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“互联网+”背景下电子发票对高校财务管理的影响 【摘 要】 随着信息技术的飞速发展，传统纸质发票被电子发票替代是互联网发展的必然趋势，电子发票在简化交易环节、优化纳税服务、降低社会成本的同时，也存在着易伪造、监管难等问题，为此，文章针对电子发票的特点及其普及后，高校在财务管理所面临如报销难、涉税风险大等困惑，提出了在“互联网 +”背景下促进电子发票在高校应用的若干对策建议。 下载 【关键词】 互联网+； 电子发票； 高校财务管理 【中图分类号】 F234.4 【文献标识码】 A 【文章编号】 1004-5937（2017）24-0097-04 为主动适应“互联网+”高速发展给社会带来的经济效益，助推企业转型升级并促进绿色发展，2012年5月，我国决定在南京、杭州、青岛、重庆、深圳开展电子发票试点工作。2015年3月，国家税务总局根据“互联网+”行动计划的要求，发布了与此相配套的“互联网+税务”的子计划，在出台的文件关于开展增值税发票系统升级版电子发票试运行工作有关问题的通知中，从税务角度首次确认了电子发票可作为入账依据。同年9月，国务院在印发的加快构建大众创业万众创新支撑平台指导意见中，亦首次将电子发票确认为可报销凭证。随着“互联网+”的到来，越来越多的电子发票开始不断涌现。据不完全统计，2016年，我国电子发票开具金额已达4.5万亿元。电子发票在给交易者带来便利的同时，也给高校的财务人员带来诸多困惑：如易伪造、监管难等是高校财务工作者不得不面对的难题，也正因此，自其诞生之日起，就被许多高校拒之门外。电子发票是信息时代的产物，它简化了交易环节，优化了纳税服务，降低了社?成本，随着互联网飞速发展，电子发票的普及和应用将不可避免，高校要主动拥抱“互联网+财税”，不能一味地将电子发票拒之门外，要结合高校财务管理现状和现有电子发票的特点，拿出具体措施，解决好电子发票“入账难、报销难”的问题，为电子发票推行和普及创造条件。 一、电子发票的定义及主要特征 电子发票是个人或单位在购销商品、提供劳务等活动中，取得或开具的，以数据电文方式储存的收付款凭证，它是基于互联网而实现税务信息化及资源共享的产物，其开户、开具、生成和传输均在互联网中完成。电子发票无需纸质载体和纸质发票印制，其实质就是纸质发票的电子图像记录。电子发票与网络发票、传统发票具有本质区别，归纳汇总如表1。 电子发票是税务机关加强发票和税收管理、降低纳税成本、防控发票违法行为，实现节能减排的有效手段。目前，电子发票已经实现了出票无纸化机报销以及归档、税务和财务信息化，其在“互联网+财税”下应用场景已初步形成，见图1。 图1中电子发票的财务、税务场景主要由电子发票服务（税控盘+第三方平台）、用户方、外围系统三大部分组成。一笔交易的完成流程如下：开票方将交易信息数据传输到电子发票平台电子发票平台接收数据电子发票开具并签章电子发票发送给消费者存储发票数据及交易 外围系统税务局获得交易及信息并进行税控其他平台收集数据并进行大数据分析。 二、电子发票在我国的发展过程及现状 （一）试点阶段 2012年2月，国家发改委等部门发布的关于促进电子商务健康快速发展有关工作的通知中首次提出：开展网络（电子）发票应用试点，同年5月，确定了重庆、杭州、南京、青岛、深圳等作为首批电子发票试点城市；2013年4月，国家税务总局发布的网络发票管理办法中规定：“在确保网络发票电子信息正确生成、可靠存储、查询验证、安全唯一等条件的情况下，可以试行电子发票”。2013年被认为是我国“电子发票的元年”：5月，北京启动了电子发票试点工作；6月，国内第一张电子发票在京东北京店开出，当年共开具586张电子发票；9月，苏宁易购“电子发票”在南京上线。2014年6月27日，中国人保与北京国税局电子发票服务平台正式实现对接，国内第一张电子化方式入账的电子发票实现成功接收，至此，中国人保也成了国内第一家将电子会计档案系统与国税电子发票平台对接的企业，从而实现了电子发票全过程（开具、传输、查验、入账、归档）的管理及电子化入账，有效解决了电子发票入账难的问题，为电子发票的全面推广扫清了最大障碍，中国人保也成为国内第一家同时具备开具和接收电子发票的企业。 （二）政策指引阶段 2015年，国家税务总局制定了“互联网+税务”行动计划，同年11月印发的关于推行增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告明确指出：“电子发票的基本用途、法律效力和基本使用规定等与税务机关监制的增值税普通发票相同”，2016年1月1日起，国家推行使用增值税电子发票系统开具增值税电子普通发票并可作为报销凭证。 （三）全面推开阶段 随着营改增深入发展，从企业到个人，支付消费的电子发票将全面推广，从2016年起，物业、手机、快递、加油、快餐等行业的发票已逐步由电子发票所代替，这标志着电子发票已经走进每个人的生活中。 2016年4月19日，习近平总书记在网络安全和信息化工作座谈会的讲话中强调，“中国经济发展进入新常态，新常态要有新动力，互联网在这方面可以大有作为，我们要大力推进互联网和实体经济深度融合”。电子发票正是在“互联网+”的背景下，基于互联网平台而实现税务信息化和资源共享的产物，为满足纳税人、税务管理人员不断增长的互联网税收服务需要产生的，为纳税人、税务人提供便利，有效降低社会运作成本。 三、电子发票的优势 电子发票主要是利用CA等数字认证技术记录双方的交易信息，与传统发票相比，具有成本低廉、交互便利、易于存储等多方面的优势： （一）降低纳税人的成本 电子发票的财务流程可自动化，减少了纸质交易所带来的诸多不便，没有印制环节，大大降低了纸、油墨的打印成本、发票开具成本以及纳税人的用票成本，避免了一些不必要的开支，它也是国家大力推进节能减排，实现绿色发展的好榜样。 （二）提升会计服务效能 一是领购发票手续大为简化，财务人员无需往返税务机关领取发票。二是财务人员在记账时直接从发票中抓取数据形成记账凭证，填制、汇总凭证等均无需财会人员通过人工操作，为财会人员减轻了许多工作量，促使高校财会工作者将工作重心从核算向管理转变，为我国大力推行管理会计广泛应用带来新契机。 （三）便于税务强化监管 电子发票的开票信息实现实时上传税务机关，开票数据信息可实时查询、统计及分析，做到了国家税收征管从“以票控税”向“信息管税”的转变，税务机关可以及时掌握纳税人的开票情况，助力金税三期工程的顺利实施。 （四）方便使用及保存 消费者可在发生交易时收取发票，并可随时查验发票的信息，从而避免了收到假发票的风险，此外，电子发票亦可随时打印，且对打印机、纸张没有限制，不必再担心发票遗失而影响维权或报销。 四、电子发票对高校财务管理的挑战 在电子发票普及和应用后，相较企业而言，我国高校在经费支出审核方面更为复杂，面对的矛盾也较多，原因主要是使用电子发票的群体更为复杂，高校财务部门在报销时，接收的是各类电子发票：票的真假难辨，重复报销更是难以避免在高校的财务实践中，审核票据时一方面既要看资金支出的是否合法，开支范围是否符合规定；另一方面，高校资金往往实行项目导向制，经费使用限制较多，在加上预算资金短且有使用期限，这就造成包括电脑等日常设备重复购买浪费严重，年底各校“学术会议”泛滥、部分教师分身乏术（突击花钱），更为严重的是普遍存在着发票造假现象。再者，高校在财务报销中面对的几乎是每一位教职员工，而企业财务报销面对的是少数人。因此，高校财务工作者对电子发票排斥性比企业要大得多。?P者在对79所高校的调查显示，高达72所高校不接受电子发票报销，仅有少数高校开了绿灯，但条件也相当苛刻，必须要经办人在电子发票上承诺“第一次报销，以后不会再报销该发票”后，才准予报销等，同时，调查中也发现，尚没有一所学校准备申请使用电子发票。总之，自电子发票出现之日起，就一直被许多高校拒之门外，高校对电子发票均比较排斥。 针对以上困境，笔者认为，电子发票的普及和应用，对高校乃至其他组织的纳税、会计核算确实带来了不少方便，不存在加大涉税风险等问题；如果说挑战，那更多是涉及财务管理方面的内容。具体来说，存在以下方面的挑战： （一）监管迎来新挑战 电子发票是纸质发票的电子图像记录，不像传统的纸质发票的印制环节，其开户登记、发票开具、在线生成等都可在互联网上进行。而这些特点都对会计监管提出了新挑战。 （二）重复报销新挑战 目前电子发票的报销确实存在监管上的漏洞，电子发票的打印次数不受限制，可以无限次数打印。正因为可以自行打印，又不需要额外再加盖专用章，在手工报销中就可能带来重复报销的风险。 （三）PS修改信息挑战 电子发票可通过PS软件修改电子发票金额或者抬头，这种方法其实很不聪明，有点让人始料未及的感觉，因为此时它的发票编码没有动，如果你去校验发票的话，是会出现问题的。但会计如不仔细检查，是很难发现问题的！也许你会反驳：那我仔细检查一下不就好了吗？一张发票你查询10分钟，1 000张发票你要查询多久？这是非常简单的数学计算，不言而喻，如果都检查，你有时间干其他工作吗？ 五、互联网+背景下，高校如何迎接好电子发票的挑战 电子发票是互联网时代的宠儿。与传统发票相比：不仅可以节省印刷、储存及物流成本，还更加便于调阅、查询和保管。要解决好电子发票对高校的挑战，应内外结合，从政府和高校自身方面都要主动拥抱“互联网+财税”，拿出具体措施，解决好电子发票“入账难、报销难”的问题，为电子发票推行和普及积极创造条件，为创造整体商业诚信体系，实现低碳生活和绿色发展战略提供有力支撑。 （一）政府层面，要主动作为，从法律层次解决报销难的问题 2015年，国家税务总局在“互联网+税务”行动计划配套文件关于开展增值税发票系统升级版电子发票试运行工作有关问题的通知、国务院关于加快构建大众创业万众创新支撑平台指导意见中，均首次明确了将电子发票确认为可报销凭证，但从法律层面上尚未确定电子发票的法律地位，目前，我国税法会计法都要求报销发票必须是纸质的，而与传统发票不同，电子发票其实就是一份电子文档载体，仅可以作为合法的交易凭证和报销凭证。因此，作为政府，也应主动作为，一是要加快修订会计法会计基础工作规范发票管理办法，明确电子发票的法律地位，扫清电子发票报销障碍；二是加强监管部门的协调力度，国家税务总局应加快制定电子发票相关税收征管及财务制度；三是加大配套投入如提供报销中电子发票检测系统，将其纳入金税三期建设项目，提升高校接受电子发票的积极性。 （二）高校层面，主动拥抱“互联网+财税” 1.选择最为恰当的电子发票报销办法 在当前条件下，高校如何做好电子发票报销？一是通过电子开票系统，打印电子发票的版式文件作为报销附件，用传统办法黏贴报销。这与传统发票报销没什么区别。二是接收开票方开具的电子发票，将其信息保存在适当的媒介中，报销凭证上注明电子发票存放的地点及进入的路径。这是最新的一个规定，所以，需要学校斟酌一下哪种方法最适合学校？值得欣慰的是，在2016年修订的会计档案管理办法中，已确立了电子会计档案的法律效力，电子会计凭证可以实现电子化管理。电子发票的开票方或受票方，只要满足办法规定的条件，就可以将电子发票进行归档保存。开票和受票方如需纸质票，可以自行打印发票的版式文件。 2.确保电子发票不出现重复报销 （1）财务部门可以对电子发票进行统计，以发票号码作为标识，这样就能避免重复报销，有个简易方法，在报销系统中增加电子发票号码字段，以判断是否存在重复报销可能。通过Excel表格做台账，把所有的电子发票编码统一在Excel表格中，从中筛选排除相同的发票编码，这可防范电子发票重复报销。也可以增加电子发票校验和鉴伪功能，如输入发票编码，即可判断发票的真假和是否为重复发票（见图2）。在电子发票报销不多或规模不大的高校，财务部门可以利用Excel表格，通过手工登记，对数量有限的电子发票进行核对并控制其重复报销行为，大体上能解决电子发票报销的唯一性和真实性难题。若要查询该电子发票是否是经过PS后来报销的，则需要到税务局官网逐张核查。 （2）内外结合，用互联网思维解决电子发票重复报的销综合方案 随着电子发票的普及应用推广，上述仅仅以手工登记、核对来控制发票重复报销，已无法适应越来越多的电子发票的现状，高校必须寻找新的有效解决方案，彻底解决电子发票重复打印、报销等一系列问题，采用报销人承?Z办法不能保证电子发票重复报销，而登记办法一是工作量大，在电子发票普及以后更不现实，且登记办法解决不了发票使用者在不同单位报销的问题。因此，要彻底解决此问题，必须借用互联网+税务思路，从2016年开始，全国各地的电子税务局正式运行，其强大的功能涵盖办税、查询、咨询、网上采集财务数据、网上税源直报、征纳互动和涉税查询等等，开票企业的所有开票信息会定期上报电子税务局，并能实现一窗式对比，因此，开票企业可以借助微信平台，将开票信息添加到卡包中，并传递给用户（开票者），作为学校可以将财务报销系统与电子国税局对接，核对发票重复报销及发票真伪，具体流程设计如图3。 （3）借助财务软件的增值功能 电子发票的推出将对单位会计程序变革产生深远影响，当前，用友、金蝶、浪潮等企业已经具备了将电子发票与管理软件打通接口能力，对于高校来说，使用较多的是天翼、天财等财务软件。我们完全可以利用这一技术，直接从发票中抓取数据形成记账凭证，大量的原始凭证的填制