《专业平台档案管理》PPT课件.ppt

档案管理,制作人：金春瑜,制作时间：2009年10月,目 录,档案管理要求概述,1,2,公司对于档案管理的要求,3,结案的档案交接,4,小技巧分享,5,案场建档流程,课程目标,1、了解档案的分类、存档的方法 2、掌握公司关于档案管理的各项规定 3、分享档案管理中的小技巧,档案的分类,销售讲义 业务报表 订单 客户资料,A 业 务 类,预算表 各种费用记录 报销记录,有关证照 双方有关确认文件 工程图纸,各类申请 规章制度 行政统计报表,B 行 政 类,原 件 存 档,文本存档,长 期 存 档,周 期 性 存 档,公 开 存 档,电 子 存 档,加 密 存 档,复 印 件 存 档,按档案介质分,按保密程度分,按存档周期分,存档的方式,双方确认资料,电子存档,加密电子存档,文本及电子存档相结合,文本原件存档,文本复印件公开存档,文本存档（最好原件）,各类证照,客户资料类,定单类,规章制度类,报表类,连 连 看,建立档案保管责任制，专人保管，专人审批,档案柜要加锁，某些电子档案要加密，查阅要许可,对于经常使用的档案要注意便于使用及整理,存档要及时，避免遗忘及遗漏,档案进行分类编号，有序排列存放,有固定的存放地点，同时档案目录也相对固定,固定性,有序性,及时性,便利性,保密性,责任制,档案管理的要求,公司对于规范档案管理的要求,案场建档流程,根据目录存档 整齐摆放 档案柜张贴 资料目录,建立档案册侧标签 建立档案册目录 制作档案册检索标签 建立档案袋侧标签,领取资料册 （100页插页）2本 领取档案袋预计30个 准备档案柜， 统一存放地点,STEP 1,STEP 2,STEP 3,案场建档流程资料册侧标签,森 林 溪 谷 存 档 （一）,3.519文件夹标签使用标准 1文件夹标签宽3.5CM，长19CM。 2LOGO段长6.5CM,文字段长13CM。 3文字段字体采用小初黑体字，如文 件名较长，可选用较小字体。 4此标签需A4纸纵向打印，排满可打 印4张标签。,案场建档流程资料册,侧面增加简易目录标识，便于查找,“周销、月报、开盘确认、价目表、订购签约客户资料、合同样本、市调资料、纸媒、剪报”,案场建档流程资料册目录,案场建档流程资料册目录,照片冲印后粘贴在A4纸上进行存档 一般两张一页,案场建档流程资料册检索标签,案场建档流程档案袋侧标签,230文件夹标签使用标准 1、文件标识宽2CM，长30CM。 2、LOGO段宽2CM，长6CM；文字段长为24CM。 3、文字段字体采用一号黑体字，如文件夹名较长，可选用小一号字体。 4、此标签需A3纸横向打印，排满可打13张标签。,案场建档流程档案袋目录,A,案场建档流程档案袋目录,A,案场建档流程档案袋目录,A,案场建档流程档案袋目录,B,案场建档流程档案袋目录,C,案场建档流程档案袋目录,D,案场建档流程档案柜,加锁，注意钥匙的保管 粘贴档案目录 摆放整齐,电脑档案,需要及时上交公司的资料,1、 “”所含资料 2、对外合同 （如租赁合同）,1、开盘确认单（甲方盖章） 2、五证一照（复印件 最好加盖甲方公章） 3、开盘房源价目表 （双方公司确认） 4、合同样本（甲方盖章） 5、定单样本（如不使用网 上定单）,1、案场人员照片 2、售楼处、样板房、 户外广告等照片 3、纸媒留存 4、楼书、宣传资料 5、价格优惠申请单 6、价目表（历次调整） 7、各阶段调整销售说辞 8、“”所含资料, 需要随时更新 及时交公司, 开盘前 上交公司, 原件交公司 案场存复印件,公示资料,1、五证一照（复印件最好加盖甲方公章） 2、开盘房源价目表（标明项目名称、项目 地址、 项目售楼处地址、价目表有效期、 有无折扣可否议价） 3、合同样本（填写范本） 4、定单样本（如不使用网上定单） 5、测绘报告复印件 6、购房流程、告知等 7、同策的营业执照复印件 8、同策人员网上操作证复印件,专门的公示资料架 妥善保管,结案的档案交接,包括电子档案和文本档案，根据公司档案目录整理归类后移交公司,经专案确认后，移交给甲方专门人员，列举详细清单并签收,与公司档案交接的流程,撤场当周联系助理， 约定到公司交接的 时间 档案快递到公司,根据资料交接清单 与助理当场办理 资料清点交接 双方签字确认交接完成,对于公司不需要留存 的资料必须在公司 当助理面进行销毁， 不得在交接前自行销毁,联系助理,交接核对,结案的档案交接与公司交接,填写文件的数量，日（周/月）报表的具体制作日期、变更单的编号、价目表的编制（实施）日期,结案的档案交接与公司交接,交接双方签字确认,与甲方交接的注意点,可根据各案场情况，参考与公司交接资料的表格进行删减，作为与甲方交接的明细，或者根据甲方的要求另行制作；（主要包括预约单、定单、合同、收据、发票、各类客户资料及销售资料及道具） 若业务人员撤场后仍有售后人员驻场的，可能涉及到合同、发票、客户资料等需要与留守的售后人员交接，则参照与公司交接的流程和表单进行移交，售后人员撤场时再与甲方交接,事先联系甲方 对口人员,沟通交接需要 的资料明细,订单、价目表等经常会使用的存档文件可以另外存放，便于日常使用 对于需要长期存放