采购与付款内控流程.ppt

采购与付款内控流程,浙江济民制药股份有限公司,2,采购与付款内控流程说明,目标：加强公司采购与付款管理，规范采购与付款的作业程序,范围： 本程序适用于济民股份的采购与付款管理 本程序与公司财务管理制度相衔接 本程序与公司存货管理程序相衔接,3,采购与付款内控流程相关部门人员职责,4,采购与付款管理流程相关部门人员职责（续）,5,生产部,采购与付款内控流程供应商筛选以及价格确定控制（1）,主管副总,采购部,汇总原材料需求,报价并提供成本核算明细,价格核算,根据供应商档案选择合适的供应商,有合适供应商,是否有基本合同,有,无,无合适供应商,进入合同 签订流程,不批准,价格审批,批准,进入新供应 商开发流程,价格谈判,供应商,外贸插单等情况，导致订单变更,采购变更需经采购经理批准,审批,6,采购与付款内控流程供应商筛选以及价格确定控制（2）,关键控制点： 建立供应商档案，与符合要求的供应商建立合作关系 要求供应商提供成本核算明细表，由价格管理员对供应商报价的成本构成进行比较与核算 采购价格需经总经理的批准,注释： 价格管理员应知晓公司原材料市场价格水平 价格管理员建立采购价格信息库，记录历次采购的时间、价格，作为价格核算与价格谈判的依据 价格管理员进行价格核算时，应详细分析供应商的各项成本构成，并在各供应商之间进行横向比较，充分评估供应商报价的合理性 根据需要采购的物料种类，寻找供应商；现有供应商可以满足需求，不另寻新供应商 与供应商进行价格谈判过程，应由采购部经理、采购员、价格分析员共同参与，并形成相应得会谈记录 与供应商谈判确定的价格，需由总经理批准；价格确定后，加入协作单位价格表,管理目标：确定合适的供应商，与符合要求的供应商建立关系；合理确定采购价格，降低采购成本,7,供应商,采购与付款内控流程新供应商开发控制（1）,品管部,采购部,网络寻找、招标等形式,收集、整理供应商基本资料，初步审核,复审,提供样品,填写请试单，交品管部归口检测,样品检测，出具验证报告单,不符合生产要求,符合生产要求,小批量试用是否满足生产要求,不满足,满足,添加入供应商档案,小批量采购,全检合格,进入合同 签订流程,对供应商现场进行考评，形成书面考查报告,样品报废参照固定资产报废流程执行,报药监局相关部门备案,审批,8,采购与付款内控流程新供应商开发控制（2）,关键控制点： 收集供应商资料，采购部内部进行初步审核，确定是否有合作空间 质量部重点对供应商质量等进行复审，并将相关资料向省级药监部门报备 样品检验合格，申请小批量试用；试用结果满足生产要求，将其添加入公司供应商档案 对第一批小批量物资进行全检，检验合格后方可进入合同签订流程,注释： 采用网络寻找、招标等形式广泛收集供应商资料，从中筛选至少3家备选供应商， 要求供应商提供的样品不少于一个批次的数量 电器类配件需要申请备案 对第一批小批量物资进行全检，形成全检纪录，交采购部归档 不符合公司生产要求的样品应及时报废，其相关操作参照固定资产报废流程执行 若所有备选供应商产品均满足公司生产需要，则报主管副总择优选取供应商，并将未选中供应商资料也添加入供应商档案,管理目标：确保新开发供应商的供货能力及供货质量能满足公司生产需要,9,采购员,采购部经理,采购与付款内控流程停止与供应商合作流程（1）,主管副总,供应商,提出终止合作书面依据,供应商问题较多,提出终止合作申请,填具供应商取消配套资格建议书,直接淘汰,寻找新供应商替代,新供应商开发成功,批准淘汰,通知相关部门,收到终止合作通知,提出取得货款余额书面申请,确认,协同仓库、品管部门进行索赔清查，形成书面报告,交供应商签字确认,审核处 理结果,通知财务部按基本合作合同进行金额付款,评审供应商对生产的影响,无影响或影响小,影响较大,批准,不批准,审批处理结果,批准,不批准,10,采购与付款内控流程停止与供应商合作流程（2）,关键控制点： 终止与供应商的合作应由采购部或供应商提出书面申请，并由采购部经理开具供应商取消资格建议书，以报主管副总评审 应视供应商对生产影响程度，采取不同措施 淘汰供应商后通知相关部门 终止合作后，供应商申请获取货款余额应提出书面申请，由采购部协同仓库、质检等部门进行索赔清查，出具书面报告，由供应商签字确认 对供应商的处理结果应报主管副总审批；审批通过后方可支付剩余货款,注释： 在供货过程中出现以下情况，应终止与供应商合作：1）重大质量问题给公司造成损失；2）出现问题不整改或屡次不参加协调；3）经常不及时供货造成严重脱节；4）供应商主动提出终止合作 供应商对生产无影响或影响较小，直接淘汰；若供应商对生产影响较大，则应在开发新供应商成功后淘汰 终止合作后，供应商提出获取货款余额书面申请，应详细说明停止供货原因、产品型号和停止供货时间 物流中心对供应商所供应产品进行仓库清查，出具仓库清查报告；品管部对客户索赔情况以及生产因供方产品造成的损失进行整理，出具书面报告 采购部汇总相关资料，形成处置结果报主管副总审批,管理目标：对不合格供应商予以淘汰，确保生产,11,采购员,采购部经理,采购与付款内控流程采购基本合同签订与复核的控制（1）,商谈合同细节，如付款方式、付款比例，草拟采购基本合同,审批,不批准,批准,与供应商签订合同,是,存档，并将副本交财务部留底备案,主管副总,审批,供应商,不批准,批准,是否为公司主要原材料,否,与供应商签订合同,合同需要变更,获取合同变更依据,将供应商资料移交采购部,12,采购与付款内控流程采购基本合同签订与复核的控制（2）,关键控制点： 公司建立一套规范的订立合同机制，并书面确定；采购基本合同必须根据公司订立的机制来订立 采购基本合同须经采购部经理和主管副总审批，合同条款的修改也须经他们的审批 合同的签订权限由管理层决定 采购基本合同连续标号，副本递交财务部备案 合同的修改都有相应的依据，所有需求的变化都体现在合同的修改中,注释： 采购员同供应商商讨合同条款；合同若需修改，也由采购员出面商讨修改事宜 公司主要原材料采购基本合同由主管副总与供应商签订合同，其他采购合同由采购部经理签订； 合同内容包括采购的品种、规格、价格、数量、合同总价、付款方式、付款比例、合同有效期等 采购基本合同的修改须经采购部经理和主管副总审批 每月末，采购部将本月订立的合同连续编号，编制合同明细表 采购基本合同副本送交财务部备案 及时将供应商资料移交采购部，以便进行采购操作,管理目标：所有的经济行为都有合同保护；合同符合国家法律法规；合同内容足够详细，保护企业利益,13,采购员,供应商,采购与付款内控流程采购程序的控制（1）,修改,不修改,根据采购指令,拟定订单,复核订单,审批,批准,发回订单，并发货,收到供应商确认订单，存档，并将副本交采购部和财务部留底备查,主管副总,采购部经理,订单金额是否在其权限内,否,不批准,是,向供应商发出订单,收到订单，签字、盖章确认,跟踪供应商发货情况,生产部,根据生产订单,下达采购指令,14,采购与付款内控流程采购程序的控制（2）,关键控制点： 采购订单由公司统一管理，连续编号并连续使用 只有被批准的采购计划才能填列订单 订单发出前需经适当复核，确保各项条款的准确性 订单复核后应根据金额权限由责任人签章以明确责任；订单经责任人签章后方能生效 采购员及时将批准后订单送交供应商签章确认 完成流转程序的订单应在采购部存档，副本财务部留底备查,注释： 采购员填列的订单需要包括采购的品种、规格、数量、价格、总金额、交货方式、交货日期、付款方式等 根据生产部的规定,采购订单由生产部进行适当的审核 收到供应商签章的订单后，采购部及时了解和跟踪供应商发货情况，确保生产 收到供应商签章的订单后，采购部应妥善保管，以便与实际运抵货物核对，并将订单副本交采购部和财务部留底备查,管理目标：公司管理层对采购流程的遵守程度保持监控；原材料采购满足公司的生产需求；发出的订单 真实完整，采购的记录真实完整,15,品管部,仓库,财务部,采购与付款内控流程收料通知单及发票的控制（1）,在收料通知单上签章，将货物移交仓库,账务处理,复核，鉴别真伪,退回供应商,伪,真,审核发票金额、单价,不通过,通过,财务在月末根据合同暂估入账,收到货物,清点数量，与订单及对方送货单核对；若有差异，由送货方签字确认,根据实收货物数量，填制收料通知单,检验质量,不合格,合格,收料通知单存档，副本送交财务部存档备案,进入退货 控制流程,采购部,入库单连同发票一起转移至财务,无发票,16,采购与付款内控流程收料通知单及发票的控制（2）,关键控制点： 要求供应商随货附发货单，采购部将收货数量与订单及送货单核对，若有差异，由送货方签字确认 采购部根据实收货物数量填制收料通知单，经手人签字 收料通知单连续编号，连续使用 品管部检验货物质量，并在收料通知单上签字 收料通知单在采购部存档，副本送交财务部留底备查 财务部收到发票，须将发票金额、单价与采购基本合同、订单核对无误并鉴定发票真伪后方可入账,注释： . 根据实际情况,可用一式多联的报检单中的一联代替收料通知单 及时处理收到的货物，采购部清点货物数量，品管部检验货物质量，并将结果记录在收料通知单上 实际收货数量与订单或对方送货单有所差异，应由送货方签字确认；若差异巨大，应及时与供应商取得联系 对质检不合格货物，品管部门提出退货或折让意见,管理目标：货品入库的记录准确反应真实情况；各相关部门对收货情况充分了解以便沟通；收货数量准 确无误；入库的货物质量达到企业要求；入库的货物都有发票，并且发票是真实的,17,品管部,采购与付款内控流程退货的控制（1）,办理退货事宜,签发不合格单据,货物检验不合格,采购部,与仓库联系退货方式,与财务部联系货款事宜，账目调整,记录退货信息，并通知采购部更新供应商档案,会同生产、技术、采购部等部门人员对品管部意见进行讨论，并决定处理方式,生产部,折让,审批,主管副总,批准,与供应商商讨折让协议,办理折让事宜，报财务部入账,不批准,退货,提出退货或者折让意见,18,采购与付款内控流程退货的控制（2）,关键控制点： 品管部对验收不合格货物开出不合格单据并签章，提出退货或折让意见；不合格单据需连续编号 在限定时间内处理检验不合格的货物 物控部主管会同生产、技术、采购部等部门人员讨论品管部提出的意见，并决定处理方式：对有略微瑕疵但不影响生产的物资予以让步接收，对不符合生产要求的物资予以退回；相关处理决定形成书面报告，参与讨论人员签字确认 负责退货事宜的采购部不能经手退货信息的记录 折让方案须经主管副总批准 供应商供货不合格信息及时反馈采购部，由采购部职员将相关信息记录在供应商档案中,注释： 品管部全面检验货物，在不合格单据上列明时间、所有不合格原因，并签字确认 若未能在货物到达时检验出是否合格，则应做到确认保质期，在保质期内检验出是否合乎公司标准 检验不合格货物在10天内处理 采购部将检验不合格结果通知供应商，责其整改；若同一原因出现多次，停止与该供应商合作 采购部需与财务部联系看退回货物的货款是否已付，如已付，尽快催回货款 采购部应与仓库商讨退货的方式和渠道,管理目标：退货符合公司的规章制度；保证退货后货款顺利收回，避免公司的现金流失；保证退货程序 高效，避免影响生产经营,19,采购部,应付账款会计,采购与付款内控流程应付款入账的控制（1）,制作凭证,入账,批准,一致,将发票金额、单价与合同、订单核对,会计主管,不批准,不一致,复核（会计稽核）,月末形成应付帐款分析表、应付款清单,审批（资金主管）,批准,应付帐款分析表、清单送交相关部门,按合同进度付款,不批准,购货发票、 运输发票等,每月定期与供应商对账,核对应付款清单,20,采购与付款内控流程应付款的入账控制（2）,关键控制点： 根据齐全合格的收货凭证及其他有效的附件：订单、合同、收料通知单、运输凭证等进行账务处理 核对发票、收料通知单、合同、货运凭证等的一致性，复核后签章进行账务处理 应付帐款在入账前有一独立第三人复核，复核后签章 收到原始凭证要及时处理，当日收到当日处理 收到供应商的对账单，及时对账，发现不一致，立即调查并作相应处理 独立第三人复核的准确性,注