普通发票网络服务系统操作手册.doc

普通发票网络服务系统操作手册纳税人篇河南省国家税务局2010年6月目 录1.功能概述11.1编写目的11.2背景21.3功能简介22环境准备22.1 操作系统及IE要求22.2开票组件的安装33操作使用53.1 系统登录53.2 修改密码63.3 系统锁定73.4 重新登录73.5权限管理83.6 系统维护123.7 查询管理233.8发票分发管理323.9 开具管理353.10系统维护603.11接口企业681.功能概述1.1编写目的本手册分为三个部分：第一部分为使用指南，介绍系统的主要功能和应用；第二部分为安装手册，主要介绍软件运行所需要的软硬件环境、软件安装、软件注册等；第三部分为操作手册，详细介绍软件每个菜单项的操作过程及操作过程中的注意事项。用户应首先参照安装手册部分安装本系统，进入系统前要仔细阅读使用手册，具体操作可参照操作手册部分。1.2背景为加强和规范普通发票管理，适应税收信息化发展的要求，国家税务总局下发了全国普通发票简并票种统一样式工作实施方案及相关文件，明确提出了“简并票种、统一式样、建立平台、网络开具”工作思路。根据总局的工作要求，为实现由“以票控税”向“信息管税”的转变，需要开发普通发票开具、信息采集和查询管理平台（以下简称平台），用信息化手段全面提高普通发票管理和数据应用水平，逐步建立以“机具开票，鼓励索票，查询辨伪，防堵假票，票表比对，管好税源”为主要内容的发票管理长效机制，实现发票全程控管，堵塞税收漏洞，优化纳税服务，完善网上办税。1.3功能简介普通发票网络服务系统主要功能包括如下功能：开票员管理、发票分发管理（发票分发、发票收回）、发票开具管理（发票开具、空白作废、填开作废、红字冲减、旧版红冲）、发票库存信息预警、发票补打、查询管理、系统维护。2环境准备2.1 操作系统及IE要求普通发票网络服务系统可以在WINXP、WIN2003等系统上使用，要求浏览器版本在IE6.0以上，如果您的浏览器版本低于6.0，请先升级您的浏览器，开票时请保持网络连通，以保证网络发票的正常上传。 2.2开票组件的安装2.2.1 普通发票网络开具组件的安装功能描述： 普通发票网络开具组件是用来实现发票开具功能的。安装步骤：第一步：双击安装程序图标，显示如图所示，单击“下一步”；第二步：点击“浏览”选择安装路径后，点击“下一步”进行安装；系统默认安装在C:/PTFP/下，建议用户不要修改安装路径，以方便维护及使用。普通发票开具模块选择安装路径第三步：根据安装提示点击“下一步”、“下一步”、“下一步”进行安装，如图开始进行安装图1-2-1-3 普通发票开具模块安装进度显示第四步：安装完成后，系统会显示“完成”界面，如图点击“完成”，普通发票网络开具模块安装完成。3操作使用3.1 系统登录第一次使用本系统必须保证网络联通，双击桌面图标，输入“账号”和“密码”，点击“登录”按钮，即可进入普通发票网络服务系统。首次使用“账号”为纳税人识别号，“密码”默认为111111。注：“账号”为企业税号，默认“密码”是六个1，建议首次登录后修改密码。进入系统后可看到如下欢迎界面，界面左侧为权限树，右侧为操作窗口。3.2 修改密码实现用户登录普通发票网络管理系统后修改或重置自己的登录密码。功能说明：修改登录系统的口令。操作步骤： 点击“修改密码”链接，打开图示“修改密码”界面，输入原始密码，输入两次新密码，点击“保存”后，口令修改成功。如图所示：3.3 系统锁定系统锁定用于企业暂时离开时对开票系统的锁定，密码为企业登录系统时输入的密码3.4 重新登录换用户登录时，点击“重新登录”按钮，系统自动跳转到用户登录页面。3.5权限管理3.5.1 开票员管理功能说明：开票员分企业管理员及企业开票员，以税号登录时默认为企业管理员，企业管理员不能开具发票，可以进行开票员的添加，修改、删除等操作，企业管理员可以对开票员进行发票的分发和收回操作。企业管理员账户首次使用系统默认生成一个主开票员账号，用户账号为：“企业税号”+“0000”，账户密码默认为6个1，首次使用建议修改主开票员名称。如图所示：1. 查询根据用户账号、名称条件，点击“查询”按钮，进行查询，账户账号是企业管理员在添加用户信息时按顺序自动生成的。如图所示：图：开票员信息查询2. 添加录入开票员信息后，用户账号系统自动生成，用户名称为必填项，点击“保存”按钮，进行添加操作，先添加的开票员密码默认为6个1，用户账号用于新开票员登录时，录入的账号。如图所示：图： 开票员信息添加1 修改开票员发生变化时，选中要修改开票员信息的行，对开票员名称进行修改，点击“保存”按钮，进行保存，如图所示：图：开票员信息修改4.密码重置实现对开票员密码的重置，重置之后的密码为6个1，如图所示：图：开票员密码重置3.5.2企业管理员登录企业管理员可以创建多个开票员，以税号登录时默认为企业管理员，企业管理管理员登录后能查看到系统维护、查询管理、发票分发管理等功能模块和桌面导航图标显示。如图：图：企业管理员登录首页3.5.3企业开票员登录1.开票员由企业管理员创建，以企业开票员身份登录进行发票开具操作，企业开票员登陆时系统会自动进行信息同步检测，也可以手动检测同步信息。如图2.开票员进行开票之前首先选择票种信息进行开票界面维护操作，选择所要开具的票种，勾选票样打印模板，点击“保存当前票种设置”，票样信息维护成功。点“返回”返回到系统。票样维护成功后就可以进行开票操作了。3.6 系统维护系统维护包含：企业信息基本维护、发票库存预警参数维护、商品信息维护、客户信息维护等常用信息维护。3.6.1 企业信息基本维护功能描述：企业信息维护显示企业的基本信息情况、银行信息、票种核定信息。操作步骤：首次使用需要在用户基本信息模块录入或者选择一个银行信息，点击“保存”按钮保存企业基本信息，以便在开票时能带出使用。图：企业信息基本维护图：保存企业基本信息3.6.2发票库存预警参数维护功能描述：发票预警参数维护是发票低库存预警，当发票开具方的发票库存低于用户自行设定的发票库存预警值时，自动产生预警信息，提示发票开具方及时到税务机关领购发票右下角弹出“预警提醒信息”，单击预警信息时，进入本模块查看详细预警信息。本模块只有企业管理用户可以操作，预警信息进行查询、添加、修改操作。操作步骤：图：发票库存预警参数维护1. 查询图：库存预警参数查询2添加图：发票预警参数添加3修改图： 发票预警参数修改3.6.3商品信息维护功能描述：纳税人按照生产经营的商品大类，对发票开具中经常使用的商品信息进行维护，商品信息分为商品类别和商品细类维护，本模块实现商品类别、商品细类的添加、修改、删除、查询、导入和导出功能。如图所示图：商品信息维护1.查询点击“查询商品”按钮，进行查询，商品大类代码是用户在添加商品类别代码时自动生成的。如图所示：图： 商品信息查询 2添加点击“添加”按钮，录入商品大类名称，点击“保存”按钮，对商品大类进行保存，点击“返回”按钮返回到商品类别代码维护界面。只有添加过商品大类后才能在大类下添加商品明细。如图所示：图：商品类别添加图：商品明细添加3修改选中要修改的商品大类行，点击“修改”按钮系统，可以对商品大类名称、有效标志进行修改。如图所示：图：商品类别修改图：修改商品明细4删除选中要删除的商品大类行，点击“删除”按钮系统给出确认提示，点击“确定”按钮进行删除，点击“取消”取消删除，要删除商品大类首先删除大类下商品明细，对于使用中的商品类别禁止删除。如图所示：图： 商品类别删除5导出本功能可以实现商品信息的到处，导出的信息可以被其它开票机导入，从而节省开票员工作量点击“导出”按钮，弹出导出框选择是打开文件还是保存，如果要保存，点击“保存”选择导出文件路径，如图所示：图： 商品信息导出6导入点击“导入”弹出导入窗口，浏览选择要导入的文件路径，选中文件点击“上传”，此处导入的文件是该模块导出的符合格式的文件。图：导入窗口3.6.4客户信息维护功能描述：纳税人对发生业务往来的客户进行信息的维护，实现客户信息维护的查询、添加、修改、删除、导入和导出功能。如图所示：图：客户信息维护1. 查询点击“查询”按钮，进行查询，客户代码是用户在添加客户信息时自动顺序生成的。如图所示：图：客户信息查询2添加点击“添加”按钮，录入客户信息，客户名称为必填项，其他未非必填项，点击“保存”按钮，对客户信息进行保存，点击“返回”按钮返回到客户信息维护界面。如图所示：图：客户信息添加3修改选中要修改的客户信息行，点击“修改”按钮系统，可以对客户名称、证件类型、证件号码、联系人、联系电话、联系地址、备注信息进行修改。如图所示：图：客户信息修改4删除选中要删除的客户信息行，点击“删除”按钮系统给出确认提示，点击“确定”按钮进行删除，点击“取消”取消删除。如图所示：图：客户信息删除5导出 导出的客户信息可以被其它开票员进行导入，从而减少开票员的工作量点击“导出”按钮，弹出导出框选择是打开文件还是保存，如果要保存，点击“保存”选择导出文件路径，如图6.导入点击“浏览”按钮，选中需要上传的文件，点击“上传”进行上传，如图所示：图：客户信息导入3.7 查询管理功能描述：按照发票代码、开票员、所属期，企业对已开发票、发票库存、发票分发收回的统计查询功能，以方便用户实时掌握企业整体及各开票员的发票使用和库存情况。图： 查询管理3.7.1发票期末库存查询企业通过该模块统计发票使用库存情况，以方便查看主、分开票员发票使用情况。3.7.2发票流向查询按照查询条件发票代码、发票号码查询发票具体流向，以确认该份发票的当前及历史流向状态。3.7.3 发票开具统计查询功能描述：按照发票代码、开票人、开具日期等条件或者组合条件统计出某个时间段内发票开具、红冲、作废的总体情况，单击具体份数显示具体明细信息，双击明细发票行可以看到单张发票的详细信息，以方便用户掌握本期发票的使用情况。支持查询、打印、导出成EXCEL文件的操作。注意：企业管理员用户登录显示企业所有用户的开具统计信息，企业开票员登录时，显示当前开票员的开具统计信息。操作步骤：1 查询a.输入查询条件发票代码、开票人、开具日期等条件或者组合条件，单击“查询”按钮，进行查询统计，如图图：统计查询b.单击查询统计里具体的发票份数如图：发票份数，进行发票明细的查询，发票明细如图：发票明细，双击发票明细里的具体发票行查看单张发票的详细信息如图：单张票详细信息，图：发票份数图：发票明细图：单张票详细信息2 打印单击“打印”按钮，对查询出来的统计结果进行打印，如图图： 发票开具统计查询打印界面3 导出单击“导出”按钮，对查询出来的统计结果进行导出，如图，点击“保存在”右边的下拉框，选择保存位置，点击“保存”按钮保存成EXCEL格式文件。图： 导出EXCEL文件3.7.4发票领购查询按照查询条件发票领购起止日期、发票号码起止查询出分开票员所领购的发票种类和份数。3.7.5发票分发、收回查询功能描述：按照发票代码、开票人、所属期等条件或者组合条件统计出用户发票分发、收回的总体情况，可以进行查询、打印、导出成EXCEL文件的操作，如图。图：发票分发、收回查询操作步骤：1 查询输入查询条件发票代码、开票人、所属期条件或者组合条件，单击“查询”按钮，进行发票分发、收回的查询统计，如图图：发票分发、收回查询2 打印单击“打印”按钮，对查询出来的统计结果进行打印，如图图：发票分发、收回表打印预览3 导出单击“导出”按钮，对查询出来的统计结果进行导出，如图，点击“保存在”右边的下拉框，选择保存位置，点击“保存”按钮保存成EXCEL格式文件。图：导出成EXCEL文件3.8发票分发管理功能描述：企业主开票员通过发票分发管理模块，实现对领购的发票向各开票人员的分发。如果分发有误或其他原因需要收回的，即时收回各开票人员的发票分发信息，以便重新分发。3.8.1 发票分发功能描述：企业管理用户进入该模块对本企业从税务机关领购的发票信息，按照企业实际的发票开具管理模式，选择要分发的开票人进行分发，分发内容包括：开票人、发票代码、发票名称、发票起号、发票止号、份数和分发日期等。操作步骤：1分发录入发票份数，系统自动计算出起好和发票止号，选择操作员点击“分发”按钮，进行分发操作，如图所示。图：发票分发2即时收回录入分发起止时间、操作员名称点击“查询”按钮，选择要收回的发票，点击“收回”按钮进行即时收回。如图所示：图：即时收回3.8.2 发票收回功能描述：发票收回界面分上下两个部分，上半部分是录入查询条件界面，选择操作员名称、分发时间后进行“查询”；下半部分是收回录入界面，显示所有符合条件的发票分发记录，录入发票起号和份数对可供收回的发票分发记录进行收回，收回时既可以对某一种发票的任意一段发票选择收回，也可以对列出的可供收回的发票进行全选收回。2 查询选择操作员名称、分发时间后进行“查询”，如图图：收回查询3 收回录入收回发票起号、收回发票止号、收回发票份数对可供收回的发票分发记录进行收回，收回时既可以对某一种发票的任意一段发票选择收回，也可以对列出的可供收回的发票进行全选收回。如图所示：图：发票收回4 重置对已经录入的收回信息进行清空操作，以便重新录入。如图所示：3.9 开具管理描述：以企业开票员登录系统进行开票操作，发票开具管理包括发票正常填开、红字发票填开、空白发票作废，填开发票作废、发票补打、以及旧版红冲。如图开具树结构3.9.1正常开具功能说明：通用平推式机打发票，通用平推机打票分不设置自定义和设置自定义发票企业发票开具默认为通用发票，如果需要开具水、电、非抵扣等固定模板发票，可以在“系统维护/开票界面维护”中选择后即可开具3.9.1.1通用平推式机打发票1点击“发票开具”进入发票票种选择界面，上部份显示发票代码、发票名称、发票起号、发票止号、当前发票段份数、当前发票号码，按发票大小号顺序填开，下半部是对应的发票模板。如图所示： 票种选择界面2选择票种后若点击票样预览弹出当前填开发票的票样模板，点确定进入发票填开界面如图：发票填开界面4 发票填开时必须核对纸质发票代码、号码与系统自动产生的机打发票代码、号码是否一致，两者一致才能进行填开，开票限额不能大于核定数额，其中开票日期、行业分类、收款单位名称、收款单位开户银行及账号、收款单位识别号、开票人在企业信息维护过后系统自动带出。付款单位名称可以输入拼音码或回车键筛选也可以下拉框选择。明细信息货物或劳务名称、单价、数量必录，回车键带出金额，点“提交”计算出合计金额。图：发票信息填开后界面4信息录入完整后单击“开具打印” 弹出发票保存确认窗口，提示“您目前填开的发票代码是XXX、发票号码是XXX，请确认!”,在确认窗口中点击“确认”按钮后，提示“提交开具信息成功，系统进入开具打印界面”。 图：提交确认界面5 如若勾选“打印是否显示票样预览”系统进入票样预览打印页面。如若不勾选“打印是否显示票样预览”在接通打印机的情况下系统直接进行打印操作。图：发票打印界面3.9.1.2通用平推自定义项设置模板1打开开票界面维护，设置自定义项目图：开票界面维护界面2单击“设置自定义项目”进入通用模板自定义项设置，主项自定义项目数量最多设置6条数据，明细项自定义项数量最多设置5条数据。也可以在此预览设置自定义后的票样。图：自定义项设置界面3.“定义”进入公式定义计算页面，根据需要选中自定义项参加计算，点“确定”自定项公式设置成功。图：公式定义界面4.自定义项设置成功后，进入正常开具界面，填开发票。图：自定义填开界面5填开发票后单击“开具打印”进入发票打印界面图：自定义打印界面3.9.1.3通用卷式机打发票通用卷式机打票有不设置自定义项和设置自定义项发票1点击“发票开具”进入发票票种选择界面，上部份显示发票代码、发票名称、发票起号、发票止号、当前发票段份数、当前发票号码，按发票大小号顺序填开，下半部是对应的发票模板。如图所示图：票种选择界面2. 选择票种后若点击票样预览弹出当前填开发票的票样模板，点确定进入发票填开界面如图：2. 发票填开时必须核对纸质发票代码、号码与系统自动产生的机打发票代码、号码是否一致，两者一致才能进行填开，开票限额不能大于核定数额。开票日期、行业分类、收款单位名称、收款单位开户银行及账号、收款单位识别号、开票人在企业信息维护过后系统自动带出。付款单位名称可以输入拼音码或回车键筛选也可以下拉框选择。明细信息货物或劳务名称、单价、数量必录，回车键带出金额，点“提交”计算出合计金额。如图所示：4.信息录入完整后单击“开具打印” 弹出发票保存确认窗口，提示“您目前填开的发票代码是XXX、发票号码是XXX，请确认!”,在确认窗口中点击“确认”按钮后，提示“提交开具信息成功，系统进入开具打印界面”。5. 如若勾选“打印是否显示票样预览”系统进入票样预览打印页面。如若不勾选“打印是否显示票样预览”在接通打印机的情况下系统直接进行打印操作。3.9.1.4通用卷式发票自定义项设置1.打开开票界面维护界面，设置卷式发票自定义项2单击“设置自定义项目”进入通用模板自定义项设置，主项自定义项目数量最多设置6条数据，明细项自定义项数量最多设置1条数据。1 点击自定义项设置页面按钮“定义”进入公式定义页面。点击“确定”定义公式设置成功。5. 自定义项设置成功后，进入正常开具界面，填开发票，正常开具页面显示设置的自定义项内容。5单击“开具打印”进入发票打印界面3.9.2发票空白作废1 点击发票空白作废模块，弹出发票空白作废页面，空白作废页面有发票代码、发票起号、发票止号、作废份数、作废类型、备注信息等内容。2 下拉框选择要作废发票代码，系统自动调出发票起号、发票止号，默认作废份数“1”，在不大于发票库存量的基础上修改作废份数，发票止号随作废份数而变动，按照发票从小到大的顺序进行作废，支持发票批量作废。3 单击“作废” 弹出“确定作废当前票段信息吗？”确定后弹出“发票代码为XX，发票起号X号至发票止号的X份发票作废将被作废”。“确定”后空白发票作废成功。3.9.3填开作废作废已经开具的发票信息，只能对当月的发票信息作废，不可跨月作废1单击打开开具作废页面，录入已填开的发票代码、号码，点击“查询”按钮，查询出已经填开的发票信息2点击“作废”按钮弹出 “发票代码为XX，发票号码为xx发票将被作废”。“确定”后发票作废成功。“取消”后返回到发票作废查询页面。3.9.4红字冲减功能说明当企业发生退货行为，需要填开红字发票时，通过录入原发票代码、发票号码，查询原发票开具信息该模块直接调取原发票开具信息，此红字发票合计金额必须为负值，当企业需要对同一张发票发生多次红字填开时，红字填开的累计金额不得大于原发票的总金额。 1单击“红字冲减”弹出红字冲减查询页面，录入发票代码、发票号码点击“查询”按钮，查询出原发票信息。3. 点击“红冲”按钮，弹出发票红冲页面，单价不可以为负数。金额、合计金额必须为负值，可以对单价、数量、金额、合计金额进行修改。4.红冲发票票面信息填写完成后，点击“开具打印”系统会自动校验合计金额是否为负、是否超过原票面金额，如果超过原票面金额系统会提示。3.9.5发票补打功能说明若已正常开具的发票因故没有进行及时打印，发票开具方可以进入该模块对该开票员已开具的正常发票进行发票补打操作。1点击“发票补打”进入发票补打查询页面2录入发票代码、发票号码点击查询按钮，查询出已经开具过的正常填开发票，点击补打按钮。3单击“补打”按钮，弹出打印机设置页面，完成发票补打3.9.6旧版红冲功能说明当企业发生退货行为，需要填开红字发票时，该模块直接调取原蓝字发票开具信息，原篮字发票为上版软件填开发票。1点击打开旧版红冲模块，弹出旧版红冲查询页面2录入旧版发票代码、旧版发票号码，选择发票代码、自动调处当前所开发票号码，点验证，提示“旧版发票代码验证成功，请录入原蓝票信息!”3确定后录入原蓝票信息，点击保存原蓝票提示“原蓝票信息保存成功，系统进入开具红冲界面”。4点击红冲打印，提示：“提交开具信息成功，系统进入开具打印页面”。3.10系统维护功能说明系统维护包括：商品代码维护、客户信息维护、常用人员维护、开票界面维护、打印参数维护、同步检测等维护。只有具有出口资格的纳税人才显示“收汇方式”和“贸易方式”的功能列表，只有具有代收费业务的金融机构才显示“委托单位”的功能列表。3.10.1客户信息维护1客户信息页面分为上中下三个部分：上部分包含添加客户、修改客户、删除客户、取消更改、保存客户、同步数据、导出客户、导入客户、关闭等功能按钮。中间是客户明细信息录入界面包括：客户名称、拼音码、证件类型、证件号码、邮政编码、联系人、联系电话、联系地址、Email等。下半部是客户信息列表内容和客户明细信息相呼应。实现数据的导入、导出、同步功能。2单击“添加客户”，录入必填项客户名称、拼音码、证件类型、证件号码等3.点击“删除客户”操作时，提示“确认删除当前客户XXXX吗？”点确定后删除成功！4.新添加客户信息后，点击“保存客户”，提示数据保存成功5.导出客户：该功能可以实现把本机客户信息导出来，以实现其它开票机客户信息的导入6.导入客户：可以把企业管理员或者是其他开票员导出的客户信息导入本开票员机器上7 “同步数据”功能是把企业管理员录入的客户信息及时同步到企业开票机上，以节省企业开票员录入客户信息的工作量3.10.2商品信息维护功能说明商品信息维护纳税人按照生产经营的商品，对发票开具中经常使用的商品进行代码维护，商品种类分为商品大类和商品细类。商品代码的大类和细类代码由本系统按顺序自动产生。上部份是保存、添加、修改、删除、导入、导出、同步商品的功能按钮；下部分是代码维护结果界面，显示已经维护完毕的商品代码信息，包括：商品大类、商品细类、单位、单价、规格、录入人等信息。 添加分类修改分类删除分类点击添加商品信息，系统自动清空商品明细信息列表内容，录入商品信息内容，点击保存，商品信息保存成功点击“同步商品”系统自动把企业管理员录入到服务端的商品信息同步到本开票员商品信息列表中导出数据：可以把该开票员导出的商品信息导入到服务器端或者其他开票员信息列表中3.10.3开票界面维护 系统提供默认的通用发票模板供企业开票，但如果需要开具水、电、非抵扣等固定模板的发票时，需要先在此模块进行设置才能开具操作步骤1点击打开开票界面维护模块，弹出维护开票界面。2下拉框选择票种信息，复选框选中所要维护的票种点击“保存当前票种设置”提示“保存票样维护信息成功。”点确定关闭票样维护窗口，点取消