文件管理培训.pptx

文件管理培训,适用范围：适用于所有与管理体系有关的文件和记录控制。,目的及意义,2,文件和记录是什么,3,受控文件,非受控文件,Level1 质量手册 Level2 程序文件 Level3作业指导书，测试手段，表格，备案记录,2级-程序文件是什么,程序文件贯穿整个生产前、生产中、生产后全过程,4,我们要做什么？ 镜子-查漏补缺！,审批流程,发起人,文件管理员,文件编号&版本修订：对于编号系统，请参看这个程序的 2b 部分；版本修订的编号由系统自动生成。,Y,N,各部门经理审核,文件发布,Y,N,指通过审批的程序开始实施的时间计划,指文件编写负责人员&上级经理对未做改动的程序文件的正确性进行复查的间隔时间（除非特殊说明，所有程序文件的复审周期为1年）,文件变更部分需要用蓝色斜体做标识,发起人部门经理 文件涉及的部门经理需要会签 程序文件需要签批到工厂经理,编号规则,a. General format of the numbering system: prefix-4 digit number-suffix1-suffix2-suffix3 编号系统的基本格式:4位数前缀+后缀1+后缀2+后缀3 b. Prefix: fixed code WI- stands for Work Instruction WI是作业指导书英文字母第一个字母的缩写 fixed code QF-stands for Quality Form QF是记录表格英文字母第一个字母的缩写 c. 4-digit number: first 2 numbers are related to the area, as specified below: 前2位数代表涉及所涉及的领域,说明如下: 01* Sales & Marketing processes 销售市场作业文件 02* Design & Development processes 设计研发作业文件 03* Logistic processes 物流作业文件 04* Production processes 生产作业文件 05* Industrial & technical management processes 工艺技术管理作业文件 06* Quality management processes 质量管理作业文件 07* Purchasing processes 采购作业文件 08* Human Resources processes 人力资源管理作业文件 09* IT processes 网络管理作业文件 10* F&A processes 财务行政作业文件 last 2 numbers are numerically consecutive numbers per area, whereby following rules apply后2位数字按以下的规则在涉及领域内顺序编号: numbers 11-99: are free of use to the country, 数字11到99 在各自国家范围内自行定义使用 numbers 51-999: is used for CN. 数字51到999适用于中国,3级-作业标准是什么,作业标准来源与构成：,7,我们如何做？ 标尺-标准、统一、无差异,来源：由程序文件派生的 包括：技术文件、质量检验计划、工艺文件等,3级-记录表单是什么,来源：由作业标准派生的各种表单,8,我们做了的证据呢？ 客户：看-问-听,9,1 按月整理成册 2 贴上封面 2.1记录名称 2.2记录时间 2.3保存期限 2.4保管责任人 按规定编号标识 保存期内收集,有效期内,1 文件处理申请单 2 质量负责人签字 各部门部销毁 作废文件需保留的 注明“留用”字样。,已过期,各部门需增加、 删减或变更记录表格， 需经各部门经理批准,更改,3级-记录表单是什么,记录的保存期限,存档要求,电子版文件需要定期存档至各部门文件管理员。 针对于存档时间为生命周期+1的记录，需要扫描以电子版形式存档。如存至移动硬盘等需要一用一备，定期拷贝复制，以免存在文件丢失的情况。 存档形式要便于检索，建议用存档文件名称 现场使用的记录不得涂改，如有需要修改的