“开放空间”技术实操手册5.7.doc

“开放空间”技术实操手册_在城市社区治理中的运用一、背景目前在城市社区居民参与治理的概念通过一些政策或项目开始得到应用，然而实际上还存在着社会管理工作的创新性欠缺、社区公共服务推广的应用度不足等问题。并且我们所倡导的一些参与式的工作方法还没有系统地引进、实验和应用，没有形成可以操作的工作框架。所以居民迫切需要居民自治组织等社会组织的加强和新组织的发育，以提升居民的公民意识，动员和组织广大居民行使自己的知情、参与、表达、决策、执行、监督等民主权利，制定社区（院落）的行动计划及管理模式，并明确和承担起自己组织的责任。争取能达到自下而上、平等协商、参与合作，由居民自我管理、自我教育、自我服务、自我监督的一种社会管理模式。简而言之就是“社区居民主动参与并管理好自己的事情” 。以前的模式是“党委领导、政府主导、社区负责、居民响应”，现在我们倡导的是“党委领导、政府负责、社会协同、公众参与”的参与式社会管理创新模式，从建立这个城市社区治理体制开始，激发居民的内生动力，由原来的被动参与变为主动参与。在这样的背景下，开放空间是能达到这种社会管理模式最可行的一种技术手法。开放空间会议是一种比较成熟的参与式工具，在北京及一些发达的地区，在居民自治工作中已经有了比较广泛的运用。它是一个既提出问题也解决问题的会议制度，参与者感觉到他们的意见每一个都是被尊重的，这是它的很重要的特点。但是实体化的“开放空间”在全国也不多见，因此，此项工作应该具有一定的创新性。二、开放空间的基本要素1、理念：在会议期间，每个参与者可以在主题框架下，提出自己关心的问题或自己想要解决的问题或需求，并在不同参与者之间形成关注并致力于解决同一个问题或需求的小组，在既定的规则下开始小组讨论工作。应用民主参与的方法选出大部分参与者集中关心的话题组建实施小组并制定行动计划。什么是开放空间技术？（提问） 开放空间技术能在组织中激发高绩效和高创新力，并能捕捉到“灵光乍现”的时刻，与社群成员（指一群有共同兴趣与专业能力的人们）挽起袖子将其变成创新的成果。 是一种社交技术也是一种体验，非常有趣还集思广益。【有效性】“开放空间”提供了一个倡导会议讨论自我承担责任的场合。一个“开放空间”式的会议不仅是一次活动，更是一个改变的过程；“开放空间”对于大组方法（传统的会议方式）来说，有着最少既定的结构和内容；“开放空间”能够有效地开始自我组织的进程，各小组当然需要应有的规则和结构。【新闻墙】关于议题的深入发展：所有议题会用大海报纸张贴在新闻墙上，没有参加会议的人可以藉此了解其它组的讨论情形，进而引发新的议题，在最后做整理时，做了几件很有意思的事：1.全体参加者到新闻墙看看今天所有的讨论结果，若有需要可以在各议题的会议记录上加上自己的意见，或修正自己的看法，以便整理记录更完整。2.每个人发五个红色小贴纸，贴在你认为最重要的会议记录上，不一定每一个重点贴一张，若觉得这个实在太重要了，可以把五张贴纸贴在同一个点上。经过这个步骤之后，在新闻墙上可以很明显的看出大家认为重要的关键点集中在少数的几个地方，这已形成初步的共识。3.针对有初步共识的重要部分，每一个人想一想把自己在那一方面有兴趣、能有所贡献，可以主动认养或另组小组做更深入的讨论。4.若时间允许，可针对几项焦点问题，展开进一步的行动计划，把大家的智慧化为行动。（在大概了解开放空间的概念和基本要素之后）为什么我们需要开放空间技术？（提问）2点非常重要：首先，每个人对话题感兴趣才参加讨论。如果有人对议题不感兴趣，或已经觉得无法挖掘更多，他们可以选择自己认为有趣的话题继续讨论。其次，每个人都能贡献自己的想法：你可以主持某一个环节，也可以只是参与某一个环节的讨论。而作为一个集体，最后得出的议程表一定是大家集体智慧的体现。当组织需要创新出现该怎么办？ 如何在组织需要的时候促成创新？既然创新不会依照计划中的时间出现，而且又不会来自于主流的系统，组织当中的我们如何促成创新呢？ 创新的起源是是混乱极端的开始。 对于创新，我们要的可不只有好的想法(Good idea)，我们需要的是可实践的想法开放空间还可以帮您解决哪些问题？ 企业需要源源不断的创新点子去解决各种各样的问题 企业内部存在一些难以找到解决方案的难题 所有问题都会得到人们足够的讨论 所有讨论将会被记录下来并收编成策，让每一位与会者都拥有 所有问题会找出优先顺序 所有相关的问题会被整合在一起 每个人都会担待起接下来的行动计划 与会者足够关心的每一个问题将被摊到桌上什么时候需要开放空间技术？适合运用开放空间的情景 情景一：公司传统的沟通会议，往往是员工提了许多问题，公司的管理层，有时候是总经理，拿着整理好的问题，一条一条的解释与应对，有时候碰到公司的“刺头”对问题穷追不舍，气氛非常尴尬，让总经理也下不来台，其实其他人不一定非常关注他提出的问题。“开放空间”会议用于沟通场合，可以让参与的员工充分的提出自己关心的问题，员工们即是问题的提出者，也是问题的建议者，开放空间运用了空间与时间重叠技术及同步对话技术，让组织中抱怨及冲突的能量有效化解及转化，与会者在离开会议现场时都会感到高兴与轻松。情景二：组织中的创新思维枯竭时，人们往往找不到创新的方向，开会时，人们也无法提出好点子，好主意，创新会议许多时候提出的是同质的，重复的点子，人们的能量没有获得激发与混合。开放空间充分运用了脑科学，唤起人们被压制的能量。开放空间是一种非线性的会议模式，因此在激发创造力与创新方面，与一般的线性的头脑风暴会议不同，它能够让参与者精神振奋，在现场就想挽起袖子大干一场。2、利益相关方选择以社区为例利益相关方分别为：利益相关方情况、特点可能的作用常住人口中老年群体退休人员能参与社区服务有固定职业的居民生活较困难生活较富裕能提供一些符合实际情况的建议；帮助社区需要帮助的人；有些能积极参与社区服务；有些可提供信息资源；可能提供人力、技术和物质支持。自谋职业居民生活较困难生活较富裕流动人口打工者经营者儿童辖区内单位/组织院落自治小组社会组织物业公司驻区企业媒体与社区共建、共赢，资源互补。政府社区街道办各级政府机构提供技术和资金支持；协助与评估社区服务。三、开放空间的技术手法软件准备：1、对开放空间技术的执行者进行培训目的：让技术人员懂得如何去实际操作、运用并推广这门技术2、对开放空间中需要辅助的人员进行培训目的：让辅助者了解自己在整个过程中的角色及意义硬件准备：1、置办开放空间的设备与工具设备：能容纳若干人的会议场所（固定）、若干桌椅、影音设备、留言板等。工具：大白纸每人一张、彩笔(或黑色水笔)每人一支、便签纸若干等【步骤】1、确定会议主题。2、通知利益相关方会议的时间、地点。3、确定会议场地以及布置，会议布置最好采用围圈而坐。4、带领人组织成员相互认识并破冰暖身。5、将会议规则公布于与会人员，让与会人员了解会议规则。6、陈述讨论主题的由来。7、根据主题内容，与会的每一位人员针对主题进行发言，表达自己对主题的认识。8、分组讨论主题内容产生的原因，在规定的时间内用大白纸进行归纳总结，然后每组派一个代表向所有与会人员讲解展示小组的讨论成果。9、针对每小组的讨论结果，带领人再归纳总结出所有原因，达到大多数人都赞成讨论结果。10、根据讨论出的原因，分组讨论相应的应对方案，在规定的时间内用大白纸进行归纳总结，然后每组派一个代表向所有与会人员讲解展示小组的讨论成果。11、针对每小组的讨论结果，带领人再归纳总结出所有方案，达到大多数人都赞成讨论结果。12、制定实施的时间，并进行分工，执行方案。13、评估方案执行的情况。四、开放空间的模式与运用开放空间的模式：1、第一种模式：15人以内简要：可以采用不分组的方式，最常见的形式是以便签纸搜集每人建议，然后对每人的发言进行分类归纳2、第二种模式：1550人简要：需要分组，一般小组以815人较适宜，每组男女、老少、职业等比例尽量均衡3、第三种模式：50人以上简要：需要分组，一般小组以815人较适宜，每组男女、老少、职业等比例尽量均衡，若在百人以上，分成的小组数较多，最好的方式是将讨论议题列几个大的方向，根据列出的方向，再将小组均衡地划分在每个方向下再进行讨论，这样带领人在有效的时间内能更好地控制讨论进程。开放空间的运用：（一）带领人1、需要在每个小组里设置一个催化员（社工），这个催化员在小组讨论里需要具备亲和力、带领能力、观察力、表达能力等技巧。向大家讲述你的题目，你的问题，你的动机以及关于什么方面的？2、需要把控整个会议的节奏，尽量将每一个环节控制在计划的时间内。3、带领人需要注意讲话的技巧，用最简单明了、最朴实的话语将会议主题内容阐述清楚，务必让每一个与会人员都明白。4、保持中立的立场，不对任何人、任何观点带有主观意识，务必做到公平、公正以及尊重的原则。5、需把握现场气氛，保证每一个组员都有发言的机会6、预先约定时间召集会议，找人做会议记录（二）催化员1、紧紧围绕主题目标：开放空间技术只是实现主题目标的一种工具，在小组内讨论各个主题时，催化员需要引领组员尽量围绕主题开展讨论，不能偏离主题太远，但是催化员不能提出实质性的建议。2、注意控制小组讨论的节奏，把握时间限制，尽量按照计划的时间范围完成讨论。3、促进组员之间的沟通交流。如果小组讨论内呈现出冷场或无人发表建议的情况，催化员需要把握现场气氛，同时保证每一个组员都有发言的机会。4、在讨论中，适时地鼓励和限制组员。对于某些偏内向或者容易害羞的组员需给予鼓励支持，不需要逼迫其必须发言，但可以多关注对方，让其无压力地表达意见；当某些组员垄断讨论时，因适时提醒对方将发言的机会让予他人。（三）观察员1、现场拍照或用其他的影像等技术记录下会议的整个过程。2、细心观察和感觉与会人员（包括带领人和催化员等）的语言、认知、情绪、行为等，并且在会后总结时，提出自己观察和感觉到的一切事物。3、若讨论现场有突发情况，而带领人没有发现问题的情况下，可以适时提醒带领人注意协调。（四）记录员1、详细记录整个讨论过程，包括每一位与会人员的语言、表情、行为等。2、在整个会议结束以后，形成书面报告。五、开放空间技术的建议1、对带领人的建议：在会前需要对催化员进行培训，需要在会议前让催化员了解主题以及带领人想让催化员在催化小组活动时要达到的效果。2、对利益相关方的建议：在选择利益相关方时，需要选择与主题相符合的利益相关方。如：讨论的主题是关于医疗方面的，那么就不需要学校等类型的利益相关方参与。3、对催化员的建议：催化员最好是了解社工技巧的人员来做，同时催化员还需要具备带领小组工作的能力。4、对参与人群界定的建议：一般开放空间分为两类，一类是固定人群，一类是非固定人群。对于固定人群来讲，我们在做开放空间技术是一个循序渐进的过程，不但要让他们参与到开放空间中，也要逐渐会运用开放空间的技术；对于非固定人群来讲，一次开放空间技术讨论会需要给组员带来一定的成长。5、对开放空间技术的建议：让每一个参与到开放空间的人都有发表建议的机会，都能感受到被尊重，会议讨论出的结果都能切实地执行。六、开放空间技术后期跟进事项在开放空间技术后期，应该成立三个小组去完成会议讨论结果，这三个小组分别为：1、执行小组：根据社区现有的情况，此小组人员可以是院落内的议事团体，或者是居民代表，如：在水井坊社区可以由自治小组成员来担当。他们除了参与到开放空间会议里面议事，也要在得出议事结果后去执行具体的策略方案。2、协作小组：可以引入既有的社会组织或者是企业等团体，如：在水井坊社区协作的团体就是爱有戏社区文化发展中心，主要负责开放空间技术的引进和培训，并对院落自治小组进行培育，最终达到城市社区治理工作有效进行。3、评估小组：由第三方的利益相关方来担任，如：在水井坊社区评估方就是街道办事处或社区，主要是评估开放空间技术的会议成果执行进程，并对协助小组指导与监督。七、风险预估1、可能出现与会人员代表的是同一性质的团体利益，所以与会人员必须要有代表性与全面性。2、可能出现在会议时比较强势的人占有话语权，所以催化员需要时时提醒与注意。3、可能在会议中提出问题的人因为未被采纳建议而在具体执行时缺乏积极性，所以在会前将详细说明如果有建议在本次会议后未能得到执行，那么提出建议的人可以再集合更多的人支持此建议，以后也会将此建议执行。4、可能在会议中有不配合的人员，因为不了解开放空间的意义而拒不参与，这些都是开放空间技术前期所面临的困难点，只要能坚持并且有耐心的解释清楚，那么相信在以后的时间里其人会慢慢接受。5、可能将开放空间做为实体运作时，会有一些因为人力、物力、自然环境影响而无法实现的状况出现，所以结合实际因地制宜。8、 如何推动一场开放空间技术作为议题发起人： 至此您已经完成了最重要的任务，因为您为会议的日程提供了重要的题目。现在对此议题感兴趣的人已经来了，您和小组将共同对议题讨论的进程和结果负责。以下几个建议会对激励你们的工作有帮助：准备：记录纸、新闻墙、便签纸、笔等。1. 你们都相互认识吗? 从自我介绍开始 (姓名，来自哪里？是什么打动了我来到这个小组参与工作？)2. 作为发起人阐述你的题目. 你的问题. 你的动机: 是关于 ？向大家讲述您自己的动机、以前的经验和愿望，意在将在场的人群向共同工作并产生集体工作结果的方向引导。3. 您想怎样组织这场讨论? 您或许“选择”.J 一个主持人（带领讨论，但切记的是让所有的人都能参与）J 一个记录员（保证讨论结果记录完整 使用记录纸）J 一个敲钟人（掌控时间，提醒大家还有多少时间）4. 使用生动和别致的方法. 我们愿意为您组织一场生动的小组讨论提供材料和协助。5. 大家共同注意开放的氛围、开放空间和它的原则: 一直在场的人 就是合适的人! 凡是发生的 就是有条件发生的! 只要开始了 时机就到了! 过去的 就让它过去吧! 你认为是重要的 就写下来! 两脚法则! 准备迎接意外惊喜！九、实操案例以下是在成都锦江区水井坊社区做过的一个10人以下的开放空间技术，这是会后做的总结报告，现在展示给大家做参考：一、会议实录会议时间：2012年1月12日下午4:306:30会议地点：水井坊社区关爱站参会人员：社区主任及社区工作人员；*院落党支部*、*自管小组*、*社区工作站等。会议内容：（一）*主任讲话、所有参会人员逐个做自我介绍，在场人员相互认识。（二）*主任讲解居民自治相关基本知识。（三）自治小组（党支部、议事会、自管小组、楼栋长的统称）成员讨论实录：主题一：院落的优势与存在的问题讨论过程运用了开放空间技术，参会的院落自治小组成员都可以将自己的想法写在便签纸上，然后统一分类贴在小黑板上，每一个组员都平等地参与了讨论，最后得出的总结也集合了所有人的意见，体现出民主决策，同时还调动了每位组员的参与积极性。院落的优势资源院落存在的问题1、院落是熟人社区，有一些热心居民。院内住户大家都是比较熟悉的，相互了解。1、场地差一间像办公室一样的房子，用来讨论解决问题时用；下班后最好有个沟通的地方或者沟通方式。老熟人较多，大家都是知根知底。2、环境暂住户居多，换住的频率较大，不注意楼道卫生；绿化空间小，绿化差，环境因空地小而非常窄。102号院落是老邻居，大家知根知底，团结互助、热心人多。3、互助有些高龄老人可考虑给予些爱心；党支部和自治组织应该为困难户做些具体的事，如：打扫卫生；孤寡空巢老人以及贫困人员缺乏关爱；春节到来，贫苦人民怎么办？正住户热心院落事务。4、公共服务设施公共设施差。在院落中的人都比较团结、互帮互助人比较多。5、人的素质大部分人员晚上关门的声音大；楼上住户直接从楼上扔东西到楼下存在安全隐患。返迁户老邻居都熟悉，互相基本了解，小院较集中，形成规范、有热心公益的群众和自管组织。注：以上内容都是与会者的原话。主题二：针对已讨论出的环境与互助问题，讨论对应策略 讨论策略的方式是将8位成员分成两个小组，第一小组的成员为：古毓芳、邓少全、朱根华、杜鹃；第二小组的成员为：王汝昌、吴克群、王强、冯华萍；两个小组分别讨论，并推举一位老师记录讨论内容且发言介绍。第一小组的发言代表是邓少全，第二小组的发言代表是王强。讨论出的结果如下：环境方面：1、全院年前组织一次大扫除，迎接新年；2、自己打扫门前卫生或者每个楼层的住户轮流打扫；3、党支部或者院落自管组织带头做卫生，并搞好宣传活动；4、曝光不爱卫生和乱扔垃圾的现象；5、住户应自觉处理洗菜垃圾（防止下水道经常堵塞，院落统一购买塑料筐过滤）。互助方面：1、发动大家捐钱物给困难户，无经济能力的人可以捐时间和劳动力为需要帮助的人做力所能及的事情；2、帮助照顾老人和儿童、定时看望孤寡、独