浅谈信息时代电子档案管理系统的建设.docx

浅谈信息时代电子档案管理系统的建设 摘要：信息时代颠覆了许多传统行业和工作，档案管理工作也需要借助信息技术的力量使其更能为社会的发展服务，本文对于电子档案管理系统的优越性以及系统建设从系统组成和功能划分等方面进行了探讨。下载 关键词：信息时代；档案管理；电子档案管理系统 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）05-0-01 一、引言 档案是一份重要的历史资料，对于以后的工作具有重要的借鉴意义，然而由于年代久远而且数量庞大使得档案的管理工作成为一项艰巨的任务。据统计，目前我国各种单位在运作中所产生的各类档案资料中只有不到10被以档案的形式保存起来，其余90的资料则被作为无用的信息而予以废弃，这种状况无疑是对信息的巨大浪费。而且，就是那些以档案形式保存的各种档案资料，目前也基本上仍以纸张等传统物理形式存在，其总数量达24亿卷，排级长度约7000多公里。如此巨大的档案资料，在给各种单位带来沉重保管负担的同时，却没有为其管理与决策提供充分的帮助。信息技术的发展为档案的管理工作提供了工作创新的前景和工作，随着计算机技术与网络技术的普及，以及人们对信息管理与利用意识的加强，档案信息资料的电子化管理需求也将成为社会各界关注的焦点。 二、电子档案资料管理 电子档案管理这个概念来自于西方，其在西方发达国家的推广历史与应用现状，是衡量我国电子档案管理系统市场前景的重要参照标准，也是在我国推广电子档案管理系统的良好借鉴。电子档案资料管理系统就是用户在网络上有效控制其文件、档案和资料的创建、存储、流转和分发的应用软件，不仅能够通过扫描、数码摄像等方式对传统物理形式存在的各种信息进行电子转化，而且对新产生的电子档案资料的起草、审核、签发、归档等流转过程进行有效管理，并对档案资料的实际管理和利用进行实时监控。 电子档案资料管理系统所针对的核心用户需求是人们对各种类型的档案信息资料进行电子化、网络化集中管理并对其流转过程进行实时的监控，具体包括：对大量的档案信息资料进行电子化、网络化集中、有序的管理，提高对档案信息资料的管理水平；对这些档案信息资料在局域网和互联网络上按照一定的授权机制进行有序的发布，提高对档案信息资料的利用水平；对各种类型电子化档案资料的流转过程进行实时的监控，提高以档案为基础的办公活动的工作效率和效果。 三、电子档案管理系统建设 电子档案管理系统的建设可以从硬件和软件两个方面来考虑。 1.硬件系统的组成 管理硬件的主要属于系统数据维护部门，他们的工作职责是负责档案信息的录入、档案原件的扫描输入，日常的档案管理和档案查询、打印，网络的日常维护，以及数据库的维护及备份。需配置的硬件包括如下设备：输入设备，根据档案情况，需配置一台A0幅面工程扫描仪，用于大幅面图纸的扫描输入，可选A4扫描仪一台，用于档案、文件的扫描录入；输出设备，需配A0喷墨绘图仪一台，用于大幅面图纸的打印输出；配置A4打印机一台，用于档案或文件等档案及目录的打印输出；存储设备，配置光盘刻录机一台，用于将永久性档案刻录到只读光盘上，光盘库或磁盘阵列是大容量、安全性高的存储设备，可以解决大量数据的存储问题。 需配置网络服务器和计算机，服务器用于提供整个网络服务及管理，与存储设备相连， CPU应为I3处理器或更高，内存为1G或更高，硬盘为36G或更高，并须配备高速网卡。若查询节点很多或数据量很大则应视单位情况配置高档服务器。为确保更高层次的数据安全性，可选择双机备份、磁盘阵列或磁盘镜像等存储设备。运行环境为中文Windows2000 Server 或Windows2003 Server或以上，后台网络数据库为Microsoft SQL Server 2000或Oracle9i等。档案管理用机一台或若干台，用于完成日常的档案管理工作，如档案数据库的建立和录入、用户管理和日常的档案管理工作，所操作的数据全部存于服务器或与其所连的存储设备上。并可直接连接扫描仪，用于图档、文档的扫描录入。 利用这些设备的部门可以是领导、办公室、总工办、机关各处室及需要查阅档案的其它业务部门。只要在网络上，均可通过网络对档案部门的档案数据库进行有权限的基于WEB的检索和查询(通过通用浏览器，如IE，无需安装客户端程序)。并可通过本机查阅扫描原件及打印输出。 2.软件系统的组成 管理端软件主要完成软件系统的用户管理和权限设置，电子文件的存储和管理，查借阅的登记管理，赋权设置等管理工作。客户端软件主要负责档案信息的录入、档案原件的扫描输入，日常的档案管理和档案查询、打印及数据库的维护及备份。查询端通过WEB查询系统，进行各种档案资料的网上查询及利用。 3.电子档案管理系统功能模块划分 系统功能根据使用者的不同分为以下三个部分： 针对普通用户的部份主要包括：网站，主要提供档案的信息服务，例如：检索查询、浏览、下载、网上借阅等功能，并且可以嵌入用户的应用系统之中(如OA、MIS或DPM)提供用户网上查询浏览和下载的功能。为方便用户使用和管理员维护，本部份以B/S的方式实现。 针对档案管理员的部份主要包括：文件管理、收集整编、档案管理、开发利用和日常工作五个模块，主要提供档案管理员和部门的兼职档案员对归档文件的录入、收集和整理，同时提供档案管理人员对电子档案的管理、档案实体的辅助管理和对档案信息的开发利用。本部分以C/S方式实现，功能方便实用、简单快捷。 针对系统维护人员的部份主要指系统维护，是提供系统维护人员(可以是信息人员、也可以是档案人员)对整个系统进行定制和维护的工具包。系统维护主要提供了以下工具：系统权限的定制、档案管理架构的定制、档案整理规则的定制和对数据及用户使用的维护和设置工具。本部份只能提供对系统和档案业务熟悉的管理员使用，用于针对本单位情况建立档案管理系统的架构、对系统进行日常的维护和备份以及可以针对今后的发展和变化进行适应性修改。 四、结论 电子档案管理的优越性已经在西方发达国家被证实，