大酒店新的公文格式(定稿).doc

备忘录 由： 总经办 领导批示： 至： 总经理 总经办 销售部 财务部 工程部 餐务部 厨务部 前厅部 客房部 娱乐部 人事部 保安部事宜：关于酒店新的公文格式的相关事宜呈报：集团董事会抄报：酒店各部门日期：2011年12月12日编号： MGO【2011】003 关于酒店新的公文格式的相关事宜 酒店各部门经理：为使酒店文件管理更具专业、规范、合理及方便操作，酒店对外、对内各类文件的类型、流通、格式、编号等统一规范，从12月13日起，酒店实行新的公文格式，新的公文格式说明如下：一、总则为规范酒店各类文件的管理，保证酒店各类文件流转及管理规范化，结合实际情况，制定本规定。适用于酒店所有部门及人员。二、行文规则、各部门严格按照文件种类性质行文；、部门报总经办文件，冠以姓名职务；、部门与部门相互递发的文件，一般情况下冠以部门的名称；、总经办下发文件，其种类用“决定、通知、备忘录”等；部门之间行文，其种类用“通知、备忘录”等；、部门报总经办文件，如需审批后发有关部门的，应标明抄送的部门；、部门之间重要行文，应抄报总经办；、部门之间可以联合行文；、所有发出文件，均须由承办部门负责人签发；、所有须总经办 (总经理、副总经理)审批的文件，均须审批后执行；、所有部门经理及主管级人事任免，均有总经办行文发出。三、文件格式文件一般由店标、事宜、呈送（报）人（部门）、抄报人、抄送部门、承办部门、日期、标题、文号、正文、附件等组成。具体形式附后。四、文件流通顺序1、外部重要文件处理对外文件、文稿处理部门总经办副总总经理审核集团审批发出外来文件、文稿处理总经办副总总经理集团阅批有关部门2、内部文件处理通告执行部门副总总经理审批颁布董事长、总经理、副总指示总经办部门执行反馈总经办副总总经理董事长申请报告部门总经办副总总经理审批部门部门致部门部门部门3、酒店合同、协议处理部门财务审核总经理（副总）审批集团审定总经办盖章存档五、文件编号文件编号由三部分组成，具体如下：部门缩写/文件类别/年份/文件序号1、 部门缩写总 经 理GM副总经理DGM 值班经理RM总 经 办GMO 财 务 部FD 人 事 部HRD工 程 部ED 营 销 部S&M 娱 乐 部RED房 务 部HSKP 前 厅 部FO 餐 饮 部F&B采 购 部PD 保 安 部SD 2、年份：四位数字编写加号，3、文件序号：001开始的三位数例如：GMO2011001 即：总经办2011年一号文件六、文件的存档和销毁、已处理完毕的文件，总经办和部门要进行分类存档，做到查找方便，当年文件于次年1月31日前归档完毕；、对于无保存价值的文件，每年进行清理后经部门负责人审定后予以销毁，不得作为废纸处理；、涉及到财务、工程、人事、保安等技术档案（资料、报表、凭证、图纸等），有关部门每年整理档案，必要时交总经办长期保存。、以上条例由总经办负责解释。附件一 备忘格式附件二 通知格式附件三 签呈附件四 公函附件四 传真附件五文件流转单执行时间：2011年12月15日起。 特此通知 总经办 2011年12月12日 附件一备忘录 由： 领导批示： 至： 总经理 总经办 销售部 财务部 工程部 餐务部 厨务部 前厅部 客房部 娱乐部 人事部 保安部事宜：呈报：集团董事会抄报： 日期：2011年月日编号：（部门英文缩写，如MGO）【2011】001（前四位为年份，后三位为部门发文编号）（正文）如有附文则标明附件名称妥否，请批示。或“特此通知”（此处为亲笔签名）职务附件二通 知由： 领导批示： 至： 总经理 总经办 销售部 财务部 工程部 餐务部 厨务部 前厅部 客房部 娱乐部 人事部 保安部事宜：呈报：集团董事会抄报： 日期：2011年月日编号：（部门英文缩写，如MGO）【2011】001（前四位为年份，后三位为部门发文编号）（正文）如有附文则标明附件名称妥否，请批示。或“特此通知”（此处为亲笔签名）职务签呈日期：20011年12月15日部门编号： S&M【2011】001From：营销部 TO： CC：主旨： 说明：以上妥否，请领导批示！会签：部门经理：副总经理：总经理：董事长： 公函 致： 由：日期： 年 月 日主旨： 部门/编号： 敬启者： 敬颂商祺！肥西钱江国际大酒店有限公司2011年X月X日 FAX 呈 ： 由：联络人： 收件人：部 门： 部 门：联系电话： 联系电话：FAX.No传真号： FAX.No传真号： Subject事宜： Page 页码： 页文件流转单 编号：GMO2011001发文部门/日期：总经办 /2011.12.15内容：关于.通知相 关 部 门