应用公文写作简论.doc

窗体顶端应用公文写作简论发布人： 范林权 发布时间：2006年12月14日 点击数：205 评分：9分 应用公文写作讲义2006年9月9日一、公文概述（一）公文的概念和源流1、狭义：国家党政机关文件。2、广义：除狭义外，还包三括其他各行各业的公务文书、法律法规文件等。综合言之：公文是党政机关、社会团体、企事业单位等处理公务的一种重要文字工具。3、源流：“公文”最早见于西晋陈寿所著三国志。尚书是我国最早的行政公文选集。秦汉以来，我国古代公文日趋完善，“旨、谕、诏、制、诰、策、疏、表”等沿用至清末。新中国成立后，公文面貌才有根本变化：1951年，政务院颁布了公文处理暂行办法，最新依据是2000年8月24日国务院办公厅颁布的国家行政机关公文处理办法。（二）公文的性质和作用1、公文的性质法定性（法定的作者，法定的权威性和法定效力，法定的制作程序）实用性（上级：下达命令、布置任务、指导工作；下级：反映情况、汇报工作、请示问题；平级：相互商洽、协调配合、交流经验、沟通信息等）时效性（作出决策；提供处理意见；预防问题出现）2、公文的作用明法布政领导管理宣传引导联系交流凭证依据（由公文的法定权威性和法定的效力决定）（三）公文的写作特点和要求1、格式必须规范化国家对公文有统一的分类和格式；对公文用纸格式、文面格式和每部分的构成，都有一定的规范，必须遵循。2、主题必须忠于制文意图公文主题除了符合“正确，集中和鲜明”的主题外，还必须忠于法定作者的制文意图。3、材料必须真实、确凿4、语言必须庄重和规范除了必须具备一般应用文语言的“准确、简练和朴实”的特点之外，在文风和管用语上自成一格。常用的惯用术语举例：开端用语：查、据查、为、为了，为使、兹、兹因、兹有、兹奉、根据、遵照、鉴于、由于、关于、欣值等。称谓用语：贵局、你单位、我厂、本公司、该校、该员、该项等。期请用语：请、拟请、提请、恳请、特请、切盼、切望、希，即希，望，还望，即请查明、即请下达、希各知照等。期复用语：请批示、请审核、请核示、请批复，请函复等。征询用语：当否、可否、妥否、是否可行、是否同意、意见如何等。过渡用语：为此、对此、因此、据此、有鉴于此、总之、综上所述、以上各条等。引叙用语：前接、顷接、悉、收悉、信悉、阅悉、获悉、欣悉、惊悉、痛悉等。表态用语：同意、不同意、可行、不可、照办、责成、迅即办理、准予备案、存案备查、业已颁布、贯彻执行、参照执行、比照执行、研究办理、立即试行，以供参考等。结尾用语：此令、特此报告、特此公告、特此函复、特此批复、此复、现予发布实施、“以上请示，如无不妥，请批复”、“以上报告如无不妥，请批转各地执行”、“现予公布，自年月日起实行”，为荷，为盼，为要、为感、为宜、谨此等。此外，公文语言以消极词汇为主，句型以陈述句和祈使句为主，要求直接明确地表明立场、解释概念，晓畅、平匀、缜密，更好地体现了公文的严肃和庄重。二、公文的种类和格式（一）行政公文的种类和行文规则1、行政公文的种类：根据2000年8月24日国务院办公厅颁布的国家行政机关公文处理办法的规定：我国通用的公文有13种：命令（令），决议，公告，通告，通知，通报，议案，报告，请示，批复，意见，函，会议纪要。公文的分类：通常按照行文关系来分类：上行文下行文平行文：用于平行机关和不相隶属的机关和单位之间联系工作。凡是没有隶属关系的，机关不分大小，级别不分上下，一律视为平行关系，相互之间行文，只用“函”这一文种。我国港澳地区的主要公文文种有：令、通告、公函、通函、布告、告示、报告、会议记录等。我国台湾地区的行政公文主要有：令、呈、咨、函、公告和其他公文（书函和表格式公文等）2、行政公文的行文规则：公文的行文规则主要有以下十二个方面：第一，政府各部门在本部门职权范围内，可以互相行文，可以向下一级政府的相关业务部门行文；也可以经本级政府授权后，以函的形式向下一级政府行文商洽工作，询问问题和答复问题、审批事项。第二，部门内设机构除办公厅（室）外不得向外正式行文。第三，同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。联合行文应当确有必要，且单位不宜过多。第四，属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文，联合行文应当明确主办部门。第五，部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机构应当责令纠正或撤销。第六，属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。第七，向下级机构或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。第八，“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得同时抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。一般也不得越级请示和报告。第九，除上级机关负责人直接交办的事项之外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。第十，受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机构向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。第十一，经批准在报刊上全文发布的党和国家的公文，应当视为正式公文依照执行，可不再行文。第十二，拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当书面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理由，提出建议和意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。(二)行政公文的格式行政公文的格式，依据国务院办公厅秘书局编制的国家行政机关公文格式中的规定，包括用纸格式、印装格式和文面格式。1、公文的用纸格式公文的用纸格式是指公文用纸幅面及版面尺寸。根据中华人民共和国国家家标准的规定，公文用纸一律使用纸质较好的国家A4型纸，幅面尺寸为：210mm297mm（公告、通告等需张贴的公文用纸，可根据实际需要确定）。公文页面中央的图文区域称为“版心”；版心四周的空白称为“页边”。根据规定，公文页边与版心的尺寸为：公文用纸的上白边（天头）宽：37mm1mm公文用纸的下白边（地脚）宽：35mm公文用纸的左白边（订口）宽：28mm1mm公文用纸的右白边（切口或翻口）宽：26mm版心尺寸为：156mm225mm（不含页码）2、公文的印装格式公文的印装格式指公文排印、装订的格式和要求。公文的文字符号，汉字从左到右横写横排，一般每面排22行，每行排28个字（用3号仿宋体）。公文用字必须按国家语言文字工作委员会公布的简化汉字总表执行，不得使用繁体字、异体字和任意简化字。公文中的数字，必须使用汉字的有：成文日期、部门结构层次序数，以及词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字，其他数字都应当使用阿拉伯数码。公文的装订方法有线装、订装（正面平订和脊背骑马订）、胶粘等；都应在左侧装订，避免装订不牢，做到不缺页、不多页、不破损。3、公文的文面格式公文的文面格式分三个部分：眉首、主体、版记。可以把这三个部分形象地比喻为公文的“头”、“身”、“脚”。眉首。眉首，即公文的版记部分。它位于公文首页红色反线以上，由发文机关标识、发文字号、公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、上行文签发人等要素组成。这些要求的标印位置相对固定。（1）发文机关标识。发文机关标识又称版头，位于眉首中央，一般采用红色套印（所以正式公文俗称为“红头文件”）。发文机关标识通常有三种标写方法：发文机关名称（全称或规范化简称）加“文件”两字。如国务院文件等。只写发文机关名称（全称或规范化简称）。如国务院办公厅，省政府等，主要用于通知重要事项、批复下级机关的请示、发布任免通知等。发文机关名称（全称或规范化简称）加文种名称。如中华人民共和国国务院令、国务院任免通知等，主要用于命（令）、任免通知、会议纪要等少数几个文件。另外，要注意的是，如是联合行文，标识发文机关时应使主办机关名称在前，“文件”两字置于发文机关名称右侧，上下居中排列；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。（2）发文字号。发文字号是一份公文特定的代号，位于发文机关标识正下方，空2行红色反线之上4mm处。它由发文机关代字、年份和序号三个要素组成。如“沪府发20021号”等。机关代字应选用代表本机关名称特点的字构成，应简短，一般不超过五个字。可分为三个层次：第一层次是发文机关的代字；第二层次是部门代字，如文件是由发文机关内部的某一部门主办的，则可以在机关代字后面加上部门代字，如“国办秘”就是表示该文件是“国务院办公厅秘书局”主办的；第三层次是文件类型或文种代字，如“国办发”就表示是国务院办公厅的普发性文件；“国办批”就表示是国务院办公厅的批复；“国办函”就表示是国务院办公厅的函件，等等。年份应标全称，不应简化，用阿拉伯数字书写，并用六角括号“”括入。序号是按年度统一编制的发文流水号，用阿拉伯数码标识，前面不加“第”字和虚位“0”字。发文字号必须按机关代字、年份、序号的顺序排列。联合行文时，只标注主办机关的发文字号。发文字号以下4mm处印一条红色反线，将眉首部分与主要部分隔开。党的文件，在红色反线中央有一五角星，以示与行政公文的区别。（3）公文份数序号。公文份数序号简称份号，即同一文件份数的顺序编号，其作用是便于登记、分发、核查和统计文件。份数序号直接用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行，其位数应根据公文的印制份数来决定，但不能少于两位。（4）秘密等级和保密期限。凡有保密要求的公文，应当在版心右上角第一行标明密级。密级分“绝密”、“机密”和“秘密”。标识时两字之间空一字距。如还需标明保密期限的，应当在密级程度和保密期限之间用“”隔开，而秘密等级的两字之间不空字距，如“秘密6个月”，“绝密26年”等。特殊情况下，保密期限为长期的，可标为“绝密长期”。（5）紧急程度。凡需要紧急处理的公文，应在版心右上角第一行（如同时标识密级，则标识在密级下面一行）标明紧急程度。紧急程度分“特急”、“急件”，标识时两字之间空一字距。紧急电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。（6）上行文签发人。凡上报的公文，应当标注核准并签发文稿的机关负责人姓名，以示公文的具体责任者，即“签发人”。签发人姓名应平等排列于发文字号的右侧，空两格后标注“签发人：”，如是会签，则应标注“会签人”。签发人姓名可用铅印或打印，不必亲署。主体。主体部分反映公文的主要内容，由公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、公文生效标识域、附注等组成，位于首页红色反线以下，末页主题词（不含）以上。（1）公文标题。公文标题是对公文内容的高度概括和提炼，一般由发文机关名称，发文事由和文种三个要素构成。如国务院办公厅关于畜禽屠宰管理工作有关问题的通知。公文标题位于红色反线下方空两行，居中排列。排列时要注意醒目美观、间距恰当。字数多的标题可排成若干行，但要注意：回行时不要将双音节词或固定词组拆开；也不要将“的”字排在行首。如果标题行数过多，可将标题上移1至2行，即减少与红色反线之间的空行或不空行，以保证正文在首页出现。（2）主送机关。主送机关即公文的主要受理机关，也称受文机关或收文机关，位于标题下空一行左侧顶格，如同书信收信人称谓的位置。标识主送机关如需回行时，仍应顶格，末尾标全角冒号。上行文是主送机关一般只写一个，必须时可采用“并报”的方式。特别是要求上级机关批转或请求批准的报告、请示，只能主送一个主管机关。平行文和下行文的主送机关，可根据需要而定。公布性公文，如命令、通告、公告，以及会议通过的公文，可不标主送机关。主送机关称谓可有下列几种写法： 单称或简称。用于向一个特定的机关行文。 统称。用于发至下一级多个机关的行文。 递降称。用于多级下行文，如“各市、区、县人民政府”。 并称或转称。用于同时向两个以上的机关行文。如“财政局并报税务局”。（3）正文。正文是公文表现主题的核心部分，位于主送机关名称下一行，每个自然段开头左空2字，回行顶格。注意：数字、年份在正文中不能回行，正文一般每面排22行，每行排28字，选用3号仿宋体字为宜。除简短公文外，正文一般由开头、主体、结语三部分构成。（4）附件。公文如有附件，一般与主件分页印制，但应在主件正文之后注明附件的序号和名称。写法是在正文结束后，下空一行左空2字标识，如“附件：”；附件有两份或两份以上时，应用阿拉伯数码标明序号，如“附件：1. 2. ”（分行排列）；附件名称不用加写书名号，后面也不加句号。附件一般与公文主件一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”二字，如有序号时还应标识序号。（5）成文时间。成文时间是公文生效的时间，位于正文右下方的“公文生效标识域”。成文日期的确定应遵循以下规则：一般性公文，以机关负责人签发日期为准；经会议讨论通过的公文，以通过日期为准；联合行文以最后签发机关领导人签发的日期为准；电报以发出日期为准。成立时间应用汉字完事地写出“年、月、日”，“零”写为“”。（6）公文生效标识域。公文生效标识域是公文法定效力的证明形式，包括发文机关印章或签署人姓名。党的机关公文还包括发文机关署名，行政机关不签署发文机关。 印章。印章是发文机关对公文表示负责并标志公文生效的凭证，除会议纪要和以电报形式发出的公文以外，所有对外发出的公文正本都要加盖发文机关的印章或签署。根据发文机关印章的数目，有以下具体要求：如果加盖1个印章，则印章应当端正盖在成文日期上方，做到上不压正文，但与正文或附件标识的行距不能超过1行，以防止被人在空白处私自加上其他内容；下面骑年盖月，即端正、居中，下压成文日期年、月、日约4-7个字，印章一律用红色。一般采用下套方式，即印章的图案和议定不压成文时间，仅以印章的下弧压在成文时间上；另一种是下弧有文字的印章（机关或独立单位的部门印章以及专用印章），一般采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。这样做的目的主要是为防止因图案和文字压在成文时间上而影响其清晰度。如果是两个单位联合行文需盖两个印章时，则应将成文时间的字距拉开，使两个印章均压在成文时间上，互不相交或相切，且相距不超过3mm，主办单位印章应当在前。当联合行文有三个单位以上需加盖三上以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用规范化简称），按联合行文顺序，标在正文和成文日期之间，再在各机关名称偏上方盖印章。主办单位印章在前，每排最多盖三个印章，中心线要对齐，两端不得超出版心。最后一排如只有一个或两个印章，均应居中排列，其他要求同上。在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。 签署人姓名。签署人姓名是指签发公文的领导人在公文正本上的亲笔签名，它是公文法定效用的凭证。签署的位置在正文之下空2行右空4字，先标识签署人职务，后空2字，再由签署人亲笔签字。需签署的公文如公布令、任免通知等，一般不需加盖公章。如需签署的公文印制份数较多时，可由秘书代盖领导人亲笔名章。 公文生效标识域必须与正文同处一页，不得与正文分离成两页。过去印制公文遇到正文之后的空白不够盖章时，可以将成文时间和印章移至下一页，并在首行标识“此页无正文”，现在，在排版、印刷已实现自动化的今天，应当采用加宽和缩小行距的方法，克服正文与生效标识域两者分离的现象，以防止一切可能的漏洞出现。（7）附注。附注一般用来说明公文的阅读和传达范围，以及公文使用的注意事项，如是否可以登报，翻印等，如“此件发至县级”，“此件不得翻印”等。“请示”还应当在附注处标明联系人的姓名和电话。附注位于成文时间下一行，左空2字，用圆括号括入。不应把附注理解为对公文内容作出的解释或注释。版记。版记，即公文的文尾部分，位于公文末页下部，由主题词、抄送、印发机关和印发时间、版记中的反线等项组成。（1）主题词。主题词是反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组，其作用是适应办公现代化需要，提高公文检索效率。主题词的标引应根据公文内容从上级机关制发的公文主题词表中选择，以4至5个为宜（最少2相，最多不超过7个），位于版记部分反线上。其标引方法是“主题词： ”，词目之间空1字距，不加标点。（2）抄送。抄送就是把公文发送给主送机关之外需要执行或知晓该公文的其他机关，即抄送机关。抄送机关位于主题词下一行左空1字，标识“抄送”，后标全角冒号，抄送机关之间用逗号隔开，回行时与冒号后第一字对齐，末尾加句号。（3）印发机关和印发时间。印发机关不是指公文的发文机关，而是指具体负责印制公文的主管部门，一般应当是发文机关的办公部门，如果发文机关没有单设办公机构或文秘部门，也可直接标识发文机关。印发时间不是指公文的成文时间，而是指公文实际付印的日期。印发机关左空1字；印发时间右空1字，用阿拉伯数码标识，后加“印发”两字。公文如需翻印，还应当在“印发机关和印发时间”之下标识翻印机关的名称和翻印日期，其方法同上，但翻印日期后要标明“翻印”两字。（4）版记中的反线。版记中各要素之间均应加一条黑色反线，以明显区分各要素，同时也增加文面的美观。（三）公文的标题标题是公文重要的组成部分，它应当准确、简洁地概括提示公文的主要内容和发文目的，统领全篇，不但要简练、严谨，还应当有庄重、严肃的修辞色彩，因此往往有特殊的结构形式。1、公文标题的结构形式公文标题的标准形式由发文机关名称、发文事由和文种三项内容组成，标题中除书名号外一般不使用标点符号。介词结构形式。公文标题中常用的介词有“关于”、“对于”、“给”、“在”等。介词结构在标题中大多作为文种的定语，在标题的省略形式中也可以单独作标题。（1）带“关于”介词结构的标题。有人统计，这种标题形式在各级党政机关中约占四分之三的比例。从介词结构的内容构成上看，可以有偏正、联合、动宾、主谓等结构形式；从介词“关于”后面的内容出处看，又可以分为三种情况：一种是“一次性”标题，这是最常见的，用于机关主动制发的公文，如国务院关于实施西部大开发若干政策措施的通知等。另一种是“二次性”标题，或称“引例性”标题、“包含性”标题，用于机关被发文。介词“关于”后面一般带有动词“批转”、“转发”、“批准”、“同意”等，动词后面是被引用的内容，一般是一个完整的公文标题。如国务院关于提请审议的议案。还有一种，是介词结构“关于”与另外的介词结构（如“给”等）共同修饰、限制文种的标题，如国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给湖北省人民政府办公厅的复函等。（2）带“给”、“对于”介词结构的标题。这类介词结构多用于批复、信函等，在公文标题中都作定语，表示对象或关涉的内容。偏正词组形式用偏正词组作标题的，大多是会议纪要、法令、法律、条例、办法、规则、方案、计划等。如市长办公会议纪要、中华人民共和国兵役法等。主谓词组形式主谓词组形式的标题大多用于公布、批转方面的公文，往往在介词结构“关于”的基础上省略介词“关于”，标题就变为主谓形式的了。如国务院批转司法部关于全国司法行政工作座谈会的报告等。2、公文标题的省略形式在实际运用中，由于种种原因，公文标题的标准“三项式”有时可以省略其中的某项，常见的情况有：省略发文机关名称，只有事由和文种名称。如某单位的关于表彰同志勇斗歹徒的通报。当公文眉首已印有发文机关名称，省略标题中的发文机关不致产生歧义时，或是机关内部行文，或是以机关负责人个人名义签署行文，都可以采用这种省略形式。凡是上报的公文和重要的公文，为体现郑重与权威性，一般不宜省略发文机关名称。省略发文事由，只有发文机关名称和文种名称。这种省略形式一般应用在命令、公告、通告等正文较短的公文中，如中华人民共和国国务院令、中华人民共和国全国人民代表大会公告等。省略发文机关名称和发文事由，只有文种名称。如令、嘉奖令、通告、紧急通知等。这种情况比较特殊，一般应用在以下三种情况：（1）公文内容很简单，无需多加提示；（2）公文内容涉及的方面太多，很难概括，干脆用文种作标题；（3）公文内容十分机密，尽量不惹人注目，因此标题不概括内容。3、拟写公文标题注意事项要概括好事由。在拟写过程中要特别注意四忌：一忌不准确；二忌乱省略；三忌不简练；四忌不周密。要选择好文种。公文标题中只有文种是不能省略的。应严格按照隶属关系和行文需要选择合适的文种。要排列好文字。公文标题文字的排列组合要美观、匀称。文字较少的短标题采用单行排列；文字较多的长标题一行排不下时，需分两行或多行排列。还要考虑断行的位置，不宜把机关名称和一个完整的词组、一组数字拆成上下两行排列。 三、常见行政公文的撰写（一）命令（令）1、命令（令）的涵义命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。常见的命令有：公布令、行政令、嘉奖令、惩戒令、通缉令、赦免令、戒严令、动员令等。2命令（令）的写作要求它的标题通常包括三部分：发文机关名称、事由、文种，前两部分可视情况省略。令的内容要极简洁概括，语言要庄重。例文1中华人民共和国主席令第一号根据中华人民共和国第九届全国人民代表大会第一次会议的决定，任命朱?F基为中华人民共和国国务院总理。中华人民共和国主席 江泽民1998年3月17日（二）决定1决定的涵义决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排；奖惩有关单位及人员；变更或撤销下级不适当的决定事项。决定具有强制性和指导作用，用于下行文。决定一般分为指挥性决定和知照性决定两种类型。2决定的写作要求指挥性决定要先阐明作出重大决定的原因和依据，要充分说理，再具体写出决定的内容，要明确切实；最后发出号召，提出贯彻执行的要求。知照性决定内容较单一，只有阐明决定的原因、内容以及提出希望和要求即可。例文2：香港特别行政区筹备委员会关于香港特别行政区第一任行政长官、临时立法会在1997年6月30日前开展工作的决定（1997年2月1日全国人民代表大会香港特别行政区筹备委员会第八次全体会议通过）（三）公告1公告的涵义适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。公告属于发布性公文，具有公开性、庄重性和慎重性。发布公告的单位应当是国家领导机关，或者由国家领导机关授权的单位（如新华社），地方行政机关和其他基层单位一般不发布公告。公告一般可分为告知性公告和法定性公告。2公告的写作要求由于公告属于公开的普发性公文，因此一律不用眉首部分，也不用写主送机关。告知性公告的标题一般可不写发文事由。如同一发文机关就某一事项发出若干公告，应在标题上标识流水号“第一号”、“第二号”等。法定性公告可在标题下标识发文字号。公告的正文通常有两种结构形式，但都要明确具体，篇幅简短，语言通俗，具体是：三步阐述法：第一步阐述发布的根据或理由、目的，接着写“特公告如下”等惯用语；第二步阐述发布的具体事项，通常采用分条形式；第三步提出希望要求。一气呵成法：即不分段、不列条。根据、理由、目的、内容全写在一段之中。例文3：中国人民银行公告（四）通告1、通告的涵义通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。通告与公告很相似，也属于发布性公文。不同的是，公告面向国内外，通告适用于国内，而且局限于一定范围。通告除了具有公开性、告知性外，还具有限制性和强制性。通告的使用单位比公告广泛得多，从国家领导机关到各级地方政府以及基层单位，都可以在自己职权范围内使用。通告一般分为周知性通告和规定性通告两种。2通告的写作要求与上述公告的写作要求基本相同。不同的是，通告的语气相对来说比公告平和得多。公告因有宣告作用，语气要求庄重、凝重，而通告则要求平和、通俗、具体，有的通告还带有要求人们协助执行的意思。例文4：省建筑安装、房地产开发企业财政登记公告（五）通知1通知的涵义通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。通知的主体属于指性性和知照性公文，并以知照性的居多，用于下行文。通知的适用面很广，形式简便多样，使用频率是公文中最高的。通知的种类很多，可分为发布性通知、转发性通知、批转性通知、会议通知、部署性通知、告知性通知。2通知的写作要求不同类别的通知有不同的写法。发布、转发、批转性通知有明显的模式：即一要点题；二要表态，有的还要简述所涉及事宜的重要性，并提出贯彻执行的具体要求、希望。例文6：部局关于召开企业升级标准座谈会的通知（六）通报1通报的涵义通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。通报是一种具有较强教育作用和指导作用的周知性的下行文，并有较强的时效性，必须及时分发至所有隶属的下级单位。有“一下到底”的特点。通报可分为表扬性通报、批评性通报和情况通报。2通报的写作要求表扬性、批评性通报一般都要写明事实、点题、决定、号召等方面，叙事一要清楚明确，二是重点突出。点题在事实基础上，画龙点睛地说明主旨。决定、号召也要紧扣主旨。情况通报的写法要看具体要求和内容而定。有的是围绕提出问题、分析问题、解决问题三方面来展开。例文6：浙江省人民政府关于表彰多渠道筹措教育经费改善办学条件先进单位的通报浙政发 号（七）议案1议案的涵义议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。议案是提请性的平行文，具有使用的专一性。议案可分为三类：提请任免干部的议案、提请审批某项草案的议案和提请决定某项工作事项的议案。2议案的写作要求议案的写法主要有“含案法”和“另案法”。具体写作时，一要目的明确，理由充分；二要中心突出，主旨集中；三要文字简洁，注意用请求的语气。（八）报告1报告的涵义报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。报告是一种陈述性的上行文，在中下级机关中使用频率较高。报告的一个显著特点是内容的真实性，对于涉及的时间、地点、人物、事件、情况、数据等，都必须经过认真核查，做到确凿无误，为上级了解情况、制定政策提供可靠的信息。报告按呈报要求可分为呈报性报告和呈转性报告；按报告性质可分为工作报告、情况报告、答复报告、例行报告、报送报告等。2报告的写作要求报告的写法没有一定的模式，总的要求是：一是开有头应简要、概括写明报告的目的；二是以陈述为主，实事求是地、真实确切地根据主题叙述事实；三要有恰当的分析和判断，不搞现象罗列和材料堆砌；四是除综合性工作报告外，要一文一事，突出主题和中心；五要适当结尾；六要语气诚恳、谦虚；七要注意报告中不能夹带请示事项。例文8：市人民政府贯彻国务院关于加强国有资产管理工作的通知的情况报告报 号 签发人 （九）请示1请示的涵义请示适用于向上级机关请求指示、批准。它是一种请求性的上行文。事先请示是个组织性、纪律性的问题，不能“先斩后奏”。请示的内容具有单一性，即请示必须严格按照“一文一事”的原则撰写。请示一般可分为两类：政策性请示和工作请示。2请示的写作要求请示带有明显的模式性的写作规范，正文必须写清请示理由，请示事项和请示结束语三方面内容。且要注意语气应诚恳谦恭，带有祈请性，理由应充分，请示事项应明确。例文9：关于简化高新技术企业科技、商务人员多次出国审批手续的请示（十）批复1批复的涵义批复适用于答复下有机关请示事项。它是一种批答性公文，属于专用于答复的被动性发文。批复有较强的针对性、权威性和指导性。批复可以分为肯批复（即同意请示事项的批复）和否批复（即不同意请示事项的批复）两种。2批复的写作要求标题的组成部分除发文单位、事由和文种外，还可加上请示单位。正文一般包括两部分：一是说明情况，接到了什么请示（应标引该请示的发文字号或标题），接头表示经过研究后予以答复；二是表明态度，最后再写结束语，文字要简洁，态度要明确。拟写否批复还必须写明否定的理由。（十一）意见1意见的涵义意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。意见又称“实施意见”，使用范围相当广泛，领导机关可以制定意见直接下发给下级机关或职能部门；职能部门也可以提出意见经领导机关批转给各下级机关执行，意见有很强的政策性、指导性和可操作性。2意见的写作要求意见正文的前言部分，应写明制定本意见的目的、意义和依据，具体内容可分条列项拟写，论据要充分，条理要清楚，文字要简洁，并有较强的可操作性。结尾要写清何时起实施、解释权归属等。例文11：关于实施上海市城镇职工基本医疗保险办法的意见（十二）函1函的涵义函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。函是一种很有特色的文种，比其他文种灵活、方便、实用。平级机关或不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题可用函；下级机关向上级机关询问问题、上级机关向下级机关答复问题也可用函。函还可用于向无隶属关系，级别平等或较低，但在某些方面有主管职能的部门请求批准。函也可用于答复人民群众的来信来访。上级机关授权其职能部门代为答复下级机关的请示时，应当用函而不用批复。根据制作要求，函可分为公函与便函；根据行文方向，函可分为来函（或去函）、复函（答函）。2函的写作要求函的写法很是灵活，应根据函的特定内容确定具体的拟定方法。如果来函则要写得明白具体，若是复函，则要针对来函答复，一般写法与批复相似。若是公函，则必须严格按照公文格式制作；如是处理一般事务的便函，则可不受公文格式的限制，只要有发文机关印章和成文日期即可。不论是哪种函，都应在用词、语气方面注意分寸感，切忌命令语气。例文12：关于拟派同志赴香港培训的函（十三）会议纪要1会议纪要的涵义会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要一般是对重要会议的主要精神和议定事项进行综合整理而形成的公文。有些座谈会、学术讨论会所形成的新闻式会议纪要，不属于公文范畴。会议纪要具有纪实性、概括性和指导性。会议纪要可分为办公会议纪要、例行会议纪要、专题性会议纪要三类。2会议纪要的写作要求全文由标题、正文（开头和主体部分）、结尾三部分组成。标题要写清楚是什么会议纪要；开头也叫前言，简要介绍会议的基本情况；主体部分是会议纪要的核心，一般要写明讨论的事项及意义、讨论的意见、决定的问题，以及提出的要求等。结尾一般写对会议的评价、会议提出的倡议、希望与号召、对会后工作或下次会议的意见和建议等。具体的写法可以有概述式、分题式、言论式等。例文13：市区人民政府办公会议机要四、工作报告写作举要（一）工作报告的结构 1、开头：交代会议背景、目的（任务）和意义2、主体：总结过去情况，安排今后工作3、结尾：归纳总结，提出希望和要求（二）如何写好工作报告 一般说来，什么是好的工作报告？标准是富有个性：一能把握公司年度工作重点，写出特征，是“这一个”，而不是“那一个”；二能符合报告人的个性特点，具有个人的语言特点和语言风格。有人喜欢直截了当，有人喜欢循循善诱，不一而足。1、内容：全面回顾，有的放矢一般就内容而言，工作报告包括两部分：总结工作安排。报告的总结部分要对所总结时段所做的工作进行梳理，不要遗漏重大事件，对好的做法要给予肯定，对存在的问题也不应回避。（肯定成绩可以写足，但是也不能搞平衡，每个单位每个都要点到。指出问题要客观、准确。王总：“如果没有勇气承认问题，就不可能解决问题。”）工作安排部分要有的放矢，观点鲜明，有针对性、操作性，不能空话套话连篇。结尾要有鼓动性，能调动听众情绪。2、写法：高度概括，点面结合一年或半年发生的事情很多，要全部写出来不现实。如果没有提炼，没有高度概括，就容易写成“流水帐”。要避免这一点，就必须掌握正确的方法，这就是：一是点面结合，以点带面，有点有面；二是善于概括：按照时间或先后顺序纵向概括；按照空间顺序，在科学分类的基础上进行归纳概括（“两个文明”，“三个显著”）；在对大量具体事例进行分析总结的基础上理性概括。3、结构：逻辑严密，层次分明作报告只有让人听明白才能发挥作用，这就必须层次清楚，条理分明。“文脉”、“话脉”，要像“行云流水”一般流畅，符合人们的思维习惯，就容易被听众所理解。工作报告的结构必须科学，这种科学性体现在逻辑性和层次性上。保证逻辑性的具体要求：每级标题之间必须是并列关系，有层次，符合逻辑；层意不重复，相近内容放在一处讲，切忌分散，这样既不显得重复，又可以讲透；前后内容不矛盾。保证层次性的具体要求：善于使用标题（最好不超过三级）和序码排列。4、语言：准确平实，标题新颖公文不同于文学，不追求华丽辞藻，准确平实是其语言特色。设立标题有助于听众和读者更好地把握报告内容。如同新闻标题是新闻的眼睛一样，工作报告的小标题是否醒目、有力、短促就显得十分重要。反之，效果就受影响。五、讲话稿写作举要（一）讲话的目的1、统一思想，阐明观点2、部署工作，解决问题3、总结情况，交流经验4、致词。（二）如何写好讲话稿起草讲话稿之前，一定要做认真的准备，不要空想，要搜集资料，要深入调查，要研究问题。像毛主席这样的演说天才同样如此。“花四天三夜准备的矛盾统一法则，半天就讲完了。所以我折本了。” 1、主题要鲜明，必须紧扣讲话的目的。一篇讲话稿可能几种目的同时存在，如降总在半年经营形势分析会上的讲话就有两种目的。2、语言语气要得体，必须符合讲话者的身份和场合。降总在总公司、分公司和同业公会的发言在用词、语气等方面都会有明显的不同，因为身份不同，角色不同。什么叫说话得体？符合你的身份，不能错位。弄清讲话的场合和与会人员的身份夜十分重要，一可以确保说话的分寸感；二可以选择听众感兴趣的话题。3、内容要找准，必须平时善于观察和积累。讲什么内容十分重要。为领导准备讲话稿的人一般都是领导身边的人，你比别人有更多和领导接触的机会，这就意味着你有更便利的条件观察领导、捕捉领导关心的问题。你必须做一个有心人，他在各种不同场合说的话你都必须“存贮”在你的大脑中，成为你写作的素材。 4、要善于创造性发挥。不同的领导有不同的风格。领导布置任务