档案管理在企业中的作用.doc

太原大学太原大学 毕 业 论 文 中文题目：档案管理在企业中的作用 学 号： 20090101242 姓 名： 左左 慧慧 慧慧 年 级： 2009 级级 系 别： 文文 法法 系系 专 业： 文文 秘秘 完成日期： 2012 年年 3 月月 10 日日 指导教师： 马马婧老婧老师师 1 太原大学毕业论文（设计）诚信声明 本人郑重申明： 所呈交的毕业论文档案管理在企业中的作用是本人在指导 老师的指导下，独立研究和写作的成果。论文中除加以明确标注的 地方外，已不包含他人已经发表的学术成果或他人为获得高等院校 学位而使用过的材料。 本人完全意识到此申明的一切法律结果并愿独自承担。 特此申明 毕业论文（设计）作者签名： 日期：2012 年 月 日 2 档案管理在企业中的作用档案管理在企业中的作用 摘要摘要 经济的快速发展全球一体化的到来，极大的刺激了国内企业的发展，尤其 是民营企业的发展。使企业之间的联系不在局限于本国和本行业，所以大量的 信息和证据表明企业的档案管理变越来越收到企业管理者的注意。档案管理是 企业管理中的重要组成，与其他方面的管理有所不同，它不是只局限与某一领 域的管理活动，也不仅仅是档案部门和档案管理人员的事情，而是需要企业中 所有人员共同参与的情况下才能取得一定成效的事业。企业没有创新就失去希 望和活力，档案管理工作也是如此，这就需要企业中全体成员创新思路，全面 开拓档案管理中的各项功能。本论文主要从四个方面分析档案管理的重要作用。 一是档案管理在市场活动中的地位，二是档案工作对企业权益的维护不可忽视， 三是档案管理的具体操作原则和对企业文化的影响，四是档案管理对信息的有 效控制。 关键字关键字：档案管理 经济保障 资源规划 档案信息化 归纳提升价值 3 目目 录录 摘 要 （3） 中文目 录（4） 一、档案管理在市场活动中的地 位（5） 二、档案工作对企业权益的维护不可忽 视（6） （一）档案工作对保护知识产权维护合法权益起着主导作 用（6） （二）企业档案的安全与完整企业档案安全维护同样不可忽 视（6） 三、档案管理具体操作原则和对企业文化的影 响（68） （一）企业档案管理对于企业文化建设有着十分重要的作用。 （6） （二）档案管理的具体操作原则和提升价值。 （6） 1.材料的收集和整理是保证档案质量至关重要的第一 步（7） 4 2.企业档案管理遵循的原 则（7） 3.企业档案作为一种“产品”的价值提 升（7） 四、档案管理对信息的有效控 制（89） （一）企业的档案管理要实现信息 化（8） （二）企业的档案管理要加强对信息的反馈控 制（9） 参考文献 （10） 致谢 （11） 一、档案管理在市场活动中的地位 正随着我国计划经济体制向社会主义市场经济体制转变,社会主义市场经 济体制的逐步建立,意味着优胜劣汰。要想在激烈的市场经济竞争中站稳脚跟， 开拓市场，必须改变事业单位计划经济模式,转换经营机制,推行现代企业管理, 即“事改企”成为在国家宏观调控下的自主经营、自负盈亏、自我发展、自我 约束的法人实体和市场竞争主体.推行现代企业管理,作为企业单位两大财富的 人才和档案,其中档案是广大职工辛勤劳动的结晶,在企业管理中应该怎样提高 档案工作的地位和作用是值得探讨的。 大量事实证明，档案在企业管理中有着不可忽视的作用。 5 首先，档案管理对企业的大量资料进行保存和加以利用，实现共享和增值。 一个企业从创立到发展，涉及到科技图纸、文件文书、财务报表、人事资料、 信用凭证、科技成果等大量资料，包括文件、图片、录音和录像和实物等等。 将这些资料整理保存起来并加以利用就是档案管理。市场经济时代企业家决策 要根据各种资料、数据、信息，搞好企业需要汇集各方面信息，对决策而言， 信息与人才、资金同等重要，有时甚至更重要。没有资料管理、数字管理、信 息管理，就无法在瞬息万变的市场中捕捉机会。目前，企业档案管理特别是中 小民营企业档案管理普遍比较薄弱，主要原因是企业老板的档案意识不强，管 理方式原始，甚至还存在不知档案为何物，更谈不上档案利用了。有的即便是 利用档案也是很原始的，忽视了档案为企业文化、形象、企业精神等方面的二 次深层次开发。要改变这一状况，企业管理者必须树立知识管理思想，企业应 根据自身的需要建立科学的档案管理制度，包括对各类文件、材料的归档整理、 档案保管、保密、借阅和销毁等内容，并对企业内外各种信息、知识进行有效 识别、全面搜集、科学的加工和充分的运用，以此促进知识共享、鼓励知识创 新，实现知识增值，它是利用企业集体智慧提高企业应变能力和创新能力的重 要途径。 其次，档案管理可以简化工作程序，提高企业管理。企业管理千头万绪， 但不论业务经营、技术研究、行政管理、人力资源、财务资金，企业文化、社 区往来等等，都离不开企业档案、文印收发、签章盖印、信函交寄等等这些事 务性的工作。相关人员要有原始凭证、文件记录保存的习惯；要有程序制度逐 级办理的手续履行；要有回执、查询的记录原始材料，特别是保留好原始件的 孤本；要有当事人的墨迹、影像、声音、照片、字条等等，都是法律证据的基 本要素。 最后，档案管理对企业经营发展都有特殊作用。企业档案指的是企业在各 项经营、生产活动中形成的对社会、国家及本企业具有保存价值的文字、图标 以及声响等形式不同的历史记录。企业在日常的工作当中，注重对各种文件材 料的形成和积累，并且按照特定的要求科学的进行分类整理，统一对企业各部 门和各种载体档案进行管理，来使得档案能够有效的被利用。 企业档案的重要性表现为四个方面。 第一是，企业的档案起着企业科技发展过程中催化剂的作用； 第二是，企业档案的科技档案是企业知识形态的生产力： 第三是，企业档案是社会效益和企业经济效益的表现形式； 第四是，企业的档案的企业文化中的重要内容，是企业能够成功的金桥。 二、档案工作对企业权益的维护不可忽视 （一）档案工作对保护知识产权维护合法权益起着主导作用。 企业知识产权包括专利权、商标权、著作权及商业秘密等，是企业知识创 新的成果，是企业重要的无形资产和核心知识资本。企业档案真实记录了企业 进行知识创新的过程、内容、结果，是企业拥有某一知识产权的法律凭证，当 发生知识产权纠纷时，档案能起到至关重要的作用，是企业保护知识产权的有 力武器。企业在经济运作之中难免要发生各种纠纷，且以经济债务纠纷与侵权 纠纷居多。企业要想减少经济运作中的麻烦与损失，胜券在握，就得在日常经 营管理中谨慎、细致地保存好较为翔实完整的企业档案做证据，供起诉、应诉 6 之用，这样才能在经济纠纷中立于不败之地。 （二）企业档案的安全与完整企业档案安全维护同样不可忽视。 企业档案的安全是对企业档案实施良好的管理和保护，做好档案的保密工 作，严格防止企业档案的丢失、泄密和失密现象的发生，严格遵守企业档案中 所包含的涉密事项，来保护企业的知识产群，维护企业的合法权益。 企业档案完整的维护，从数量上来讲，就是要保证企业档案内容上的齐全 配套；从质量上讲，就是要保持企业档案的内在有机联系和系统性；在范围上， 应涵盖企业的全部工作活动所产生的各种形式、各种门类的档案文书，严防档 案进行人为地凌乱堆砌和加以割裂。 便于社会和企业对企业档案的有效利用对企业档案的利用不只是企业档案 工作的基本出发点，也是企业进行档案工作的最终目的所在。企业档案管理工 作能够不断延续中得到发展的原因就在于它对社会存在一定的利用价值。对企 业档案利用已经贯穿于企业档案管理中的始终和各个环节，而且，其也是对档 案管理工作进行检验的根本标准。 三、档案管理的具体操作原则和对企业文化的影响 （一）企业档案管理对于企业文化建设有着十分重要的作用。 首先，表现在档案能够真实地记录企业文化以及企业发展过程中的点点滴 滴和对企业文化的归纳、梳理。企业档案管理对于企业文化的记录不是一种简 单的记录，而是通过分类与分析使员工和领导能更好地认清公司的文化建设成 就与不足。 其次，通过档案管理员的梳理和价值判断，可以“留其精华，去其糟粕” ， 从而更好地服务于企业档案还必须逐年分类设置，归纳整理，经过活化才能有 价值。 要把档案管理与现代信息技术相结合，通过办公自动化、管理信息系统、 客户关系管理、供应链管理、企业资源计划等应用系统，加快信息化进程，充 分发挥档案的功能和作用。公司的发展战略。 档案机构可看作是一个系统， 目前这一系统运行不畅，功效的发挥难如人意，如部门设置随意，更换频繁， 重复低效，工作被动，责任与权利分离，状态失控，工作内容也因领导的更换 而有大的变化等等。总之，人为因素干扰太大，直接影响到企业档案工作的客 观性、连续性和科学性，其最终结果是服务效果差，而服务质量是服务行业的 生命，是评估这一系统的关键因素。 要解决企业档案系统目前存在的矛盾，提高服务质量，必须也只有从管理 上找出路，建立起企业档案系统的质量保证体系，重视环节乃至全过程的管理， 加强监督，排除导致系统脱离所需状态的各种影响，才能使企业档案系统的服 务质量带来极大的改观。 最后，企业档案系统管理必须强调全面管理意识。从企业档案的特点来看， 企业档案管理必须要强调“三全”管理要素。企业档案来源广泛、内容丰富、 门类繁多、形式多样。企业的档案不仅来源于企业的各种组织机构，而且还来 源于个人。既有以纸质为载体的，也有以胶片、磁片、磁带、磁盘、光盘和各 7 类信息软盘等为载体的。根据档案形成的规律，这些分散的材料，只有在经过 收集、整理、立卷归档后才能转化为档案。 （二）档案管理的具体操作原则和提升价值。 1.材料的收集和整理是保证档案质量至关重要的第一步 材料收集是档案工作的第一道工序，它是保证档案质量至关重要的第一步。 企业档案是由企业各管理机构和广大职工在生产、科研、管理、服务及其它各 项活动中分散产生并通过档案工作部门和相关人员收集整理而形成的。企业档 案形成的分散性和种类的多样性决定了企业必须要建立起档案收集网络系统， 建立起一支专兼职相结合的档案员队伍。 对于一些重要部门和承担重要科研项目的单位或课题任务的课题组，除了 有专、兼职的档案人员外，还需要明确这些部门的重要负责人必须要有专人负 责督抓档案工作，这样才能确保档案材料收集的渠道畅通。在材料收集过程中， 既要强化依法建档，又要注意正确划分归档范围。既要防止“有文必档”的片 面做法，又要防止“应交不交”的错误倾向。 材料收集应丰富和足量，但是又不能单纯求数量。材料收集必须要做到， 该归档的材料决不遗漏，没有保存价值的材料决不应滥收。 档案整理是档案质量管理的关键和基础。档案整理就是把零散的、不系统 的档案材料进行基本的分类、组合、排列和编目，使之系统化的一项工作。企 业档案整理工作的每一个环节都直接影响档案的质量，如有差错都会降低档案 的查全率和查准率，从而影响档案的服务质量和使用价值。 2.企业档案管理遵循的原则 1）分级管理，统一领导企业中的档案机构要对企业的档案工作进行统一领 导和集中管理，建立起企业内部统一的档案管理制度，对企业实施全部档案的 综合管理。 2）档案管理必须强调标准化，用数据说话。标准是从事生产，建设等各项 工作的一种共同的技术依据，质量管理的过程就是对标准的采用与实施的过程， 标准具有统一性、权威性的约束力。企业档案管理是一个复杂的管理系统，单 靠行政手段、经验进行管理是不可能实现管理目标的，如果没有统一的标准， 势必会造成整个管理系统的混乱。同时在档案管理中必须十分强调有章可循、 有法可依，规范工作程序和工作行为，要建立起科学、严密的量化管理制度， 实行差错告诫和责任追究制度，使工作人员做到事事、时时心中有“数”这样 才能确保工作质量，提高工作效率。 3）档案管理必须以人为本的观念。企业档案工作是项政治性、科学性、社 会性很强的工作，更应确立以人为本的观念。企业档案工作者必须要有强烈的 事业心和责任感，要有良好的职业道德、高度的组织性、纪律性和警惕性，防 止失密、泄密等违纪问题的发生，要坚持原则，勇于维护档案材料的真实性， 尊重历史，实事求是地解决和处理档案管理中的具体业务问题。各级领导重视 档案工作，转变人们存在的档案工作只是简单的“保管员”或“收发员“的错误 观念，倡导和形成档案工作是一项责任重大，光荣而神圣的事业，从而激发档 案人员的工作热情和潜能。在档案管理手段现代化、档案门类和载体多样化的 今天这些显得更为重要。工作中必须要着力解决档案管理队伍不稳、结构不合 理、知识更新不快、观念转变滞后等一系列问题。 3.企业档案作为一种“产品”的价值提升 8 企业的档案工作作为一种“产品”如果要提高它的质量，显现出它的价值 功能，那么这项有意义的工作，就决不是档案工作者个人的简单劳动所能实现 的，它既需要档案工作者的努力，更需要各级领导的重视，各职能部门的支持 和全体职工的积极参与，有时还需要社会各方面的协调和配合。因此档案管理 中运用全面质量管理中的“三全”观念，把过去仅靠档案工作部门、少数档案 工作人员的质量管理转变到全员参与，全员管理，把单纯重视档案产品色装是 否完善等形式型质量转变到更加重视档案产品的形式、内容、过程等全方位的 工作质量上来，对于提高档案工作的深度广度、综合水平等都具有极其重要的 意义。 档案管理必须强调下道工序就是要用户的意识。对于企业而言，过去一般 仅将接收产品的客户作为用户，这种用户的观念使得产品的质量只有在销售之 后才能从外部系统反馈给企业，而且这种反馈绝大多数只能反馈给企业的极少 数领导者或者接触用户的少数人员，而不能直接反馈给全体员工，全面质量管 理所强调的下道工序就是用户的观念，不仅是指产品出厂后的直接客户为用户， 而且在企业内部，每个环节的用户，每道工序之间都应有用户意识，下一个环 节是上一个环节的用户，下一道工序是上一道工序的用户，这就是会使全体员 工都形成人人是用户，个个有责任的意识。 档案产品和企业产品一样，它的形成也需要经过若干个环环相扣的环节和 工序。每个环节，每道工序都应有质量意识。 四、档案管理对信息的有效控制 （一）企业的档案管理要实现信息化 现今，信息对于企业来说早已是至关重要的，它不仅仅是代表单纯的信息， 而是广义上的信息。它包含的内容很多，商机和具体的时代信息和商业本行业 的信息都在其中。档案管理的信息化可以对信息资源进行有效的控制，使企业 实现对信息的高效管理。 企业档案信息化是指在企业档案管理活动中，全面应用现代信息技术，对 企业档案信息资源进行有效采集、管理和提供利用服务。在计算机及网络技术 的迅猛发展和广泛应用的情况下，信息获取和传递方式都发生了根本性的变革。 在对传统管理模式进行扬弃的基础上，档案部门要通过网络及时、准确地向企 业各业务部门提供以有效的数字信息为主要形式的档案利用服务，在真正意义 上实现档案管理工作为企业经济利益最大化服务。 （二）企业的档案管理要加强对信息的反馈控制 加强反馈控制，是保证系统目标实现的手段。根据控制原理，企业档案信 息化系统的信息反馈，是指信息化系统输出的档案信息，经过与外部环境作用 后，其输出效果返回档案信息化系统，并由此引起系统各项工作内容、规章制 度的调整，以期更好地实现系统目标的过程。反馈控制的基本过程如下： 首先，搜集反馈信息，全面准确的反馈信息是实现反馈控制的首要环节。 反馈信息获取渠道如下： 一是建立利用情况网上登记制度。通过技术手段，可以及时记录有关利用 者对档案信息的访问情况，而通过建立严格的利用效果登记制度，档案部门可 以系统、全面了解利用者查阅档案材料的具体效果。 9 二是深入基层随机走访用户。档案人员经常不断地深入基层，向广大用户 直接了解利用档案信息产生的效果、对各种提供利用方式的满意程度及对档案 部门各种规章制度的意见和建议等，可以搜集到更加准确的反馈信息。 三是定期向用户发放利用情况调查表。定期通过内部网络发放利用情况调 查表给那些因为工作关系不能经常留守在岗位上的员工，可以搜集到利用情况 登记及随机走访过程中，难以搜集到的反馈信息。 其次，对反馈工作定期总结，使其自身不断完善，从而保证系统目标顺利 实现，随着企业进一步走向市场，档案信息参与科研生产