浅谈医院会计档案管理.docx

浅谈医院会计档案管理 摘要：为了加强医院会计档案管理，统一各项会计资料的整理归档，解决财务各类会计档案不规范，不符合医院要求等问题，结合医院实际情况，根据医院档案管理办法，本文从几个方面说明财务档案的规范管理，做到档案管理制度化，从而逐渐提高财务档案管理质量，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、销毁管理制度。 下载 关键词：档案；保管；归档；销毁 一、目前医院会计档案管理存在的问题 （一）会计档案管理不规范。档案没有统一管理，统一存储，没有档案登记目录，对档案没有按类别整理，内部会计档案和外部文件混杂存放；没有建立电子会计档案，档案查找不方便，工作效率不高；会计档案的调阅和对外提供手续不健全。 （二）会计人员对会计档案的重要性缺乏足够的重视，没有专职的会计档案管理员，档案由会计人员各自负责管理。会计档案随意堆放，没有专门的存放地点。 二、如何做好医院会计档案管理工作 （一）档案的整理 根据医院会计档案的类别、日期、会计年限进行档案整理，按照各文件柜存放的资料，分类别整整齐齐的存放在规定的档案盒中，各档案盒侧面要标明存放名称，档案柜要加锁；制定专人对档案进行管理，随时做好档案的收集、整理、归档、保存工作，并对大家日常档案使用存放进行监督和检查，其他人员不得私自保存电子档案；建立详细的电子档案登记目录，目录记载哪个资料在哪个柜子，那个文件盒等信息；将每月会计资产负债报表、统计表、资金收支表、支票、汇票备查表、备用金登记表、普通发票登记表、日常结算及其他备查表做电子版保存。电子版档案要加密保存设置密码，防止电子会计档案被篡改。 （二）档案的范围 会计账簿：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；财务会计报告：月、季、年度财务分析报告，财务预算报告，成本分析报告等；合同类：包括采购合同、工程合同、技术服务合同及各种协议。合同建立电子档案登记，登记各项合同签字时间、到期日、合同付款条件、开票事宜、采购名称等信息。各类合同以纸质形式保存；记账凭证，每月底结账后对所有记账凭证复核无误后，按照装订要求装订后摆放在凭证柜中。档案管理人员做好登记工作；其他资料的存储，包括银行存款余额调节表、银行对账单、往来调节表、各类统计资料、资金日常的定额盘点资料，财务人员的交接资料及其他会计资料做好整理归档工作。 （三）档案的借阅 医院内部财务人员使用会计档案时，一般会计档案由档案保管人批准后方可查阅，重要会计资料须经财务负责人同意后予以查看，查完后立即归档统一保管。非财务人员因工作确实需要查看时，经医院领导签字同意，财务科室领导同意后方可查阅。若需复印外借时经医院、财务科领导签字同意后方可借阅，否则一律不予受理。查阅档案必须按时归档，内部财务人员因工作需要查阅完会计资料后，立即归档，保管人检查资料的完整性，若出现丢失由查阅人负全部责任。内部财务人员查阅会计档案不及时归档的按照医院财务科考核标准予以考核。对外报送会计资料时须经财务科室负责人审核无误后上报，重要会计资料须经医院相关领导审核同意后方可上报。主管审计机关、税务机关开展检查活动时，书面通知公司需要调取账务资料时，经医院领导同意后，财务科整理查阅会计资料，并做好清单工作，经双方清点签字确认取得调账清单后移交审计，税务机关检查，待检查结束清点无误后收回归档保管，档案管理员做好完整的监督检查工作。财务人员要严格遵守档案保密性原则，妥善保管档案，不得私自外借和泄露财务资料。此外经医院领导同意，外部公司因公来本科室参观指导工作时，应对本医院财务资料保密，禁止泄漏相关财务机密。 （四）会计档案的管理期限 要严格按照中华人民共和国档案法的规定操作。会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。年会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。总账、明细账、凭证等保管期限为15年；银行、现金日记账保管期限为25年；年度财务报告决算等保管期限为永久。 （五）会计档案的移交 交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，列明应当移交的会计档案名称、册数，起止年度等内容。并由相关负责人负责监交。最后经交接双方经办人和监交人在会计档案移交清册上签名或者盖章。 （六）会计档案的销毁 会计档案保管需要销毁时，严格遵循档案法有关法律规定，由会计档案管理人员提出意见，财务负责人审核同意后，在经过相应的医院主管领导及上级部门批准后，由会计档案管理人员，编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容并由相关人员签字和盖章。 三、档案的管理要求 档案归档前档案员要对相关资料的有效性和完整性进行审核、归档。编制电子档案目录，电子档案用专用的移动硬盘统一存储，分类别整理、分年限保存，已便于日后工作的调用。档案的装订根据相应的制度进行装订。如记账凭证的装订，每本凭证装订厚度应在2.8厘米左右，若附件?多在装订处垫付纸板，纸板的宽度不能超过2.5厘米，长度应与记账凭证的宽度一致。装订处打等量2个小圆孔，夹垫纸板后厚度不得超过凭证最厚处的厚度，如果是用线绳装订的，线绳不能太粗，过粗会影响凭证的美观度。用牛皮纸将凭证斜角有棱有角的包装。斜侧要有凭证年度、月份、起止号、本年第几本、本月第几本信息。 对重要的会计信息资料实行多级备份，并记录下档案形成时间、会计数据所属时间、数据内容及备份人所有资料均应按机密文件管理，包括文档资料、源程序清单等，以避免因意外或人为的原因造成数据丢失。为了档案方便查找，提高工作效率，建立详细电子档案，电子档案的目录跟纸质档案目录保持一致，同步更新。档案人员要树立效率观念，在档案提供工作中，及时、准确地为利用者提供档案。 四、结束语 会计档案是过去医院经济活动的记录，它以丰富的原始数据和恒定不变的价值量为使用者提供可靠的信息，为医院各科室制定规划、计划、调查取证以及进行决策提供依据和咨询材料。同时，会计