Word自动化办公完全手册.doc

Word自动化办公完全手册 微软Office 产品专家 张迎新 来源：电脑报2005年合订本为了帮助用户提高操作效率，Word内置了许多“自动化引擎”，以实现办公自动化。有效使用和管理它们是Word 高手的必备技能。 一文档录入自动化 Word 的“自动更正”功能可以检测中英文词语录入的正确性，一旦有错误出现，Word 即会使用正确的词语进行替换。由于“自动更正”中的词语列表可以由我们自行定义，因此，充分利用这一功能可以让文档输入更加高效。 1文字输入自动化 (l)自动查找生僻字 利用Word 编辑文档往往需要输入GB2312字库以外的生僻字，将“微软拼音输入法2003”设置为“大字符集”就可以达到目的。但是，“大字符集”中同音字太多，要准确找到某个生僻字并不容易。你可以利用“自动更正”功能自动查找生僻字。 例如，某篇文档需要输入“榖”，你可以单击“工具一自动更正选项”菜单命令，在打开对话框的“自动更正”选项卡中，在“替换”框中输入将被替换的词语（例如，gu) ，在“替换为”框中输入“榖”，单击“添加”按钮即可。 在文档编辑过程中，只要输入“gu”字符并回车（或敲空格键）, Word 便会自动把“gu”替换为“款”。文档编辑完成，如果不再需要输入“榖”，可在“自动更正”选项卡“替换”框中输入“gu ，则列表中的“gu ”和“榖”被自动选中，单击“删除”按钮就可以取消该操作。 自动查找生僻字(2)自动插入特殊符号 例如，某篇文档需要输入“”，无论使用输入法的软键盘还是“插入特殊符号”输入，都必须脱离键盘使用鼠标操作，无形中降低了输入效率。 单击“工具一自动更正选项”菜单命令，在打开对话框的“自动更正”选项卡中，在“替换”框中输入将被替换的字符（例如，-） ，在“替换为”框中输入“”，单击“添加”按钮即可。 在文档编辑过程中，只要输入“-）”字符，Word 便会自动把“-）”替换为“”。 使用这种方法还可以用“*”替换“ ，用“。”替换“”等等。 提示：如果输入的字符（例如，* ）不需要被替换，只要按退格键或Curl+Z组合键即可。（图像与复印编者按：使用此方法时，“替换为”无法用键盘直接输入一些特殊符号，也不能用鼠标点击“复制”“粘贴”或“插入”等操作。必须用“Crtl+C”和“Crtl+V”将它们貼入。） (3)自动插入常用词语 撰写商业信函等文档都需要在末尾处附上联系地址、电话等，这类常用语完全可以用自动更正功能自动插入。如果对联系地址的格式等有要求，你可以预先在空白文档中输入这些内容，然后全部选中这些内容，按下Ctrl+C 组合键，将它放入剪贴板中。单击“工具自动更正选项”菜单命令，在打开对话框的“自动更正”选项卡中，在“替换”框中输入“联系地址”，将光标放入“替换为”框中并按下Ctrl+V组合键，单击“添加”按钮即可。 在文档编辑过程中，只要输入“联系地址”字符并回车（或敲空格键）, Word 便会自动把带有格式的地址信息插入文档。 (4自动记忆输入 除了“自动更正”以外，Word 还具有“记忆式键入”功能，它可以自动跟踪你的输入，然后从自动图文集中查找有无开头和输入内容相匹配的词条。如果有，且剩下的内容不少于三个字节，Word 就会显示一个提示条，按回车或Tab 键可将提示条中的内容插入文档，按ESC 键将关闭该提示条。 单击“工具自动更正选项”菜单命令，在打开对话框的“自动图文集”选项卡中，选中“显示记忆式键入建议”选项，输入诸如“地址：重庆市渝中区双钢路3号科协大厦”之类的词条，单击“添加”按钮即可。在文档编辑过程中，只要我们在文档中输入“地址”字符，就会显示含有“地址：重庆市渝中区双钢路3 号科协大厦（按Enter 插入）”的黄色提示条，按回车或Tab键将其插入文档，按ESC键将保留输入的“地址”字符同时关闭黄色提示条。2增删编号自动化 篇幅稍长的Word文档都有一定数量的标题和图片，手工对其编号非常不利于后期编辑。只要文档中增加或删除了一个编号，就要对所有的编号进行重新处理。因此，编号自动化是提高文档编辑效率的重要手段。 (l) 图片自动编号 例如，我们要给图片编制“图1”、“图2”这样的编号，由于Word没有提供这种标签（即编号前缀）样式，必须通过手工修改的方法满足要求。 单击“插入引用题注”菜单命令，在打开的对话框中，我们可以看到，其内置的“标签”仅有“表格”、“公式”和“图表”。假如我们需要的标签是“图”，可以单击“新建标签”按钮，在打开的对话框中输入“图”，单击“确定”按钮之后即可在“标签”列表中看到它。 如果图片编号（后缀）需要采用其他格式，例如，一、二、三之类，则可以单击“编号”按钮，在打开的对话框中“格式”列表中选择需要的样式。如果插入文档的图片编号需要包含章节号，只需选中“章节号”选项，然后在下面的列表中选择“章节起始样式”和分隔符样式即可。 当我们在Word 文档中插入图片（或其他对象）以后，它就会根据设置自动将图片编号插入指定位置。在应用该功能之前，我们需要启用它。打开“题注”对话框，单击“自动插入题注”按钮，在打开的对话框中选择需要自动插入文档的若干对象（例如，Microsoft Word 图片）。然后单击“使用标签”和“位置”列表，选择自动插入题注时使用的标签和题注位置，完成后单击“确定”按钮退出。 当我们启用了该功能以后，只要在文档中插入了图片或其他对象，Word 就会按照上面的设置将编号自动插入指定位置。再次插入图片以后，图片编号的前缀不变、后缀顺序递增，并按原来的设置自动插入文档。 提示：如果我们没有按上述方法设置“自动插入题注”，则可以在文档中找到插入图片编号的位置，然后打开“题注”对话框，选择好“标签”样式以后，图片编号就会插入光标所在位置。再次执行上述操作，编号同样按前缀不变、后缀递增的原则插入文档。 图片、表格等插入文档以后，总会有增加或删除对象的情况。如果在原来的编号之间插入了新的编号，Word 会自动进行调整，使编号符合顺序排列的原则。如果我们删除了文档中的某幅图片，只需将对应的编号删除。然后右键单击已删除编号前后的某个编号，选择“选择格式相似文本”命令，将文档中的所有图片编号选中。再次右键单击，选择“更新域”命令，所有图片编号就会按照顺序自动调整。 如果需要调整所有图片编号的字体和字号，可以右键单击某个编号，选择“选择格式相似的文本”命令，将文档中的图片编号全部选中，然后使用“格式”工具栏中的“字体”和“字号”工具进行修改。 提示：除了图片、表格等的编号以外，“脚注和尾注”、“交叉引用”等都可以采用上面介绍的方法操作。 (2) 单元格自动编号 编辑Word 表格经常需要在第一列填写自然数编号，这种操作可以用以下方法实现： 选中需要编号的所有单元格（如果单元格不连续可按住Ctrl 键再选中），单击“格式一项目符号与编号”菜单命令，在打开对话框的“编号”选项卡中，选中一种编号样式即可。如果需要修改选中编号的样式，可以单击“自定义”按钮，在打开的对话框中对编号格式、编号样式、编号位置以及文字位置等进行修改。 提示：诸如“.”之类的符号无法输入“自定义编号列表”框，此时可以先使用Ctrl+C 组合键将其放入剪贴板，然后再粘贴到对应框里。 (3) 复杂编号自动化 编写“考生花名册”等文档需要输入“zk2005072001”之类的复杂编号，我们可以通过自定义的方法实现复杂编号的自动输入。 单击“格式项目符号和编号”菜单命令，在打开对话框中的“编号”选项卡中，选中除“无”以外的任意一种编号样式。单击“自定义”按钮，打开“自定义编号列表”对话框，在“编号格式”框中输入“zk200507200 , 保留原有的“1”、删除原有的“.” ，就可以在下面的“预览”框中看到效果。如果你不满意，还可以重新选择“编号样式”和“编号位置”等。设置完成，单击“格式”工具栏中的“编号”按钮，就可以把“zk2005072001” 插入文档，在其后输入其他文字或按空格键再次回车，就可以自动插入“zk2005072003”了，其他依此类推。 自动化复杂编号 二表格编辑自动化 表格在Word文档中占有相当大的比例，下面的方法可以实现表格编辑自动化，大大提高表格编辑的工作效率。 1表格制作自动化 (l) 自动插入表格 绝大多数表格的样式和项目基本相同，只是各项目的具体内容不同。其常规的做法是建立表格模板以减少工作量。除此之外，你还可以利用自动更正功能自动插入表格。 根据需要建立一个表格（或几个表格的公共部分），然后将整个表格全部选中，单击“工具一自动更正选项”菜单命令，在打开对话框的“自动更正”选项卡中，在“替换”框内输入表格的名称（例如，备品登记表）。在文档编辑过程中，凡是遇到文档需要插入该表格时，只要在插入位置输入表格名称，回车后所需要的表格就会自动插入文档。 (2) 文字自动变表格 先在文档中输入（或导入）文字和数字等内容，用逗号、空格等符号分隔一行内的各列，再用段落标记（回车）分隔各行文字。然后选中要转换成表格的文字，单击“表格一转换一文字转换成表格”菜单命令。选中对话框中“文字分隔位置”选项组中所需的分隔符（中文标点应选中“其他字符”选项，并在其后输入用于标记列的标点），单击“确定”按钮即可获得带有文字等数据的规则表格。 2表格调整自动化 (l) 自动调整列宽 将鼠标指针置于列与列之间的表格线上双击，可以使左边一列的列宽自动适应单元格内文字的总宽度。注意：如果表格列中没有一个单元格有文字，此法无效；如果文字过长，当前列将自动调整为页面允许的最适合宽度。 (2) 自动适应内容 选中表格，单击“表格一表格属性”菜单命令，在打开对话框中取消“表格”选项卡中的“指定宽度”选项，按相同方法取消“行”、“列”及“单元格”选项卡中的相同选项。单击“确定”按钮后表格将会自动缩小至各行和列的允许最小值。 如果这种操作无效，可以单击“表格”选项卡中的“选项”按钮，在打开对话框中选中“自动调整尺寸以适应内容”选项，表格行、列的宽度就会随着内容增减而自动增减。 (3) 自动适应表格 前面介绍了表格自动适应内容的方法，那么文字是否能够自动适应表格？答案是肯定的，我们只要按上面介绍的方法打开“表格属性”对话框的“单元格”选项卡，单击“选项”按钮打开对话框，选中“适应文字”选项即可。3表格设置自动化 (l) 标题行自动重复 编辑多于一页的表格时，需要在每页表格的第一行输入标题，这项工作完全可以由Word 自动完成。选中第一页表格中已经设置好的标题行，单击“表格一标题行重复”菜单命令即可。 (2) 数值自动对齐 为便于比较，财务报表中某一列的数字需要按小数点对齐，你可按照下面的方法实现这种效果。 选中需要按小数点对齐的列，单击“格式一制表位”菜单命令，在打开对话框中的“制表位位置”框中输入一个数值（代表小数点距离单元格左边线，以字符为单位的距离），接着在“对齐方式”选项组中选择“小数点对齐”选项，在“前导符”选项组中选择“无”选项即可。 (3) 自动套用格式 为了帮助快速制作具有专业水平的表格，Word提供了许多内置表格样式，我们只需将光标插入表格。单击“表格一表格自动套用格式”菜单命令，在打开对话框中选择需要的表格样式，预览满意后单击“应用”按钮即可生效。 如果你不想应用“标题行”、“末行”等处的样式，取消对话框下面不需要的选项就可以了。 提示：我们可以根据自己的需要创建或修改表格样式，按上面介绍的方法打开“表格自动套用格式”对话框，单击“新建”按钮可以在选中表格样式的基础上创建新的表格样式，单击“修改”按钮可以对选中表格的样式进行修改。 (4) 自动调整表格 Word表格提供了若干自动调整功能，右键单击需要自动调整的表格区域，选择“自动调整一根据内容调整表格”命令，单元格就会根据其中的内容自动调整到合适的宽度。 右键单击表格，选择“根据窗口调整表格”命令，可以使表格自动充满整个Word 窗口。如果希望表格的行高和列宽平均分布，应当把要调整的行全部选中，单击“表格一自动调整一平均分布各行”菜单命令，选中的行就会自动调整到相同的高度。按照类似方法操作，可以把列调整到相同的宽度。 三版面设计自动化 对有经验的Word用户来说，文档版面设计等工作是在文字录入结束后进行的，其中的很多工作都可以实现“自动化”。 格式设置自动化 (l) 使用自动样式 除了使用模板设计文档版式以外，“自动套用格式”也是一种高效排版的手段。 单击“格式一自动套用格式”菜单命令打开相应对话框，从下拉列表中的“常规文档”、“信函”和“电子邮件”三种文档类型选择一种即可。如果需要选择Word将要执行的操作，单击“选项”按钮打开“自动更正”对话框，根据需要选中或清除5个选项卡中的某些选项。设置完毕即可选择“自动套用格式”方式了。选中“自动套用格式”可让Word自动设置文档格式，适合无需进行修订的普通文档；如果文档需要逐项审阅、接受或拒绝修订，就要选中“自动套用格式并逐项审阅修订”选项。 单击“确定”按钮之后打开“自动套用格式”对话框，首先单击“样式库”按钮打开对话框，在“样式库”中选择各种专业模板。之后返回到“自动套用格式”对话框，我们既可以“全部接受”修订、也可以全部拒绝修订，还可以单击“审阅修订”按钮使文档进入“审阅修订”状态，审阅并接受或拒绝个别修订，完成后就可以得到具备专业水准的文档了。 (2) 自动更改字体格式 Word文档使用的某种字体分布在各处，用手工方法逐一进行修改非常繁琐。其实只要右键单击使用该字体的某处文本，选择“选择格式相似的文本”命令，将文档中使用该字体的地方全部选中，就可以重新设置字体和字号等属性了。 除了自动更改字体格式以外，有时我们还需要将文档中的所有数字加粗，此时使用“查找替换”就可以轻松完成。 单击“编辑替换”菜单命令，在打开对话框中单击“常规”按钮以展开选项。首先将光标放入“查找内容”框，单击“特殊字符”按钮，选择“任意数字”，使“#”字样出现在“查找内容”框中。再将光标放入“替换为”框中，单击“特殊字符”按钮，使“”字样出现在“替换为”框中。最后单击“格式”按钮，选择“字体”选项，在“替换字体”对话框的“字体”选项卡中选择“加粗”选项。最后单击“全部替换”按钮，将文档中的全部数字加粗。字体格式自动更改 (3) 页面自动模拟 在启用一个崭新的文档模板之前，总希望体验一下模板的版面效果，除了将其他文档中的文本粘贴过来以外，你还可以采用一种非常巧妙的方法： 用模板新建一个空白文档，在英文状态下输入“=rand (20,5)”并回车。就可以看到包含20个段落，每个段落有5句“那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗。”的文档，整个版面填满文字时的效果立即显示出来了。 (4) 自动更新段落样式 “样式”是快速设置段落格式的有力工具，如果Word 内置的某种样式不符合要求，可以打开“样式和格式”任务窗格（单击“视图一任务窗格”菜单命令，然后打开“其他任务窗格”列表选择“样式和格式”）。单击需要修改的样式右边的按钮，选择“修改”命令，在打开的对话框中选择“自动更新”选项。“任务窗格”中选择 此后无论我们怎样修改文档中使用的该样式的段落格式，Word 都会自动更新该样式使用的格式，使其与当前的修改保持一致。 (5) 页面自动缩放 Word 文档会遇到编辑使用的逻辑页面比打印使用的物理页面大的问题，例如，编辑文档使用的是A3纸，而打印机能够打印的却是A4纸。此时可以采用下面的方法将A3文档打印在A4纸上。 完成文档编辑后，单击“文件一打印”菜单命令，在打开对话框中的“按纸张大小缩放”列表中选择打印文档所使用的物理纸张（例如，A4 ) ，单击“确定”按钮后，Word 将自动缩小字号和图形以适合所选纸型，从而把较大逻辑页面上的文档打印到较小的物理页面上。 摘要与目录编制自动化 (l) 自动编写摘要 学术论文等文档需要编写一个摘要，手工整理Word 文档的摘要比较麻烦。Word 可以采用统计分析方法从文档中找出论文要点，然后将这些要点集中到一起构成摘要。 自动编写摘要只需用Word打开文档，单击“工具一自动编写摘要”菜单命令，在打开的对话框中提供了4种不同类型的摘要供选择： “突出显示要点”：它可以对文档进行自动分析，用统计方法找出带有关键词的句子突出显示。 “在文档顶端插入摘要或摘录文字”：它对文档进行分析并找出关键语句以后，自动把它们复制到文档上方，而正文部分保持不变，这是最常用的一种摘要编写方式。 “新建一篇文档并将摘要置于其中”：它将找到的摘要全部复制到一篇新文档中，原来的文档不发生任何变化。 “在不退出原文档的情况下隐藏除摘要以外的其他内容”：文档仅仅显示统计出来的关键语句，同时把文档中的其他部分隐藏起来，这种方式比较适合快速了解文档内容使用。 在对话框中的“相当于原长的百分比”选项用来确定摘要详细程度，它表示生成的摘要相当于源文档总长度的百分比。如果文章的主要论点比较集中，摘要文字的分布比较均匀，这个百分比可以取小些。反之则可以取大一些。 完成以上设置，单击“确定”按钮，Word 自动分析文档找出其中的要点，并按照要求生成摘要。 (2) 自动编写目录 为了方便读者查阅和浏览文档，往往需要为长文档制作具有超链接功能的目录。为此，Word提供了自动提取文档目录的功能。只要为文档中的各级标题应用了标题样式，就可以自动编写出漂亮的目录。 首先，你需要为文档的各级标题应用标题样式。只要将光标插入文档标题的任意位置，打开“样式”列表，从中选择合适的样式即可。例如，标题1 、标题2 如果所选择的样式不符合要求，可以按照“自动更新段落样式”的介绍修改并自动更新样式。 然后，把光标放在目录插入位置（通常选择文档大标题的下一行）的左上角，单击“插入一引用一索引和目录”菜单命令，在打开对话框的“目录”选项卡中，选中“显示页码”和“页码右对齐”选项，取消“使用超链接而不使用页码”选项。设置完成单击“确定”按钮，一个具有超链接功能的目录就会插入指定位置。按住Ctrl 键单击相应的目录项，就可以跳转到目录项对应的位置。 提示：如果不想把已经设置了样式（如标题l）的段落提取到目录中，可以单击“选项”按钮，在打开对话框中将“目录级别”下对应的值删除即可。 (3) 自动合并目录 有不少长文档是多人分别编写的，如果每个文档都建立了目录，就需要为合并后的文档编写一个总目录。由于Word没有提供目录合并功能，上面介绍的自动编写目录方法也就失效了。此时可以使用TOC（目录）域和RD（引用文档）域自动合并目录： 例如，有1.doc 和2.doc 两个带有目录的文档存放在C 盘根目录，合并目录前必须新建一个空白文档，然后按下Ctrl+F9 组合键输入域特征字符“ ，光标插入其中输入“toc”。回车建立一个新的段落按Ctrl+F9 组合键，在新插入的域特征字符“ ”中输入“rd C:l.doc”。根据要合并目录的文档数量重复上述操作，新建第二个域“rd C:2.doc” 右键单击文档中的“toc”域，选择“更新域”命令，则按照RD域中的文档顺序，从该域所在位置插入合并后的1.doc 和2.doc 两个文档的目录。 提示：由于RD域为隐藏属性，需单击“常用”工具栏中的“显示隐藏编辑标记”按钮才能查看该域。 四、进阶操作自动化 1.保存与打开文档自动化在文档编辑过程中，时时保存文档是很重要的。我们可以将这一重要工作交给Word 自动完成。 (l) 自动保存文档 为了防止因停电等原因丢失文档，Word 设计了自动保存文档的功能，我们可以根据自己的需要选择合适的保存方案。 单击“工具选项”菜单命令，在打开对话框“保存”选项卡中可以看到“保存选项”选项组中的几个选项：“保留备份”：选中该项后每次保存文档，就会将备份副本（.WBK 文件）与原文档保存在同一文件夹中，而且每次保存都会用新的备份副本替换以前的备份副本。 提示：选中“保留备份”选项以后，“快速保存”选项会被自动清除，因为备份副本只能在完整保存时创建。“快速保存”：仅仅记录我们对文档的修改，所以保存的速度最快。 “允许后台保存”：允许我们在保存文档的同时继续使用Word，该项是Word默认的选项。 “自动保存时间间隔”：可在“分钟”框内输入自动保存的时间间隔（1到120 ) ，以便自动制作文档的恢复文件。一旦出现系统停止响应或意外断电等故障，下次启动Word时会打开“自动恢复”文件。 “将Word文件保存为”：我们可以选择保存文档时使用的默认文件格式，除非特殊需要，应当选择“Word 文档( *.doc)”。 除了上述几个选项以外，还有“提示保存文档属性”和“仅保存窗体域内容”等等，我们可以根据使用需要决定是否使用这些选项。 (2) 自动恢复文档 单击“工具一选项”菜单命令，在打开对话框“保存”选项卡，选中了“自动保存时间间隔”选项。一旦在文档编辑过程中遭遇系统停止响应或意外断电，就可以按照以下步骤自动恢复文档： 在Word文档编辑中，如果遭遇系统停止响应或意外断电，重新运行Word将自动打开“文档恢复”任务窗格，其中列出了问题发生时正在编辑的文档。每一个文档名称的后面都跟着形如“原始文件”之类的“状态指示器”, 它说明了文档恢复过程中已经进行的操作。其中“原始文件”说明恢复文件来自最后一次手动保存的文件，而“已恢复”说明文件来自恢复过程中已恢复的文件，或在“自动恢复”保存过程中已保存的文件。 选中“可用文件”列表中需要保留的文件，单击文件名右边的按钮，选择“打开”命令可以直接打开被恢复的文档继续编辑；选择“另存为”命令可以打开对话框重新命名或替换保存文档；选择“显示修复”命令会打开对话框显示检测到的可修复错误，我们只要将文件打开以后执行“保存”或“另存为”操作，就可以永久保留已经修复的内容。如果任务窗格有多个自动恢复文件显示，所有需要保留的文件都要按照上述方法“打开”或“另存为”。没有被打开“保存”或“另存为”保存的文档，在Word 退出时都将被自动删除。 “文档恢复”任务窗格中显示“已恢复”字样时，说明它包含了用户输入的，并且程序可以自动恢复的内容，包括上次手动保存操作之后添加的所有数据，这是“自动恢复文档”功能达到的理想状态。 (3) 自动打开文档Word 启动时会自动执行名为“au 加exec ”的宏，利用这一点，我们可以编写自动打开文档的宏。新建一个Word空白文档，单击“工具宏宏”菜单命令，在打开对话框“宏名”框中输入自定义宏的名称，例如，autoexec。单击“创建”按钮进入“Microsoft Visual Basic”编辑窗口，在“代码”窗口中输入下列代码（其中前三行和最后一行是自动生成的）: Sub autoexec() autoexec Macro宏在2005-12-3 由zhyx创建Dim doc As DocumentDim docFound As Boolean For Each doc In Documents If Instr(l,doc.Name, G:我的文档Word自动引擎.DOC,l)Then doc.Activate docFound = TrueExit ForElsedocFound = False End IfNext doc If docFound = False Then Documents.Open FileName:= G:我的文档word自动引擎.DOC End Sub 输入结束，单击“保存”按钮后关闭窗口。如果需要改变“autoexec”自动宏打开的文档，只要按上面介绍的方法打开代码编辑窗口。将代码中的文档路径和名称作适当修改，就可以打开其他位置的文档了。 例如，你不需要上面这个宏的文档激活功能，还可以改用下面这段代码，它只有打开指定文档的功能： Sub autoexec() autoexec Macro 宏在2005-12-3 由Zhyx 创建Documents.Open FileName：= G:我的文档word自动引擎.DOCEnd Sub 提示：如果需要在Word启动时自动打开多个文档，可以在“Documents.Open FileName: =G:我的文档word自动引擎.DOC，语句和“End Sub”语句之间按“Documents.Open FileName：= G:我的文档word自动引擎.DOC格式增加新的语句即可。 2文档自带小秘书 (l) 自动提醒工作事项 根据Word运行时执行autoexec宏的特点，我们可以对用户的工作事项进行自动提醒。单击“工具宏宏”菜单命令，在打开对话框“宏名”框中输入自定义宏的名称，例如，autoexec ，单击“创建”按钮打开 Microsoft Visual Basic窗口。在代码窗口中输入以下代码：