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文职工作技巧,人力资源部 2007-8-14,文职工作,做的事最繁杂 接触的人最多,如何把简单的事做得漂亮？ 如何把繁锁的事做得简练？ 如何把普通的事做得闪亮？,大 纲,一、日常工作内容： 1）、文件与记录的使用和管理 1.文件的管理 2.表单的使用与保管 3.如何利用统计技术 4.记录的填写与保存 2）、公文的拟制 1.如何做会议记录 2.如何写通知 3.如何写联络单 3）、接待客人 二、做好文职工作的基本素养 1.沟通 2.礼节 3.细节 4.技巧,一、日常工作内容,1、文件与记录的使用和管理,文件的管理,受控文件的管理 建立和更新目录，使文件易于查找 确保使用文件人员快速得到最新要求 非受控文件的管理 建立目录，使文件易于查找 确保相关人员了解文件内容 监督相关人员能按文件要求执行,原则：使用最新版本的文件 因文件管理失控而导致,文件的管理-保存,原则：便于查找 1分钟内找出文件，现在你做得到吗？,文件夹内的存放 技术类文件依类型 行政性文件依日期/部门 文件夹的标示 合适的标题 流水序号 文件柜的标示 建立清单,表单的使用与保管,表单的使用与管理 表单格式固定统一化 不随便增减表单 表单的保存 使用的表单整理成册 建立清单,表单是否就是记录？,表单制作及排版技巧,明确表单的用途 确保能清晰地显示出相关信息,页面设置（页边距、页眉、页脚等） 合理使用WORD和EXCEL WORD偏重于文字处理，EXCEL偏重于数据统计与分析 打印前先预览,切忌滥增减表单,表单制作前,如何格式设置,如何利用统计技术,一般的公式运算 详见案例 图表的合理使用 折线图同个事物不同时段的走势 柱形图不同事物同一时段的走势比对 柏拉图不合格的严重分布程度,说说你部门有用哪些公式和图表分析,记录的填写与保存,记录的填写 1.内容需真实性、完整性、准确性 2.填制栏目不应有遗漏缺项 3.日期填写按“年-月-日”的顺序 4.字迹应工整清晰、签名应便于识别 5.当填写的记录需要修改时 记录的保存 1.依记录类型保存 2.一个时期段以后进行装订成册、装箱 3.定期进行销毁,2、公文的拟制,如何做会议记录,了解会议议程 做到对会议议程心中有数 确定记录方式 谁发言要点要求需否跟进 抓出语句重点 如：要通过我们大家的努力完成本周产量 如：我们本周的产量要比上周提高5% 形成特有符号 如：生产部（SC），生产日报表（日报）等,如何做会议记录详见案例,记录人就是主持人,不明之处要进行确认 先作记号，会后再确认 重要事项选择恰当的时机提出来确认 未尽事项要提醒 对于决议未明确事项，要提醒主持人 如：这件事由谁来负责？ 这件事要求在时候什么完成？ 记录要进行审批发行 做好的记录要经主持人审批后发行 待跟进事项需在下次开会前确定清楚完成情况,如何写通知,通知 就是把一些事项告诉有关单位和人员知道，在实际生活和工作中应用范围极为广泛的公文。 上级对下级，团体对个人，机关或单位互相之间，以及相关内部布置工作、传达事项、召开会议，往往都采用通知的形式。,通知是最常用的行政公文,通知要求言简意赅、措辞得当、时间及时。,如何写通知,布置工作的通知 带有指示性、指导性，必须贯彻执行的，要把道理说清楚，任务提明确，措施订具体 传达事项，交流信息的通知 让被通知的单位和个人明了某件事情、某些情况，写得实在、具体，使被通知者不仅了解有关情况和动态，而且能从中受到启发和教益，工作有所措置 转发的关文件的通知 也叫转发，写明被通知的单位，批转、转发文件的名称，希望和要求，然后附文件全文。 召开各种会议的通知等 应用广泛，写法自由，要包括被通知的人或单位，会议的名称，开会的时间、地点，加会议者的要求,现场演练,接村委通知本周二周四要停电3天，现各部以通知形式通知各部做好生产安排以及设备的保养等,提示： 周二周四的确切日期 主管签名确认 发通知的日期 温馨提示“外出小心”等,如何写联络单,就是把一些事件、现象告诉有关单位和人员，并要求进行相关协助、请求解决等。同样在实际生活和工作中应用范围极为广泛的公文。,要把道理/现象说清楚，要求/任务提明确，交代清楚哪里发出、发向哪里，发放日期，必要时要对执行情况进行跟进。 内部联络单: 异常联络单：异常现象/情况、量、后果、要求 外部联络单：,如何写联络单,如何接待客人,上司的上级、客户或亲戚朋友 热情地请进会客室就座，上茶 推销员电话 礼貌性地拒绝 客户 自己先处理，再依性质汇报给上司 陌生客人 态度和蔼地请对方报上姓名、单位、来访目的等基 本资料后，请示领导，由领导决定是否会见。,要学会审时度势，具体情况具体处理，做到有礼有节,有一个客户来访，上司正好在开周会，这时，你该怎么做？,现场演练,提示： 主动打招呼，请坐 倒水 告诉大概要多久才会完毕 是否有紧急要事 可否稍等,二、做好文职工作的基本素养,文职工作本质就是沟通，要想成为优秀的文职人员，必先学习沟通，良好的沟通能力，是判断你是否能成为一个文职的重要指标。,沟 通,沟通基础,塑造良好的个人形象，维护好部门形象和公司形象！,沟通是信息的传递与理解,保持微笑 主动与人打招呼 如何打、接电话 多用礼貌用语 把握好听与说的技巧,老板没有想到的要替他想到 老板想到的要比老板先想到 要急老板所急,上司就是你的老板！,向上管理是基本功,不要给上司问答题 要给上司选择题 要给上司多项选择题 要给上司答案提示,目标确定：取得上司认同，并以事件为导向 了解客体：上司背景、偏好、思维方式等 认识自我：适当的自我定位 选择渠道：合适的沟通渠道 把握环境：选择合适的沟通环境,与上司沟通的程序,介绍的礼节,位卑者给位尊者 晚辈给长辈 女士给男士 自己公司的同事给别家公司的同事 公司同事给客户 非官方人士给官方人士,优秀文职从细节开始,备忘录 每天、每周、每月、每年 打招呼 倒水 打、接电话,文职技巧六招第一招,做个好助手,有些事要想到上司前边，虽然你要听上司布置工作，但有些事，文员要想在上司前边，当好上司参谋。这样，上司才会感到你是个好助手。,文职技巧六招第二招,上司布置的工作要提前交卷如写材料、搞调查等，一定争取提前一点完成，对于按照要求完不成的任务，要提前向上司打招呼，使上司早有安排，免得被动。,主动积极,文职技巧六招第三招,注意保密工作，知道较多的机密事情，有的事要比其他员工早一些时候知道，一定注意保密，不能为了显示自己的优越，随意乱说。泄密的文职是不称职的，而且会给上司添麻烦的。,保 密,负责做上司与他人的沟通工作，当上司与另外上司或其他人发生矛盾时，做文员工作的不能在上司面前火上加油，抓住时机以旁观者的身份给出些看法或建议。,文职技巧六招第四招,有效沟通,平时多给上司提供资料，上司比较忙有一些材料顾不上看，文员就要将有关资料及时提供给上司，这会对他的决策有参考价值。,文职技巧六招第五招,提供资料,善于听取上司意见，对上司的批评或要求要认真听取，不要因小事而同上司翻脸。有不同意见，可慢慢与上司沟通。,文