。三. 职 责: 依据工程图面与文件类别区分,工程图面与文件由各执行管制单位负责, 本操作系统设置之单位、人员及其职责如下:3.1 工程数据中心:3.1.1. 工程图面/文件原稿编码、发行、保密、存管、移转、销毁作 业管制与稽核。3.1.2. 工程图面/文件副本发行、扩散、销毁作业与稽核。3.1.3. 单位数据管理人员教育训练、名册管制。3.2 制作单位:3.2.1. 工程图面与文件原稿制作、归档、变更、废止通知。3.2.2. 副本申请、签收、保密、保存、缴回销毁作业执行。3.2.3. 暂行版原稿及工程记录制作、保存、变更、废止作业管制。3.3 应用单位:由制作单位指定之工程图面与文件副本分发之单位,负责签收、保存、移转及缴回销毁作业。3.4 数据管理人员:数据管理人员分为数据管制人员及数据保管人员两类,由工程数据中心(执行管制单位)及制作(应用)单位分别指派。3.4.1 依据本作业规定执行单位内各项作业及数据管制。3.4.2 数据管理人员指定及异动时必须主动通知工程数据中心及执行管制单位。四. 处理管制与说明:除特殊状况外,图面与文件处理之各项管制作业运作必依据下列规定,由各相关单位、人员分别执行。4.1 场地:图面与文件原稿存放之地点必须固定且应避免闲杂人员随意进入。4.2 设备:附锁之柜子或图柜。4.3 人员与训练4.3.1. 数据管理人员由单位主管依据实际需求指派或招募,并将人员 名册交由工程数据中心。4.3.2. 数据管理人员离(调)职时,所属单位主管需指定其职务代理人, 并督导其工作交接,主动通知工程数据中心注销原登记并将接 任人员登录于名册内。4.3.3. 数据管理人员之训练依据本公司之数据形态及管理方式,依“老带新”的原则办理,并配合实务运作期加强实践,使全公司资 料管理方式一致化,工程数据中心根据训练需要适时开设通识 课程施以培训。4.4 工程图面/文件收集作业:4.4.1. 工程图面与文件收集(制作)时机:A. 客户提供规格时。B. 新产品投入开发时。C. 新制程、技术、方法时。D. 新增加质量及管理要求时。E. 新材料使用时。F. 新设备、新仪器使用时。4.4.2. 工程图面与文件项目与来源(制作单位):配合公司管理系统及新产品开发作业所具备之工程图面与文件及制作单位如下列分项(:以后表示制作单位)。A. 工程图面:设计(制工)单位。B. 标准手册、系统文件、工程标准规格:受指定单位。C. 辅助工程文件:C.1. 产品规格书:设计(制工)单位。C.2. 作业指导书/包装作业规范:设计(制工)或执行作业单 位。C.3. 产品质量计划、检验规范、检验规格:品保单位。C.4. 设备操作说明书:执行作业单位。C.5. 材料表(BOM):设计/制工单位。C.6. 失效模式分析(FMEA):受指定单位C.7. 其它辅助工程文件:受指定单位。D. 产品开发企划书:市场单位。4.4.3. 图面/文件定义:A. 暂行版图面/文件:版次以英文字母X或XN大写表示。N以阿拉伯数字1,2,3表示。B. 正式版图面/文件:版次以英文字母(除I、O、X外)大写表示。如: A,B,C或AN表示,N以阿拉拍数字1.2.3表示, 以此类推。备注:暂行变更中正式版图面/文件其版次以正式版之版次再加XN表示,如AX,AX1,BX2.版次不可重复,避免误用。4.4.4. 作业说明:A. 图面与文件必须依规定格式制作,以确保格式一致化,文件内容标示必须正确,不得含混笼统。B. 图面与文件制作发行前,必须经由制作单位权责主管审核其图面与文件之适切性,并视实际需求会签相关单位,经核定后正式生效。C. 图面与文件须标示版次且版次不可重复,以避免误用。4.4.5. 会签:A. 制作单位在初稿制作完成经课级以上主管(含)校对后,若需要会签者,则将会签数据及ECN会签单会签相关单位意见,或召集会议进行研讨。B. 会签单位接到会签单或开会通知时,应由单位主管或指派专人将会签意见于会签单或会议内适时表达,以确保工程数据之正确性。C. 会签作业完成,修订初稿且经事业处主管(或其代理人)核定后交由管制权责单位人员办理发行或归档、储存。4.5 工程图面与文件发行:4.5.1. 图面与文件发行以迅速、确实为处理原则,使各重要作业场所均可获得适切的图面/文件,在无特别规定时,需自接到正式ECN时起于24小时内完成发行作业。4.5.2. 图面与文件发行ECN作业统一由制作单位数据保管人员办理,经该单位主管审核并呈权责主管核准后连同核定之图面与文件原稿交指定之工程数据中心(执行管制单位)确认,在确认其格式、字段、分发之应用单位正确后方可发行,如有不符时退回原制作单位修正后再办理发行作业。4.5.3. 图面与文件必须依据编码申请作业流程、窗体及编码原则,由工程数据中心(执行管制单位)予以编号管制,且相同类型之文件编号不得重复。4.5.4. 客户提出之图面/文件可由权责单位转化为内部文件办理发行,或由权责单位以ECN转换章或外部工程数据转化章进行转换办理发行。4.5.5. 图面与文件发行前,工程数据中心(执行管制单位)数据管制人员必须确认各项数据及分发之收文单位均符合规定后,始可办理发行。4.5.6. 图面与文件发行时必须加盖工程数据中心管制章即发行章于每一页图面与文件及其所有附件上(附件窗体之发行章盖于窗体之背面以示管制,且方便于复制便用),如文件为不可分离式或不便标示(如书籍、光盘等),于LABLE或封页标示即可。4.5.7. 图面与文件发行时必须建立签收之书面记录,参照工程图面/文件分发签收记录。4.5.8. 图面与文件之签收领回统一由资料保管人员(或其固定之职务代理人)办理。4.5.9. 发行后之图面与文件原稿由工程数据中心(执行管制单位)建文件保管,并建立图面与文件管制记录,列管各分发之应用(制作)单位、版次、分发份数等。4.5.10. 被分发文件之应用(制作)单位指定之专人除负责签收外,并建立该单位图面与文件管制记录及数据归档管理,参照工程图面/文件明细表。4.5.11. 应用(制作)单位文件制作如需以其他图面与文件作为参考时,得由单位数据保管人员影印参考文件,并于影印文件上加盖仅供参考章,代表该文件仅供参考不作为其他方面使用。(如:检验、采购、制造)4.5.12. 除4.5.11项参考文件外,应用(制作)单位不得擅自办理图面与文件发行。(除特殊规定外).4.5.14. 工程数据中心(执行管制单位)每季度定期将该单位所发行之图面与文件统计数据通知相关应用单位及其他执行管制单位参考、查核。4.6. 保密作业:4.6.1. 图面与文件之保密等级依其重要性分为下列三级:A. 机密:指对公司营运有重大、深远影响之产品开发与研究技术或限定直接承办人员办理之特定图面与文件。B. 密:指已大量生产之产品或为业界所熟知技术,但其内容会影响公司权益之图面与文件。C. 一般:除A及B项以外,其他的图面与文件皆属之。4.6.2. 密级以上之图面与文件存管地点、场所必须固定以避免图面/文件遗失。4.6.3. 所有图面与文件对外之保密等级皆属机密,不得擅自携出厂外或展示给不相关人员参阅。4.6.4. 机密或特殊需求之图面与文件发行时,由制作单位主管于复核发行申请表时判定,并由负责发行之工程数据中心(执行管制单位)依据制作单位判定之等级以红色保密等级章标示保密等级于数据之右上角或右下角外,一般或密级图面与文件则无需标示等级。4.6.5. 图面与文件之限阅管制:为防止泄密,已储存归档之图面与文件须依保密等级分级,予以限阅管制。A. 机密:限经办人员或经由制作单位处级以上之主管同意后始可阅读。B. 密:限与该图面与文件作业相关人员阅读。C. 一般:公司(含海内、外投资公司)内一般从业人员均可阅读。4.7. 储存作业:4.7.1. 图面与文件(含暂行版)发行后之原稿储存得依指定之工程数据中心(执行管制单位)数据管理人员予以储存。4.7.2. 图面与文件储存地点、场所必须固定。4.8. 应用作业:4.8.1. 应用(制作)单位使用图面与文件副本时,必须确认该图面、文件为有效之图面或文件始可使用。4.8.2. 图面与文件未经单位主管核定及未盖工程数据中心(执行管制单位)发行章者均属无效图面与文件,一律不得使用在生产制造、检验、采购之场所。4.8.3. 工程图面及文件电子文件用于教育训练、外部传真及非管制数据附件时需删除图框、LOGO及相关KNOW HOW,经单位主管确认后方可执行。4.9. 调阅作业:4.9.1. 查阅工程图面与文件只限与该图面与文件作业相关人员。4.9.2. 制作或应用单位需要调阅需填写 工程图面/文件申请(调阅) 单(附表一),经存管单位课级以上(含)主管核准后始可调阅。4.9.3. 属机密级图面与文件之调阅,除经办人外其他人员需经图面/文件存管处级以上主管(含)核准后方可调阅。4.9.4. 依调阅申请借出之图面与文件由调阅人员负责保管及保密,不得转借或随意出示或告知于他人或任由他人轻易取得或翻阅。4.9.5. 任何图面/文件在调阅期间不得被私自影印或扫描。4.10. 副本扩散作业:除另行规定外,已办理发行之图面与文件如因作业需求,必须申请副本时,得依据下列方式办理副本扩散。4.10.1. 副本扩散申请:A. 统一由单位数据保管人以书面向由负责原稿管理之工程数据中心(执行管制单位)办理。B. 扩散申请需由申请单位填写工程图面/文件申请(调阅)单。4.10.2. 副本扩散核定:副本扩散申请必须依据该图面与文件应用状况,由制作单位之权责主管或工程数据管理之指定代表签章核准后始可办理。4.10.3. 副本扩散管理:A. 各单位副本扩散之申请及签收由该单位之数据保管人员统一办理。B. 副本扩散由管制原稿之工程数据中心(执行管制单位)执行复印。C. 工程数据中心(执行管制单位)及应用单位数据保管人必须建立数据分发签收记录。D. 工程数据中心(执行管制单位)办理副本扩散前先将ECN通知各应用单位,应用单位接到ECN后由其数据保管人于24小时内将旧版数据收回并更换新版。4.10.4. 特殊需求副本扩散管理:A 如已发行文件在应用单位管制需要上某部分因作业特殊要求须广泛应用,可由部门主管签核或用内部自定义的管控方式进行监管,如抽样计划表,该所属文件有具体变更要求时,则特殊管控副本由应用单位负责回收连同一起变更。4.11. 变更作业:4.11.1. 时机:图面与文件因应实际需求必须变更其设计、结构、规格、尺寸、检测方法或管理方法时。4.11.2. 作业说明:详细作业内容请参照工程图面与文件变更(ECN)操作系统。A. 申请:图面与文件变更时须以书面窗体ECN向工程数据中心(执行管制单位)办理。B. 核定:所有ECN须依据该图面与文件应用状况由制作单位之权责主管或公司指定代表签章核准。C. 窗体编号:核准之ECN窗体由制作单位数据保管人在NOTES系统上进行编号。D. 暂时工程变更:D.1. 发行正式版图面/文件因应紧急修订及特别工作需求时,可办理暂时工程变更。D.2. 暂时工程变更之图面/文件发行时只加盖暂时工程变更章。D.3. 暂时工程变更的时间若超过规定时,须重新办理或以书面窗体办理变更作业。E. 如工程图面/文件变更只是小部分修改,可不用发ECN及变更版次,由权责单位依据分发签收记录直接在数据原稿及所有副本上标示变更内容,人员及日期,经该权责单位主管或被指定之授权人核签,但次数不得超过三次。4.12. 遗失与补发作业:图面与文件属于重要智能资源,各单位对所管理之原稿或副本须负完全之保管责任,如有遗失时则依据下列处理方式办理。4.12.1. 机密:由遗失单位最高主管会同该图面与文件制作单位主管成立紧急处理项目,研拟危及公司营运或商业损失状况,并共同采取预防措施,以降低危害程度至最轻为处理原则,并由遗失单位人员申请经处级主管裁定补发后,始可办理补发。4.12.2. 密一般:A. 副本遗失:A.1. 遗失单位主管主动调查、追究遗失原因,并经由事业处主管核准后由单位数据保管人员办理遗失补发。A.2. 补发之图面与文件必须加盖补发章,并作成记录以供查核及追踪。B. 原稿遗失:遗失原稿之工程数据中心(执行管制单位)主管调查、追究遗失原因,经由事业处主管核准由制作单位重新绘制原稿并依据工程图面与文件变更(ECN)操作系统将遗失之原稿作废,以避免版次混淆或擅自发行。C. 各单位人员拾获图面与文件之原稿或副本时,必须主动缴回数据中心(执行管制单位),不得私藏使用或擅自发行。D. 数据遗失,补发需填写工程图面/文件遗失单,遗失单呈事业处主管(或其代理人)核准后方可办理申请补发或原稿重新制作。4.13. 移转作业:4.13.1. 移转作业依据:A. 组织变更时。B. 生产型态改变或产品移转。C. 生产技术移转,准备大量生产时。4.13.2. 移转作业:A. 图面与文件存管权责移转时必须由移转及接收单位办理移转。B. 图面与文件移转时,移转及接收双方必须建立工程图面/文件移转单,并由双方单位主管签认。C. 图面与文件移转及接收单位之数据管理人员必须将数据管制记录详细确实填写。D. 图面与文件移转以接收单位签收日期为管理权责移转之基准日,自基准日起移转数据各项管制作业统一由接收单位负责。E. 图面与文件移转清点如发现资料遗失时,由移转单位依据遗失作业规定处理及申请补发。F. 各单位数据管理人员如离(调)职时,必须将所保管之图面与文件列册移交,并将移转列表备份工程数据执行管制单位。4.14. 作废/销毁作业:图面与文件必须以书面窗体提出作废申请,由工程数据中心(执行管制单位)发行至各应用单位执行变更后,旧版工程图面/文件始可依下列规定办理作废、销毁。4.14.1. 经工程变更通知作废及销毁之数据自作废日起各应用(制作)单位必须停止使用。4.14.2. 各应用(制作)单位在收到ECN后将作废图面/文件一一清点后缴回发行单位。4.14.3. 作废图面与文件之原稿及副本须以作废章或其他明显标示作废之方式标示于作废图面/文件上。4.14.4. 图面与文件销毁作业必须确保数据无法再回复使用为作业原则,销毁方法由执行销毁之数据管理人员依据上述原则选定、执行。4.14.5. 第三方(客户)所使用之图面/文件,由采购(市场)单位负责通知更换新版本。作废图面与文件由应用单位实时销毁。4.14.6. 原稿作废