前台工作职责及具体内容.docx

目录一、负责来访人员接待21.公司访客22.其他公司访客23.会议、重大活动访客2二、负责电话接听2三、负责报刊信件收发31.收件31.1公司收件31.2其他公司收件32.发件32.1公司发件3四、负责电子宣传屏更新31西门外电子屏更新32电梯口显示屏更新4五、负责办公用品采购4六、负责部门考勤统计4七、负责酒店、餐厅预订及签订协议41预定42签订协议5八、负责机票预定5九、负责保安工作的管理5十、负责办理出国因公护照申请5十一、其他7前台工作职责及具体内容一、 负责来访人员接待1. 公司访客1.1门卫保安人员对来访者身份、来访事由进行登记，填写来访人员登记表。1.2前台工作人员电话通知被访人员，经被访人员确认后方可进入办公区；被访人员拒绝接待的，应请来访人员留下口信或联系方式，信息由前台人员转达被访人员；被访人员不在公司，可通知其所在部门其他同事予以接待，并将信息转达当事人。来访人员在未得到被访人员确认和同意，谢绝进入办公区。未经被访人员同意，来访人员如强行进入办公区，保安人员应进行劝阻。对劝阻不听挑起事端者，前台应立即通知部门领导，并由保安人员将来访者强行请出公司。2. 其他公司访客2.1门卫保安人员对来访者身份、来访事由进行登记，填写来访人员登记表。2.2前台工作人员电话通知被访公司前台或行政人员，经被访公司确认后方可进入办公区；3. 会议、重大活动访客3.1遇上级领导来公司指导、参加会议或参加重大活动，在得到公司领导指示后可不作来访登记，前台人员需作好引导工作。二、 负责电话接听1:电话响三声之内接听接电话语气“喂”的声调最好为上升调，这样显得你愉悦，温柔，礼貌 。没有特别的事情最好这个“喂”最好省略，直接说“你好”。例如：您好，当升科技，请问有什么可以帮您。2：前台采取实名制查询电话，高管电话转接其助理，购买产品的咨询电话，前台直接告知销售部电话。 3; 挂电话的时候说结束语。避免莫名其妙的挂电话,挂电话一般情况是等对方挂电话后再挂电话；如果两个人都在等对方先挂电话这时通话结束3秒后就可以挂电话。三、 负责报刊信件收发1. 收件1.1 公司收件1.1.1邮局或快递公司送来报刊、信件，文件包裹前台负责签收，详细填写收件登记表，通知收件人领取，并签字确认1.1.2字迹模糊信件残缺无法辨认出接收部门、接受人员的报刊、信件，此类报刊信件前台留存7天，第8日由总经办经理对此类报刊、信件进行拆封，能够发现有效身份证明的报刊、信件，通知相关负责人进行领取。1.2 其他公司收件1.2.1邮局送来其他公司报刊信件，前台负责签收，详细填写收件登记表（附件1 ），并通知其公司负责报刊、信件收发人员或当事人来前台取件，并签字确认。1.2.2快递公司送来快递，由快递公司通知收件人到到1楼领取，若快递公司联系不上前台负责其公司行政人员。2. 发件2.1公司发件2.1.1公司信件、快递等发送由发件人详细填写快递发件登记表；由前台负责通知快递公司来取件，并保存单据底联，以供各部门人员备查；2.1.2个人邮件发送费用由个人承担，前台负责通知快递公司来取件，并保存单据底联，通知发件人前台领取单据底联备查。四、 负责电子宣传屏更新1西门外电子屏更新1.1根据公司同事的要求更新电子屏，前台接到邮件后，按要求编辑更新内容，内容大多为欢迎语之类，多为临时性1.2编辑办法：首先用美图秀秀把文字按要求编辑成高100*长800的图片；然后打开电子屏软件，输入内容更新，最后发送成功，检查电子屏显示情况，通知要求更新电子屏的同事已经完成。1.3时间：听从要求更新电子屏的同事的安排。2电梯口显示屏更新2.1. 会议、欢迎类更新2.1.1根据公司同事的要求更新电子屏，前台接到邮件后，按要求编辑更新内容。2.1.2编辑办法：首先按要求制作PPT，然后把PPT文件生成增强型源文件，接着使用Windows Movie Maker 把生成的增强型源文件图片配上音乐制作成影集，最后播放。2.2. 日常天气、公司动态更新2.2.1根据天气变化还有公司动态更新电子屏一周更新2次左右，2.2.2编辑办法：首先按要求制作PPT，然后把PPT文件生成增强型源文件，接着使用Windows Movie Maker 把生成的增强型源文件图片配上音乐制作成影集，最后播放。 五、 负责办公用品采购1. 每月25日统计公司各部门需要采购的下个月办公用品，电子版汇总整理发送给供货商，供货商报价回复前台，前台打印出来交上级领导审批，审批通过开始采购。2. 最晚每月1日采购办公用品，根据部门不同办公用品分组，通知各部门办公用品采购负责人到总经办领取，通州还有燕郊的办公用品通过班车送达工厂。3. 采购并发放完后，登记办公用品台账。六、 负责部门考勤统计前台负责总经办考勤统计，根据人力资源部提供的考勤表详细填写本部门人员考勤情况，打汇总表交领导审批，电子版发送人力资源部抄送孙建军。七、 负责酒店、餐厅预订及签订协议1预定前台负责酒店餐厅的预定预定，根据公司同事、领导的要求预定相关的酒店、餐厅，预订信息以短信还有邮件的形式编辑发送至有要求的公司同事或领导。2签订协议前台负责与周边所有酒店餐厅签订优惠协议，汇总制作成电子表格，一个月左右负责更新一次周围酒店的相关信息。八、 负责机票预定1.前台根据出差申请人或出差管理者邮件内容中行程和出发时间查询航班信息，分三次查询，第一次查询航空代理公司，第二次查询携程网，第三次查询去哪网，对比价格。2.前台把查询信息反馈给申请人。3.申请人确认行程时间以及价格都合适情况下，提供预订机票需要的证件信息。4.申请人预订机票需经部门负责人、总经理签字确认后，才可以预订机票。5.前台见到有效的签批手续方可与票务公司预定机票； 6.前台出票后，把客票信息以手机短信方式和邮箱的方式发送至出差管理人员或出差申请人；通知出差申请人提前校对票务信息。7.如需退票或