公文处理和写作基础.docx

公文处理和写作基础一、公文的概念u 什么是公文公文是党政机关、企业、社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理、商洽和交流工作而制作的具有法定效用和规范体式的文件，属于应用文的一个重要组成部分。狭义的公文是指国家机关(国企)在公务活动过程中所使用的具有一定效力和规定格式的文书。u 公文的由来历史上自建立统治机构和社会组织始即已使用公文，有三千多年历史，起源于夏商周时期，至秦汉成制。如历史上的朝廷和臣属的圣旨、诏敕、表章、奏折、疏议、呈状、禀报、堂谕、照会、告示等。反对繁冗，改革文风，实现了公文向简明、实用、通俗化的转变。如古人提出的“文以明道、陈言务去、辞约而理精、近代的反八股文u 公文的规范中国共产党机关公文处理条例、深圳市人民政府公文处理实施细则u 公文管理公文进出一个口公文处理程序：签收拆封登记分办传批办理草拟审核签发复核缮印用印发文归档公文应统一收发、审核、用印、归档和销毁。保密公文和紧急公文的处理（密级、密期、四级紧急程度）二、公文分类和行文规则u 公文分类按使用范围分：通用公文、专用公文按内容性质分：规范性公文、指挥性公文、呈请性公文、知照性公文，日常性公文按行文方向分：上行文、下行文、平行文按涉密程度分：保密公文、内部公文、公开公文深圳市政府公文管理规定的规范性公文种类有13种：（一）命令（令）：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。（二）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（三）公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（四）通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。（五）通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。（六）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（七）议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级或人民代表大会常务委员会（企业为董事会、监事会等法人机构）提请审议事项。（八）报告：适用于向上级机关汇报工作。（九）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。（十）批复：适用于答复下级机关的请示事项。（十一）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 “意见”可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。（十二）函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。“函”作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。（十三）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。此外，企业公文（通用性公文）还包括：制度、办法、规定、倡议书、计划书、企划书、项目建议书、信息简报、调查报告、述职报告、可行性报告、商业信函、联系函、等等。u 公文格式公文文号、版式、字体、字号、盖印、附件、主题词成文日期、主送、抄送等公文行文规则行文应当确有必要，注重效用。（一）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。（二）企业之间可相互行文和向本企业下级行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向本企业非隶属的下级单位正式行文；如需行文，应报请上级批转。因特殊情况确需向其他下级正式行文的，应当报经上级机关批准，并在文中注明经上级机关同意。企业内设机构除办公室外不得对外正式行文。（三）本企业内设部门不得向企业以外的其他单位发文，不得代替企业审批下达应当由企业审批下达的事项；与外单位联系工作确需行文时，只能以函的形式行文。企业之间可以联合行文。联合行文会签由主办单位首先签署意见，协办单位依次会签。一般不使用复印件会签。（四）企业之间对有关问题未协商一致时，不得各自向下行文。重要行文，应当同时抄送直接上级机关。（五）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。（六）“报告”不得夹带请示事项。除上级领导人直接交办的事项外，不得以企业名义向上级单位领导人报送“请示”、“意见”和“报告”。三、公文写作基础公文是传达政令的工具，公文质量的高低，关键看其内容是否具有科学性。史记. 楚元王世家中有这样一句话：“安危在出令”。可见，科学设计文件内容可等重要。公文写作要注意什么问题呢？u 公文写作应注意的问题好的公文写作要求: 庄重、朴实、简洁、精炼、准确、生动，使人一看就懂。杜绝：交代不明、滥用省略、句法不全、篇幅冗长u 几种常用文种写作（一）请示的写作请示是企业应用较多的上行文，是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文。请示的类型 1、请求批准类：下级单位希望或打算做某件事，而批准权在上级单位，就要通过请示，请求批准。（标题也可以写“建议”）2、请求帮助类：下级单位在权限范围内可以办的事情，因条件限制无法办好，可以通过请示，请求上级帮助。 3、请求批转类：一般是职能部门就与自己业务范围有关的全局性工作，提出意见或建议，请求上级同意，并批转各有关部门执行。（二）请示的写作要点请示因内容单一，目的较单纯，写法上变化不大，总的说来，要注意几点： 1要遵守行文规则（1）请示必须在办事之前请示，先干后请示、边干边请示，是违反办事原则的。（2）请示应当一文一事。不能在一份公文中同时请示两件以上的事情。请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明。（3）请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。（4）一般不得越级请示，因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。（5）受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。2、理由要充分，要求要合理（1）无论请求上级批准还是帮助，都要先写理由。提要求而不说理由，属于“无理要求”，不可能得到上级的认可。（2）请示的目的在向上级说明情况，请求帮助。一是要说明理由，理由越充分，越能说明、打动上级；二是要说明有什么请求，请求越明确具体，越便于上级考虑。 3、格式要正确，语言要得体。（1）一般按请示理由、请示事项、结束语的顺序写。（2）因为是请示上级办事，语气既要谦虚、委婉，又要实事求是，不能用夸张吹捧的语言。可以尽量用一些商量口吻的词语，如“拟、打算、准备、建议、是否”等等。切忌使用要挟性语言。（二）报告的写作报告是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性上行文。1、报告的分类：综合报告专题报告。综合报告多属例行报告，即每隔一定时间，下级必须将工作情况全面向上级汇报一次。专项报告是就某件事或某个问题专门写的报告，属不定期的，根据实际需要而撰写。呈报性报告的行文目的单纯，即将有关情况报告上级，让上级知道。呈转性报告的行文目的不仅仅是汇报，它还要求上级在同意报告的情况下，将报告批转或转发给有关单位执行。2、报告的写作要点标题多用“事由加文种”,“关于报告”。（1）陈述事实要清楚扼要、表达观点要精练清晰、语言要简洁朴实（2）主要有二部分:事实和意见的陈述是报告的主要内容；汇报者的观点、对所报告的事实提出看法。汇报者的看法在报告中不占主要地位，但不可缺少。（三）函的写作函是平级单位之间办理日常公务的交往性公文。1、函的类型（1）商洽函：用于单位之间商洽工作、讨论问题，如商量业务培训、人员调动、信息交流，物质供应等等。（2）问复函：用于单位之间提出询问和答复询问，如疑难询问、调查询问、统计询问等等。（3）请准函：用于向没有隶属机关的有关主管部门请求批准，如检验计量衡要向质监计量部门申请，装电话总机要向电信部门申请，出境考察要向公安部门申请，等等。（4）知照函：用于把自己管辖范围的事项告诉有关的机构。平行单位和不相隶属机关可以使用，上下级单位也可以使用。 2、函的写作要点（1）一封函以谈一件事为宜。（2）函的写作要点，一般由缘由、事项、结语三部分组成。缘由是交代为什么要写这封函；事项是说明商洽、询问、答复、请求、知照的具体内容；结语是表达发函者的愿望。公函写作语言要平实、亲切、自然。凡未确定的事情，一定要用商量的口吻，凡要求对方做的事情，一定要用“请“的字句。（四）通知的写作通知是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。通知是一种使用面极广、以下行为主，也可以平行的公文文种。1、通知的类型：（1）发布性通知：用于发布行政规章制度及党内规章制度。（2）批转性通知：用于上级机关批转下级机关的公文。（3）转发性通知：用于转发上级机关和不相隶属机关的公文给所属有关人员，让他们周知或执行。（4）指示性通知：用于上级机关指示下级机关如何开展工作。（5）任免性通知：用于任免和聘用干部。（6）事务性通知：用于处理日常工作中带事务性的事情，常把有关信息或要求用通知的形式传达给有关机构或群众。较常见的有开会通知、放假通知、培训通知等。2、通知的写作要点任免性通知：任免性通知写法不复杂，一般只要写明什么权力机构任命或免去什么人担任什么职务，是否有试用期就行了。事务性通知：事务性通知写法较简单，只要把需要周知或执行的事写清楚就行了。事务性通知工作往往比较琐细，稍有疏忽，就容易出现漏洞，给执行者带来不便，所以写作时要十分仔细。时间、地点、人员、事由都要一一写清楚，简洁、明白、使人一看就懂。任免性通知：任免性通知写法不复杂，一般只要写明什么权力机构任命或免去什么人担任什么职务就行了。事务性通知：事务性通知写法也简单，只要把需要周知或执行的事写清楚就行了。事务性通知工作往往比较琐细，稍有疏忽，就容易出现漏洞，给执行者带来不便，所以写作时要十分仔细。时间、地点、人员、事由一一写清楚，简洁、明白、使人一看就懂。（五）会议纪要的写作会议纪要是记载会议情况和精神用以公布或传达的纪实性文件。 1、会议纪要的类型：（1）决议性会议纪要：多半是有一定权力的机构召开的研究工作的会议，纪要记载会议的主要精神和议决事项。可以作为传达和部署工作的依据，对今后工作有指导意义。在所有的会议纪要中，这类会议纪要是最常见的。写作要点：将会议的主要精神和议定事项，经归纳整理，表述出来，而不涉及会议的一般过程，议而未决的事项等。（3）研讨性会议纪要：研讨问题或交流情况、经验的会议，各抒已见，不需要统一意见，不需要作决议，纪要只要把各方的主要观点、意见或情况记下即可。这类会议纪要多半供交流或发表，让关心会议的人员都能了解情况。如学术交流会、研讨会、座谈会等【注】会议纪要一般是在会议结束后起草的，经与会人员会签，主管领导人签字同意才算定稿。会议纪要的标题最常用的形式是“会议名称+文种”，或直接写“会议纪要”，也有的会议纪要，多半是研讨性会议纪要，可以用正副标题的形式。2、会议纪要的写作要点会议纪要分为会议概况、会议内容、结束语三部分。会议概况介绍开会时间、会议名称、会议议题、出席者、主持者、会议过程等。其详略情况视实际需要决定，一般应尽可能简要。有时也可将部分内容移至正文的最后，如出席者名单等。会议内容是正文的主要部分，介绍会议讨论和决定的主要事项。这部分要写得观点鲜明、主题突出、内容充实，不可出现重要缺漏。结束语是正文部分的小结，往往提出一些希望和要求。会议内容比较重要、比较复杂的才写结束语，内容简单明了的可不写结束语。【注】会议纪要由会议主持单位撰写，可以在最后署名和撰写日期，也可以只在正文中写出主持机关，不另外署名。可以写明会议记录人公文常用词语标题用语关于发布印发转发起首用语为了根据按照兹因关于遵照鉴于收悉据了解近接结尾用语请酌盼复特予送请此复存查复议函告妥否务求以期亦须准予请照办特此函复特再重申称谓用语贵司你司本司表述意见用语应拟应责成不妥照办拟于核查期请用语拟请务请希望希予恳予询问用语当否可否是否可行谦敬用语承蒙不胜大力支持目的用语核示批复下达分发时限用语迅即立即火速当即过渡用语为此对此鉴此u 公文写作常见的问题（一）文种使用不当报告和请示同属上行文，但是性质截然不同的两类文种。主要表现在报告和请示的错用（1）行文目的不同报告以陈述情况为主，不要求上级批复；请示以请求指示或批准事项为主，要求上级批复。（2）公文内容不同请示可围绕请求事项反映情况，说明理由，不排除含有一定的情况汇报，但报告中不能夹杂请示事项。（3）规范性用语不同一般报告用“以上报告如有不妥，请指示”，“特此报告”等；请示用“当否，请批复”，“特此请示，请批复”。目前，这两种文种的滥用主要表现在三个方面。一是请示、报告混用如关于请求划拨业务周转金的报告二是请示、报告并用如关于改造xx仓库装卸月台的请示报告三是文种混用如关于xx任免决定的通知（二）随意请报“请报”指以单位名义向上级报送“请示”、“意见”“报告”。随意请报主要有三种情况：（1）主送个人，如“x董事长”、“x总经理”。（2）多头主送，如“国资局、发改局：”（3）越级上报（三）公文组成要素不全（1）上行文缺签发人，“请示”缺联系人姓名、电话。（2）缺附件说明。（3）成文日期不全，如“二OO六年一月”、“06年1月14日”等。（4）缺主题词或主题词不全，如缺类别词、文种等。（四）公文标题病误（1）标题缺少行文单位公文标题通式为：行文单位+关于+事由+的+文种（2）标题无文种将一般公文误作为法定公文，致使标题无文种。如关于的规划、关于的总结。转发、印发性通知文种被放弃，致使标题无文种。如关于转发的方案。（3）不伦不类的标题两个文种并用如请示报告、任免决定的通知等。混用文种将“请示”错用成“申请”。（4）标题中事由表达不全如xxx公司关于申请划拨项目建设配套经费的报告（5）标题中乱用标点符号公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文中乱用标点符号主要表现在：转发和颁发法规、规章，不用书名号而用引号。不必用其他标点符号而随意使用。如关于对2010年“纪律教育月活动”安排的通知。（五）语言结构和文字方面问题（1）段落层次不清，主次不分。不善于用结构层次序数，如一、二、，1.、2.、。（2）不合公文文体，出现描述性语言和客套话。（3）繁琐冗长，多套话。如根据精神，在指导下，在关怀下等。（4）主语谓语搭配不当。如：人民的生活水平普遍增加了。（提高）上述存在的问题，今后将进一步加强和改进。（解决和纠正）（5）定语错位造成歧义如：总经理把我们五个下属公司领导召集到一起专门研究了这个问题。原省粮食局副局长xxx来公司视察工作。（6）标点符号错用逗号和句号错用为了加强食品市场管理，规范食品市场经济行为，维护消费者利益，在全市建立统一批发、集中交易的食品供应体系。根据市政府会议精神，决定顿号和逗号的错用例：在时间紧，任务重，困难多的情况下，公司号召全体员工。各公司总经理、各基层党支部书记、工会主席、参加了会议。在小标题