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对医院经济合同实行内部控制管理的思考 摘 要：随着医院经济活动的增加，合同作为经济活动的事项，在医院管理中的地位越来越重要。文章针对医院如何建立经济合同制度问题，分析了济经济合同现状，从预算管理、业务岗位设置、合同信息化管理、合同档案管理、合同纠纷的处理等方面提出一些建议。 下载 关键词：医院 经济合同 内部控制 中图分类号：F233 文献标识码：A 文章?号：1004-4914（2017）06-233-02 一、引言 医院所涉及的各类经济合同种类繁多，业务量大，涵盖了基本建设项目、设备采购、材料、药品采购、广告宣传、资金借贷等领域。医疗卫生事业改革不断发展，医院经济合同签署的数量及种类也大大增加，致使经济合同内部控制逐渐成为医院管理者关注重点。医院经济合同管理环节作为内控业务层面的重要环节之一，其存在的风险：岗位设置存在不足、缺少合同归口管理、管理意识薄弱、合同纠纷处理控制等，导致医院承受法律纠纷、经济损失的风险，从而影响了医院的健康和可持续发展。 二、经济合同内部控制的现状 （一）预算控制不严肃且比较粗糙 医院对预算重视度不够，一些采购项目并没有进行深入的调研和纵横向论证，不严格按照“先预算、后计划、再实施采购合同”的程序进行。合同与预算相背离，导致预算与执行采购数据不一致。 （二）经济合同流程不规范 医院没有对主要经济业务进行梳理分类，有些经济合同流程管理不够科学合理，有的合同订立过于简单、有的过于复杂繁琐。医院管理者没能真正了解对合同的管理流程和执行情况，没有按照业务流程走向描述到具体岗位，描述的内容包括什么。流程中没有设置必要的牵制和审批环节以及合同应注意的风险点，合同流程管理形同虚设。 （三）医院没有建立完善的合同档案统一管理制度 合同签订后，合同档案分散在各相关职能部门存档管理，医院合同档案信息采集依然采取手工统计的方式，致使经济合同事项执行完成后，没有建立合同归档台账管理，合同档案的登记存档不及时或缺失、遗漏，导致后期人员查找困难，使科室、部门、医院领导难以掌握经济活动情况，给医院发展带来潜在的经济风险。 （四）缺少合同纠纷的控制管理 有些医院不重视经济合同纠纷的管理，当出现纠纷时，科室、部门之间相互推诿，错失了合同协商处理纠纷的时间，错失了法律规定的时效，导致医院在经济、名誉、信誉等方面蒙受损失。 三、经济合同内部控制现状原因分析 （一）经济合同制度管理体系建设不健全 1.经济合同实施缺少岗位牵制，合同管理组织架构设计不合理。（1）医院合同具有其自身鲜明的特点，不同于企业、事业等单位。医院未能根据实际情况制定相关规章制度和实施细则。合同岗位设置不合理，缺少有效的岗位牵制、导致当前医院经济合同的管理的各环节松散、混乱。（2）经济合同没有归口管理部门，部门之间职责界线模糊不清，在权利和义务面前互相推诿，在职责和利益面前互相争抢，没有形成分工合作、有效协调的管理机制。 2.经济合同监督体系不完善。医院相关的职能部门，未能对已经签订实施的经济合同的合法、合规性、执行进度进行落实、跟踪检查及监督。医院虽然设立了审计、纪检部门对合同的合法合规性审核和签订进行了审查，却没有很好地利用审计、纪检部门独立的职责，跟踪监督合同执行情况，并没有对项目完成后组织相关人员进行验收，也没有结合财务部门制定的预算方案审计医院实时合同执行的进度用款情况。 （二）经济合同管理信息化建设落后 医院虽然已经引入经济合同管理系统，但尚没有与财务部管理信息系统端口相互连接，系统与系统之间缺少数据互通信息共享，没法取得、掌握合同资料的收集、统计、分析、款项的支付进度等相关资料。多数医院合同管理信息的登记、采集还使用手工方式，合同资料的收集、统计、分析管理往往需要消耗大量的人力、精力，这就增加了医院合同执行过程中潜在的风险。 四、构建医院经济经济合同内控体系的建议与对策 （一）加强经济合同内部控制制度建设和制度执行力 1.医院应根据中华人民共和国合同法及其他相关法律法规和政策为依据，结合医院实际情况，制订、修改医院经济合同管理办法，建立起经济合同办法配套制度，对合同的策划、立项、 谈判、编制、会审、签订、执行、归档等各个环节进行全面安排部署。优化合同管理流程，使其更具备科学性、严谨性、可行性。 2.医院应将预算与合同管理有效的结合在一起，对每项经济业务都经过严格、谨慎的预算、审批、论证，方可签订合同，从而使合同有据可依不相互背离。 3.合同管理要行之有效，须设立相应的岗位进行管控。各岗位应各司其职，明确各自工作的职责及合同授权审批制度，相互分工协作而又互相牵制，形成有效的合同管理氛围。如审批权限由党政联席会、院长签署；合同归口管理的部门，负责参与合同的签订，统一管理合同专用章和授权委托书，并对合同履行实施有效控制；财务部审核经济合同、监督合同执行及办理付款等。医院应注重管理人员的素质培养，通过进修、培训学习来提高相关人员的专业技术、法律知识等，从而保证管理人员在工作中能得心应手，更能胜任自己的本职工作。建立财务部门与合同归口管理部门的沟通协调机制，实现合同管理与预算、收支管理有效结合。 4.加强签订合同的过程控制，对经济合同运行过程中的每个环节制定相应的流程和实施细则，使每个程序的执行过程中都有据可依。使合同从签订到执行完毕的各个环节清晰流畅，能够随时随地查看合同进度和执行情况，发现合同在执行进程中存在的问题能及时采取应对措施，在很大程度上提高了工作效率和效果。 5.建立相应制度对合同归案管理进行制约。档案管理员对各部门签订的经济合同进行归集、整理、编号、装订、扫描和归档。并将合同相关资料信息输入电脑，实行信息技术化管理，贯穿整个经济业务的始终。 （二）实现医院合同信息化管理 摒弃落后的手工操作，建立医院经济合同信息化管理系统。将人、财、物一体化的合同管理理念融入高端的电子信息化系?y中，在统一的医院信息管理共享平台上，实现不同系统之间数据共享。使经济合同从签订到履行完毕的全过程、全封闭式的信息化管理，对经济合同的执行科室必须充分了解对方主体是否合法及资质、履约能力、信誉状况等全部都纳入信息化系统管理，有效地利用信息平台软件功能进行控制从而提高管理效益。如想了解一项经济合同的付款情况，通过系统查询就能准确统计出付款的时间、日期、金额等相关数据。确保系统信息与纸质档案信息相互对应、口径一致，方便后期监督管理。 （三）建立经济合同纠纷处理机制 建立经济合同纠纷处理机制，医院在经济合同订立履行过程中发生纠纷的，应加以重视，由合同承办部门按纠纷处理的方式和程序进行。并且妥善保存好各方有关纠纷的往来要件、会议纪要、备忘录等资料。如果双方可协商一致解决问题的，双方须签订书面协议。不能达成协议的，在诉讼时效内，通过合同规定的法律程序来解决。 （四）实行合同检查及责任追究 由医院办公室牵头，联合纪检、审计、财务等部门组成的合同监督、检查工作小组。对医院各部门所管理的合同执行情况等进行定期不定期的检查、监督。核查经济合同的文本是否规范，报批程序是否合理、对外签订合同是否合规，监督合同执行情况等。对违反医院合同管理办法，如合同没列入年度预算、招投标方式不合规定、合同签署时没经过相关部门领导的审批、不盖合同印章、泄露合同涉及的商业秘密等情况，影响医院的形象，造成损失的，负责的部门和人员必须承担相应的行政、经济和法律责任。经济合同监督管理是一个动态过程，贯穿医院经济活动的始终。 参考文献： 王春晖，曹越.内部控制视角下对高校经济合同管