分店会计课作业规范.doc

壹、目的：明确会计课的工作内容与职责，使店内一切财务作业按会计制度执行，并加强监督与管理。贰、适用范围：各分店。叁、会计课工作职责：一、零用金报销；二、费用申请及审核；三、销售凭证制作；四、店内一切收入的记帐工作及与银行的对帐工作；五、办理厂商导购进场收款与退场退款；六、发票管理；七、肃窃奖金管理；八、协助店内做好库存管理工作；九、税务申报。肆、零用金报销：一、定义：店内每笔支出金额在2000元（含）以下的小额费用请款。 （一）各分店周转金25000元以作店内零星报销之用，按实际情形可另行增加。 （二）申请人填写“零用金申请单”，附合法单据凭证，会计课长审核，店总经 理签核后转交部门助理，由部门助理统一报销。 （三）报销日为每周二、四下午。报销完毕后，需对库存零用金加以盘点，以确 保帐实一致。 （四）会计课对每次报销之凭证整理，由助理制作“零用金记录表”，课长审核， 经店总批准后送交总公司财务处请款，以补充周转金。二、注意事项：（一）报销凭证必须合法，发票名称必须按照公司全称开立。 （二）报销及时，当月费用当月清，最多延迟至下月。 （三）差旅费报销须使用“出差旅费报销单”，并于出差结束后一周内向会计课 报销。 （四）外出洽公之出租车费须注明：人员、事由、起讫地点。 （五）交际费由区总签核。 （六）店总费用一律由区总签核。 （七）严禁报销与公司无关之费用。伍、费用申请及审核一、对店内每月例行性支付之费用、店内一般费用金额大于2000元以上，以票据支付而非以零用金报销形式 （一）申请人填写“费用申请单”，附发票、收货单。由部门主管复核，会计课 长审核凭证，经店总经理核准后由会计课转送财务处请款。 （二）会计课长审核内容：发票正确性，收货单正确，合同签约方须与发票开出 方和受款者相一致。 （三）签核权限：小于25000元（含），签至店总经理，大于25000元，签至区总。二、对店内固定资产购置、请款作业： （一）固定资产指购置金额单价2000元以上，或整批购买总金额达2000元以上， 且使用年数一年以上的设备。申请人须先请厂商出具报价单，填写“签 呈”一份，连同报价单经店总经理审核后报经总公司董事长核准。 （二）经核准之固定资产采购，由申请人填写“资产订购维修单”，进行采购、 验收，并由店总经理核准。（三）请款时，由申请人将签呈、资产订购维修单、发票、收货单、验收单、报 价单一同送交会计课。由会计课转交财务处请款。 （四）会计课对固定资产须进行管理，按财务处列印的固定资产卡分类别登记归 档，并将固定资产编号标签贴于固定资产上，由使用部门负责人（副理以 上）签收。会计课定期协助使用部门进行盘点。三、分店定于每月20日为付款日，财务处签发支票，会计课负责发放。 （一）会计课通知部门助理，由部门助理通知受款人。 （二）受款人携带本人身份证，由部门助理陪同至会计课，并告知请款金额，会 计课核对金额，将支票与身份证复印一起，请受款人签收。合约签约方、 发票开出方与受款人不一致时，不可支付。需由合约签约方出具更正支付 对方书面证明，注明原因并加盖公章，客服经理确认。陆、销售凭证制作：会计课每日根据金融室所作现金明细汇总表与电脑室S114报表相核对，按照相应的结帐方式与对应的票据凭证，制作销售凭证。借：现金应收帐款赊销应收帐款内部转货应收帐款信用卡预收货款支票（汇票、本票）经营费用现金短溢（红字则贷记）贷：商品销售收入食品商品销售收入百货 应交税金应交增值税卖场购物结帐方式分：一、现金（以人民币直接结算）。二、支票（汇票、本票）：操作流程由业代负责。 （一）顾客必须先缴交支票，待支票兑现后才可结帐。 （二）业代内勤填写“使用票据同意书“一份，由店总经理核准。连同支票一同 送交会计课，会计课即存入指定银行。支票及“使用票据同意书”的交接， 以书面签收为准，业代需备有“支票签收簿”并记录使用情况。 （三）支票兑现后，由会计课在“使用票据同意书”上签名确认，交业代内勤陪 同顾客进行结帐。 （四）结帐时，收银员应以票据键键入付款方式，“票据同意书”由收银员交金 库内勤人员。收银员在“票据同意书”上签字，记录结算金额，帐管课长 签字。 （五）结帐卡与“使用票据同意书”付款方一致，支票付款方与所开发票单位要 一致。 （六）结帐金额可以多退少补，结帐金额超出部分以现金支付，不足部分可由收 银员退回现金，但退回金额以200元为限额，并经帐管课长同意签字。 （七）汇票、本票视同支票结帐，须等票据竞现后方可结帐。 （八）支票兑现后，亦可分批结帐。分批结帐原则：同一客户；会计课长掌控。 分批结帐须将上次结帐使用的“使用票据同意书”复印，并由会计课确认 可使用余额，经店总经理签字后进行结帐。三、赊销：针对特定顾客对象，可采用货款未到帐而先结帐提货。具体操作流程由业 代负责。 （一）核准权限： 1、赊销付款天数小于14天（含），且申请金额小于3万元（含）者，由分店店总经理核准。 2、赊销付款天数大于14天（不含），且申请金额大于3万元（不含）者，由区总经理核准。 （二）赊销结帐，使用“赊销同意书”，赊销同意书由会计课长保管，业代负责 填写，赊销单位经办人签字，客服经理签字确认。并每月从001 号开始按 序编号。并按相应的签核权限签字，结帐时，收银员须与帐管课长确认无 误，于正本上签名收回，同时业代须影印一份交会计课保管。并将结帐之 发票影印一份附在“赊销同意书”之后，以便财务处备查之用。 （三）会计课对业代所交的“赊销同意书”影印本须经常核对，督促业代催讨货 款，并于每月月初将未到帐之赊销提供明细资历料给店总经理。四、注意事项： （一）对同一个赊销单位，一天内不得分次赊销，以缩小赊销申请金额，达到缩 小签核权限之目的。 （二）若顾客持票据购物，在票据未兑现时要求卖场结帐提货，应由业代内勤填 写“赊销同意书”一份，并按赊销额度申请及结帐作业规范规定，送交相 关人员核准，业代内勤将核准之“赊销同意书”同票据一同交至会计课， 会计课在“赊销同意书”上注名票据号码，并签收。五、内部转货： （一）店内耗品与资产转货 1、内部转货由使用部门填内部转货单，经店总经理批准。 2、转货一律由人资部负责办理，人资部固定每周周四转货并结帐。 3、结帐时，收银员按内部转货付款键，并对内部转货单金额与发票金额相核对，将发票号码填于内部转货单上并签名，收回内部转货单并将发票交于人资。 4、人资人员持发票经安管稽查后，将发票交于会计课。 5、会计课于次日将金融室交来之报表及内部转货单与人资交来之发票相核对，以便作帐。 6、若转货商品作为固定资产之用，内部转货单须由总公司董事长批准。 7、若转货商品作为公关之用，则应按公关费签核权限审批：a：金额小于3000元（含），签至区总。b：金额大于3000元，签至董事长。 （二）原材料转货： 1、烘焙、肉品、水产、熟食课所用原料、配料，可使用内部转货操作。 2、由人资部门助理填写内部转货单，部门经理、店总经理核准后，直接至收银台结帐。 3、收银员收回内部转货单，同耗品转货操作。 4、人资部门助理持发票至内部转货单影印件至收货区收货。 5、收货区视厂商之送货作收货动作，与相对应的厂商编号与商品货号进行收货，若无转货之商品货号，必须在转货前先通知采购建立该商品货号，以作收货之用。 6、人资助理将仓管课收货完毕后之收货单及发票一同交会计课。 7、原材料转货结帐、收货必须于当天一天内完成。六、信用卡：指顾客使用各类银行卡付款的一种结帐方式。 （一）收银员于结帐时，直接键入信用卡键并在银行POS机上进行刷卡付款， 并 请顾客于刷卡签购单上签名，收回签购单，下机后，应核对并交至金融室。 （二）会计课根据金融室现金明细汇总表上所列信用卡金额与银行进行对帐，发 现差异及时查明原因，并监督银行每天将信用卡消费金额及时划入公司帐 户。七、现金短溢：由收银员现金差异与电脑差异两部分组成，对收银员所产生的现金差异应分析其产生原因并追究其赔偿责任。柒、店内一切收入的记帐工作及与银行的对帐工作一、营业款： （一）银行按照与分店签立的收款协议进行收款并存入指定帐户。 （二）会计课按照银行当天的收款内容填入表格“现金缴款明细”，及时传真至 财务处。二、业代上交之票据、纸板箱收入、专柜租金收入： （一）会计课首先应分清收入来源，对赊销收回的票据应与“赊销同意书”相核 对，是否一致。 （二）对专柜租金收入，应与所签立合同相核对。并于每月月初提供未交租金明 细资料给店总，欠交超过二个月则需传真财务处。 （三）每天将收取上述款项及时存入公司帐户，并填入表格“缴款明细”，传真 财务处。（四）会计课应对每天存入银行的款项于银行工作日结束前与之进行对帐工作， 以了解有无票据退票、银行与企业之间的未达款项。三、因提供其它服务所收取的各种杂项收入， （一）包括条形码，摇摆机，游艺机，违纪罚款，广场临时活动所收取的各种收 入等。 （二）一切与卖场有关的收入均应交至会计课，会计课开具收据或发票据以入帐， 各部门不得私藏小金库。 （三）会计课应于每月月底前整理汇总上述杂项收入，填入表格其它收入汇总表， 并后附收款凭证，一次性存入公司帐户。捌、办理厂商导购进场收款与退场退款一、导购进场、退场由人资负责办理手续，会计课负责收款与退款工作。二、进场收款需凭人资导购课长签字审核后的“供应商驻场人员核准书”，每位导购收取押金200元。进场基本上每周一次，另可视卖场需求随时办理。三、退场办理每周一次，定于周五，由导购课长确认已办理退场手续后于收据上签字，导购凭导购课长签字后的收据至会计课办理退款。四、因导购人员进出频繁，为便于管理，导购遗失收据一律不办理退款。五、会计课对导购进场收款与退场退款应建立明细帐，随时反映收款总额，退款总额及余额，并凑足万元整数后存入银行，会计课留存少量现金作退场备用。并对留存余额不定期盘点。六、商店街厂商退场退保证金。 （一）商店街进场、退场由客服部负责办理手续，会计课负责收款与退款工作。 （二）收款需凭经总公司核准、分店盖章生效的商店街合约，并按签约之保证金金额收取。商店街进场保证金视厂商需要随时办理，但必须坚持先办进场 手续，后进场装修的原则。 （三）商店街退场的办理，需凭合约中止执行之书面文件及客服经理、店总经理 签字后的收据至会计课办理退款（签呈）手续，商店街保证金也可用以抵 算合约期内租金。 （四）会计课对商店街进场保证金收款与退场退款应建立明细帐，随时反映收款 总额，退款总额及余额，并随时存入银行。玖、发票管理一、店内使用之发票均属会计课管理，包括普通发票与增值税发票，会计课应严格按照税务局制定之发票管理办法管理，规范发票使用行为。 （一）发票由会计课购买并保管。会计课应随时检查发票库存量，及时购买，保 证使用。 （二）普通发票由服务台开立，服务人员至会计课领取并做好领用记录。服务台 每天应将前日所换开的发票随POS机台发票整理交至会计课，做好发票使用 汇总记录。 （三）增值税发票由退换货中心指定人员开立，开票人员至会计课领取增票，做 好领用记录，按增值税发票开具规定开具，并于营业时间结束后将增票（包括已开票之存根和未开增值税发票）随防伪税控IC卡、现金一同寄存于 金库中。于次日将已开票之存根交至会计课做汇总记录。 （四）会计课对已开具的防伪税控发票，必须按开票规则逐笔查核。二、开具规则： （一）基本规则：1、填开发票必须在取得客户的收银票据时开具，并在相关收银票据上加盖 “发票已开”印章，不得虚开、空开发票。 2、开具发票时，必须做到按发票号码顺序填开，填写项目齐全，内容真实字迹清楚，全部联次一次复写或打印，内容完全一致。 3、品名栏内需注明食品或百货一批，不可注明单品或销售单内未含品项。 4、非服务台当班开票人员不可自开或他人代开发票。 （二）增值税专用发票开具规则1、增票所开对象必须是一般纳税人，其他单位与个人均不得开具。2、索取增票的购货方必须在首次开具时出示本年度一般纳税人年检合格 的税务登记证副本复印件，未提供证件的，不得为其开具增值税发票。3、对零售的烟、酒、食品、服装、鞋帽（不包括劳保专用部分）、化妆 品等消费品不得开具增值税发票。4、除上述发票开具的基本规则外，开具增值税发票还需注意以下规则：（1）票、物相符，票面金额与实际收取的金额相符。（2）发票联和抵扣联加盖发票专用章。（3）按规定的时限（收到货款的当月）开具专用发票。（4）必须按顺序逐号开具增值税发票,保证防伪税控系统中发票号码 与所使用增值税发票号码一致。拾、肃窃奖金管理一、肃窃奖金由防损课取得，每周周一防损课根据防损登记本记录金额，将周汇总 金额缴交至会计课，会计课签收。二、会计课将肃窃奖金全额存入公司帐户，以“预收货款大宗购物”名义。三、肃窃奖金限用于补损，由各课课长提出申请，店总经理同意后，会计课长至收银台结帐，并冲转“预收货款大宗购物”金额，并将资料输入至“补损事项作业系统”。拾