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浅谈科技文件档案化管理的重要性 中图分类号：F272.9 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2016）09-000-02 下载 摘 要 当前我国经济社会发展呈现出良好的发展趋势，科学技术的发展也日新月异，在科技生产活动期间，产生了越来越多的应用信息，将这些信息记录下来就形成了科技文件。由于科技文件的类型和数量逐渐增多，其管理工作也逐渐复杂化，因而对科技文件进行档案化管理已经成为时代发展的必然趋势。本文旨在简要介绍科技文件及科技档案，探讨科技档案的特点，分析科技文件整理及归档的工作，进而阐明对科技文件进行档案化管理的重要性，从而为科技文件管理工作提供一定的参考。 关键词 科技文件 档案化管理 重要意义 20世纪50年代，我国的科技档案开始出现，其产生建立在档案管理学的理论、规范及方案的基础上。由于大量的学术文章、研究专著的出版及科技档案管理科研项目的立项，我国的科技档案管理蓬勃发展。尽管成绩十分可喜，科技文件档案化管理仍然有进一步完善的空间。笔者将在下文对科技文件及科技档案加以简要介绍，分析科技档案的特点，探讨科技文件的整理及归档工作，在此基础上探究科技文件档案化管理的重要意义。 一、科技文件及科技文档简要介绍 （一）科技文件 科技文件的建立有其特殊目的及特殊方式，需要凭借文字、音像等途径，对科学技术活动的过程及结果加以记录。科技文件一方面记录了生产、建设及学术研究等活动，另一方面则为生产、建设及学术研究提供一定的指导，从而发挥科技文件的实际作用。科技文件能在一定程度上对信息进行系统化的记录，还能够深入地揭示事物发展的规律。此外，对科技文件实施档案化管理有助于延长保存时间、对文件加以复制，使得科学技术研究能够继承和发展下去。 （二）科技档案 个人、单位或者机关把科技生产活动中产生的需要保存的知识加以记录，就形成了科技档案。科技档案具有四个方面的特征；第一，记录过程具有历时性。科技档案不仅记录了科技生产活动的结果，也记录了科技生产活动开展的过程，因此其记录结果具有很强的保存价值。第二，科技档案形式多样、内容丰富。文种包括公文、账册、合同、书稿、报告、日记等。第三，科技档案载体种类较多。主要有纸张、磁带、光盘、胶片、磁盘等。第四，信息记录形式丰富。包括手写、晒制、录音、印刷、摄影及影像等。 二、科技档案的特点 （一）专业性 这是科技档案最为鲜明的特点。每一种科技生产活动都有自己所属的专业领域，科技档案的建立也是对自己的专业范围的反映，是对科技内容、科技手段与科技方法的集中反映。 （二）体系性 科技生产活动的系统性决定了科技档案具有一定的系统性。每一项科研活动都会遵循其自身严密的逻辑思维，因此科研文件之间体现着很强的因果关系，使得科技文件也显现出较强的体系性，所以科技档案也需要进行系统化的管理。 （三）真实性 科技档案必须实事求是地反映科学研究的对象及结果，对整个研究过程一丝不苟地加以记录，一方面要尊重历史研究成果，另一方面则要客观记录现状，并且提供可以证明记录真实性的证据，例如文字、图表等内容，从而为人们应用、复制、改造及维护相关信息提供便利条件。 三、科技文件的整理及归档 在对科技文件归档之前，需要鉴别科技文件的真伪，对其真实性及可靠性加以考核，既要考察内容与客观事实是否相符，也要考察文件保存载体可靠与否。具体要求如下：第一，科技文件应该具有完整性，各个科研项目应该是自成体系的，可以对项目的立项、研究过程、项目结题到取得成果有一个详尽的反映，使得科技文件成为一个整体。第二，由于科技文件是对科研活动全过程的真实记录，因而需要对归档的科技文件的真实性加以确认，使其实事求是地记录研究对象及研究过程，内容具有客观性、真实性，各项材料之间可以互相印证。经过对科技文件的密集鉴别及保管期限鉴别，在整理过后保证文件的系统性，使得各项文件之间有机相连。该文件的产生单位开展案卷工作，由档案管理机关予以指导和协助，并对工作的进行加以检查。 所谓科技文件归档，就是遵循归档制度，把研究和生产期间产生的体现出保存意义的科技文件加以收集和整理，然后交与档案室保管。这一过程必须严格地遵照归档制度进行，详细地了解相关单位、归档要求、归档份数、所有的手续、归档时间及归档制度，为科技档案收集的工作质量打下坚实基础。 当归档时间确定之后，应该根据科研活动的性质、目标及科研周期，对归档时间加以划分。如果时间太过提前，会对科研人员使用文件产生不良的影响；如果归档时间延后太久，则会引起科技文件的散乱、流失及损坏等问题。归档时间需要依据科学研究的课题进展情况加以确定。总体来说，一般类的中、小型科研项目应该在科研活动结束后对档案进行整理归档；如果科学研究进行的时间较长，可以考虑依据工作阶段对档案进行归档；当科研项目的规模较大时，应当根据各个子项目或者子课题的结束时间对科技文件进行整理和归档。此外，归档方式还包括根据年度归档、根据整理情况随时归档等。 四、科技文件档案化管理的重要性 科技文件是对人们的生产、建设及科学研究活动期间所形成的重要信息的详实记录，对其进行档案化管理具有极为重要的意义。 （一）有利于增强科技文件的系统性 科学研究不仅是对以往研究的继承和创新，更是立足于当前时代和社会的发展局势开展的研究分析，因此对经济社会的发展具有重要的指导意义，并且能够为后来的研究打下一定的理论基础。对科技文件开展档案化管理，将科学研究开展前的准备工作、科学研究进展过程中的阶段性成果、科学研究取得的最终成果加以详细的记录，能够有效地避免科研信息的丢失，建立起科技文件的体系，从而为相关研究的开展提供一定的参考。 （二）有利于增进科技文件的真实性 档案管理要求所管理的内容必须具有真实性，不能存在任何造假现象，因而运用档案管理的方式管理科技文件，有助于对科学研究的过程及结果进行监督，确保科学研究的成果真实有效，从而保证科学研究的原创性，进而弘扬一种实事求是的学术品格。 （三）有利于确保科技文件的专业性 科学研究一般都有自己所属的学科部门，通过发现新的研究成果，可以为这一学科的建设和发展提供有力的支持。利用档案管理的方式管理科技文件，能够将同一学科的研究成果进行分类保存，同时在整理和归档时突出这一学科的特征，进而增强科技文件档案管理的专业性，并且为该学科的长远发展奠定坚实基础。 五、结语 我国经济的发展和社会的进步推动着科学研究的勃兴，为了更好地保存科技文件，档案化管理方式引起了越来越多相关人士的重视。通过对科技文件进行档案化管理，有助于确保科技文件的完整性、系统性及专业性，从而为学科建设及发展创造良好的条件。笔者在文中主要介绍了科技文件及科技文档，在此基础上分析了档案管理的特征，对科技文件进行档案化管理的过程，进而探讨了科技文件档案化管理的重要意义，希望能为相关部门开展工作提供建议。 参考文献： 陈兰兰，黄波，徐轶莉等.科技文件归档工作之不足及对策初探J.航天工业管理，2013（6）. 杨晓红.科技档案的标准化管理研究J.西昌学院学报（自然科学版），2014，28（1