企业日常应用文体─汇报的正确表达.doc

企业日常应用文体汇报的正确表达（讲课提纲）汇报这个文体在日常工作大量应用，特别是国家政府机关尤为常见。上级机关了解下面工作，除了直接到实地考察外，听汇报则是必有的程序。上级机关和下属单位都很重视汇报工作。通过听汇报，上级可以了解掌握下面工作的思路、措施、成果，下属单位可让上级了解自己的工作意图，争取上级的支持与肯定。因此一个单位向上级的汇报质量好坏，直接影响上级对这个单位的看法与印像。根据公司工作的需要和安排，办公室牵头举办了这次公文培训班。目的是帮助分厂的同志在实际工作中更好地掌握一些常用文体，以便提高上下沟通的效果、效率。从另一个方面看，对提高我们的思想水平也是很有帮助的。公文是国家机关企事业单位大量应用的文体。特别是国家机关，命令的下达，决定的贯彻，情况的通报，上级指导工作，下级汇报工作，更多地是靠公文来完成。作为一个基层分厂来说，真正的公文接触机会并不是很多，直接应用的也就是请示、汇报、总结、通知等一些文体。关于公文的文体、文种，前面其他老师已经和大家讲了不少。我要讲的主要是企业日常应用文体汇报的表达方法。尽管公文种类很多，有13种，每种文体都有自己的特点与要求。如公告与通告，通知与通报，仅仅一字之差，用法上就有很大区别。尽管文体不一，但有其共性的东西，那就是正确地表达自己的意思。这里结合公司实际，着重讲一下分厂常用的汇报（汇报不在13个公文之列）如何做到正确表达。重点要理解好以下三个方面。一、什么是表达用口说或用文字把自己的想法表示出来，或是说表达一个人的观点。这里面着重讲的是文字表达。 表达的方式：记叙、说明、议论、描写 (1)叙述。叙述是公文写作中最常见的手法。就是把一件事情，把自己的想法，把一些工作的前因后果，来龙去脉表达清楚。(2)说明。说明是就是把事物的形状、性质等情况向大家解释清楚。如我们有时要介绍某一个产品，某一项技术，某一个公司客户等等，需要用说明的方法。 （3）议论。议论就是作者对某个问题、事物发表自己的看法，表达自己的意见。议论在应用文体中也是经常出现的。我们公司的一些文稿中就常见，比如，对工作的评价，对形式任务的分析判断。在实际应用中，叙述、说明、议论往往是结合着使用，“夹叙夹议”就是一种常见的手法。（4）描写。描写是对所写作对象作一番描绘，把它的形状、特性等描绘出来，给人一种鲜明的印象。这种方法一般在公文中不使用，但在信息报道中可以使用，如报道单位的先进人物，典型事例等等。二、怎样正确地表达正确地用文字表达自己的思想，其前提是要做到遵循表达的客观规律。任何事物都有自己存在运行的客观规律，表达也不例外。通知这个文体，就有它自己的表达规律，一般来说，你说明通知的缘由，具体要告知的事项。决定，要有决定的缘由和决定的具体事项。汇报也是如此。汇报实际上是分为两个部份，一是前段总结，二是下步打算。整个体汇报要遵循作了些什么事，取得什么样的效果，存在的问题，其中的经验教训，下步工作打算，工作措施等等这样一个思维规律。这个规律是人们认识客观事物思维运行的一般方式。按照这个方式去表达，别人听着就感觉清爽；违背这个规律，汇报起来就不通畅，听的人，也觉得困惑、费解。正确表达应该做到：思路清晰、意思完整、用语准确。先说一下思路。我们常说，思路决定出路，写文章也同样如此。思路清晰，则文路顺畅。思路清，才能做到逻辑性强。一篇好的公文，往往都是逻辑性很强的。作者经常而且大量地应用归纳推理（由个别到一般）或演绎推理（由一般到个别）。比如，我们在写总结时，首先要写基本情况，也就是当前的情况。上级下达了什么任务，计划是多少，实际完成多少，对工作的总体评价，是好，还是不理想，还是不好。这里面，不论是好还是较差，都要有个原因。做为一个听者来说，思路应该这样的，听你取得了什么样的好效果，怎样取得的；如果是效果不好，那么原因是什么。下步工作打算，往往也是听你所做的工作外部与内容环境如何（就是通常所说的形势分析），针对客观形势，如何有针对性地采取措施。打算具体如何干。这是一个汇报工作应有的思路。我们的一些汇报往往是在思路上有些不清，让人听了费解、困惑。（事例）举某某公司市场部的一个汇报为例子。应该说，这篇汇报内容比较全，如取得的成绩，存在的问题，下步工作打算，其中又包括市场形势分析，采取的对策，等等。不足的地方是思路不清晰，层次缺乏条理。此文共写了五个部份，其实两大部份即可，第一大部份应为总结部份，第二部份为下步工作打算部份。总结部份应有开展工作的内外环境与条件，取得的成果，作了哪些工作或采取了什么措施，还存在什么样的问题，其经验教训是什么。第二部份要写下步工作打算，其内容应有面临的形势，有利条件与不利条件的情况，预定什么样的目标，准备采取什么样的措施与办法。再说一下意思要完整的问题。我们表达一个意思，是要让人听明白你要说的意思是什么。这里面不能有缺陷，如果把话说了一半，或是没说完全，别人听了就费解，感到困惑。再拿某某公司市场部的汇报为例，第二部份中第一自然段，写的某某新标准下发一再延迟，后面又说某大机构参照新标准进行了选型入围招标。这就让人听了有些不解：新标准一再延迟，后来到底下发了没有？后来如果没下发，某大机构怎么参照新标准搞招标了？再如，某某市场部汇报2011年的销售情况，说2011年签订合同69份，其中某某设备31份，53台；某某产品38份，91台。那么这些合同最后落实了多少？没有给予直接回答。假如是这样写，签订合同多少份，落实合同多少份，这样看来意思就完整了，就会让人有一种很清晰的感觉。再看一个例子。某某市场部汇报里关于2012年市场预测。为了证明2012年某某产品采购量大于2011年，用了5个证据。其中第一个“2011年市场总体采购量较往年明显减少，考虑各基层单位使用及更新压力增大”；这里说的是2011年由于招标工作几乎空了一年，致使采购量少，所以2012第二年要多。但没说明白为什么采购量比往年减少，况且也说明白2012为什么一定要多。第二个“新标准的颁布，及A类产品认证工作开展，将使各客户加大采购力度，一方面补充新建网点的设备缺口，另一方面要逐步更新非标准产品以应对总部机构的检查”。第二个说的是新标准颁布了，认证也开始了，所以各客户才有条件进行采购。同时总部机构对更新非标准产品有要求，要检查，因此采购量增大。也没有说明白为什么新标准公布和A类产品认证开展就一定要增加采购量。从内容上看，这两个证据其实说的是一回事。只是把应该放在一起说的事分成了两个，结果哪个也没有单独把问题说明白清楚。如果把它们两个合成一个，问题就说清了。修改后的句子：“2011年，由于新标准颁布较迟，A类产品认证没有进行，致使市场总体采购量明显少于往年，造成一些客户设备缺口较大。今年随着这两个问题的解决，再加上总部机构对更新非标准产品有了明确要求，客户对老设备更新需求增多。因而今年采购量将增大。”上面讲了思路要清晰、意思要完整，还有一个用语准确的问题。所谓用语准确，就是用合适的词汇正确表达想要说的意思。仍以电影机市场部汇报为例。2012年市场分析。第一句话， 综合2011年销售台量、回款和去年年底全国某某技术协会会议及各大区销售经理对市场的反馈， 2011年某某设备的销售市场竞争更加激烈和动荡， 完成700万计划要付出更多努力和细致的工作。这句话里面有3个分句。先看第一个分句，“综合”是个动词，后面没有与其相适合的搭配词。如果再加上个情况或信息，这个分句就显得通畅。再看第二个分句，销售市场竞争激烈可以，后面的“动荡”两个字显得与前面不搭配。可以说是局势动荡、形势动荡、社会动荡,但不可以说“竞争”动荡。第三个分句，要付出更多努力可以，付出工作这个提法不恰当。一般来说，可说成是要做更多的工作。再看机具汇报中的一段话“小型某某设备的销售额占到全年计划的70，此新产品市场需求旺盛为完成全年计划作出了强力拉动，但订单构成过于单一，并且在技术开发及生产能力方面在2011年也表现了一些滞后现象，这些情况都显示出市场推广方面还存在隐忧”强力这个词用得不妥当。拉动一般来说，是通过某某的作为，带动其它方面也起作用。如拉动式生产，是用后一工序带动前一工序的加工，也就是生产上的看板管理。通俗理解就是根据需要来生产。（从美国超市售货方式中借鉴到的生产方法，日本丰田公司将它使用到准时生产模式上）。另外，我国近年来也常提到“扩大内需拉动经济增长”。从中可看出，拉动是有其特定涵义的。在这段话里，它销售量上去了，对其它产品并无直接影响，仅仅是“单打独斗”，“一花独放”而已。因此，不能叫拉动，不如说成“它的销量大，为某某公司完成全年销售计划作出了重要贡献”更为贴切。“隐忧”两个字用得也不妥，订单构成单一，已是公开不争的事实，谈不上“隐忧”，况且“隐忧”两字也不符合人们语言习惯，属于自己随意造词。另外一些模糊性的词在公文中也尽量避免。如我们经常看到和听到的两个词“基本上、原则上”也可是最具中国特色的语言。在上级公文里，报刊上，甚至一些制度里也常常存在。基本上，我看看基本解释，指的是大体上、主要部份。如果放在公文里，如果其前提没有特定的话，是很费解的。是个模糊概念。基本完成任务，到底是多少？基本属实，剩下的是假的，还是捏造的？还不如实话实说。比如，100万的任务，完成了98万，那就说98万得了，别来什么基本上完成了。原则上又是个什么含义？实际在我们现实生活与工作中，原则两个字只要加上一个“上”字，这个原则性就等于没有了。这个词也是大量应用。用得都有些“滥”了。如，搞一项什么活动，原则上不准请假。还有，原则上不准外出，原则上不准调动，原则上不准提拔。凡有了这个“原则上”，许多想不按原则办事的人就心领神会了，把心放在肚子里了机会还是有的，只要变通好，原则上就变成没原则了，或者原则不存在了。除了上述讲的思路要清晰、意思要完整、用语要准确外，还需要注意行文要精炼，要避免出现废话、啰嗦话。如某某公司汇报中2012年工作思路的几段话。“1、坚定不移地转变工作重点，充分明确某某产品的主打地位”既然是汇报下一步工作，那就是已经部门研究好的了，决定实施的。还要什么“坚定不移”？“充分明确”？应该是必须要作的事情。况且这样的话往往是上级对下级提出工作要求时的用语。这句话莫不如直接说成“转变工作重点，将某某产品销售列为中心工作”。“2、重新考虑营销力量布局，握指成拳，寻找并突破重点区域市场，开始为逐步建立区域性分公司格局以适应前台类设备销售工作做准备”重新考虑是什么意思？是不是还没考虑？如果以后考虑，考虑不成熟怎么办？既然汇报工作，应该是已经考虑好了的，而且下步马上要实施的。“寻找并突破”？寻找就可以了，突破两个字属多余。另外，“寻找”两字用得合不合理？用选择好，还是用寻找好呢，也可推敲。“开始”两字也显多余，这个分句虽然不很长，但结构复杂，也很费解，莫不如简化一下。这句话这样表达可能更好一些：“为适应前台类设备销售工作，重新对销售力量布局，选择重点区域市场，逐步建立区域性分公司，”下面具体分析一篇文稿。某分厂自营情况汇报实际上这是一篇工作总结和下一步工作安排。目前分厂或部门，大量应用这样的文体。这样的汇报一般来说分为两个部份，一个是总结，二是下步工作打算。汇报，顾名思义，向上级部门汇报自己目前的情况，及在此基础上做好下步工作的打算。目前是让上级部门掌握自己单位的情况，以便作出工作指导，提出工作要求。某分厂这篇稿不长，也就两页。但问题有这么几点。一是整体思路不清。这个稿从表面上看，尽管缺少要素（工作环境的交待，主要工作措施，存在问题的分析），但一二三四（自营已完成、在制、形势、下步打算）排列下来，还算可以。仔细看，就发现其内在思路不清。像这样的稿，应该分为两个部份。总结部份与下步打算部份。这篇文稿中，第一部份写的是目前已完成情况，第二部份是自营在制情况，第三部份是面临形势，第四部份是自营的发展与打算。这四个部份其中一、二、三部份应该是总结部份，虽然第三部份写的是面临形势，但其中一些内容却写的是问题因素，解证前面所讲的收入完成不理想的原因。第四部份下步打算里面又包涵着内外部形势问题。二是表达不完整。总结部份从字面上看，上来就是已完成情况。而没有说是什么时间内完成的，是半年，还是一年，还是某个季度。况且第一条，已完成情况。下面应该跟着就是计划多少，实际完成多少，完成的效果如何。如果完成得好，那么应该介绍做法和经验体会；如果完成得不好，就应该谈一下其中的原因和教训。实际上这个文稿里没有这样写。而是“某单位”，40万，未回款。某公司，10万，未回款。已经回款的是多少，这里面没有显示。让人看不懂。也可能是收入完成了，回款未实现。另外，上来应该说明总的收入完成多少，实际回款完成多少。这样说能给大家一个完整的印像。至于具体是哪个自营对象单位，可做为补充说明来写。因为上级听你汇报 ，更关心的是你们总体上完成任务情况。在制情况也是如此。如果上级想听得更细一些，要求点出具体厂家，则按上级部门的要求去做。三是意思不完整，缺少要素。自营的发展与打算里面，缺少一个对形势的整体分析。一般来说，对形势的分析，首先要有个宏观的判断。整个外部情况和内容情况。有利的方面和不利的方面。据此，做出我们自己的对策。四是意思混杂，层次不清。如自营打算里面第一条，开头就讲外协加工的不利因素：某公司要求精度高，能加工的人员少。第二条开头讲人工成本高，与南方企业相比无优势。这些都应该放到形势分析中去讲。在这里却和下一步工作混在一起。五是观点不突出、不鲜明。一般来说，写这样的工作汇报，每一个段落开头第一句话，或第一段话，应该是核心意思。让人一看就知道这段话要说的是什么。下面的话要紧紧围绕中心意思展开。下步打算中的第一条，与某公司合作。这里想说的是通过提高职工技术素质，转变加工观念，加强并扩大与某公司的合作。可是这个观点得从头看到尾才能理出来。很费解。再来看第二条，其本意是及时调整外协对象，实施重心转移。由承揽大企业外加工转移到大学下属的研究所。在此基础上充分利用老国企的资源优势，扩大影响，开拓更广阔的外协市场。但表述上却是很不明确。二分厂这篇稿应该按照以下思路进行。第一部份：基本情况。要标明时间，内外部环境。取得什么样的结果。中间都采取了什么措施。存在问题及经验教训是什么（厂内任务忙，推掉了一些外协件）。第二部份：下步打算。分厂面临的形势（形势分析）。外揽市场目前的总体情况。“外协件像以往大批量的加工越来越少与南方竞争没有丝毫优势”。有利因素老国企资源优势、知名品牌、加工资质、员工素质等等。不利因素，对一些要求高的件（某公司），仅有少数人能干。外协加工用设备与厂内加工用设备冲突，都是车床、铣床为主。主要措施：一是加强与某公司合作。下面再具体写出如何合作的内容。分出几条来。二是把外协重心转移到大学下属的研究所。怎样转移，里面要写出几条措施。三、如何提高正确表达能力前面已经说过，所谓表达就是把自己的思想、想法用文字或口头表述出来。这里着