Ｅｘｃｅｌ在会计报表处理中的应用.doc

在会计报表处理中的应用摘 要 MicrosoftExcel是一款优秀的电子表格软件，具有强大的数据处理功能，可以用来处理会计报表，如编制新会计报表、汇总会计报表等。用Excel处理报表可以大大提高报表处理的效率和准确性。本文就这些具体方法进行了介绍，包括：利用EXcel编制新会计报表，利用Excel汇总会计报表，利用Excel和局城网实现网上合并会计报表。关键词 Excel；会计报表；编制；汇总 Microsoft Excel是一款拥有大量用户的优秀电子表格软件，具有强大的数据处理功能，而会计报表恰恰包含了各种数据。因此，可以利用Excel进行会计报表的处理，如编制新会计报表、汇总会计报表、网上合并会计报表等，可以大大提高报表处理的效率和准确性，本文就这些具体方法作一些介绍。 一、编制会计报表 会计工作当中需要大量的会计报表，有静态报表和动态报表，有月报、季报和年报，此外还有大量内部会计报表，这些报表的格式和编制方法各不相同。因此，尽管市面上有许多财务软件，但不一定能够满足企业的全部需要。特别是一些涉及政策性较强的部门，其报表的个别科目名称会随不同的时期发生一定的变化。而且目前市场上财务类软件价格还比较昂贵，一般中小企业难以承受。用Excel制作会计报表则能满足企业报表特别是一些内部报表和临时性报表的需要。 下面以制作“利润表”为例，讲述会计报表的简单制作方法。 可以将Excel工作表的第一行作为报表的表名，把第一行合并及居中后，输入标题“利润表”。将第二行留作填写“编制单位”、“年度”和“单位”。第三行作为表头，在一至五列分别输入，“项目”、“行次”、“本月数”和“本年累计数”。从第四行起开始制作表体，依次输入“主营业务收入”、“主营业务成本”，“主营业务税金及附加”、“主营业务利润”等“项目”以及“行次”。整个表格制作完成后，输入各单元格对应关系公式，并将有公式的单元格设置为锁定保护状态，以避免误操作删除公式。另外，将“项目”、“行次”等不能更改的单元格也设置为锁定保护状态，只剩下需要填写的单元格。然后，设置表名、表头、表体和表尾的字体和字号以及缩进，其中，表名可以选择18号字，字体采用“宋体”并加粗，其余均采用宋体12号字。最后，调整各列的宽度(行高自动调整)，再设定边框和底纹，一张完整的表格就制作完成，可以填写数据了。制作的利润表样式如图1。 有些报表具有内在的平衡关系，如资产负债表，反映出了资产、负债和所有者权益之间的内在关系，左方和右方应该是绝对平衡的。为防止输入数据或填制表格时发生错误，可以设计一个检查单元格来检查表格填制的正确性。条件格式是一种最直观的方式。例如，可以将“负债和所有者权益总计”数据单元格的条件设定为：“不等于”“资产总计数据单元格”，格式设定为：“图案”红色。这样，一旦“负债和所有者权益总计”不等于“资产总计”，“负债和所有者权益总计”单元格就会出现鲜艳的红色，以提示填表者资产负债表不平衡。 二、汇总会计报表 上级财会部门需要将下级单位的报表进行汇总，以前这项工作要靠手工完成，是一个繁琐、繁重、极为耗时的工作。使用Excel进行汇总可以大大提高工作效率具体操作时，有两种方法：一是由汇总单位根据下属单位的分报表输入原始数据并进行汇总；二是由下属单位填制规定格式的Excel分报表，由汇总单位汇总。如果下属单位不具备计算机操作条件，可以采用第一种方法。如果下属单位具备计算机操作条件，应采用第二种方法，不仅可以减少汇总单位输入数据的工作量，减少输入错误，还可以和报表的计算机管理结合起来。 (一)由汇总单位输入数据进行汇总 首先，根据下属单位的多少复制出于报表。先在工作簿中插入空白工作表。选择“工具”菜单中的“选项”命令，出现“选项”对话框，单击“常规”标签，在“新工作簿内的工作表数”的数值框内输入想要的工作表数目(在一个工作簿里量多可包含255个工作表)后单击“确定”。再单击“文件”点击“新建“工作簿”，即出现想要的工作表。然后为工作表重新命名，可将第一个工作表标签改为“00”，制作好会计报表表样；将下属单位依次编号为“01，02，03，04，05，30(假如有30个下属单位)，井相应更改其工作表标签名称。然后将已经编制好空白样表的“00”工作表复制到其余的工作表中。可按下述方法进行操作：(1)打开被复制的工作表(即“00”工作表)：(2)按“Ctrl+A”圹或单击工作表左上角行号与列号相交处，选定整个工作表，选择复制命令：(3)单击第一个空白工作表标签(“01”工作表)，按住“Shift”键点击最后一个工作表标签(“30”工作表)，即选中所有要复制的工作表；(4)单击要复制工作表左上角行号与列号相交处，使用“粘贴”命令，即复制出多个相同内容的工作表。 然后，填写汇总公式。在“00”(汇总)工作表中汇总的第一个需要汇总的单元格中输入公式“=SUM(01：30!B4)”，后面的“B4”指该单元格名称；然后将此单元格公式复制到其他需要汇总的所有单元格中。复制可采用快捷方式：选中该存放公式的单元格，移动空心十字光标至单元格右下角，待光标变成小实心十字时，按住鼠标左键沿列(对行计算时)或行(对列计算时)拖动，至数据结尾完成公式的复制。这样，一张完整的汇总工作表就制作好了 最后，将下属单位的报表数据输入到相应的工作表中(从01到30)，所有的汇总工作就自动完成了。 (二)下属单位填制分报表，汇总单位汇总 第一步，设计共享工作簿。打开上面介绍的制作好的汇总报表的工作簿，单击“工具”菜单中的“共享工作簿”选项，在“共享工作簿”对话框中单击“编辑”选项卡，选中“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框。再单击“高级”选项卡，在“修订”栏中选定“保存修订记录”单选按钮，然后在文本框中输入天数(根据报表修改及报送时间设定)，单击“确定”按钮。这样，一个可以汇总的共享工作簿就设计完成了。 第二步，为下属单位复制报表。单击“文件”菜单中的“另存为”选项，为其他下属单位制作共享工作簿的备份，并为每个备份取不同的名字，发往下属单位(如果下属单位未联网，则可用软盘)，由下属单位在自己编号的工作表中填写数据。为防止下属单位随意更改其他单位报表，可分别将其他单位(编号)工作表设为保护(全部)状态。 第三步，汇总报表。收到下属单位填写好的报表后，放在同一个文件夹中，打开制作备份时的那个共享工作簿，单击“工具”菜单中的“合并工作簿”，此时会出现提示保存共享工作簿。在。将选定文件合并到当前工作簿”对话框的文件列表中，将下属单位报送的报表备份选中(按住Ctrl或Shift键依次单击各个文件名)，单击“确定”按钮后，所有的工作即自动完成。 三、网上汇总报表 如果各个单位都已联网，那么就可以通过网络实现自动传递数据，自动汇总了，可以进一步提高效率。 基本原理是：利用Execl可以在不同的工作簿文件中建立链接关系的功能，在汇总报表工作簿文件和下属单位报来的分报表工作簿文件之间建立链接关系，只要将下属单位的报表文件拷贝到指定的目录下，汇总报丧工作表就会自动完成数据的刷新，自动完成汇总工作。同时，利用网络传递下属单位的Excel格式的工作簿文件，将其拷贝到指定的目录下，自动完成报表的合并。 设计思路是：建立一个汇总工作簿，第一张表为汇总工作表，其后是各个下属单位的分表；把下属单位传送来的报表文件存放在指定的目录中，再将汇总工作簿中的分表和指定目录中对应下属单位的工作簿文件建立链接关系(将下属单位的报表数据引用到对应的分表中)；最后将汇总工作簿的分表数据用求和函数汇总到汇总工作表中，形成汇总报表。 具体操作如下： 1给每个单位上报的报表文件指定文件名。如：A1xls、A2xls并把下属单位的报表文件存放在指定的目录中。 2建立汇总工作簿。在其中建立1+N张工作表，“1”表示第一张是汇总工作表，“旷表示下属单位的个数，有N个下属单位就建立N张分表。然后将下属单位报表的格式，用“选择性粘贴”一“格式”，复制到分表中。这是为了防止在建立分表和对应的下属单位工作表的链接时，因两个工作表的格式不同，而在分表中产生链接值为零的单位格。 3建立分表与各单位报表文件的链接关系。先打开一个下属单位的工作簿文件，选中待汇总工作表中的有效单元格(注意：不是工作表中所有的单位格)复制下来，再打开汇总报表工作簿中该单位所属的子表，在左上第一个单位格上单击右键，选择“选择性粘贴”，在弹出的对话框中点击“粘贴链接”，就建立了该单位报表与所属于表之间的对应链接关系。链接的下属单位报表文件作了任何改变，都会立即在所对应的分表中反映出来。然后，对其他的单位的报表和所属于表如法建立对应链接关系。 4将分表数据汇总到汇总工作表中。利用前面介绍的方法在第一张汇总工作表中建立汇总的函数关系。(函数公式为：“=SUM(A1：An!XN)”：“SUM”为求和函数，“Al”表示要汇总的第一张工作表名，“An”表示要汇总的量后一张工作表名，“Xn”表示要汇总的单元格。) 这样，就完成了汇总报表的编制工作。以后每月只要将下属单位