行政秘书必备公文格式规范细则.doc

政 务 工 作 制 度一、为进一步推进指挥部各部门政务工作规范化、制度化、科学化，提高工作质量和行政效能，根据省交通厅的有关规定以及本工程项目建设实际，制定本制度。二、本制定适用于指挥部内部各部门、总监办、各驻地监理办和项目经理部。三、各单位要认真依照法律法规行使职责和开展工作，各司其职，各负其责，在各自的职责范围内创造性地做好工作；要精简会议，减少文件数量和事务性活动，简化办事程序，提高办事效率，保证工作质量；要相互协调，积极配合，认真贯彻落实指挥部的各项工作部署。四、各部门在履行职责过程中，要认真贯彻执行党的路线、方针和政策，保证指挥部政令畅通；要解放思想、实事求是、求真务实、开拓进取，按客观规律办事；要忠于职守、尽职尽责、勤奋工作、注重质量、讲究效率；要深入实际、调查研究，清正廉洁、依法行政，全心全意为人民服务。1公文处理实施细则第一章 总 则第一条 为规范全线各单位的公文处理程序，实现文件收发存档的标准化、统一化管理，参照黑龙江省国家行政机关公文处理办法实施细则及黑龙江省交通厅公文处理实施细则的有关规定，特制定黑龙江省国道G111线工程建设指挥部公文处理实施细则(以下简称细则)。第二条 本细则适用于指挥部内部各部门、总监办、各驻地监理办和项目经理部。第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。第六条 各单位、各部门负责人应当高度重视公文处理工作，遵守本细则的规定。第七条 指挥部办公室和总监办、各驻地监理办、各项目经理部的综合办是公文处理的管理机构，主管本单位的公文处理工作。同时，指挥部办公室负责对总监办、各驻地监理办、各项目经理部公文处理工作的指导和检查。第八条 指挥部办公室和总监办、各驻地监理办、各项目经理部的综合办应当设立文秘岗位，配备专职人员负责公文处理工作。第二章 公文种类第九条 公文的种类主要有：(一)决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。(二)通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。(三)通知适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文；传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。(四)通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。(五)报告适用于向上级汇报工作，反映情况，答复上级的询问。(六)请示适用于向上级请求指示、批准。(七)批复适用于答复下级的请示。(八)意见适用于对重要问题提出见解和处理方法(九)函适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。(十)会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。总监办、各驻地监理办、各项目经理部常用的公文种类有请示、报告、会议纪要、通知等。第三章 公文格式第十条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送、印发单位和印发日期等部分组成。(一)秘密等级和保密期限。涉及国家秘密、本项目秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限。秘密等级用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识保密期限，标识方法与秘密等级相同，秘密等级和保密期限之间用“”隔开，如不标保密期限，秘密等级两字之间空1字距离。“绝密”、“机密”公文应在公文首页左上角标明份数序号。根据国家机密保密期限规定，如不标识保密期限，就等同于“绝密”三十年，“机密”为二十年，“秘密”为十年。(二)紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。如需同时标注秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心左上角第2行。(三)发文单位标识。由发文单位全称或规范化简称后加“文件”二字组成。对一些特定的公文可标识发文单位全称或规范化简称。联合行文，主办单位名称排列在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文单位较多，必须保证公文首页显示正文。发文单位字体使用小标宋体字，用红色标识。各发文单位标识一律用统一式样(联合行文除外)套红印刷。各单位发文标识用字规格应小于20mml4mm(高宽)。平行文或下行文发文单位标识上边缘至版心上边缘为25mm，即发文单位红头上缘至上页边为372562mm。上行文发文单位标识上边缘至版心上边缘为80mm，即发文单位红头上缘至上页边为3780117mm。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文单位标识上空2行向下依次标识。(四)发文字号。由所在行政区域代字、单位代字、文种代字、年份和序号组成。如国道G111线工程建设指挥部文件的发文字号为：“黑(所在行政区域代字)G111线指(机关代字)发(文种代字)2005(年份)1号(序号)”。发文字号一般在发文单位标识下空2行，用3号仿宋体字，在红色反线之上4mm处居中排布。函件的发文字号置于武文线下一行版心右边缘顶格标识。上报公文的发文字号在红色反线之上4mm处，居左空一字。联合行文，只标明主办单位发文字号。所在行政区域代字应使用规范化简称。如指挥部发文字号中的所在行政区域代字一律使用“黑”而不能使用“龙”。单位代字也应使用规范化简称。如指挥部，应在“黑”后加“G111线指”。文种代字一般用“发”(上行、平行、下行文件)和“函”(平行、下行文件)2种。也可根据需要增设其他1种至3种。年份一律采用公元纪年全称用六角括号“”括起，如2005，不得使用05之类的简称。序号为每年同一文种按发出时间顺序编流水号，序号不编虚位(即1不编001)，不加“第”字。(五)签发人。各单位上报的公文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人(应为主办单位的具体承办人员)的姓名和电话。签发人姓名一律在红色反线之上居右空1字，签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。(六)公文标题。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。如转发文件，原件标题过长时，可以原件发文字号代替，如“黑龙江省G111线工程建设指挥部关于转发黑交发2005号文件的通知”。公文标题中文种部分必须符合法定行文关系，必须与公文的内容性质相吻合。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题在红色反线下空2行，可分一行或多行居中排列；回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当。(七)主送。指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称。在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送单位名称后标全角冒号。多家主送中间可加顿号、逗号。决定、会议纪要的主送单位写于主题词之下版权栏之上，“主送”二字用“已发”代替，后加冒号。最后一个发送单位后加句号。主送单位的全称、特称、单称概念，均应使用统一的文字表达形式，不得前后不一。如指挥部下行文件的全称概念为“机关各部室、各标段项目经理部、各高监办”；特称为“各有关部室、各有关项目经理部、各有关高监办”；单称为“部室、项目经理部、高监办”。(八)公文正文。主送单位名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字和年份不能回行。正文要简明扼要，层次清楚。(九)附件。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如：“附件：1、XXXX”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。公文如有附表，对于横排A4表格的页码，应将页码置于表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码横表表头在订口一侧，双页码横表表头在切口一侧。如需附A3表格时，该表格应处于封三之前位置，而不应将表格帖在封四上。(十)成文日期。成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。并用汉字将年、月、日标全，“零”写为“”。单一单位或两个单位联合制发的公文在落款处不署发文单位名称，只标识成文日期；3个以上机关联合行文，必须在落款处署发文机关名称，避免出现空白印章，防止伪造公文。(十一)印章。公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，一律加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应加盖印章。加盖印章要端正、居中。印章加盖分两种情况：一是印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；二是印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心压在成文日期上。联合行文时，不管个别印章适合哪种加盖方式，只能采用同种加盖方式，以便印章排列整齐。(十二)附注。公文如有附注(需要说明的其他事项)，如“此件以传真形式发出”、“此件不登报”等，应居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。(十三)主题词。公文应当标注主题词。上行文按照上级单位的要求标注主题词。“主题词”三字用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号。词目用3号小标宋体字；词目之间空1字，并刊于抄送栏横线之上。(十四)抄送单位。指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送单位在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送单位依上级单位、平行单位、下级单位次序排列，抄送单位间用逗号隔开，在最后一个抄送单位后标句号。(十五)印发单位和印发日期。印发单位是指公文的印制主管部门；印发日期以公文复印日期为准。印发单位和印发日期位于抄送机关之下，占1行位置；用3号仿宋体字。印发单位左空1字，印发日期右空1字。印发日期用阿拉伯数码标识。并在印发单位和印发日期横线右下角刊字“共印份”。(十六)公文用字。文字从左至右横写、横排。批语用3号楷体字，公文标题用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体字，正文一般每面排22行，每行排28个字。公文页码用4号半角阿拉伯数码标识在版心下边缘之下一行，数码左右各放一条一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。(十七)公文用纸。一般采用国际标准A4型(210mm297mm)，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。第四章 行文规则第十一条 行文应当确有必要，注重实效。第十二条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。有隶属关系的单位应当遵循逐级行文的原则，一般不得越级请示和报告。因特殊情况必须越级行文时，应当说明原因并抄送被越过的上级单位。第十三条 各单位内设机构除办公室外不得对外正式行文，与相应的其他单位进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。第十四条 向下级单位或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级单位。第十五条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。第十六条 除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”、“报告”。第十七条 受双重领导的单位向上级单位行文，应当写明主送单位和抄送单位。上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时应当抄送其另一上级单位。第五章 发文办理第十八条 发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、登记、审核、签发、打印、复核、用印、分发等程序。第十九条 草拟公文应当做到：(一)符合国家的法律、法规、及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。(二)情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。(三)公文的文种应当根据行文的目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。(四)拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应用先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。(六)结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1、”，第四层为“(1)”。(七)应当使用国家法定计量单位。(八)文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。(九)公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。第二十条 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门可以列明各方面理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级单位协调或裁定。第二十一条 主办部门代上级单位草拟的文稿，需要经办公室指定人员，按本细则第十九条要求审核，并经部门负责人签批，按规定的份数打印，送上级的办公部门审核。不得将代拟文稿直接送领导同志个人或同时送给几位领导同志签批。第二十二条 公文送负责人签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合规定等。第二十三条 以本单位名义制发的上行文，由主要负责人或主持工作的负责人签发；以本单位名义制发的下行文或平行文由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。第二十四条 公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，要按程序复审。第六章 收文办理第二十五条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、批办、承办、催办等程序。第二十六条 收到下级单位上报的需要办理的公文，单位办公室应当进行审核。审核的重点是：是否应由本单位办理；是否符合行文规则；是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门的事项是否已经协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。第二十七条 经审核，对符合本细则规定的公文，办公室应当及时送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本细则规定的公文，经办公室负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。第二十八条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不隶属单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办部门说明理由。第二十九条 收到上级机关下发或交办的公文，由办公室提出拟办意见，送负责人批示后办理。第三十条 对上级机关交办的公文，主办单位要负责与协办单位研究办理，在职权范围内可以答复、办理的，应将办理结果直接答复有关部门并同时抄送交办单位。遇有其他涉及部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，如仍不能取得一致，可以报请上级单位协调或裁定。第三十一条 审批公文时，对具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示阅知。第三十二条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘人员要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。第七章 公文归档第三十三条 公文办理完毕后，应当根据中华人民共和国档案法和其他有关规定，及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。第三十四条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷)，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。第三十五条 联合办理的公文，原件由主办单位整理(立卷)、归档，其他单位保存复印件或其他形式的公文副本。第三十六条 本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关整理(立卷)、归档。第三十七条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。第三十八条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。第八章 公文管理第三十九条 公文由办公室或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。第四十条 办公室应当建立健全本部门公文处理的有关制度。第四十一条 上级单位的公文，除绝密级和主明不准翻印的以外，下级单位负责人或者办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。第四十二条 公开发布的公文，必须经发文单位批准。经批准公开发布的公文，同发文单位正式印发的公文具有同等效力。第四十三条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位证明章，并应视同正式文件妥善保管。第四十四条 公文被撤销，视作自撤销之日起不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。第四十五条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。第四十六条 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。第四十七条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。第四十八条 密码电报的使用和管理要按照有关规定执行。密码电报原则上不得翻印、复印，不得密电明复、明电密电混用。第九章 附 则第四十九条 各单位的办公室对上级单位和本单位下发的公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。第五十条 党总支、党支部文件处理按中共中央、省委的有关规定执行。第五十一条 本细则自发布之日起施行。文 件 格 式 细 则第一条 为保持指挥部文件格式与国家行政机关公文格式相一致，确保指挥部机关和全体参建单位文件格式的统一、严肃、整洁，制定本细则。第二条 指挥部的文件包括黑龙江省国道G111线工程建设指挥部文件(代字为黑G111指发)、指挥部函(代字为黑G111指函)、指挥部明传电报(代字为黑G111指发电)、指挥部协调纪要(代字为黑G111指调)、指挥办公会议纪要、指挥部常务会议纪要和内部情况通报等。第三条 公文组成的各要素分为眉首、主体、版记三部分。第四条 文件眉首，是指置于公文首页红色反线(宽度同版心，即156mm)以上的各要素统称，包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。(一)公文份数序号。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。带有秘密的公文要编制份数序号，公文份数序号的位数至少不少于两位，即“1”编为“01”。(见式样一)(二)秘密等级和保密期限。如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。公文的秘级分为绝密、机密和秘密三个等级。保密期限是对公文秘密登记的时效加以规定的说明。保密期限在秘级程度后并用“”隔开。如：绝密5个月(见式样二)。(三)紧急程度。如需标识紧急程度，用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标注秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心左上角第2行。公文紧急程度分为“特急”、“急件”。如秘密等级和紧急程度同时出现，先注秘密等级，再注紧急程度。(见式样一)(四)发文机关标识。由发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字组成；发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm(见式样一)。对于上报公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下依次标识(见式样二)。发文机关标识使用小标宋体字，用红色标识。字号在20mm14mm(高宽)(见式样一)。(五)发文字号。包括所在行政区域、机关、文件的代字、年份和序号。发文字号一般在发文单位标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括起，序号不编虚位(即1不编001)，不加“第”字(见式样一)。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线(见式样一)。(六)签发人。上报的公文应当标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名(见式样二)。发文字号与签发人姓名处在同一行并使红色反线与之距离4mm(见式样二)。第五条 主体。是指置于公文首页红线以下至附注以上部分，包括：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文日期、公文生效标识、附注。(一)公文标题。在红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排列；回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当。公文标题包括发文机关名称、文件主要内容、文件种类。标题内容力求扼要简短，一般不用标点符号，但标题中的法规名称和转发文件用原件文号时要加书名号和六角括号。被批转或转发的文件，文件标题一般不冠被转发机关名称，被转发机关文件没有主送的，在标题下面注明机关名称和年、月、日，并用圆括号括起来。(见式样三)批转或转发的请示、报告、标题中不冠发文机关名称。(见式样四)(二)主送机关。标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送单位名称后标全角冒号。主送的全称为“指挥部各部室、总监办、各驻地办、各项目经理部”；特称为“各有关部室、总监办、各有关驻地办、各有关项目经理部”；单称为“XX部室、总监办、XX驻地办、XX项目经理部”。(三)公文正文。主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字和年份不能回行。(四)附件。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如：“附件：1、XXXX”)；附件名称后不加标点符号(见式样一)。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识附件(或带序号)。(五)成文日期。以机关负责人签发的日期为准，用汉字将年、月、日标全，“零”写为“”。(六)印章。是指公文生效的标识，是证明公文效力的表现形式。加盖印章分为单一发文印章和联合发文印章两种形式。单一机关制发的公文落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字，加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中、清晰下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上(见式样一)；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心压在成文日期上(见式样三)。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。加盖印章只能采用同种加盖印章方式，以保障印章排列整齐。两印章之间互不相切，相距不超过3mm(见式样五)。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并使用印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不超出版心；最后一排如余一个或二个印章，均居中排布；印章之间不相交或相切；在最后一排印章之下右空二字标识成文时间(见式样六)。(七)附注。公文如有附注(如“此件以传真形式发出”、“此件不登报”等)，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行(见式样一)。第六条 版记。版记置于公文最后一页，也就是说版记一定要放在公文的最后一面(本标准规定公文双面印刷)的最下面的位置。版记的最后一个要素置于最后一行。其中包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线。(一)主题词。用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字，并刊于抄送栏横线之上(见式样一)。(二)抄送机关。公文如有抄送，在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号或顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送单位后标句号。抄送机关依上级机关、平行机关、下级机关次序排列。同一层次的抄送机关按照党、政、军、群的顺序排列；人大、政协、法院、监察院应另起一行列在后面(见式样一)。(三)印发机关和印发日期。位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)，占1行位置；用3号仿宋体字，印发单位左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文复印的日期为准，用阿拉伯数码标识(见式样一)。(四)版记中的反线。版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心(见式样一)。第七条 页码。用4号半角白体阿拉伯数码标识，至于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。第八条 公文中的表格。公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页(封四)上。其他(部分)文件格式第九条 黑G111指函、黑G111指综(统称“信函式”公文)文件格式。发文机关标识用全称，后不加“文件”二字。发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，用红色小标宋体字(20mm高14mm宽)，发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细)，距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗)，两线均为170mm。每页排22行，每行居中排28个字。首页不显页码。最后一行(第22行)文字下边缘与文武线距离6mm。发文机关名称及双线均印红色。发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。发文字号下空1行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。(见式样七)第十条 指挥部协调纪要的发文字号(黑G111指调2007XX号)放在横线之下右侧。主送机关采取“已发”的形式放在文件末页(封四)下房。(见式样一)第十一条 内部情况通报，主要刊登指挥部领导同志的讲话，发文机关标识距上页边距离为50mm，红色反线距发文机关标识下边缘为50mm，发文字号放在发文机关标识下第三行。第X期用3号宋体字，序号用阿拉伯数字，发文机关用3号楷体标识在红线之上居左空一字标识，发文日期用3号楷体，数字用大写汉字居右空一字标识。如需加按语应排在正文之上，“按”字用3号黑体字，其它用3号楷体字，两端各少排两个字。(见式样十二、十三)第十二条 黑龙江省国道Gill线工程建设指挥部令(命令格式)文件格式。由发文机关全称加“令”组成。用红色标宋体字(20mm14mm)，指挥部令标识上边缘距版心上边缘20mm(即37mm20mm57mm)，下边缘空2行居中标识令号(令号用黑体字，前加“第”字，即“第XX号”)；令号下空2行标识正文；正文下空2行标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；在签发人签名章下空2行右空2字标识成文日期。版记中的格式几要素标识同“文件式”公文相同，只有一样不同，即指挥部令不分主送、抄送，而用“已发”形成。(见式样十四)印刷格式第十三条 公文在一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。第十四条 公文用纸一般为A4型，左侧平订或骑马订，文字一律从左向右横排。第十五条 公文标题用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体字，文种如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，批语或转发语用3号楷体字。第十六条 公文一般每页排22行，每行牌28个字。第十七条 公文版面尺寸。公文采用A4型用纸时，其成品幅面尺寸为：210mm297mm。公文页边与版心尺寸为：公文用纸天头(上白边)为：37mm1mm；公文用纸订口(左白边)为：28mm1mm；版心尺寸为：156mm225mm(不含页码)。式样一（上行文）国道G111线工程A10合同段项目经理部文件A10部发2007X号 签发人：XXX国道G111线工程A10合同段关于XXXXXXXXXXX的请示指挥部：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。附件：1、XXXXXXXXXX2、XXXXXXXXXX二七年X月X日主题词：XX XX 请示抄送：XXXXXXXX，XXXXXXXX黑龙江省国道G111线工程A10合同段项目经理部办公室 2007年X月X日印发共印XX份式样二（下行文）国道G111线工程A10合同段项目经理部文件A10部发2007X号国道G111线工程建设项目A10合同段项目经理部关于XXXXXXXXXXXXX的通知各部门、各工区：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。附件：1、XXXXXXXXXX2、XXXXXXXXXX二七年X月X日主题词：XX XX 请示抄送：XXXXXXXX，XXXXXXXX黑龙江省国道G111线工程A10合同段项目经理部办公室 2007年X月X日印发共印XX份式样三（函）国道G111线工程A10合同段项目经理部A10部发2007X号关于XXXXXXXXXXX的函：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。二七年X月X日主题词：XX XX 函抄送：XXXXXXXX，XXXXXXXX黑龙江省国道G111线工程A10合同段项目经理部办公室 2007年X月X日印发共印XX份式样四通 知200751号XXXXXXXX：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。XXXXXXXX二七年X月X日式样五国道G111线工程A10合同段项目经理部会议纪要时 间：XXXXX地 点：XXXXX主 持 人：XXX参加人员：XXX XXX XXX XXX XXXXXX XXX XXX XXX XXXXXX XXX XXX XXX XXX议 题：XXXXX记 录：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。已发：XX领导、XX单位、XX处室。黑龙江省国道G111线工程A10合同段项目经理部办公室 2007年X月X日印发式样六黑龙江省国道G111线工程A10合同段发文审批单签发：（此处由项目经理签发）审核：（此处为办公室主任签发）会签：（此处为有关部门签发）核稿：（此处为拟稿部门负责人签发）主办单位：（拟稿人单位）拟稿人：（拟稿人姓名）联系电话：（拟稿人电话）秘密等级：A10部发200 号文件标题：XXXXXXX附件：XXXXXXXXX主送：XXXXXXXXX抄送：XXXXXXXXX主题词：XX XX XX打字：XX 校对：XX 份数：XX 2007年X月X日式样七黑龙江省国道G111线工程A1合同段公文处理用纸收文XX字X号 XX年X月X日来文机关：XXXXXXXXXXXXXXXXX字XXXXX号文件标题：XXXXXXXXXX项目经理批示XXXXXXXX。（批示内容）XXX（签名）XXX（日期）办公室意见XXXXXXXXXXX。（批示内容）XXX（签名）XXX（日期）承办单位处理意见XXXXXXXXXX。XXX（签名）XXX（日期）关于规范汇报材料格式及内容的通知总监办，各驻地办，各项目经理部：一、纸型A4纸。要求汇报材料用激光打印机打印，字迹清晰没有黑边及其它印迹。二、封面按照附件一要求的字体、字号、格式进行排版。三、封面加盖项目经理部公章。四、正文每页排22行，每行28个字，字体为仿宋体字，字号为三号。五、装订要求：1、封皮统一为A4纸、白色。2、用订书钉装订，装订位置为汇报材料左侧，书订位置位于页面的上13处，距左页面边1cm。六、汇报材料内容要求：1、大标题(黑体字小一或小初号)2、开头语。开头语要简洁明了，表明要汇报的事项及主题。3、正文要针对需要汇报的主要内容，列出层次标题。(1)结构层次标题(三号黑体字)，概括要准确。(2)内容(三号仿宋体字)。(3)结构层次顺序：“一、”、“(一)”、“1、”、“(1)”(4)语言逻辑清晰，用词准确。(5)禁止出现错别字。附件1 汇报材料封面样式黑体二号 字 国道G111线齐齐哈尔至讷河段黑体小初号字段间距46汇报空两行，段间距30空六行，段间距30楷体二号字段间距28国道G111线工程项目AX合同段年月日收 文 办 理 流 程 图凡来文、电、函、简报等，均由办公室统一分办处理办公室主任常务指挥承办部门承办部门根据职权范围直接答复，并反馈给办公室拟文或上报材料发 文 办 理 流 程 图办文部门拟稿办文部门领导核稿有关部门会签办公室办理登记办公室主任审核常务指挥签批赋 文 号校 审用 印分 发归 档督 办 工 作 制 度第一章 总 则第一条 为加强指挥部督办工作，使之实现规范化、制度化、科学化和网络化，按照省交通厅督办工作的有关规定，结合本工程项目实际，制定本制度。第二条 督办工作是对上级交办的要求反馈办理结果的事项进行督促检查，是保证党的路线、方针、政策和各项工作部署贯彻落实的有效措施和督促手段。第三条 督办工作是指挥部办公室的一项重要职责。要在认真领会上级机关和领导批示意图的基础上，实事求是，迅速、准确地开展工作。对列入督办范围的事项，要同承办单位保持联系，随时掌握办理进度和效果，防止漏办和延误。第二章 督办范围第四条 督促检查省委、省政府和省交通厅的各项方针政策和重大决策、重要工作部署要求本单位贯彻落实，并要求按时限报告贯彻落实情况的事项。第五条 上级机关和指挥部重要会议的决议、决定事项的督办。第六条 督促检查上级机关和指挥部重要文件、重要工作部署、本工程项目建设计划、交通政策法规和省交通厅有关规章制度的贯彻落实情况。第七条 上级领导的批示和其他交办事项的督办。第八条 督促检查省人大、省政协、社会各界以及新闻媒介有关工程建设问题的议案、建议、批评和带有倾向性问题反映的办理答复情况。第九条 人民群众的来信来访的督办等。第三章 工作程序第十条 根据督办检查任务，由指挥部办公室对督查事项进行分解细化，列出条目，形成督查要点，经常务指挥审定后立项，具体分工为：1、上级机关和本单位重要文件、重大工作部署贯彻落实的督查，由指挥部办公室负责牵头办理或转办。2、上级机关和本单位重要会议的决议、决定的贯彻落实的督查，由指挥部办公室负责办理或转办。3、上级机关和本单位领导的批件及其他交办事项，由指挥部办公室负责办理或转交有关部门或单位办理。4、有关省人大、省政协、社会各界以及报刊、广播电视等新闻媒介有关交通问题的议案、建议、批评和带有倾向性问题反映的办理查处，由指挥部办公室负责牵头督