档案自动化管理系统.doc

* 大 学 本 科 毕 业 论 文题目： 档案自动化管理系统 The manage system of the file automation 姓 名： 学 号： 专 业： 计算机应用技术教学站点： 入学时间： 2000年6月10日指导教师： 张 文 煜 2005年 2 月 6 日提 纲第一部分：引言。主要介绍本论文写作的整体思路以及档案管理系统开发设计的整体思路。第二部分：由两大部分组成。主要介绍档案管理系统开发的工作环境，以及对档案管理现状的描述。同时对开发档案管理系统的需求分析。第三部分：由两大部分组成。主要是对档案管理系统开发过程的具体描述，以及对开发完成的系统进行系统测试和打包发行。第四部分：结论。主要是对整篇论文以及整个开发系统进行综合论述。第五部分：参考文献。第六部分：附录。主要是对论文中出现的编码及其他进行描述。摘 要本文主要阐述了利用面向对象的程序开发软件VFP，开发的档案自动化管理系统的过程。通过本系统的开发可以改变目前这种人工手动管理档案的情况，使得档案的管理更加的方便，更加的准确，同时也给今后的办公自动化系统的开发提供了一个实例。通过本系统的开发也使本人对VFP开发系统，以及面向对象的程序设计有了更进一步的了解，对今后的工作产生了积极的影响，也使得的今后的工作更加趋向智能化和人性化。关键字： 档案管理系统 数据库 面向对象AbstractThe articles main ideas are using the software developmentVFP to develop the manage system of the file automation. It is good for manage the file and transform the circumstance of handmade at present,at the same time it also set a sample for our develop the office automation in future. From the development, I think I learned a lot of useful things, includes the system of VFP and design the procedure . It has an effect for our work in the future . So,the daytime works will be more intelligence and humanization.Key words : The manage system of the file Database Face to the object档案自动化管理系统引 言随着计算机技术的兴起，特别是办公自动化技术的大面积普及，使得现在的办公已经日益进入了“无纸化”办公时代。这种办公方式的转变，必将极大的改变过去那种办公效率低下，办公成本昂贵的种种弊端，同时也必将极大的调动起办公人员的工作兴趣，让他们享受到前所未有的办公乐趣。目前，在国外发达国家，办公自动化已经成为所有办公方式的首选。各种办公自动化系统的不断推出，使得办公自动化正开始向着更快，更精，更人性化的方向发展。档案管理是每个单位必不可少的一项重要的工作。它涉及面广，管理内容复杂，精确度要求高。在传统的管理模式下，大多利用手工，进行操作与管理，费时，费工，且管理不够规范，统计查询也极不方便，已经不适应现代化办公管理的需要。同时，目前市场上的档案管理系统已经不能适应当前高速发展的时代需要。因此，本人结合工作实际和市场调研开发这套办公自动化档案管理系统。一、 VFP6.0功能简介Visual FoxPro6.0 是为数据库结构和应用程序开发而设计的功能强大的面向对象的环境。无论是组织信息、运行查询、创建集成的关系型数据库系统，还是为最终用户编写功能全面的数据管理应用程序，Visual FoxPro 都可以提供管理数据所需的工具,可以在应用程序或数据库开发的任何一个领域中提供帮助。1.1 Visual Foxpor的特点 （1）可增强的项目及数据库管理。（2）更简便、快速、灵活的应用程序开发。（3）提供真正的面向对象程序设计 。（4）使用优化应用程序的 Rushmore 技术。（5）可以与多个开发者一齐工作。 （6）可充分利用自带的数据库。 （7）可以开发客户服务器解决方案，增强客户/服务器性能。 （8）多语言编程。1.2 Visual FoxPro的开发功能Visual FoxPro 6.0提供了更加强大的交互式发展环境，并提供了一个具有智能检测和编码检测功能的编辑器，令用户开发变得更加简单和有效。1.2.1 Visual FoxPro6.0编辑器(1)智能检测。(2)交互式发展环境。(3)加强的交互发展环境提供了新的收缩式视窗(Dockable Windows),快捷键和更多功能。1.2.2 Visual FoxPro6.0集成开发环境(IDE)1.2.3 Visual FoxPro6.0编程语言增强Visual FoxPro6.0通过改变和加强提供新的函数来加强其编程语言功能。(1)额外配置。(2)增强的指令，函数和类。(3)新的指令，函数和类。(4)数据库容器事件。1.2.4数据库容器事件(Database Container Events)数据库容器事件是可以被各种对象所认可的事件，所以用户可以自己编写代码，方法，函数或过程来响应数据库容器事件。这些事件还可以通过用户行为（例如，打开数据库设计器）或系统行为（例如，打开一个表创建视图）而产生。1.2.5Visual FoxPro OLE DB提供Visual FoxPro OLE DB 提供使开发者能够使用其他语言和应用程序访问Visual FoxPro数据，如同Visual FoxPro应用程序一样。1.2.6Visual FoxPro 解决方案Visual Studio为Visual FoxPro应用程序和中间组件开发者提供了强大的函数功能和集成开发环境。1.2.7Server Enhancements服务器增强Visual FoxPro6.0包括了许多服务器增强功能。如：提供界面接口 强大的键入支持 二、 档案管理系统的需求分析2.1现状分析2.1.1 任务的提出此任务是为各个工作单位设计的一个办公自动化档案管理系统。具体任务就是设计一个档案管理系统的数据库管理系统，由计算机来代替人工执行一系列诸如增加新员工，删除旧档案，修改，查询，统计，备份，报表及打印等操作，使工作人员可以轻松快捷的完成对本单位所有档案的管理，并且避免了人工操作时会出现的错误。2.1.2 数据库技术的应用背景从国内外发展情况来看，美日等国家的办公自动化技术发展较早，数据库技术的水平也较高。而我国起步较晚，在技术开发和应用方面与先进的国家还有不少的差距。但是，数据库技术也是在日新月异的发展着，有许多的城市已经在用办公自动化系统来管理各自的单位和企业，其中，项目管理型的办公自动化系统是当今发展的主流。但是，目前国内基于项目管理的办公自动化系统中仍然存在着以下的不足之处：1 处理非文本型的数据时功能略显不足，图片，文本的保存仍有问题。2 信息处理过程的工作流程模型过于简单，应将流程框架模型加以扩展，以适应办公过程灵活机动的实际情况。2.2需求分析需求分析是为了分析该课题是否存在一个可行的方法。档案的智能化管理系统的开发将改变繁琐的手工操作，节省了人力，物力和时间，也为进一步开发完善积累经验，从长远来看，其简便，快捷是肯定的。本人在经过认真的调查，对若干单位的档案的管理方式进行深入了解，最终决定开发此档案智能管理系统，并进一步确定了应用系统的功能，性能，运行和操作要求，收集了大量的原始资料和数据，至此，我们已经对系统要完成的工作有了更深入的认识，方案可行。三、自动化档案管理系统的总体设计3.1数据体系的建立在本系统中，数据库使用的是.提供的数据库，我们这里起名为“档案”，整个系统的数据库是档案.dbc我们这里使用关系型数据结构来实现表之间的关联（图1）。图1图反映了各个表之间的联系，我们可以从中看到档案情况表在本系统中是关键的表，其中辅助查询表把档案情况分类。人员与档案之间是一对一的关系，即一个人有且只有一个档案。每个人员都从属于某一部门。某个人员的奖惩情况由档案登记表反映。用户通过用户名和密码进入本系统。3.2表的字段结构数据库表字段结构：3.2.1项目情况表：字段名类型宽度主键档案编码字符型5是档案名称字符型40负责单位字符型20档案来源字符型20档案类别号字符型3档案主要负责人字符型8添加日期日期型8删除日期日期型8状态备注字符型303.2.2人员表：字段名类型宽度主键人员序号字符型4是姓名字符型7性别字符型2出生日期日期型8职称字符型10家庭地址字符型40电话字符型13所在部门编号字符型33.2.3人员项目表：字段名类型宽度主键人员序号字符型4是档案编码字符型5是主要负责人逻辑型1加入时间日期型83.2.4单位部门表：字段名类型宽度主键部门编号字符型3是部门名称字符型103.2.5辅助查询：字段名类型宽度主键档案类别号字符型3是档案类别字符型203.2.6密码表：字段名类型宽度主键用户密码字符型6是用户姓名字符型10为了方便各表之间的联系，并且能更好的发挥视图的功能，在这里又建了4个视图，分别是：档案项目（档案情况表与档案项目情况表组成）、类型项目（辅助查询与档案情况表组成）、人员部门（人员表与单位部门表组成）、项目人员（档案情况表与人员表与人员档案表组成）。这4个视图在对表的数据进行编辑操作中起了至关重要的作用。3.3系统流程图主界面（控件未激活）登陆（身份验证） 主界面（控件、菜单均激活） 退出3.4 系统的实现3.4.1整体功能简介登陆界面本系统采用顶层表单技术，在顶层表单showwindow属性中选取：作为顶层表单，去掉titlebar，在顶层表单显示菜单快捷图标。为了美观加入了控件：container。为快捷图标加入mousepointer属性是一只小手图标。系统中用到的类的设计：、 container：为每个表单做标题栏用、 mmnext： 包括“第一个”、“下一个”、“上一个”、“最后一个”，其中“第一个”中的代码为：if recno()=末记录。、 quit：为退出按钮。以项目浏览管理为例，该表单是显示在顶层表单中的，所以其showwindow属性应为：在顶层表单中，固定边框，自动居中，锁定表单。表单中使用了“页框”控件，为了形成以页框代替表单效果，把页框的tabs，页标签属性去掉，就形成了打开每也就象是又打开了一个表单，节省了不必要浪费的资源。该页中用grid控件显示表的内容，以防被错改，设置其为只读属性，只有点击了“修改”按钮后才可以改动。Grid控件显示的是视图类型项目，在修改项目类别的属性中，使用了组合框空间，把表里的所有项目类别显示出来，以供修改。在添加记录时，要向该视图的真表中添加记录，而视图的显示和更新要表中的所有关键字必须存在，所以编写代码如下：this.parent.grid1.readonly=.f.sele 档案情况表go bottappend blankreplace 档案编码 with 000replace 添加日期 with date()replace 档案类别号 with 001requery(档案类型)go bottthis.parent.grid1.setfocusthisform.refresh其中requery(档案类型)是随时更新视图的关键语句。项目的查询也是该系统中的重要功能，显示记录也通过表格空间完成的。设置的查询条件有：按档案类别查、按日期、按编号、按负责人。每个查询前都有一个单选控件，在勾选该控件后该查询功能被激活，勾掉后被关闭，还原记录。在按档案编码的查询功能事件，是在输入框失去焦点发生的，具体代码为：bh=alltrim(this.value)sele 档案情况表set filt toflt=档案编码=bhset filt to &fltthisform.refreshthis.parent.grid1.setfocusgo top首先要清空筛选器：set filt to再设置筛选条件，重新筛选。筛选后，在表单释放时要再次清空筛选条件。在日期查询功能中，使用了ActiveX控件微软公司提供的时间控制组合框。为了把选择的时间转化为真正的时间格式使用代码：dt=+str(this.year)+/+str(this.month)+/+str(this.day)先转化为字符型，再用函数ctod(dt)实现格式转换，形成查询条件。数据管理表单该表单功能是将数据保存备份和恢复。备份数据的方向有两个：一是硬盘，在本系统目录下的canyinbackup文件夹中；二是备份数据到硬盘中（设计程序见附录）。3.4.2关键技术的解决（1）组合框实现对档案类别的修改。辅助查表和档案情况表是通过档案类型号这个属性产生关联的，要修改档案情况表中的档案类别号，同时能直观的通过改变档案类别名称来改变就要涉及到很多方面。首先要建立他们的视图，要通过组合框来选择档案类别名，就要用select语句选出所有的档案类别，再在其InteractiveChange属性中添加代码：sele 辅助查询locate for 档案类别=trim(this.displayvalue)nn=trim(档案类别号)sele 档案类型bh=trim(档案编码)replace 档案类别号 with nn来实现对档案情况表中档案类别的修改。（2）关于“以独占方式打开”的处理。因为表一般都是以独占的方式打开的，当一个表没关闭，而另外一个命令又要调用此表，就会发生错误，如果系统提示“表正在使用”，说明在引用表之前，未关闭此表。如果是提示“表必须以独占方式打开”，说明还有其他表正在打开。总的来看，如果在打开表之前关闭其他表，就可以解决这些问题。因此，解决的关键在于关闭一个应用程序之前先关闭它所引用的表。还有另一种解决的办法就是在程序中使用临时表，因为临时表在程序释放后就会自动关闭。遇到这种情况通常有两种解决办法：一种是在进行表的操作后要及时关闭该表；另一种解决方式是在数据环境中把各个表的Exclusive属性设置为（真），本系统就是使用的这种方式。四、 结 论经过了以上的系统开发工作，我们已经完成了本档案智能化管理系统的开发,同时也更进一步了解的软件开发的过程、VFP6.0软件的功能。当然本系统还有很多不足和要继续研究的地方。为了实现基本的档案管理工作，已经对表的操作和查询功能做得很详细，但是对于查询结果的输出打印工作做的就稍显简单。我们将继续进行探讨，完善本系统，期待我们的自动化档案智能管理系统能给各单位的档案管理工作带来方便，同时我们将继续自我深造，努力提高自己的水平。同时，在开发过程中得到了来自辅导老师以及社会各界的大力支持。在此，对所有在本系统开发过程中给予帮助的各界人士，表示最诚挚的感谢。参考文献1 Visual FoxPro6.0应用及实例集锦 作者：毛一心毛一之人民邮电出版社 2 深入掌握中文Visual FoxPro6.0程序设计技术北京航空航天大学出版社附录：备份到硬盘的代码为：close allans=messagebox(将当前数据备份到 硬盘 ？,4,备份与恢复)*否if ans!=6 returnendif*是 判断硬盘空间是否足够ll=diskspace(c:)if ll1000000 messagebox(硬盘空间太小！不能备份！,0,备份与恢复) returnendif wait 正在备份数据，请稍候！ window at 200,200 nowait *创建备份目录 if not directory(.canyinbackup) md(.canyinbackup) endif set date to japan set cent on *备份文件名并创建备份文件 outname=.canyinbackupb_+alltrim(dtoc(date()+.bbb outname=STRTRAN(outname, /, _) outfile=fcreate(outname) *取数据文件数组 nmb = ADIR(afile, .database*.*) *备份文件 FOR nCount = 1 TO nmb lsfile=substr(alltrim(afile(nCount,1),1,4) *打开数据文件 crtfile = fopen(afile(nCount,1) nSize = FSEEK(crtfile, 0, 2) *输出数据文件名及大小 fputs(outfile,afile(nCount,1) fputs(outfile,str(nSize) *读取文件数据 = FSEEK(crtfile, 0, 0) cString = FREAD(crtfile, nSize) *关闭数据文件 = FCLOSE(crtfile) *写数据 fwrite(outfile,cString) ENDFOR *关闭备份文件 fclose(outfile)wait clearmessagebox(数据备份完毕！,0,备份与恢复)*更新备份文件列表if thisform.optiongroup1.value=1 nmb = ADIR(array1, .canyinbackup*.bbb) thisform.listfile.clear FOR nCount = 1 TO nmb lfile=array1(nCount,1) lfile=substr(lfile,3,len(lfile)-6) thisform.listfile.additem(lfile) endfor thisform.listfile.requery thisform.refreshendif备份的数据资料为避免被盗用，命名为以.bbb为后缀的文件。恢复数据的代码：*没有选取文件if alltrim(thisform.listfile.displayvalue)= messagebox(请在上面的